智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)概念、原則和內(nèi)容探析

文/莫家莉 史仕新 許 楊

智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)概念、原則和內(nèi)容探析

文/莫家莉 史仕新 許 楊

智慧檔案館的頂層設(shè)計(jì)對其建設(shè)、運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展具有全局性、系統(tǒng)性、根本性和長效性的影響與作用?；陧攲釉O(shè)計(jì)的定義及其發(fā)展脈絡(luò)，本文在界定智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)內(nèi)涵和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出其設(shè)計(jì)應(yīng)遵循以人為本、創(chuàng)新引領(lǐng)、系統(tǒng)協(xié)同、開放共享、綠色發(fā)展原則，進(jìn)而從戰(zhàn)略和全局的角度提出由文化價(jià)值系統(tǒng)、資源系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、制度系統(tǒng)、安全系統(tǒng)集成的智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)總體架構(gòu)，并對各子系統(tǒng)進(jìn)行解構(gòu)分析。

智慧檔案館；頂層設(shè)計(jì)；概念

智慧檔案館是未來檔案館發(fā)展的必然趨勢，然其研究尚處于理念借鑒和實(shí)踐探索的初級(jí)階段。就理論研究而言，智慧檔案館研究面臨基礎(chǔ)理論薄弱、片面強(qiáng)調(diào)技術(shù)應(yīng)用、缺少系統(tǒng)理論體系支撐等問題。就實(shí)踐而言，智慧檔案館建設(shè)缺乏國家層面的統(tǒng)一規(guī)劃、整體設(shè)計(jì)、戰(zhàn)略部署與方法指導(dǎo)，面臨分散建設(shè)、重復(fù)建設(shè)和信息孤島的問題。本文擬以概念界定為切入點(diǎn)，以設(shè)計(jì)原則闡釋為基礎(chǔ)，以分析構(gòu)建子系統(tǒng)為主要內(nèi)容，展開對智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)的探索。

一、智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)的概念及特點(diǎn)

（一）頂層設(shè)計(jì)的定義及其發(fā)脈絡(luò)

“頂層設(shè)計(jì)”（Top-down Design）意指自高端開始的總體構(gòu)想，是源于系統(tǒng)工程學(xué)的設(shè)計(jì)理念。國內(nèi)頂層設(shè)計(jì)的提出，始見于“國家十二五規(guī)劃綱要”，隨后其從改革事業(yè)拓展到網(wǎng)絡(luò)安全、“互聯(lián)網(wǎng)+”、“工業(yè)4.0”等領(lǐng)域。國內(nèi)頂層設(shè)計(jì)的代表性理解有“藍(lán)圖”說［1］、戰(zhàn)略管理說［2］、科學(xué)決策說［3］，雖具體解釋有所差異，但都認(rèn)同其是一種系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃和高端架構(gòu)。

（二）智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)內(nèi)涵及特點(diǎn)

智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)就是以智慧檔案館建設(shè)與發(fā)展的核心目標(biāo)為統(tǒng)領(lǐng)，以需求分析為基礎(chǔ)，從全局和戰(zhàn)略的視角出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)集成的方法，統(tǒng)籌考慮和協(xié)調(diào)智慧檔案館的各層次和各要素，對智慧檔案館的基本架構(gòu)及其內(nèi)部要素有效組合運(yùn)行的動(dòng)力機(jī)制、建設(shè)機(jī)制和發(fā)展機(jī)制進(jìn)行總體的、全面的集成規(guī)劃和設(shè)計(jì)。其主要內(nèi)涵包括：頂層決定性，頂層設(shè)計(jì)是自上而下開展的設(shè)計(jì)方法，“頂層”決定“底層”，即智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)首先要完成最高層次的結(jié)構(gòu)和框架設(shè)計(jì)，才能逐層細(xì)化完成更細(xì)致的設(shè)計(jì)，而設(shè)計(jì)的對象具有層次性，可以是一個(gè)國家、城市、區(qū)縣或部門的智慧檔案館（室）的總體設(shè)計(jì)。整體系統(tǒng)性，強(qiáng)調(diào)對智慧檔案館各要素進(jìn)行全方位、多角度、立體式的考慮，實(shí)現(xiàn)整體性架構(gòu)設(shè)計(jì)。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)性，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部要素圍繞設(shè)計(jì)目標(biāo)和核心理念形成的關(guān)聯(lián)與匹配，以及全局性的約束性要求。

