企業(yè)檔案信息化管理的重要性

文/何玉紅

企業(yè)檔案信息化管理的重要性

文/何玉紅

隨著以辦公自動化、社會信息化為主流的檔案管理模式的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已然不能適應(yīng)當(dāng)今社會條件下檔案管理工作的需要。為了使檔案管理工作更加便捷化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，從而適應(yīng)現(xiàn)實(shí)條件下企業(yè)檔案管理發(fā)展的要求，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作水平，從而更好的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，因此，以信息化促進(jìn)企業(yè)檔案管理的建設(shè)在新形勢下就顯得愈發(fā)重要

企業(yè)檔案是企業(yè)各種形式活動的真實(shí)縮影，它以文字、圖表、圖片等形式真實(shí)記錄著企業(yè)經(jīng)營活動、企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、人事調(diào)動、資金周轉(zhuǎn)、技術(shù)改進(jìn)等各方面的寶貴信息。

企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效地采集、管理和利用提供服務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在管理過程中具有不易保存、易損壞、易遺失等缺陷，檔案目錄分類不明確，這就給高效利用檔案帶來諸多不便。當(dāng)今，企業(yè)對檔案的需求已由過去的單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案、現(xiàn)行文件、圖紙、實(shí)物等檢索的綜合需求，這就給傳統(tǒng)的檔案管理理論和模式提出了新的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代信息化管理模式的轉(zhuǎn)變已刻不容緩。檔案信息化管理的終極目標(biāo)是：以科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理理念為指導(dǎo)，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息手段，將企業(yè)的文書、會計(jì)、檔案材料等綜合信息進(jìn)行系統(tǒng)整理、開發(fā)、歸檔、保存，并經(jīng)過技術(shù)處理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共用、共享，使企業(yè)檔案利用率最大化，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

中鐵大橋局集團(tuán)一公司隸屬于世界500強(qiáng)企業(yè)中國中鐵股份有限公司旗下全資子公司——中鐵大橋局集團(tuán)有限公司，創(chuàng)立于1953年4月。中鐵大橋局集團(tuán)一公司自成立以來就很重視企業(yè)檔案收集、保管工作，是建設(shè)部核定的湖北省AAA級檔案管理企業(yè)，最早進(jìn)館的檔案到新近入館檔案真實(shí)詳細(xì)地記錄著企業(yè)發(fā)展經(jīng)歷的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，公司檔案管理工作不斷適應(yīng)時代要求，改善工作技能，創(chuàng)新管理方法，對增強(qiáng)企業(yè)員工自豪感和責(zé)任感有著積極的促進(jìn)作用。將檔案系統(tǒng)整理，制作成企業(yè)文化史，也會在對外交往合作中起到很好的宣傳效果，這也間接地推動了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增長，有利于企業(yè)的長足發(fā)展。

一、檔案信息化管理的基本特點(diǎn)

所謂信息化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件信息資源轉(zhuǎn)換成電子計(jì)算機(jī)錄入能夠識別的數(shù)字信息并對這些數(shù)字信息進(jìn)行管理，因此檔案管理信息化的特點(diǎn)可以概括為以下幾個方面：

1、檔案信息的數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它一切環(huán)節(jié)都建立這一基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)檔案管理的內(nèi)容是以紙質(zhì)檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。首先，要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，如電子掃描，以便實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化管理。其次，要在日常工作中全面推行自動化辦公，確保以后形成的檔案以電子形式為主，在接收檔案時就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

2、檔案信息查閱的網(wǎng)絡(luò)化。以往查閱檔案時，服務(wù)對象必須親自到檔案保管室檢索、查找并辦理正規(guī)的檔案外借和歸還手續(xù)，這就要求服務(wù)者和服務(wù)對象必須進(jìn)行面對面的接觸。這種方式不僅浪費(fèi)了服務(wù)對象的時間和精力，而且給服務(wù)者增加了更多的工作量。引入信息化管理模式之后，服務(wù)對象欲調(diào)取檔案信息，可方便地利用網(wǎng)絡(luò)預(yù)先申請，在檔案管理人員通過審核后就可以進(jìn)行查閱了，這樣做不僅方便了服務(wù)對象，還能大大提高檔案管理人員的工作效率和檔案的利用率。

3、檔案檢索的自動化。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，需要把所有檔案歸類，賦予每份文件一個編號，制作成檢索卡片，服務(wù)對象在查找檔案時要在眾多的檢索卡中查找出特定的編號，其效率必然是很低的。通過客戶端從數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索，其準(zhǔn)確性、效率自然是傳統(tǒng)檢索工具無法比擬的。

