構(gòu)筑企業(yè)涉密檔案的安全防線芻議

文/郭建華

構(gòu)筑企業(yè)涉密檔案的安全防線芻議

文/郭建華

企業(yè)涉密檔案是企業(yè)進行產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、經(jīng)營的重要信息資源，提高思想認(rèn)識，增強保密意識，完善機構(gòu)制度，完備庫房設(shè)施安全，加強檔案利用安全管理，構(gòu)筑思想、制度、設(shè)施、管理的防線，涉密檔案安全才能全面可控

企業(yè)涉密檔案是企業(yè)進行產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、經(jīng)營的重要信息資源，包含國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密。做好企業(yè)涉密檔案的管理工作，牢固構(gòu)筑企業(yè)涉密檔案的安全防線，是維護國家利益、確保企業(yè)生存，提高企業(yè)核心競爭力的有力保證。應(yīng)注重構(gòu)筑以下幾個方面：

一、 加強人員管理和保密培訓(xùn)、構(gòu)筑思想防線

首先，認(rèn)真開展對員工的的日常管理，選用政治立場堅定、責(zé)任心強，熟悉保密法規(guī)，精通業(yè)務(wù)，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、工作能力強的員工放在保密管理崗位。

其次，對涉密員工要進行保密培訓(xùn)。檔案部門應(yīng)針對企業(yè)性質(zhì)和檔案管理特點，進行保密知識、保密法規(guī)和保密形勢教育。讓檔案人員了解和掌握防止利用現(xiàn)代科技手段進行竊密的措施，認(rèn)識到保密工作的重要性、緊迫性和艱巨性，全面增強員工的政治意識、大局意識和責(zé)任意識，將保密意識鑄入思想、融入靈魂。

二、健全完善的組織制度，構(gòu)筑制度防線

嚴(yán)格完善的組織機構(gòu)制度的是實現(xiàn)涉密檔案安全常態(tài)化、有效化的關(guān)鍵。多年來，集團公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視保密管理工作，成立保密委、保密辦專門機構(gòu)，檔案室成立了保密領(lǐng)導(dǎo)小組。以確保檔案安全為核心，從涉密檔案的接收、整理到保管、利用的全過程，建立了內(nèi)容科學(xué)、程序嚴(yán)密、配套完備、有效管用的制度體系。同時為了保證制度的執(zhí)行，以定期和不定期檢查、專項檢查和全面檢查相結(jié)合的方式，發(fā)現(xiàn)隱患和漏洞，分析原因，堅決改正。對造成失、泄漏國家和企業(yè)秘密的涉密單位和涉密人員，依法追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人，實現(xiàn)涉密檔案的規(guī)范化管理。

首先，根據(jù)集團公司《保密管理制度》，通過層層簽訂“保密責(zé)任書”，落實保密責(zé)任，提高保密法制觀念。其次，制定應(yīng)急預(yù)案，牢固構(gòu)筑應(yīng)急防線。制定《寶鈦集團檔案室?guī)旆渴鹿蕬?yīng)急（救援）預(yù)案》，成立事故應(yīng)急救援指揮機構(gòu)，制定應(yīng)對自然災(zāi)害和突發(fā)事件的處置方案，普及應(yīng)對相關(guān)知識，組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急能力。最后，加強信息安全管理，制定《檔案通信及計算機保密管理制度》。嚴(yán)格執(zhí)行“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的管理規(guī)定，凡涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的信息，嚴(yán)禁在計算機上儲存、處理。

三、加強庫房安全管理，構(gòu)筑設(shè)施防線

作為保障檔案安全的基本條件，加強庫房設(shè)施管理非常重要。

首先，檔案庫房和閱覽室應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定獨立可封閉。保管設(shè)施除了具備“八防”條件，還要安裝防盜門、加裝防護欄。安裝視頻監(jiān)控裝置、遠(yuǎn)紅外報警裝置、采用身份鑒別的門禁系統(tǒng)及消防等安全管理系統(tǒng)。

其次，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員禁止入內(nèi)。工作人員的私人物品應(yīng)放在保管場所外，進入場所工作人員嚴(yán)禁攜帶手機、相機、電腦等個人信息設(shè)備。嚴(yán)禁將場所內(nèi)的任何物品帶離場所。

最后，對涉密檔案實體按要求與非涉密文件分開組卷、分開保管。按照不同密級在密碼保險柜、密碼文件柜中妥善保管，編制好涉密檔案文件目錄。

四、加強檔案利用安全管理，構(gòu)筑管理防線

涉密檔案借閱應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理程序，實現(xiàn)抓住源頭、控制過程、謹(jǐn)慎使用、妥善保管、集中銷毀的涉密檔案管理要求。

首先，利用涉密檔案人員必須是經(jīng)企業(yè)保密委員會審核、確認(rèn)的涉密人員。根據(jù)閱檔人員實際工作情況，確定不同的利用范圍，其他人員不能借閱，以減少知悉人員范圍，降低失泄密事故發(fā)生。

其次，應(yīng)執(zhí)行權(quán)限審批。利用涉密檔案時，應(yīng)填寫《涉密檔案借（查）閱審批證明》，按照借查閱的檔案的密級，由本單位負(fù)責(zé)人審核同意后報請企業(yè)法定代表人、保密委員會主任或企業(yè)保密辦主任審批。

最后，涉密檔案人員應(yīng)嚴(yán)格履行“要害部位進出入”登記手續(xù)。涉密檔案在規(guī)定的時間內(nèi)歸還時，應(yīng)當(dāng)面核對檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時查明原因，進行補救。

新形勢下，企業(yè)面臨各種機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作艱巨而繁重。提高思想認(rèn)識，增強保密意識，完善機構(gòu)制度，完備庫房設(shè)施安全，加強檔案利用安全管理，構(gòu)筑思想、制度、設(shè)施、管理的防線，涉密檔案安全才能全面可控。

（作者單位：寶鈦集團有限公司檔案室）