智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)的特點(diǎn)：一是戰(zhàn)略全局性。強(qiáng)調(diào)從戰(zhàn)略和全局視野出發(fā)，實(shí)現(xiàn)對其的總體設(shè)計(jì)、戰(zhàn)略性構(gòu)想和宏觀性規(guī)劃。二是整體關(guān)聯(lián)性。強(qiáng)調(diào)圍繞其發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)進(jìn)行整體設(shè)計(jì)、系統(tǒng)推進(jìn)，發(fā)揮整體效應(yīng)。三是實(shí)踐可操作性。強(qiáng)調(diào)規(guī)劃設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)功效的銜接，是理想與現(xiàn)實(shí)的技術(shù)化、精確化構(gòu)建，具有應(yīng)用性和可操作性。四是動(dòng)態(tài)發(fā)展性。頂層設(shè)計(jì)具有相對的穩(wěn)定性和確定性，但隨內(nèi)外部因素的影響，需保持設(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)開發(fā)和維護(hù)。

二、智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)的原則

（一）以人為本

以人為本是智慧檔案館建設(shè)的本質(zhì)要求。智慧檔案館的建設(shè)以智能化系統(tǒng)的構(gòu)建，提供及時(shí)、互動(dòng)、高效、便捷的服務(wù)，滿足公眾多樣化需求為根本目的?？梢哉f，任何脫離人的需求的純技術(shù)屬性的檔案館最終都不能體現(xiàn)“智慧檔案館”的價(jià)值和意義。智慧檔案館的“智慧”本質(zhì)決定其是“智”（側(cè)重智能化）與“慧”（側(cè)重人文化）的結(jié)合，即其智慧程度不僅取決于技術(shù)手段的先進(jìn)性，更取決于檔案管理者和利用者的智慧程度。因此，智慧檔案館建設(shè)應(yīng)跨出技術(shù)主義的藩籬，以人文主義來充實(shí)與提升其實(shí)質(zhì)。

（二）創(chuàng)新引領(lǐng)

創(chuàng)新是智慧檔案館可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力來源。智慧檔案館注重用戶創(chuàng)新，利用者作為創(chuàng)新主體，參與到提供檔案公共產(chǎn)品和服務(wù)的全過程，成為檔案工作服務(wù)產(chǎn)品的生產(chǎn)者；突出大眾創(chuàng)新，搭建檔案信息創(chuàng)建、獲取和分享的創(chuàng)新及應(yīng)用平臺(tái)，調(diào)動(dòng)和激活大眾創(chuàng)造能力；強(qiáng)調(diào)開放創(chuàng)新，突破系統(tǒng)內(nèi)的封閉式創(chuàng)新，消融創(chuàng)新資源、創(chuàng)新主體、創(chuàng)新活動(dòng)的邊界，塑造開放性創(chuàng)新空間；重視協(xié)同創(chuàng)新，營造創(chuàng)新涌現(xiàn)的制度環(huán)境，以技術(shù)創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，帶動(dòng)管理、制度等諸系統(tǒng)的協(xié)同創(chuàng)新，推動(dòng)智慧檔案的持續(xù)更新與升級(jí)。

（三）系統(tǒng)協(xié)同

協(xié)同發(fā)展是智慧檔案館建設(shè)和發(fā)展的保障。智慧檔案館是其內(nèi)含的技術(shù)系統(tǒng)、資源系統(tǒng)、制度系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)和文化價(jià)值系統(tǒng)相互融合、制約、促進(jìn)、共同演進(jìn)的結(jié)果。作為系統(tǒng)的集成，需要包容性的發(fā)展各子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整體性的運(yùn)作，偏重于任何子系統(tǒng)的發(fā)展方式都是不可持續(xù)的。智慧檔案館建設(shè)需建立橫向協(xié)同和縱向聯(lián)動(dòng)的協(xié)同機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各部門、各流程的無縫連接，確保系統(tǒng)功能與目標(biāo)的一致。