二、推行檔案信息化管理的重要意義

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人們獲取或利用檔案信息不再滿足于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查閱，還需要利用網(wǎng)絡(luò)平臺獲取自己需要的檔案信息。檔案管理部門在傳統(tǒng)的檔案管理模式基礎(chǔ)上引進(jìn)了檔案管理的信息化，通過網(wǎng)絡(luò)高效、準(zhǔn)確地為企業(yè)各部門提供需要的檔案信息。檔案信息化管理是企業(yè)今后開展檔案工作的趨勢，是改善檔案服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，能更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要的主題。

1、檔案信息化是企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的需要

改革開放以來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，新開發(fā)產(chǎn)品的日益增多，人們的檔案意識日益增強(qiáng)，歸檔的數(shù)量急劇增加。由于檔案需要長期保存，而存檔的庫房空間及裝具卻是有限的，這就加大了保管檔案的壓力。實(shí)行檔案保管的信息化管理，才能有效地節(jié)省庫房空間、裝具設(shè)備，同時也能使檔案保管的更加長久和完整。檔案信息化大大推動了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，人們可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快捷、高效的檢索，這就促使傳統(tǒng)的檔案管理模式加速邁向數(shù)字化、信息化時代。

2、實(shí)行檔案信息化對室藏檔案原件有一定的保護(hù)作用

眾所周知，存放在檔案室里的紙質(zhì)文檔在強(qiáng)光、潮濕環(huán)境下容易受到損壞，而且還不時遭受蟲蝕、鼠咬的威脅，復(fù)印文件也會在一定程度上損壞文件原件，這在日常工作中似乎是不可避免的，我們既要利用檔案資源又要盡可能減少對檔案原件的損壞，如何解決這一矛盾呢？現(xiàn)代科技的發(fā)展適時地解決了這一難題，利用網(wǎng)絡(luò)科技平臺將檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，在電腦中將檔案信息進(jìn)行備份，以便今后多次復(fù)制使用，這就能對檔案原件起到很好的保護(hù)作用。

3、實(shí)行檔案信息化，大大提高了檔案利用效率

實(shí)行檔案信息化管理，對檔案系統(tǒng)整理后分類編排，及時進(jìn)行電子錄入及信息更新，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺，以便借閱者可以快捷地自用網(wǎng)絡(luò)查閱利用檔案信息，而不必像查閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣受時間的限制，大大地提高了工作效率。

4、檔案信息化為檔案創(chuàng)新利用提供可能，更有利于加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

在一些企業(yè)中不乏存在著檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展歷史不一致的問題。解決這一問題，就須結(jié)合自身企業(yè)文化建設(shè)的特點(diǎn)，深入挖掘企業(yè)檔案資源，創(chuàng)新利用方式，力求把“死”檔案變成活信息。為此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)把握企業(yè)文化建設(shè)主題，系統(tǒng)梳理，提煉檔案中有價值的信息資源，創(chuàng)新利用方式，比如，通過分類整合一些文字、圖片及數(shù)字信息，制作成“企業(yè)發(fā)展史”、“先進(jìn)人物工作記”等形式進(jìn)行展示宣傳，提高員工使命感和集體榮譽(yù)感，增強(qiáng)員工向模范人物學(xué)習(xí)的熱情，努力為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

5、檔案信息化為保障員工利益提供全面性依據(jù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存檔大多僅限于文字檔案的保存，圖片以及視頻等信息資源缺乏，這就使檔案利用上受到了很大限制。加之有些企業(yè)員工流動頻繁，轉(zhuǎn)檔過程中紙質(zhì)文檔在時間上會出現(xiàn)延遲等缺點(diǎn)，如果企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，就可以很好地規(guī)避這一問題，并且能更好的確保檔案的安全性。

綜上所述，企業(yè)檔案工作信息化作為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、系統(tǒng)整合、有效開發(fā)的重要條件，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，集中管理企業(yè)信息資源，提高了檔案資源的利用效率，全方位地為企業(yè)各項(xiàng)決策和各級信息服務(wù)，使檔案工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、組織設(shè)計(jì)、綜合管理、文化建設(shè)等工作流程相銜接，促進(jìn)檔案信息資源管理科學(xué)化、機(jī)構(gòu)高效化、形式現(xiàn)代化，創(chuàng)建一個具有現(xiàn)代化特色的企業(yè)檔案信息化管理平臺。

（作者單位：大橋局集團(tuán)一公司）