物資檔案規(guī)范化管理管控措施研究

楊娣+張軍勇+王洪波+等

摘 要：檔案是企業(yè)各項活動的記錄，更是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素、信息資源和知識資產(chǎn)，檔案保管的好壞直接關(guān)系檔案能否及時、充分地發(fā)揮作用。隨著電網(wǎng)企業(yè)發(fā)展，物資供應(yīng)量大，供電企業(yè)物資檔案數(shù)量大幅度增長，如何實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化成為物資檔案管理面臨的重要課題。建立良好的檔案運行管理制度，規(guī)范物資檔案管理程序，從檔案歸檔管理、查借閱管理、安全管理三大方面采取措施確保物資檔案的準(zhǔn)確性和完整性，為深入貫徹依法治企提供前提和基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：物資；檔案；歸檔管理

一、物資檔案概念

規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，是物資管理的一項基礎(chǔ)性工作。在推進(jìn)物力集約化過程中，加強(qiáng)物資計劃、配送、倉儲管理過程中，檔案管理工作同樣不應(yīng)被削弱，建立一套與物資管理各項專業(yè)工作相匹配的檔案管理體系，使得檔案管理工作的發(fā)展不落于物資工作的推進(jìn)，不落后于企業(yè)的發(fā)展，它將為物資各項業(yè)務(wù)工作的開展創(chuàng)造必要的條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起重要作用。

二、物資檔案管理存在的問題

（一）對物資檔案管理的重視程度不夠。部分工作人員對檔案工作認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，與自己關(guān)系不大，不能給單位帶來利益，在檔案移交歸檔過程中，往往不能及時移交上年度有價值的業(yè)務(wù)資料，導(dǎo)致重要資料遺失甚至是銷毀。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高。檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，且身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，部分材料只是放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，一定程度上影響了檔案管理水平。

三、物資檔案管理措施

（一）檔案歸檔管理。1、檔案移交管理專責(zé)。每年年初，檔案管理專責(zé)下發(fā)通知，要求各業(yè)務(wù)專責(zé)將上一年業(yè)務(wù)工作中形成的有價值、需保存的文件材料，移交至檔案管理專責(zé)。在移交過程中，需編制檔案移交表，并辦理交接手續(xù)。檔案管理專責(zé)仔細(xì)檢驗檔案目錄是否按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制，做到目錄與實物相符，頁碼需按順序編寫，檔案紙張質(zhì)量需符合易于保存的標(biāo)準(zhǔn)，所有檔案外觀、紙張等無破損。2、檔案分類、編目、編號、歸檔。檔案分類：根據(jù)各專責(zé)、班組移交的檔案資料，按照檔案性質(zhì)，主要分為行政性文件、采購合同、廢舊物資處置、清倉利庫等資料，按照性質(zhì)、年份進(jìn)行文書立卷，固定排放位置，便于檔案的管理。檔案編目：根據(jù)檔案的分類目錄再進(jìn)行檔案編目，按照部門內(nèi)部不同的職能分工，以及檔案記述和反映的事物性質(zhì)來區(qū)分。檔案編號：相同性質(zhì)的檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，按照櫥柜、櫥子位等進(jìn)行編號，保持檔號的相對穩(wěn)定性和適應(yīng)今后的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。歸檔：及時將整理完畢的檔案按照分類、編目、編號規(guī)則擺放至相應(yīng)位置，為進(jìn)一步快捷、高效、準(zhǔn)確查詢、借閱檔案打下堅實基礎(chǔ)。3、檔案鑒定。若文件材料有保存價值，按保存價值大小鑒別，并依此確定文件材料歸不歸檔、保管期限的長短。對保存價值大小記錄在冊，定期清理無保存意義檔案。歸檔時，移交人對圍繞簽訂合同數(shù)量、廢舊物質(zhì)處置資料等的完整性，每一份文件材料頁數(shù)、圖幅及底稿的完整性進(jìn)行鑒別并簽字確認(rèn)。

