淺談新形勢下高校文秘工作的堅守與創(chuàng)新

李虹燕 周曉輝

（西安理工大學(xué)，陜西 西安 710048）

淺談新形勢下高校文秘工作的堅守與創(chuàng)新

李虹燕 周曉輝

（西安理工大學(xué)，陜西 西安 710048）

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展、高等教育改革的快速深化，高校文秘工作職能發(fā)生了新的轉(zhuǎn)變，面臨諸多新的挑戰(zhàn)。本文對新形勢高校文秘工作進(jìn)行了深入的解讀，分析了新形勢下堅守與創(chuàng)新文秘工作的必要性，剖析了新形勢下高校文秘工作的現(xiàn)實困境，提出了新形勢下高校堅守與創(chuàng)新文秘工作的具體舉措，結(jié)論為提高高校文秘工作的效率與品質(zhì)，豐富高校文秘工作的時代特質(zhì)提供了理論依據(jù)和技術(shù)路線指導(dǎo)。

高校文秘工作 堅守 創(chuàng)新

高校辦公室是高校各項事務(wù)順利運轉(zhuǎn)的中樞，在高校管理工作中發(fā)揮著重要的作用。文秘工作是高校辦公室的基本職能之一，決定著高校的管理效率和對外形象，甚至?xí)κ聞?wù)決策產(chǎn)生影響。隨著教育改革的深化和教育現(xiàn)代化的逐步實現(xiàn)，高校內(nèi)部工作逐步復(fù)雜化、多樣化。新形勢下，高校文秘工作正在由執(zhí)行任務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閰⒅\智囊，由注重內(nèi)部傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)閰f(xié)調(diào)學(xué)校各部分的全面發(fā)展，由注重行政管理轉(zhuǎn)變?yōu)橄驇熒?、教育教學(xué)活動提供服務(wù)，由經(jīng)驗式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚧\轉(zhuǎn)，高校文秘工作更具專業(yè)性、綜合性和服務(wù)性［1-2］。因此，高校文秘工作要結(jié)合新形勢下學(xué)校的具體情況，在堅守工作內(nèi)核的同時不斷創(chuàng)新，用符合時代需求的工作品質(zhì)為高校建設(shè)和發(fā)展提供動力支撐。

一、高校文秘工作解讀

高校文秘工作可概括為“三服務(wù)兩育人”?！叭?wù)”即為校領(lǐng)導(dǎo)、師生員工、教育發(fā)展進(jìn)行服務(wù)、“兩育人”即管理育人和服務(wù)育人。高校文秘工作可分為常規(guī)性和非常規(guī)性兩類，常規(guī)性工作包括草擬各類文書、匯報材料、規(guī)章制度等，整理和保存學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的文字材料及信息的收集和整理工作，針對性地調(diào)研工作，機要文件的收發(fā)工作；非常規(guī)性工作包括應(yīng)對及處理突發(fā)事件，接待信訪人員，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作，等等。筆者在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，將目前高校文秘工作的新要求匯總為：

1.堅持正確的政治方向。文秘工作具有其特殊性，工作人員的政治方向要堅定、正確，要堅決擁護(hù)黨的路線方針政策，在政治上要與黨中央、教育部門保持高度統(tǒng)一。認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹黨的思想，用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及“三個代表”重要思想等武裝自己的頭腦。

2.具有勤奮務(wù)實的工作態(tài)度。高校文秘工作人員要具備勤奮務(wù)實的態(tài)度，摒棄社會不良道德風(fēng)氣，堅持理論與實際相結(jié)合，一切從具體情況出發(fā)，杜絕浮夸虛假。認(rèn)真細(xì)心、精益求精，反映問題和匯報工作要實事求是，深入調(diào)查后再下結(jié)論。掌握第一手資料，對雜亂無章的信息進(jìn)行篩選，把最簡練的內(nèi)容提供給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策提供依據(jù)。

3.有緊跟新形勢的思維理念。高校事務(wù)管理是一個動態(tài)化的過程，隨著新形勢的變化，文秘工作人員要審時度勢、用發(fā)展的眼光看問題，杜絕墨守成規(guī)，不斷創(chuàng)新工作辦法、提高文秘工作效率。

二、新形勢下堅守與創(chuàng)新文秘工作的必要性

新形勢下文秘工作的創(chuàng)新對于推動高校的時代性發(fā)展具有重要作用，對于文秘工作傳承千年的行業(yè)內(nèi)核和精神特質(zhì)的堅守，也是推動文秘工作穩(wěn)步發(fā)展的基石。筆者認(rèn)為，時代發(fā)展的越是迅勇，文秘工作越是應(yīng)當(dāng)在堅守與創(chuàng)新中穩(wěn)步發(fā)展扎實提升，因此，新形勢下對高校文秘工作的堅守與創(chuàng)新是必要的。

