淺析檔案的信息化管理

田蕾

摘要：電子環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理工作的全新變革帶來技術(shù)上巨大進(jìn)步和工作效率極大提高，并引發(fā)了我們工作方式乃至思維方式的重大轉(zhuǎn)變。筆者從檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)、檔案信息化管理存在的問題及應(yīng)對方法方面進(jìn)行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 應(yīng)對方法

電子環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理工作的全新變革帶來技術(shù)上巨大進(jìn)步和工作效率極大提高，并引發(fā)了我們工作方式乃至思維方式的重大轉(zhuǎn)變。為實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.能夠提高辦公效率。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案資料管理、自動(dòng)立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲(chǔ)等多項(xiàng)功能。檔案人員在同一系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作，不但減少許多重復(fù)錄入，同時(shí)使勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度下降。

2.有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。計(jì)算機(jī)可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數(shù)而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復(fù)印時(shí)對檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況。

3.文件和文字信息得到充分共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，極大提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，保證較高的查全率和查準(zhǔn)率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

二、檔案信息化管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制。電子文件內(nèi)容易于變化，使文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷那也涣艉圹E，雖然有些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性比紙質(zhì)文件要大，把握內(nèi)容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據(jù)需要以不同字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件保密性提出嚴(yán)峻考驗(yàn)，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都難以做到絕對保密。

2.對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術(shù)水平偏低，盡管單位引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對方法

針對在實(shí)際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對方法：

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，具有五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代發(fā)展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。

參考文獻(xiàn)

[1]聶菊榮，魯禮炳，艾勁松.淺談文書檔案管理的信息化建設(shè)[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2007（8）

[2]裴承志，奧多.辦公自動(dòng)化與文書檔案管理[J].中國冶金教育，2002（2）

[3]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].商情：教育經(jīng)濟(jì)研究，2008（6）

[4]湯穎.淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2010（24）

[5]梅姣.文書檔案管理信息化建設(shè)淺談[J].資治文摘，2010（2）