醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策

王 方

義（均P＜0.05），見表1。

表1　PDCA管理前后藥物錯配率比較[例(‰0)]

3　討論

中藥調配環(huán)節(jié)較為復雜，極易導致調配差錯發(fā)生。不管哪一個環(huán)節(jié)出錯，都會影響患者用藥的安全性。降低中藥調配差錯率，對確保用藥安全具有重要意義[4-5]。傳統(tǒng)管理方式常會存在管理不到位，難以有效對差錯率進行控制。PDCA是一種新型的管理方案，實用性強，在管理中可起到明顯效果[6]。實踐證明，PDCA管理模式在醫(yī)院管理中具有較高的適應性，針對藥房處方調配差錯情況，采取PACD管理從差錯源頭進行梳理，貫徹改革方案，可明顯提高藥師的工作責任心及嚴謹性，降低處方調配差錯率。

索慧榮等[7]對門診藥房管理采取傳統(tǒng)管理與PDCA管理，結果顯示，實施PDCA管理后處方調配差錯率呈逐漸下降趨勢，而傳統(tǒng)管理可能存在反彈，無法起到持續(xù)控制用藥差錯的效果。還學者研究[8]，分別在兩個時間段對藥房實施傳統(tǒng)管理及PDCA管理方案，對兩種方案降低藥房工作差錯情況進行觀察。結果顯示，實施PDCA管理后可將差錯降低至0，明顯優(yōu)于傳統(tǒng)管理模式；經長期觀察發(fā)現，傳統(tǒng)管理模式實施后，6個月后差錯率上升，而PDCA管理模式無明顯變化。PDCA為循環(huán)管理模式，可持續(xù)發(fā)現存在的問題，持續(xù)管理，為無限的循環(huán)模式，不僅可以有效保障管理的持續(xù)性，還能調動工作人員的積極性，促進管理方案的貫徹落實。

本研究結果顯示，實施PDCA管理后藥物缺失、藥物劑量差錯、藥物錯配率均明顯低于管理前，提示中藥調配時采取PDCA管理具有明顯效果。醫(yī)院針對藥物調配差錯發(fā)生原因制訂對策，實施常態(tài)化管理模式，促使工作人員長期執(zhí)行，具有持續(xù)降低差錯作用。定期總結與修改，可將藥物調配差錯率降至最低。

綜合上述，在中藥調配中使用PDCA管理方法，能有效控制藥物調配差錯率，長期執(zhí)行，對提高用藥安全性、加強中藥調配質量具有重要價值。

參考文獻

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醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策

王 方

【摘要】醫(yī)院檔案是目前醫(yī)院最常用的資料存儲方式，也是屬于醫(yī)院的一種無形的資產，是一種見證了醫(yī)院發(fā)展的記錄，可以通過對其分析，找出醫(yī)院存在的問題，從而根據問題擬定出有針對性的處理對策，提升醫(yī)院的服務質量。

【關鍵詞】醫(yī)院檔案；管理工作；問題；對策

【中圖分類號】R197.323.1

【文獻標志碼】A

【文章編號】1673-5846(2015)10-0188-03

湖北省孝感市中心醫(yī)院，湖北孝感 432000

醫(yī)院檔案是醫(yī)院內的重要資料，有重要的參考和利用價值，但目前檔案管理工作尚存在多方面的不足，影響檔案管理工作的進行。因此，需對現存問題進行詳細分析，并提出對策，以便檔案管理工作得到發(fā)展[1]。

1　醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 檔案不齊全、內容不規(guī)范 檔案收集的不夠齊全，檔案工作者對醫(yī)院檔案的理解認識不夠，不了解收集檔案的重要性，因此許多檔案長期堆放，并未給予及時的整理歸檔。目前，大部分醫(yī)院并未設立綜合性檔案室，科技檔案、文書檔案均由行政辦公室負責，會計檔案由財務部門負責，人事檔案由人事部門負責，病歷檔案由病案室負責，導致文書檔案無法收集全，各部門為了順利完成工作，不按

照規(guī)定將文書檔案移交及歸檔，因此對于檔案的查找非常困難。根據有關規(guī)定，各地各級的衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)院內的醫(yī)療檔案均應根據內科、外科、婦科以及兒科等類型進行明確劃分，且根據病種的不同分類管理。但目前為止，我國許多醫(yī)院的檔案管理中仍存在病種分類不明確的情況，管理十分松散，使得查閱困難，檔案難以利用[2]。

1.2 不重視醫(yī)院檔案管理工作 目前，我國普遍存在各地各級的醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)對醫(yī)院檔案管理并不重視的情況，甚至認為檔案管理科室只是醫(yī)院管理的一個附屬部門，并不了解檔案管理對醫(yī)療診療的意義。許多醫(yī)療管理人員不重視醫(yī)療檔案的管理，“重經營、輕檔案”使檔案的利用率較低，檔案借閱手續(xù)不齊全，導致在工作中存在交接紕漏。而且很多醫(yī)院目前沒有閱檔室，檔案只能存放在庫房內，需要借閱時只能借走或無地方可以閱讀。檔案管理人員大多數是兼職人員，無法嚴格遵照規(guī)章制度進行管理，從而造成了借閱手續(xù)不齊全，借閱后沒有規(guī)定的歸還日期，檔案借出后，歸還均靠借閱者的責任心。