1.堅守與創(chuàng)新文秘工作利于高校領(lǐng)導(dǎo)與師生之間的溝通。在高校管理中，文秘工作發(fā)揮著承上啟下的重要作用，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)開展管理工作的必要補充。在高校開展日常管理工作的過程中，文秘工作最基本的職能就是上情下達(dá)和下情上達(dá)，及時準(zhǔn)確地向師生員工傳遞學(xué)校決策和解釋學(xué)校有關(guān)精神，并通過實地調(diào)查和走訪把各個部分、院系及廣大師生的要求及情況傳遞給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，為學(xué)校管理工作的開展提供有力支持。

2.堅守與創(chuàng)新文秘工作有利于學(xué)校管理決策科學(xué)化。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展、高等教育的普及，高校管理頻繁出現(xiàn)新情況、新問題。高校文秘工作要利用自身處于高校信息中心的優(yōu)勢，收集、分析和整理校內(nèi)外的信息，篩選和精煉有效信息、提供科學(xué)方案和合理建議給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，為學(xué)校管理工作決策提供科學(xué)的依據(jù)。積極改進(jìn)文秘工作，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)，為校領(lǐng)導(dǎo)黨務(wù)、政務(wù)決策提供更具價值的信息，并及時督促、落實和反饋各項信息，讓文秘工作成為學(xué)校管理決策的“信息庫”。

3.堅守與創(chuàng)新文秘工作利于展現(xiàn)校園風(fēng)貌。高校文秘工作的服務(wù)對象是高素質(zhì)的師生群體。大學(xué)校園是一個理想化的場所，孕育于其中的自由主義、批判精神難免會與管理工作的理念產(chǎn)生矛盾。因此，要堅守與創(chuàng)新文秘工作，勤奮務(wù)實每項工作，遵守各項規(guī)章制度，在工作中注意待人接物的規(guī)范性，以飽滿的精神投入工作中，并不斷創(chuàng)新工作方式、提高工作能力，展現(xiàn)良好的校園風(fēng)貌，給校內(nèi)外人員留下深刻的印象。

三、新形勢下高校文秘工作的現(xiàn)實困境

目前，高校文秘工作人員對工作不斷摸索與創(chuàng)新，整體水平大幅度提升，文秘工作有了較大的發(fā)展，發(fā)揮了其在學(xué)校管理工作中的作用。但存在一些不容忽的問題，阻礙新形勢下高校文秘工作的堅守與創(chuàng)新。

1.工作內(nèi)容繁雜，具體事務(wù)的針對性弱。高校文秘工作本身具有繁雜性、綜合性和事務(wù)項目的不確定性，因而單項事務(wù)的即時性反應(yīng)和快速處理難于得到保障。高校辦公室具有綜合性，要承擔(dān)政務(wù)、文秘、財務(wù)及機關(guān)服務(wù)、學(xué)術(shù)服務(wù)等多項職能，幾乎成了一個勤雜室。文秘工作人員每天都被各類零碎瑣事所困擾，公文審核變?yōu)楹唵魏炞?，不能及時報送信息、調(diào)查研究走過場，上下信息渠道不暢通，難以發(fā)揮有效的輔助作用。

2.高校文秘工作崗位的人員保有率不能得到保障。近年來，高校辦公室缺乏文秘工作人員是一個現(xiàn)實問題，人員短缺導(dǎo)致工作難以順利進(jìn)行。當(dāng)前，大部分高校內(nèi)部文秘工作人員較少，僅有兩三人承擔(dān)大量的公文處理工作、調(diào)查研究工作及信息報送任務(wù)，常常會加班加點、遇到突發(fā)性事件更難以應(yīng)付。

3.高校信息調(diào)研工作滯后，難以發(fā)揮參謀作用。因為高校辦公室需要處理的事務(wù)較多，沒有時間進(jìn)行信息調(diào)研。但同時文秘工作人員對信息調(diào)研工作不夠重視，忽略了調(diào)查研究的重要性，業(yè)務(wù)能力不強、缺乏基層調(diào)研經(jīng)驗，不了解事件的基本情況，導(dǎo)致高校信息調(diào)研工作跟不上新形勢，難以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)、有力的參考依據(jù)。

4.文秘工作人員自身職業(yè)技能再教育的需求與現(xiàn)實存在矛盾。高校是人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的主要陣地，文秘工作人員對自身的職業(yè)發(fā)展及規(guī)劃倍加關(guān)注。但是，由于整天事務(wù)過多，文秘工作人員難以實現(xiàn)自我職業(yè)規(guī)劃，其與客觀現(xiàn)實的差距與矛盾，容易讓他們產(chǎn)生重新?lián)駱I(yè)的想法，使得文秘人才流失。同時，高校把主要精力用于抓教學(xué)和建設(shè)高素質(zhì)的教師隊伍，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)、選拔人才及獎勵評定等個人發(fā)展方面，文秘工作人員的機會要比專職教師少，致使他們工作積極性不高，不愿意全身心地投入工作中。

