檔案管理系統(tǒng)對藥品安全科學(xué)化監(jiān)管的促進(jìn)作用

蘇霞周口市食品藥品評價中心

檔案管理系統(tǒng)對藥品安全科學(xué)化監(jiān)管的促進(jìn)作用

蘇霞
周口市食品藥品評價中心

摘要：當(dāng)前信息發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的檔案管理監(jiān)管手段已經(jīng)不能滿足當(dāng)前藥品信息監(jiān)管的現(xiàn)狀和要求，要實(shí)現(xiàn)家藥品監(jiān)管資源的和列配置，就必須依托現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對藥品監(jiān)管實(shí)施系統(tǒng)管理，建立完善的藥品檔案管理系統(tǒng)。對藥品檔案的系統(tǒng)化管理，是時代的要求，也是實(shí)現(xiàn)藥品安全的科學(xué)化監(jiān)管的必然要求。本文通過分析檔案管理系統(tǒng)的重要性，探討檔案管理系統(tǒng)對藥品安全實(shí)現(xiàn)科學(xué)化監(jiān)管的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；藥品安全；科學(xué)化；監(jiān)管

近年來，伴隨著藥品安全問題的出現(xiàn)，人們對藥品的安全監(jiān)管工作越來越重視。傳統(tǒng)的藥品監(jiān)管手段也隨之暴露出越來越多的問題，已不能適應(yīng)新形勢下的發(fā)展要求。對藥品進(jìn)行信息化監(jiān)管也成為藥品監(jiān)管工作的重中之重。因此，建立完善的藥品監(jiān)管檔案管理系統(tǒng)逐漸成為藥品安全監(jiān)管工作的重心。檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)λ幤钒踩O(jiān)管實(shí)施系統(tǒng)化管理，提高檔案管理的工作效率，有利于實(shí)現(xiàn)藥品安全的科學(xué)化監(jiān)管。

1.檔案管理系統(tǒng)的概念及意義

檔案管理系統(tǒng)是一種現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，它能夠?yàn)槠髽I(yè)提供完整的檔案，具有進(jìn)行檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢的雙重功能。檔案管理系統(tǒng)支持多種形式的電子文件的瀏覽和顯示，具有標(biāo)準(zhǔn)化程度高的特點(diǎn)。因其具有的便利性和快捷性，受到越來越多的企業(yè)的青睞。

在藥品監(jiān)管中應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的一體化操作，能夠使藥品生產(chǎn)企業(yè)和監(jiān)管部門利用數(shù)字證書進(jìn)行網(wǎng)上基本信息查詢。人民群眾也可以利用網(wǎng)絡(luò)登錄頁面進(jìn)行相關(guān)信息的查詢和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對藥品安全的實(shí)時監(jiān)督。藥品監(jiān)管部門也可以進(jìn)行信息追蹤檢查、稽查等，有利于提升相關(guān)部門的藥品監(jiān)管力度，實(shí)現(xiàn)藥品安全的科學(xué)化監(jiān)管。

2.檔案管理系統(tǒng)對藥品安全科學(xué)化監(jiān)管的促進(jìn)作用

2.1提高了監(jiān)管部門的工作效率

藥品監(jiān)管部門的工作量相對較大，要對藥品生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控和監(jiān)管，對藥品安全工作要進(jìn)行全方位的督查。因此，藥品監(jiān)管的檔案是雜亂繁多的，作為一種真實(shí)有效的紙質(zhì)資料，能夠?yàn)樗幤钒踩峁┮罁?jù)。我們都知道，傳統(tǒng)的檔案就拿檢索來說，有按筆畫數(shù)排列的，有按年份排列的，也有按產(chǎn)品目錄排列的，而且資料較為冗雜，難以快速查找，檔案管理人員在查找管理中難免失誤和浪費(fèi)大量時間進(jìn)行資料查找。尤其是年代較為久遠(yuǎn)的更是加大了工作難度。建立完善的檔案管理系統(tǒng)就能成功地解決資料查找的難題。將所有的資料經(jīng)過電子掃描等統(tǒng)一輸入電腦系統(tǒng)，通過一定的搜索工具進(jìn)行搜索。這樣，要查找的資料檔案便能夠及時跳出來，節(jié)省了查找的時間，提高了管理人員的工作效率。這對推進(jìn)科學(xué)化監(jiān)管工作也有一定的促進(jìn)作用。

