談檔案信息資源管理對醫(yī)院決策科學(xué)化的重要性

耿　聰

黑龍江省第二醫(yī)院

談檔案信息資源管理對醫(yī)院決策科學(xué)化的重要性

耿聰

黑龍江省第二醫(yī)院

在對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的過程中，一定要注意選擇正確的方式方法。因?yàn)獒t(yī)院中的檔案資源十分復(fù)雜，其中不僅包含了文件資料，也包括錄像以及圖表等內(nèi)容，可以說這些檔案資源的應(yīng)用為醫(yī)院中的各項(xiàng)決策提供了重要的依據(jù)，只有明確相關(guān)信息，才能做出科學(xué)化的決策。因此毫不夸張的說，醫(yī)院的檔案信息資源是一筆寶貴的財(cái)富，只有加強(qiáng)對檔案信息資源的管理，才能促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，突出醫(yī)院在不同時(shí)期的發(fā)展特色。本文重點(diǎn)對相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行了論述，希望可以為檔案管理工作者提供幫助。

檔案信息資源；管理；醫(yī)院決策；科學(xué)化

在新時(shí)期的發(fā)展過程中，醫(yī)院對其發(fā)展過程中的檔案信息資源管理工作愈發(fā)重視。因?yàn)闄n案信息資源中包含了眾多的內(nèi)容，不僅涉及醫(yī)院病人的個(gè)人信息，同時(shí)也包含醫(yī)院的發(fā)展歷史等，這些信息資源對醫(yī)院工作中的相關(guān)決策具有指導(dǎo)性的作用。如果忽視了對這方面的管理，那么就會造成醫(yī)院無法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理任務(wù)，本文重點(diǎn)研究了在醫(yī)院決策的過程中，檔案信息資源是如何發(fā)揮其作用的，希望可以為相關(guān)工作者帶來一定的思考，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案信息管理。

一、目前醫(yī)院管理的現(xiàn)狀分析

從目前的形勢上來看，檔案信息資源在管理的工作中主要包括以下幾方面的問題。首先是對檔案管理沒有高度的認(rèn)識，這就造成使用率普遍不高。在醫(yī)院的各項(xiàng)工作中，實(shí)際上檔案資源的運(yùn)用都是具有重要意義的，但是如果沒有對其進(jìn)行有效的運(yùn)用，不但影響了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的獲取，對于社會效益也具有不良的影響?；谶@一情況，檔案管理成為阻礙醫(yī)院發(fā)展的主要因素。

其次是在檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立方面，對管理范圍缺少明確的認(rèn)識。大眾普遍認(rèn)為檔案資源只要交給行政人員進(jìn)行管理就可以了。但是在實(shí)際情況中，行政管理人員與檔案管理人員所側(cè)重的工作內(nèi)容是不同的，二者不具有共同點(diǎn)。并且行政人員對于檔案管理工作的內(nèi)容并不熟悉，所以會影響到檔案信息資源的選取以及應(yīng)用。因此目前亟需在各個(gè)業(yè)務(wù)科室設(shè)置一個(gè)專門管理本科室檔案資源的部門，這樣才能做到統(tǒng)一化的管理，建立起檔案管理的新格局。從當(dāng)前的情況來看，檔案管理無論是在內(nèi)涵方面還是在外延方面都發(fā)生了明顯的變化，但是目前卻缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對其起到約束的作用，所以這是值得進(jìn)一步完善的部分。

第三，在檔案硬件方面的管理中，有些醫(yī)院在用房方面十分緊張，所以不具有提供檔案管理的空間，更不必說滿足檔案保管的要求了，因此檔案管理的安全性無法得到有效的保障。在檔案管理的技術(shù)方面，也存在比較落后的現(xiàn)象，這些問題都在一定程度上阻礙了檔案事業(yè)的進(jìn)步?，F(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的趨勢，但是在檔案管理中的應(yīng)用卻十分有限，進(jìn)而造成檔案在管理過程中的檢索以及信息量都比較小，阻礙了檔案的開發(fā)與利用。醫(yī)院必須要正視起檔案信息資源管理在今后發(fā)展中的重要性，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用提供重要的幫助。

二、建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系

針對檔案管理中的現(xiàn)象，筆者認(rèn)為需要轉(zhuǎn)變思路進(jìn)行深入的研究，從各個(gè)方面加以完善，進(jìn)而凸顯檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性。

（一）加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案法意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認(rèn)識，不僅是檔案工作自身發(fā)展的需要，而且是影響市場經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)健康成長的一個(gè)不可忽視的因素。只有建立規(guī)范化的管理體系，才能使檔案工作順利開展。

（二）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價(jià)，同步發(fā)展。同時(shí)，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實(shí)行歸檔收集。又如提倡采購招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全檔案管理組織，落實(shí)專人收集。

三、運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式提高檔案管理的效率

要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的決策，就要加強(qiáng)對檔案進(jìn)行自動化的管理。在新時(shí)期的發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化的發(fā)展。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，具有更高的工作效率，并且運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助立卷之后，檔案管理變得更加規(guī)范了，檔案管理人員不必再日復(fù)一日的重復(fù)繁瑣的工作流程，而是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行操作，就能實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理，達(dá)到文檔一體化的效果?？梢哉f文檔一體化的發(fā)展對檔案管理工作具有重要的意義，其中所蘊(yùn)含的功能是過去檔案管理中所沒有的，因此這種自動化的管理方式具有十分重要的意義。目前，醫(yī)院檔案已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化的發(fā)展模式，采用自動化的加工、采集以及存儲等手段可以實(shí)現(xiàn)全過程的管理。

另外，在進(jìn)行檔案信息存儲的過程中，數(shù)字化已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)主要標(biāo)志。具體來說，這是運(yùn)用數(shù)字化的存儲方式進(jìn)行檔案管理的一種手段。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案顯然已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展方式，所以數(shù)字化的發(fā)展是必然的趨勢。具體來說，檔案的數(shù)字化發(fā)展就是將數(shù)據(jù)資源輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)中，以方便查詢，提升檔案的應(yīng)用效率。檔案的數(shù)字化發(fā)展主要包含兩方面的內(nèi)容，一是數(shù)字化的輸入，二是數(shù)字化的接收，相信在上述的發(fā)展變革下，一定可以為醫(yī)院今后的發(fā)展提供更加科學(xué)化的決策。

四、結(jié)語

總而言之，在新時(shí)期發(fā)展的過程中，對于醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，需要正視起醫(yī)院檔案發(fā)生的重大變化，只有這樣，才能將檔案管理問題始終處于高度的重視，將這一認(rèn)識應(yīng)用在檔案管理工作中，為實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理決策提供必要的依據(jù)。

［1］陳愛娟.醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用探析［J］.城建檔案.2016（03）

［2］梁鈺君.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策研究［J］.城建檔案.2016（03）

［3］方敏.我的檔案情緣［J］.辦公室業(yè)務(wù).2016（06）

［4］金路.醫(yī)院服務(wù)利用中如何延長檔案壽命芻議［J］.管理觀察.2016（08）

耿聰（1982-），男，碩士，檔案館員，研究方向：檔案管理。