蘇霞周口市食品藥品評價中心
檔案管理系統(tǒng)對藥品安全科學(xué)化監(jiān)管的促進(jìn)作用
蘇霞
周口市食品藥品評價中心
摘要:當(dāng)前信息發(fā)展迅速,傳統(tǒng)的檔案管理監(jiān)管手段已經(jīng)不能滿足當(dāng)前藥品信息監(jiān)管的現(xiàn)狀和要求,要實(shí)現(xiàn)家藥品監(jiān)管資源的和列配置,就必須依托現(xiàn)代化的技術(shù)手段,對藥品監(jiān)管實(shí)施系統(tǒng)管理,建立完善的藥品檔案管理系統(tǒng)。對藥品檔案的系統(tǒng)化管理,是時代的要求,也是實(shí)現(xiàn)藥品安全的科學(xué)化監(jiān)管的必然要求。本文通過分析檔案管理系統(tǒng)的重要性,探討檔案管理系統(tǒng)對藥品安全實(shí)現(xiàn)科學(xué)化監(jiān)管的促進(jìn)作用。
關(guān)鍵詞:檔案管理系統(tǒng);藥品安全;科學(xué)化;監(jiān)管
近年來,伴隨著藥品安全問題的出現(xiàn),人們對藥品的安全監(jiān)管工作越來越重視。傳統(tǒng)的藥品監(jiān)管手段也隨之暴露出越來越多的問題,已不能適應(yīng)新形勢下的發(fā)展要求。對藥品進(jìn)行信息化監(jiān)管也成為藥品監(jiān)管工作的重中之重。因此,建立完善的藥品監(jiān)管檔案管理系統(tǒng)逐漸成為藥品安全監(jiān)管工作的重心。檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)λ幤钒踩O(jiān)管實(shí)施系統(tǒng)化管理,提高檔案管理的工作效率,有利于實(shí)現(xiàn)藥品安全的科學(xué)化監(jiān)管。
檔案管理系統(tǒng)是一種現(xiàn)代化管理系統(tǒng),它能夠?yàn)槠髽I(yè)提供完整的檔案,具有進(jìn)行檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢的雙重功能。檔案管理系統(tǒng)支持多種形式的電子文件的瀏覽和顯示,具有標(biāo)準(zhǔn)化程度高的特點(diǎn)。因其具有的便利性和快捷性,受到越來越多的企業(yè)的青睞。
在藥品監(jiān)管中應(yīng)用檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息的一體化操作,能夠使藥品生產(chǎn)企業(yè)和監(jiān)管部門利用數(shù)字證書進(jìn)行網(wǎng)上基本信息查詢。人民群眾也可以利用網(wǎng)絡(luò)登錄頁面進(jìn)行相關(guān)信息的查詢和監(jiān)督,實(shí)現(xiàn)對藥品安全的實(shí)時監(jiān)督。藥品監(jiān)管部門也可以進(jìn)行信息追蹤檢查、稽查等,有利于提升相關(guān)部門的藥品監(jiān)管力度,實(shí)現(xiàn)藥品安全的科學(xué)化監(jiān)管。
2.1提高了監(jiān)管部門的工作效率
藥品監(jiān)管部門的工作量相對較大,要對藥品生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控和監(jiān)管,對藥品安全工作要進(jìn)行全方位的督查。因此,藥品監(jiān)管的檔案是雜亂繁多的,作為一種真實(shí)有效的紙質(zhì)資料,能夠?yàn)樗幤钒踩峁┮罁?jù)。我們都知道,傳統(tǒng)的檔案就拿檢索來說,有按筆畫數(shù)排列的,有按年份排列的,也有按產(chǎn)品目錄排列的,而且資料較為冗雜,難以快速查找,檔案管理人員在查找管理中難免失誤和浪費(fèi)大量時間進(jìn)行資料查找。尤其是年代較為久遠(yuǎn)的更是加大了工作難度。建立完善的檔案管理系統(tǒng)就能成功地解決資料查找的難題。將所有的資料經(jīng)過電子掃描等統(tǒng)一輸入電腦系統(tǒng),通過一定的搜索工具進(jìn)行搜索。這樣,要查找的資料檔案便能夠及時跳出來,節(jié)省了查找的時間,提高了管理人員的工作效率。這對推進(jìn)科學(xué)化監(jiān)管工作也有一定的促進(jìn)作用。
2.2推進(jìn)了信息化建設(shè)