（四）開放共享

開放共享是智慧檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)智慧檔案館系統(tǒng)內(nèi)部諸要素的互動(dòng)聯(lián)結(jié)以及與外部系統(tǒng)不斷進(jìn)行信息、技術(shù)等資源的交換，以協(xié)同驅(qū)動(dòng)智慧檔案館由低級(jí)向高級(jí)的演化。智慧檔案館信息深度整合和高度利用的實(shí)現(xiàn)，需要統(tǒng)籌信息資源庫和共享平臺(tái)的建設(shè)，做好網(wǎng)絡(luò)的匯聚、信息的集約化采集，通過統(tǒng)一性的資源體系和運(yùn)行體系的建立，打破“信息孤島”和“應(yīng)用孤島”。

（五）綠色發(fā)展

綠色發(fā)展是智慧檔案館的發(fā)展方向。智慧檔案館的人力、物力、財(cái)力投入，應(yīng)本著實(shí)事求是的原則，上下統(tǒng)籌，保證預(yù)算資金的合理化，實(shí)現(xiàn)建設(shè)的高回報(bào)率和有效性；避免重建設(shè)、輕使用而致的資源浪費(fèi)；凈化服務(wù)平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、提供的信息健康、真實(shí)、豐富，確保環(huán)境和信息資源的綠色。

三、智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容

在智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)原則指導(dǎo)下，圍繞其建設(shè)的核心目標(biāo)和基本需求，參照國際通行的信息系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)方法，形成由文化價(jià)值系統(tǒng)、資源系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、制度系統(tǒng)、安全系統(tǒng)集成的智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)總體架構(gòu)。

（一）文化價(jià)值系統(tǒng)是智慧檔案館頂層架構(gòu)的核心

智慧檔案館絕非僅僅是以新一代信息技術(shù)為支撐的信息系統(tǒng)集成，而是以新一代信息技術(shù)為手段來協(xié)同人的行為、負(fù)載人的文化價(jià)值理念的檔案信息化高級(jí)形態(tài)。智慧檔案館以人為本的人文理念基礎(chǔ)，決定其總體架構(gòu)的核心是文化價(jià)值系統(tǒng)。它作為智慧檔案館“慧”的根源，具有強(qiáng)大的凝聚力、向心力和滲透力，通過影響人的行為和心智模式進(jìn)而影響智慧檔案館的組織運(yùn)作，為其可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力和源泉。

（二）資源系統(tǒng)是智慧檔案館頂層架構(gòu)的基礎(chǔ)

智慧檔案館的資源系統(tǒng)是由人力資源、財(cái)力資源、物力資源、信息資源、技術(shù)資源等核心要素構(gòu)成的系統(tǒng)。其中人力資源由檔案工作者外延擴(kuò)展至社會(huì)公眾，是“智力”因素的來源；物力資源包括工程性基礎(chǔ)設(shè)施和硬件基礎(chǔ)設(shè)施，是建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施支撐；信息資源包括部門自建自采信息和部門交換信息，是建設(shè)的核心戰(zhàn)略資源。技術(shù)資源包括以物聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)、大數(shù)據(jù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為核心代表的ICT技術(shù)。

（三）技術(shù)系統(tǒng)是智慧檔案館頂層架構(gòu)的關(guān)鍵

技術(shù)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)智慧檔案館服務(wù)和管理的技術(shù)支撐體系。其系統(tǒng)架構(gòu)自底向上分為感知層、傳輸層、支撐層和應(yīng)用層。感知層是架構(gòu)的基礎(chǔ)，通過多元傳感設(shè)備和感知技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體、檔案信息等的全方位感知，是其“神經(jīng)末梢”。傳輸層依托多網(wǎng)融合，為感知層收集的信息提供信息通道，是其“神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)”。支撐層是架構(gòu)的核心，通過檔案云管理平臺(tái)等的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度整合和實(shí)時(shí)共享，是其“中樞神經(jīng)”。應(yīng)用層是利用各種檢索平臺(tái)和服務(wù)系統(tǒng)來滿足公眾的多樣化需求，提供檔案信息集成服務(wù)，產(chǎn)生“智慧”，是其建設(shè)的目標(biāo)。［4］

