信息化時代下企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

趙穎志

【摘 要】傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理，是歸類于文學類的一種文字整理工作。而在邁入信息時代后，檔案管理工作也向科技化，智能化發(fā)展。尤其是檔案管理手段發(fā)生了革命性的變革。想要順應(yīng)時代的潮流，跟上檔案管理變革的步伐，檔案管理人員的素質(zhì)需要進行提高。檔案是企業(yè)高效管理員工的法寶，將在信息爆炸化的今天發(fā)揮重要的作用，且不能忽略它。

【關(guān)鍵詞】信息化背景；檔案管理；創(chuàng)新

一、前言

隨著我國改革開放后納入國際發(fā)展進程中，一大批企業(yè)開始了改革之路，其中一個重要的部分就是加快企業(yè)信息化程度。企業(yè)進行網(wǎng)絡(luò)智能管理，檔案信息也一并納入網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，成為率先進行數(shù)字化進程的一類項目。下面筆者就信息化時代下企業(yè)檔案管理面臨的難題和機遇進行闡述。

二、信息化時代下檔案管理面臨的問題

1.信息化檔案管理不受重視

企業(yè)檔案管理由于沒有直接關(guān)系到企業(yè)利潤，所以很容易受到忽視。加上在市場經(jīng)濟競爭加劇，不管是國營企業(yè)還是私有企業(yè)，不管是大型壟斷企業(yè)還是小型企業(yè)都面臨嚴峻的生存壓力，在壓力刺激下企業(yè)都忙于在改制、重組、兼并等變革中博得生存機遇。這就很容易造成企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的短暫無序，導致企業(yè)檔案管理這類和企業(yè)生存關(guān)系不大的門類被邊緣化。關(guān)照檔案管理的劣勢現(xiàn)實，折射出來的是企業(yè)目光不夠長遠，改革決心不夠堅定的現(xiàn)實。許多優(yōu)秀企業(yè)的管理數(shù)據(jù)表明檔案管理是一類基礎(chǔ)性的工作，一旦信息化進程提高將大大方便企業(yè)的人事管理成本，提高管理效率，在激烈行業(yè)競爭中首先取得立足之地。

2.檔案管理作用尚未發(fā)揮

目前檔案管理的信息化要求被很多企業(yè)忽視，是因為企業(yè)家尚未通過檔案管理的革新解決過問題，忽視了對其作用的認知。把檔案進行集中管理在短期看來是一項只有支出沒有回報的項目，但實際上對企業(yè)的長期發(fā)展很有幫助。一些企業(yè)是頻繁忽視，另一些企業(yè)卻犯了操之過急的錯誤。由于企業(yè)家自身的局限性，往往片面聽信媒體對于檔案管理信息化的報道，導致在忽略了檔案掛歷建設(shè)過程的艱巨性和緩慢性特點，超越企業(yè)承擔能力地來建設(shè)檔案。這種做法的結(jié)果就是即使頂住風險完成了信息化，也是超越企業(yè)自身需求的，所以會被擱置起來，成為“爛尾”式的項目。

3.資金技術(shù)人力資源不到位

當前許多企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型關(guān)鍵期，資金缺口大，要變革的方面多，往往把檔案管理的投資當做一項負擔而一拖再拖?？傮w上看，硬件條件配備不足，信息化理念與制度不到位，信息化建設(shè)人才缺乏，對檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可行性研究開展不夠，這些都是制約企業(yè)檔案管理信息化進程的絆腳石。其中硬件配備不足，人才數(shù)量缺乏是客觀條件的問題，需要有資金支持，而信息化理念落后，管理制度不夠完善則是企業(yè)需要反思的關(guān)鍵點。

三、解決檔案管理面臨的問題的對策

1.檔案管理創(chuàng)新思維的確立

國家科技部門也已經(jīng)認識到企業(yè)中普遍存在的這一問題，正在由目的性地引導企業(yè)提高對檔案管理的關(guān)注度。在這種有利形勢下，要求企業(yè)家們轉(zhuǎn)變對檔案管理的陳舊思維，確立新的創(chuàng)新意識，積極主動地獲取有關(guān)檔案管理方面的新知識。例如，目前“智能化電網(wǎng)”進程很快，針對這一現(xiàn)象，企業(yè)可以將自身檔案系統(tǒng)與政府檔案管理的大數(shù)據(jù)合并起來，一方面能方便查詢；另一方面能為政府的人事信息收集出力。不可否認，要求企業(yè)家們在短時期內(nèi)轉(zhuǎn)變觀念是有一定難度的，但是這也是無法避免的關(guān)鍵點，樹立創(chuàng)新思維，是迎接挑戰(zhàn)和競爭的有力武器。

2.建立合理化的檔案管理體系

檔案管理建立是要遵循嚴格標準的，規(guī)范的程序包括業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范兩大類，細化后含有數(shù)字檔案的資源描述、文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準和軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。檔案信息必須依照標準的程序來建設(shè)，切記不可隨意而為，那樣是無法發(fā)揮檔案管理的作用的，反而還會顯得雜亂無序，給企業(yè)日常管理帶來阻礙。在建設(shè)檔案的時候，要先充分分析企業(yè)內(nèi)部含有的有利資源，將其篩選后納入檔案管理體系中，這樣在今后使用時能夠及時查明企業(yè)已有資源，方便工作。

3.不斷提高檔案管理人員素質(zhì)

我們可以看到如今的高?；鹃_設(shè)有“檔案管理”這種專業(yè)，說明社會對這類專業(yè)人才的需求在持續(xù)增加。從事檔案工作實際上是一種服務(wù)行業(yè)，要以為人們提供正確便利的信息為任務(wù)。在新時期，檔案管理人才素質(zhì)也有新的要求，最基本的就是要能夠熟練運用網(wǎng)絡(luò)，清晰地在大量數(shù)據(jù)中保持專業(yè)的頭腦，分門別類地歸納整理有價值的信息。更高的要求就是要有更強的學習能力和超前的服務(wù)意識，能夠率先預見企業(yè)管理中需要檔案信息的內(nèi)容，及時高效地配合其他部門的工作，成為協(xié)調(diào)各個部門間的關(guān)鍵轉(zhuǎn)軸。

四、總結(jié)

時代總是在不斷進步的，企業(yè)也有對自身不斷發(fā)展的生存要求，檔案管理作為其中一項容易被忽略又有著重要作用的部分，需要緊緊跟隨時代的腳步?，F(xiàn)在檔案管理中面臨的問題都是臨時的，可以調(diào)節(jié)的，在領(lǐng)導者的重視下為檔案管理信息化進程制定有利的規(guī)范，注重人才的培養(yǎng)是兩個關(guān)鍵的方面。對此，我是持樂觀積極的態(tài)度的，只要企業(yè)愿意拿出一部分精力和資金進行投入，就能夠為自己的檔案管理設(shè)立一個清晰明確的進步方向。

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