2.2推進(jìn)了信息化建設(shè)

藥品安全檔案管理系統(tǒng)的建立和發(fā)展離不開相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的重視和支持。在對藥品監(jiān)管檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理時，監(jiān)管部門也要與信息中心保持密切聯(lián)系，以便及時了解最新情況，完善數(shù)據(jù)建設(shè)。但由于藥品監(jiān)管是一個復(fù)雜而龐大的工作系統(tǒng)，涉及的信息量大，關(guān)系復(fù)雜，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時，也要不時進(jìn)行開發(fā)和維護(hù)，技術(shù)要求高。所以需要加強(qiáng)信息合作，加快系統(tǒng)開發(fā)，進(jìn)而推動整個信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，如監(jiān)控設(shè)備、信息一體化設(shè)備等，實(shí)行全面的信息覆蓋，以保證藥品檔案信息資料的準(zhǔn)確。信息化建設(shè)也對藥品監(jiān)管安全提供了便利，有利于實(shí)現(xiàn)藥品安全監(jiān)管工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

2.3制定規(guī)范的管理制度

檔案管理系統(tǒng)的確立，必然要求有一個規(guī)范的管理制度做保障。因此，完善檔案管理系統(tǒng)，必須要建立和指定相對完善的檔案管理制度。檔案管理系統(tǒng)建立工作包括對檔案的收集、歸類整理以及掃描歸檔、銷毀等，每一個環(huán)節(jié)都需要規(guī)范的制度來約束，以確保檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確。只有制定了相對完整的管理制度，檔案管理系統(tǒng)才能更加系統(tǒng)和權(quán)威。為了進(jìn)一步體現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，還可以對檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行工作考核，主要考核內(nèi)容有對系統(tǒng)的掌握和操作，以及對相關(guān)制度的認(rèn)識和落實(shí)等。這樣，員工必然對藥品監(jiān)管工作提高重視，進(jìn)而積極做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)藥品監(jiān)管的科學(xué)性。

2.4提高了檔案的管理水平

傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)資料為主，而且多是手工進(jìn)行操作，隨著時間的增長，檔案信息越堆越多，盡管有其一定的分類匯總，但是查找起來難免費(fèi)時費(fèi)力。有些年份的資料還可能會因天氣的潮濕而腐爛變質(zhì)，影響信息的獲取。利用現(xiàn)代化的信息設(shè)備，不僅可以實(shí)現(xiàn)查找的快捷，還能夠利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檔案的收集、開發(fā)和利用等，也可以對檔案進(jìn)行編研。有強(qiáng)大的技術(shù)支持，能夠使檔案管理人員進(jìn)行更加科學(xué)高效的管理，為藥品安全監(jiān)管提供便利。良好的檔案管理與管理人員的管理水平也有很大關(guān)系，這也讓廣大企業(yè)在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)工作時，對管理系統(tǒng)的操作技術(shù)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提升管理水平。

2.5有效提升管理人員素質(zhì)

檔案管理系統(tǒng)技術(shù)性要求較高，專業(yè)性和系統(tǒng)性較強(qiáng)。目前的檔案管理人員較為雜亂，知識水平總體一般，因此就很難適應(yīng)系統(tǒng)化管理的要求。為此，企業(yè)和相關(guān)部門就要對在職員工進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)知識培訓(xùn)或引進(jìn)高科技高水平的技術(shù)型人才，提高檔案管理的軟實(shí)力，建立一支高效的管理隊(duì)伍。只有這樣，才能不斷適應(yīng)新時期的要求，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的有效性和科學(xué)性。

3.結(jié)束語

總而言之，藥品安全工作關(guān)乎人們的生命財產(chǎn)安全，和國家的穩(wěn)定和諧，做好藥品安全監(jiān)管工作必須從建立完善的檔案管理系統(tǒng)開始。檔案管理系統(tǒng)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)的檔案滾利手段帶來的缺陷和不足，使檔案管理更加系統(tǒng)化和規(guī)范化。通過提高相關(guān)管理人員的工作效率，推動配套信息化建設(shè)，以及建立完善的規(guī)章制度等方面對藥品安全監(jiān)管提供便利，促進(jìn)藥品監(jiān)管工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

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