（四）管理系統(tǒng)是智慧檔案館頂層架構(gòu)的前提

現(xiàn)行條塊分割的運(yùn)行體制與智慧檔案館建設(shè)跨部門業(yè)務(wù)互聯(lián)和資源共享要求的矛盾，決定了構(gòu)建與信息化建設(shè)進(jìn)程相適應(yīng)的綜合管理系統(tǒng)是智慧檔案館長效發(fā)展的基本前提。因此，要確立統(tǒng)籌管理的管理組織體制，構(gòu)建以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)為核心層、項(xiàng)目組為中間層、項(xiàng)目評估委員會(huì)和顧問咨詢委員會(huì)為外圍層的多層組織架構(gòu)。［5］要形成一體化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整體集成和多元主體互動(dòng)參與。

（五）制度系統(tǒng)是智慧檔案館頂層架構(gòu)的根本

完善的制度系統(tǒng)是規(guī)范智慧檔案館建設(shè)行為、消解障礙、推動(dòng)協(xié)同與協(xié)作的根本。因此，要建立和完善相關(guān)法律法規(guī)；在國家尚未出臺(tái)相關(guān)法律法規(guī)之前，可探索制定地方性的管理法規(guī)和實(shí)施細(xì)則。建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，構(gòu)建與國家標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、運(yùn)行維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全保密管理規(guī)范等。構(gòu)建科學(xué)合理的評價(jià)指標(biāo)體系，確定評估內(nèi)容、評估原則、評估程序、評估標(biāo)準(zhǔn)、評估監(jiān)督和獎(jiǎng)懲措施等。

（六）安全系統(tǒng)是智慧檔案館頂層架構(gòu)的保障

智慧檔案館運(yùn)行環(huán)境發(fā)生較大變化，其數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和物理安全風(fēng)險(xiǎn)問題更加凸顯。因此，要建立信息安全技術(shù)防范體系，科學(xué)劃分信息安全域，做好物理隔離、邏輯隔離、動(dòng)態(tài)防護(hù)、授權(quán)管理、身份認(rèn)證、信息加密等防護(hù)措施，確保信息在傳輸、利用過程中的安全穩(wěn)定。建立安全管理體系，確保智慧檔案館全生命周期的安全防護(hù)，形成安全管理的完整閉環(huán)。做好系統(tǒng)的應(yīng)急和災(zāi)備工作，開展安全風(fēng)險(xiǎn)評估、建立應(yīng)急預(yù)案、進(jìn)行遠(yuǎn)程備份等。

智慧檔案館的頂層設(shè)計(jì)就是要站在檔案信息化的戰(zhàn)略高度，從檔案信息資源管理全局的角度，對智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展戰(zhàn)略和頂層架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)。本文試圖突破檔案信息化建設(shè)自下而上的基層推進(jìn)模式，開辟至上而下的戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)模式，但作為全新的研究領(lǐng)域，其完善尚需長期深入的過程。

（本文系四川省社會(huì)科學(xué)“十二五”規(guī)劃2015年度項(xiàng)目“基于四川省智慧城市建設(shè)背景下的智慧檔案建設(shè)模式與機(jī)制設(shè)計(jì)研究”的研究成果，課題編號(hào)：SC15B031）

（責(zé)任編輯：無盡藏）

［1］ 竹立家.改革需要什么樣的“頂層設(shè)計(jì)”［J］.人民論壇，2011，（1）.

［2］王建民，狄增加."頂層設(shè)計(jì)"的內(nèi)涵、邏輯與方法［J］.改革，2013，（8）.

［3］章文，申妙.頂層設(shè)計(jì)，基層做起［J］.中國新聞周刊，2011，（3）.

［4］楊智勇，周楓.試析智慧檔案館的興起與未來發(fā)展［J］.檔案學(xué)通訊，2015，（7）.

［5］馮惠玲，錢毅.關(guān)于電子文件管理頂層設(shè)計(jì)的若干設(shè)想［J］.中國檔案，2007，（4）.

The Concept， Principle and Content of the Top-level Design of Intelligence Archives

Mo Jia-li Shi Shi-xing Xu Yang

G203

A

1005-9652（2016）02-0061-03

莫家莉（1981—），女，四川瀘州人，攀枝花學(xué)院副研究館員，碩士。史仕新（1967—），男，四川閬中人，攀枝花學(xué)院教授，博士。許 楊（1980—），女，四川攀枝花人，攀枝花學(xué)院助教，碩士。