1.3 醫(yī)院管理人員不穩(wěn)定、業(yè)務水平不高 目前，醫(yī)院只重視醫(yī)療質量，很少對醫(yī)院檔案管理進行經濟投資，因此檔案管理人員基本都是臨時編制，人員變動頻繁，無法很好地管理[3]。在人員變動時，對于工作交涉沒有強制性的約束，沒有正確的交接流程，因此檔案經常在交接時丟失。且最重要的是，醫(yī)院一般只重視對臨床科室醫(yī)療人員和護理人員的教育培訓，對檔案人員的專業(yè)技能培訓并不重視，令許多檔案管理人員沒能系統(tǒng)地掌握檔案管理工作要求，甚至不了解檔案管理的重要性，認為其輕松簡單，使醫(yī)療檔案的管理工作一直處于落后的管理模式中，缺乏系統(tǒng)科學的管理，無法發(fā)揮其作用。

1.4 檔案室設備差 檔案室的環(huán)境較差，計算機等現代管理手段使用率低，硬件設備不足，常因沒有控制好室內溫度或濕度，造成文書檔案毀壞。許多醫(yī)院由于用房緊張，導致檔案管理室的占用面積不斷縮小，與檔案的增加形成了鮮明的對比，使檔案的歸檔、保存、管理和查閱工作難以有效進行，許多有研究價值的病例也因此被埋沒，無法發(fā)揮其研究作用。

2　針對醫(yī)院檔案管理工作問題的對策

2.1 檔案管理需引起重視和支持 醫(yī)院檔案管理需引起重視。要改變醫(yī)院檔案管理的現狀，首先應獲得足夠的重視和支持?？蓪⑨t(yī)院檔案管理視為具有實際價值的資源對待，而不是僅作為陳列的資料。檔案搜集方面應更加積極主動，采用開放式管理，充分利用醫(yī)院檔案的價值，如用于學術研究、信息交流等，同時使其創(chuàng)造確切的經濟、社會效益[4]。加大檔案開發(fā)工作，并做好大力宣傳，引起領導的重視，并請求足夠的支持，將檔案管理工作作為重要內容提上日程。由于許多醫(yī)療管理人員對《檔案法》的認知不足，對檔案的法制觀念淡漠，使患者隱私情況的泄漏層出不窮。因此，各級醫(yī)療機構應對院內的相關部人員進行思想品德教育，使員工意識到《檔案法》的重要性，醫(yī)院實現規(guī)范化、制度化以及法制化的管理，更好地支持和完善檔案管理工作。

2.2 檔案管理制度的創(chuàng)新 檔案管理工作內容繁多且復雜，因此有序的檔案管理制度是必不可少的，優(yōu)秀的檔案管理制度應符合醫(yī)院實際情況，建立完善的歸檔-保存-整理-開發(fā)利用等制度，做好每一環(huán)節(jié)的工作。同時對醫(yī)療檔案進行統(tǒng)一管理，建立健全醫(yī)療檔案庫，使檔案室成為獨立的科室，并嚴格按照不同病區(qū)和病種來進行管理，確保醫(yī)療人員搜索檔案信息時可以快速準確地找到所需檔案，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的作用，為臨床診斷提供參考。醫(yī)院應建立由職工代表、工會以及相關人員組成檢查小組，定期對檔案進行檢查，核查檔案的內容是否真實全面，是否及時有效，管理工作是否到位，對管理中不到位問題及時進行糾正，以保障檔案管理的科學高效。

2.3 硬件設施建設 檔案管理工作既需要借助人力又不能完全依靠人力，紙質檔案時代已經過去，目前電子檔案正在廣泛使用，而電子檔案的使用需要借助現代化技術設備和配套的管理軟件。且不同的管理軟件應用效果并不相同，因此醫(yī)院檔案管理工作需從硬件設施建設開始，并且與時代接軌。利用優(yōu)秀的管理軟件，不僅可以節(jié)省大量的人力物力，還能提高工作效率和檔案管理質量，使檔案管理工作更加科學化、自動化。同時，在利用電子檔案的同時應加強對電子檔案的有效管理，避免出現泄露患者隱私或者誤刪檔案的情況。因此，電子檔案的管理應實行分級管理，入網的檔案統(tǒng)一由院長來管理，各科室主任負責記錄病例和病種，而檔案室的管理人員負責對病例進行分類管理，醫(yī)療人員需進行查閱檔案時必須進行登記以明確各自的責任。除了院長之外任何人都無權限刪除檔案，以保證檔案的完整性，避免檔案的丟失。

2.4 提高檔案管理人員的素質 雖然，目前檔案管理已經進入了信息化、自動化時代，但檔案管理人員在其中起到的作用并非數臺電腦可以代替，檔案人員仍需要通過相關操作，使檔案管理工作處于可控、有序的運作環(huán)境下。檔案管理人員的素質直接關系檔案管理的水平。檔案管理人員的素質包括檔案管理人員自身對工作的重視程度以及管理人員對工作相關技能的掌握方面。對檔案管理人員進行宣傳教育，提高檔案管理人員的素質，使檔案管理人員認真對待工作，提高檔案管理工作質量。同時，檔案管理人員在工作之余可學習新檔案管理知識，提高計算機操作水平，管理人員可組織定期培訓和考核，幫助檔案管理人員提升職業(yè)水平。

2.5 檔案管理工作的宣傳 檔案管理工作并非只