淺談執(zhí)法單位文書檔案管理效率的改善措施

王 明

長春市食品藥品監(jiān)督管理局經(jīng)開監(jiān)管所

淺談執(zhí)法單位文書檔案管理效率的改善措施

王 明

長春市食品藥品監(jiān)督管理局經(jīng)開監(jiān)管所

對于執(zhí)法單位來說，文書檔案的管理是十分重要的，也是整個(gè)執(zhí)法單位的管理體系中不可或缺的一部分。對執(zhí)法單位的文書檔案進(jìn)行有效的管理，并且加強(qiáng)管理的效率可以幫助執(zhí)法單位更好的進(jìn)行發(fā)展，并對執(zhí)法單位在發(fā)展的效果中有重要的意義，因而加強(qiáng)執(zhí)法單位的文書檔案管理，對其進(jìn)行有效的規(guī)范化處理不僅僅能夠滿足整個(gè)執(zhí)法單位對于整體運(yùn)行的實(shí)際需求，還能夠幫助執(zhí)法單位更好的完善管理體系。本文主要根據(jù)目前執(zhí)法單位在對文書檔案管理的過程中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論，并且提出意見，幫助執(zhí)法單位可以更加有效的進(jìn)行文書檔案的管理。

執(zhí)法單位；文書檔案；管理效率

引言

對于執(zhí)法單位來說，其在進(jìn)行文書檔案的保存工作上，主要保存的是本單位中有關(guān)單位的黨務(wù)、單位的行政執(zhí)法、以及單位在進(jìn)行行政管理的過程中的活動的檔案等等。在大多數(shù)情況之下，存檔案、大小會議的會議記錄、發(fā)文的原件等等相關(guān)的文件資料是由辦公室這一部門來進(jìn)行保管的。而所謂的文書檔案，則主要指的是在檔案進(jìn)行處理完好以后，其自身還具有保存價(jià)值的文件。在執(zhí)法單位中，辦公室這一部門是其在進(jìn)行管理過程中的關(guān)鍵組成部分，其主要負(fù)責(zé)的任務(wù)有：處理執(zhí)法單位的日常業(yè)務(wù)、傳達(dá)執(zhí)法單位所要下發(fā)和收集的消息、對上下級進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，而這些任務(wù)涉及到了執(zhí)法單位管理水平的高低。由此可見，只有提高執(zhí)法單位的文書檔案管理水平，才能夠有效的提高其管理的效率，才能夠真正的確保單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1.在執(zhí)法單位的文書檔案管理過程中所存在的問題

新的時(shí)代帶給我們的不僅僅是新的商機(jī)、新的機(jī)遇，更是新的挑戰(zhàn)和新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。在新時(shí)代的發(fā)展中，我們可以明顯的看到執(zhí)法單位在進(jìn)行文書檔案管理的過程中出現(xiàn)了有待解決的問題，這些問題對于執(zhí)法單位的文書管理造成了明顯的影響，并且對于執(zhí)法單位的發(fā)展造成了一定的阻礙，因而我們必須對這些問題加以分析，發(fā)現(xiàn)問題的所在并且將問題進(jìn)行有效的改進(jìn)，這樣才能更好的幫助執(zhí)法單位進(jìn)行發(fā)展。

1.1 執(zhí)法單位對于文書檔案管理的重視程度不夠

執(zhí)法單位發(fā)展的主要的目的，不僅僅是為了幫助單位的人員可以獲得其所應(yīng)得的酬勞，更是為了更好的服務(wù)于社會。文書檔案的管理工作記錄了執(zhí)法單位的各項(xiàng)活動和相關(guān)的業(yè)務(wù)，不能夠幫助執(zhí)法單位產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，這就直接導(dǎo)致了很多的管理人員對于這份工作的不重視。并且在執(zhí)法單位的管理過程中，對于文書檔案的管理理念也相對于薄弱，重視程度不夠強(qiáng)，很多管理人員認(rèn)為，文書檔案管理這項(xiàng)工作沒有實(shí)際操作的價(jià)值，并且不含有任何的技術(shù)含量，在他們看來這項(xiàng)沒有任何意義的工作可有可無。

1.2 管理的制度不夠完善

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，很多執(zhí)法單位在管理系統(tǒng)上都開始進(jìn)行不斷的改革，在管理制度和服務(wù)水平上都有著一定的提高，但是由于執(zhí)法單位自身的不重視，在文書檔案的管理上一直沒有一個(gè)準(zhǔn)確切完善的管理制度，這一制度的缺失就直接導(dǎo)致了管理的不善，很多管理人員因?yàn)闆]有制度的管理所以玩忽職守。不僅如此，文書檔案管理的管理理念也一直沒有更新和確定，很多執(zhí)法單位對于文書檔案在管理的過程中沒有一套對應(yīng)的流程。因此，在進(jìn)行管理的過程中沒有辦法進(jìn)行統(tǒng)一的收集和整理，這就讓文書管理缺乏明確性，對于文書檔案的利用率低，使得文書檔案逐漸失去了自己的作用。

1.3 執(zhí)法單位的管理人員素質(zhì)偏低

很多執(zhí)法單位都認(rèn)為文書檔案管理工作沒有實(shí)際的意義和價(jià)值，因而在執(zhí)法單位選擇人才的過程中，往往都只重視法律等相關(guān)人員的培養(yǎng)，而忽視了對于文書檔案人才管理。這就直接導(dǎo)致了，很多文書檔案的管理人員素質(zhì)都普遍偏低，這種素質(zhì)的偏低不僅僅是思想觀念上的，更是業(yè)務(wù)管理水平和管理能力上的，這些都不在符合現(xiàn)代執(zhí)法單位的發(fā)展要求，更嚴(yán)重的是，很多執(zhí)法單位在文書檔案管理這一職位上所應(yīng)用的員工都不是專業(yè)人員，其自身并不具有文書檔案管理的專業(yè)知識和專業(yè)技能，這些問題都直接造成了執(zhí)法單位在文書檔案管理方面的不規(guī)范化。