四、新形勢下堅守與創(chuàng)新文秘工作的具體舉措

面對新形勢，高校文秘工作的堅守與創(chuàng)新對科學(xué)管理學(xué)校、落實教育政策、服務(wù)教學(xué)科研、推進(jìn)高等教育事業(yè)發(fā)展具有重要的意義。因此，文秘工作人員要不斷提高自身素質(zhì)，增強服務(wù)意識，創(chuàng)新工作方式，提高辦事效率，探索一條具有高校特色的工作之路。對高校文秘工作堅守與創(chuàng)新的具體舉措如下：

1.樹立和強化服務(wù)意識。高校辦公室的永恒主題是“服務(wù)”，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)和科研服務(wù)、為師生員工服務(wù)。因此，文秘工作必須強化服務(wù)意識，要以有禮有節(jié)的態(tài)度面對領(lǐng)導(dǎo)、面對師生。在服務(wù)學(xué)校的發(fā)展過程中將文秘工作的規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合。一方面積極主動參與到工作中，一方面不能一味地發(fā)揮輔助作用，而放棄獨立思維。文秘工作人員要不斷提高道德素養(yǎng)水平，正確對待自己的身份，重品行、講奉獻(xiàn)。要端正自己的態(tài)度，任何時候都保持頭腦清醒。在文秘工作中，要堅持群眾路線，及時進(jìn)行調(diào)查研究，廣泛聽取師生員工的意見，及時向校領(lǐng)導(dǎo)反映師生的需求。在文秘工作中，還要自覺運用馬克思主義分析和處理問題，堅持從實際出發(fā)，遵守客觀規(guī)律，不斷創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，減少盲目性、克服片面性，要不斷提升自身的工作水平，提高科學(xué)判斷能力、精準(zhǔn)獲取信息的能力和有效處理問題的能力［3-4］。

2.強化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力。高校是新知識、新文化的集散地和傳播地，文秘工作要不斷更新，這就要求文秘工作人員具備較強的學(xué)習(xí)能力，不斷向廣大師生學(xué)習(xí)，在實踐活動中汲取經(jīng)驗，并把所學(xué)知識轉(zhuǎn)化為實際工作能力，促使工作提質(zhì)增效。同時，由于高校是各類科學(xué)知識的大熔爐，文秘工作需要既專且能的復(fù)合型人才，不僅要有扎實的專業(yè)知識，而且要具有開闊的視野和廣博的知識，更要了解各個學(xué)院和各個學(xué)科的基本情況，以此輔助校領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作。還要不斷掌握各類工作技能，如公文寫作技能、文件歸檔、管理知識等。

3.強化創(chuàng)新思想。隨著社會的不斷發(fā)展、高等教育的不斷革新，文秘工作不僅僅局限于發(fā)揮其傳聲筒的作用，還要抽出時間和精力用于思考和創(chuàng)新。要緊跟時代的腳步，在管理理念上、工作方式上和工作機制上進(jìn)行創(chuàng)新，不斷強化創(chuàng)新意識、提高創(chuàng)新能力。不斷解放思想，利用新的思維方式分析問題，創(chuàng)造性地開展文秘工作，打破傳統(tǒng)的工作模式，發(fā)揮文秘工作人員的主動性，變保守為超前，為校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，只有文秘工作不斷創(chuàng)新，才能順應(yīng)高等教育改革發(fā)展的趨勢，為學(xué)校順利開展工作、貫徹落實教育政策作出有效的支持。

4.強化保密意識。高校文秘工作會時常接觸到學(xué)校的機密文件，如果泄密就可能會帶來無法預(yù)估的影響或損失。因此，在文秘工作中，要具有較強的保密意識，嚴(yán)格堅守各項規(guī)章制度，按照保密原則開展工作，要培養(yǎng)高度自覺的保密習(xí)慣。在進(jìn)行文秘工作時，經(jīng)常會提前知曉學(xué)校工作的進(jìn)程和各項政策，難免其他人員會詢問。尤其是崗位變動、人事升遷等敏感事件，這就需要在文秘工作中堅守“不該說的不說、不該問的不問”的原則，確保學(xué)校政令的嚴(yán)肅性。

綜上，面對高等教育的不斷發(fā)展，面對高校文秘工作的轉(zhuǎn)變，面對校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工的高要求，文秘工作既要堅守正確的政治立場和各類規(guī)章制度，又要不斷與時俱進(jìn)、發(fā)揮創(chuàng)新精神，提高工作效率和品質(zhì)，更好地履行工作職責(zé)，為高校教學(xué)和科研提供有效的服務(wù)。

［1］陳育芳.淺析高校辦公室秘書工作的角色定位及素質(zhì)培養(yǎng)［J］.太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（10）：12-14.

［2］何興發(fā).淺談如何做好高校辦公室文秘工作［J］.貴州民族學(xué)院學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2008（2）：112-113.

［3］李澤忠.淺論做好高校辦公室秘書工作的幾點思考［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊，2011（10）：8-10.

［4］李建偉.新時期高校文秘工作面臨的新挑戰(zhàn)及應(yīng)對舉措［J］.商情，2010（8）：20-24.