藥品安全檔案管理系統(tǒng)的建立和發(fā)展離不開相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的重視和支持。在對藥品監(jiān)管檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理時,監(jiān)管部門也要與信息中心保持密切聯(lián)系,以便及時了解最新情況,完善數(shù)據(jù)建設(shè)。但由于藥品監(jiān)管是一個復(fù)雜而龐大的工作系統(tǒng),涉及的信息量大,關(guān)系復(fù)雜,在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時,也要不時進(jìn)行開發(fā)和維護(hù),技術(shù)要求高。所以需要加強(qiáng)信息合作,加快系統(tǒng)開發(fā),進(jìn)而推動整個信息管理系統(tǒng)的建設(shè),如監(jiān)控設(shè)備、信息一體化設(shè)備等,實(shí)行全面的信息覆蓋,以保證藥品檔案信息資料的準(zhǔn)確。信息化建設(shè)也對藥品監(jiān)管安全提供了便利,有利于實(shí)現(xiàn)藥品安全監(jiān)管工作的科學(xué)化和規(guī)范化。
2.3制定規(guī)范的管理制度
檔案管理系統(tǒng)的確立,必然要求有一個規(guī)范的管理制度做保障。因此,完善檔案管理系統(tǒng),必須要建立和指定相對完善的檔案管理制度。檔案管理系統(tǒng)建立工作包括對檔案的收集、歸類整理以及掃描歸檔、銷毀等,每一個環(huán)節(jié)都需要規(guī)范的制度來約束,以確保檔案內(nèi)容的完整和準(zhǔn)確。只有制定了相對完整的管理制度,檔案管理系統(tǒng)才能更加系統(tǒng)和權(quán)威。為了進(jìn)一步體現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢,還可以對檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行工作考核,主要考核內(nèi)容有對系統(tǒng)的掌握和操作,以及對相關(guān)制度的認(rèn)識和落實(shí)等。這樣,員工必然對藥品監(jiān)管工作提高重視,進(jìn)而積極做好檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)藥品監(jiān)管的科學(xué)性。
2.4提高了檔案的管理水平
傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)資料為主,而且多是手工進(jìn)行操作,隨著時間的增長,檔案信息越堆越多,盡管有其一定的分類匯總,但是查找起來難免費(fèi)時費(fèi)力。有些年份的資料還可能會因天氣的潮濕而腐爛變質(zhì),影響信息的獲取。利用現(xiàn)代化的信息設(shè)備,不僅可以實(shí)現(xiàn)查找的快捷,還能夠利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檔案的收集、開發(fā)和利用等,也可以對檔案進(jìn)行編研。有強(qiáng)大的技術(shù)支持,能夠使檔案管理人員進(jìn)行更加科學(xué)高效的管理,為藥品安全監(jiān)管提供便利。良好的檔案管理與管理人員的管理水平也有很大關(guān)系,這也讓廣大企業(yè)在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)工作時,對管理系統(tǒng)的操作技術(shù)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),提升管理水平。
2.5有效提升管理人員素質(zhì)
檔案管理系統(tǒng)技術(shù)性要求較高,專業(yè)性和系統(tǒng)性較強(qiáng)。目前的檔案管理人員較為雜亂,知識水平總體一般,因此就很難適應(yīng)系統(tǒng)化管理的要求。為此,企業(yè)和相關(guān)部門就要對在職員工進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)知識培訓(xùn)或引進(jìn)高科技高水平的技術(shù)型人才,提高檔案管理的軟實(shí)力,建立一支高效的管理隊(duì)伍。只有這樣,才能不斷適應(yīng)新時期的要求,真正實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的有效性和科學(xué)性。
總而言之,藥品安全工作關(guān)乎人們的生命財產(chǎn)安全,和國家的穩(wěn)定和諧,做好藥品安全監(jiān)管工作必須從建立完善的檔案管理系統(tǒng)開始。檔案管理系統(tǒng)能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)的檔案滾利手段帶來的缺陷和不足,使檔案管理更加系統(tǒng)化和規(guī)范化。通過提高相關(guān)管理人員的工作效率,推動配套信息化建設(shè),以及建立完善的規(guī)章制度等方面對藥品安全監(jiān)管提供便利,促進(jìn)藥品監(jiān)管工作的科學(xué)化和規(guī)范化。
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