（二）檔案查借閱管理。1、檔案查閱管理。非檔案保管員要查閱檔案，必須辦理檔案查閱登記手續(xù)。其他部門人員查閱檔案，需有部門介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。檔案查閱完畢后，立即退回。查閱檔案時，事先向借閱人明確相關(guān)規(guī)定，即禁止在文件上圈劃、涂改。2、檔案借閱管理。根據(jù)檔案的密級等級，劃分不同權(quán)限的借閱主體。普通檔案由組長和借閱人，分別在借閱登記表上簽字；重要檔案由借閱人和部門主任，分別簽字并簽訂保密責(zé)任書方可借閱；特別重要檔案需由檔案專責(zé)和見證人同時在場的情況下，按照規(guī)定給予借閱人限定時間的閱讀，檔案專責(zé)和見證人需監(jiān)督借閱人的行為，并在記錄單中認(rèn)真、準(zhǔn)確填寫借閱過程和結(jié)果。3、檔案利用。按照滿足借閱者的個體信息需求的原則， 通過對借閱者個性、借閱習(xí)慣的分析而主動地向借閱者提供其可能需要的信息服務(wù)。另外，檔案利用堅持資源建設(shè)與開發(fā)并舉， 開放與開發(fā)并舉的原則。檔案利用服務(wù)是一種引導(dǎo)需求的服務(wù)， 它可以幫助借閱者補(bǔ)充信息資料，為其提供準(zhǔn)確信息。4、檔案利用結(jié)果反饋。通過信息反饋形式可以發(fā)現(xiàn)檔案工作存在的問題，研提高檔案管理水平的重要途徑。為做好檔案利用效果信息反饋工作，一方面建立健全檔案統(tǒng)計工作，通過統(tǒng)計分析可以發(fā)現(xiàn)檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)存在的問題，它為檔案專責(zé)了解情況、總結(jié)經(jīng)驗、進(jìn)行決策和改進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)。另一方面可通過召開檔案利用者座談會、查檔意見簿、下發(fā)檔案利用信息調(diào)查表等進(jìn)行檔案反饋調(diào)研，這是取得檔案利用者反饋信息的重要途徑。

（三）檔案室安全管理。1、專人負(fù)責(zé)管理。檔案室實行統(tǒng)一管理，由檔案專責(zé)專門管理，鑰匙集中存放，不得隨身攜帶，需由他人代管時應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)方可，非檔案管理專責(zé)未經(jīng)許可不得進(jìn)入，經(jīng)許可后進(jìn)入庫房人員不得隨意翻閱檔案、資料。2、建立“周清掃、月盤點”工作機(jī)制。檔案專責(zé)每周對檔案室進(jìn)行衛(wèi)生清掃和安全檢查，保持檔案室整潔衛(wèi)生，檔案柜排列科學(xué)、通道順暢。發(fā)現(xiàn)安全問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。同時對檔案室存檔的資料，每月進(jìn)行盤點清理核對，保證實物與賬目相符，清理核對后填寫檔案室檢查記錄表，對破損或載體變質(zhì)的檔案、資料及時采取管控措施。3.采取檔案室安全管理“八防”措施。防塵：加密封門，每周清掃清潔檔案室地板、櫥柜表面、櫥內(nèi)灰塵，保持檔案柜、檔案自身的干凈清潔。防火：嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙、存放雜物、易燃易爆物品，安裝消防栓、滅火器材，關(guān)閉室內(nèi)電源。防盜：切實做到人走鎖門，確保檔案室安全管理。防潮：防止雨水進(jìn)入檔案室，檔案室配備濕度測量儀器和防腐劑，定期做好溫度記錄工作。防高溫：適時通風(fēng)，使檔案室溫度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)。防蛀：檔案室配有防蟲、鼠、霉菌等有害生物的藥品，定期檢查檔案，查看蟲害檔案情況，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害檔案，立即采取措施撲滅蟲害，防止蟲害的蔓延。防光：檔案室選用白熾燈，對外窗戶配有窗簾、窗板等遮陽物體，防止陽光直射檔案。防腐：檔案室經(jīng)常性通風(fēng)、抽風(fēng)，保持空氣清新，嚴(yán)禁有害氣體、物品進(jìn)入檔案室，定期放置、更換防腐藥物，凈化檔案室周邊環(huán)境。endprint