2.如何提高執(zhí)法單位在文書管理上的效率

2.1 提高執(zhí)法單位中文書檔案管理人員的素質(zhì)

無論什么單位，其自身的規(guī)章制度都是有員工所定制出來的，對于文書檔案管理來說也是一樣的，整個(gè)管理的過程都是由員工來進(jìn)行的，所以想要從根本上提高文書檔案管理的效率，就需要有效去提高文書檔案管理人員自身的素養(yǎng)。這種素養(yǎng)主要可以分為兩個(gè)方面，第一個(gè)方面指的是文書檔案管理人員的思想認(rèn)識，也就是專業(yè)素養(yǎng)，并且強(qiáng)化他們自身的服務(wù)意識；第二個(gè)方面則主要指的就是文書檔案管理人員自身的責(zé)任心，以及其自身是否具有一定的學(xué)習(xí)能力，這些都是培養(yǎng)一個(gè)文書檔案管理人員的重要方面。除了以下兩個(gè)方面，作為執(zhí)法單位的管理人員還需要對于文書檔案的管理人員進(jìn)行定期的考核，經(jīng)常檢測管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能保證這些管理人員能夠有效的去適應(yīng)文書檔案的管理工作。除此之外，對于執(zhí)法單位中的文書管理人員，執(zhí)法單位需要適當(dāng)?shù)娜ヌ岣咚麄兊牡匚?，并且?guī)椭浣鉀Q在生活和工作中所遇到的問題。

2.2 優(yōu)化文書檔案在整理過程中的工作環(huán)節(jié)

對于執(zhí)法單位來說，在進(jìn)行單位文書檔案收集整理的過程中，不僅僅是要依靠執(zhí)法單位人員的實(shí)干、苦干就可以取得一定成績的。如果執(zhí)法單位的工作人員僅僅是依靠所謂的認(rèn)真做事來進(jìn)行工作，那么執(zhí)法單位的發(fā)展就會被逐漸的限制住，而且其工作效率也不會得到一個(gè)有效的提高。所以想要真正的解決這一問題，就需要執(zhí)法單位的文書檔案管理工作人員熟悉整個(gè)工作流程，并且對于整個(gè)工作過程進(jìn)行有效的了解，梳理一個(gè)整理的流程。然而在文書檔案管理人員工作的過程中，不僅僅是依靠這些就可以取得成功的，還需要結(jié)合各個(gè)不同的部門，和各部門之間處理好關(guān)系，讓各部門在上交文書的時(shí)候就進(jìn)行整理，方便文書檔案的整理人員更好的進(jìn)行收集和整理。作為文書檔案的管理人員，需要告知各部門如何對部門中的文書檔案進(jìn)行整理和收納，需要告訴部門成員他們需要什么，不需要什么，而不是讓各部門成員一味的進(jìn)行整理而忽視了整理的內(nèi)容，這樣不僅僅讓整理人員的工作量加大，也給文書檔案的管理人員自身帶來了一定的麻煩。

2.3 加強(qiáng)對于執(zhí)法單位文書檔案的集中管理

由于當(dāng)前很多的執(zhí)法單位對于單位中的文書管理工作管理的過于松散，這就直接導(dǎo)致了管理工作的工作效率低下，管理人員玩忽職守，對于需要進(jìn)行整理的檔案整理的不夠及時(shí)。根據(jù)這一問題，需要執(zhí)法單位在單位的內(nèi)部建立起專門的檔案室來進(jìn)行檔案的管理，并且對所需要管理的文書檔案進(jìn)行定期的整理和歸納，盡可能的保證文書檔案在進(jìn)行尋找的過程中方便快捷，并且要求文書檔案管理人員，針對不同用途的文書檔案進(jìn)行分類整理，把重要的資料單獨(dú)存放。在執(zhí)法單位中，除了一些特殊的崗位和部門，其他的部門則需要把文書檔案全部送到檔案室進(jìn)行保管，這樣可以在一定程度上杜絕了一些人在檔案上進(jìn)行二次修改，改變事實(shí)，并且絕對不允許管理人員把檔案進(jìn)行自行保存。除了需要對于紙質(zhì)文件的保存，還需要對各部門開會所用的音頻、視頻以及電子文檔等資料進(jìn)行分類保存，這樣才能讓文書檔案的管理工作變得更加規(guī)范，同時(shí)也在一定程度上提高了文書檔案管理的效果和工作效率。

2.4 應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)施進(jìn)行保管

由于現(xiàn)代科技發(fā)展的越來越迅速，為了更好的保存文書檔案，可以應(yīng)用電子設(shè)備。如：不同的部門使用不同的二維碼，在進(jìn)行文書檔案的上交時(shí)進(jìn)行二維碼的掃描，這樣可以直接確認(rèn)不同部門的上交情況。不僅如此，應(yīng)用電子設(shè)備也可以幫助文書檔案的管理人員在尋找相關(guān)的文件時(shí)候提高尋找速度。

總結(jié)

根據(jù)以上分析和討論可以知道，想要真正的提高執(zhí)法單位的文書檔案管理的工作效率，首先需要改善的就是執(zhí)法單位自身對于文書檔案管理的態(tài)度，不能一味的不重視、不采用，并且有效的去提高文書檔案管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。并且根據(jù)自身單位的實(shí)際情況進(jìn)行分析，進(jìn)一步的推進(jìn)文書檔案管理的信息現(xiàn)代化的進(jìn)程，提高文書檔案管理的效率。

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