檔案管理系統(tǒng)在圖書館管理中的應(yīng)用設(shè)想

【摘要】2015年3月，李克強(qiáng)總理提出了國家要制定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動規(guī)劃，2015年上半年“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為新聞媒體的十大新聞詞之一。筆者人事圖書館管理工作多年，通過查閱相當(dāng)文獻(xiàn)資料，提出將檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于圖書館管理工作中的設(shè)想，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+圖書館管理模式。

【關(guān)鍵詞】檔案管理系統(tǒng)；互聯(lián)網(wǎng)；圖書館；管理；創(chuàng)新

一、檔案管理系統(tǒng)與圖書館管理工作的相似性

一是檔案管理與圖書館管理基本屬性比較相似。檔案管理是指相關(guān)機(jī)構(gòu)如企業(yè)、政府、學(xué)校等對單位和個(gè)人的資料與文檔的分類和儲存。圖書館管理也具有檔案管理的一些基本屬性，主要目的也是對各種類別的圖書，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行分類和存放。

二是檔案管理與圖書館管理發(fā)展趨勢比較相似。隨著現(xiàn)代社會各類機(jī)構(gòu)的增多和對信息收集要求的提高，目前檔案管理的內(nèi)容不只是歸類紙質(zhì)等實(shí)物資料，還會涉及動態(tài)的數(shù)據(jù)和圖形視頻等電子資料，甚至包括這些資料之間的關(guān)系信息和流程信息一一不只是其本身的屬性和描述。這樣就造成了現(xiàn)代檔案管理的相對復(fù)雜性，而事實(shí)上也對傳統(tǒng)的管理方式提出了更高的要求。

綜合分析檔案管理與圖書館管理的相似率，筆者認(rèn)為，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，檔案管理系統(tǒng)的成功模式，可以在圖書館管理中予以應(yīng)用。

二、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于圖書館管理中可能存在的問題

當(dāng)前，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用已經(jīng)取得了一定的發(fā)展和成果。在對國內(nèi)外檔案管理系統(tǒng)目前使用情況對比調(diào)查分析，我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)、學(xué)校等單位多采用軟件定制的方式，根據(jù)自身檔案管理的特點(diǎn)和要求采用不同的系統(tǒng)軟件。有些是獨(dú)立的系統(tǒng)，有些是與信息管理系統(tǒng)結(jié)合為一體，或者附屬于信息管理系統(tǒng)。這些軟件系統(tǒng)的共性是以檔案管理為目的，以傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體的圖像化處理、儲存為處理方式，把傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體資料電子化管理，這樣可以一定程度上節(jié)約了紙質(zhì)的使用，大大降低了大力、物力成本。

同時(shí)，我們也應(yīng)當(dāng)看到，這樣雖然節(jié)約了資源，但其管理內(nèi)容是二維的，靜態(tài)的，對資料之間的關(guān)系和動態(tài)化沒能徹底解決。這樣會造成在實(shí)際運(yùn)用中，很多動態(tài)的圖像資料不能很快地處理，導(dǎo)致了檔案處理的不能及時(shí)解決，影響了使用的方便性和快捷性。其原因一方面是開發(fā)能力的缺失，譬如一些檔案管理軟件采用的數(shù)據(jù)庫比較簡單，使數(shù)據(jù)之間的關(guān)系不夠密切；另一方面是在動態(tài)化管理檔案的設(shè)計(jì)上沒有理論的創(chuàng)新。對文檔和資料沒有很好的結(jié)構(gòu)化，沒有結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)只能采用文件化管理的方式。

筆者認(rèn)為，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于圖書館管理中可能存在以下幾點(diǎn)不足：作者簡介：張永梅，新疆喀什伽師縣圖書館。

其一，檔案管理的主要處理方式上基于文件系統(tǒng)，這種環(huán)境下用戶對目錄結(jié)構(gòu)的沒有標(biāo)準(zhǔn)化的操作，也沒有遵守國家檔案局設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行限制。這直接導(dǎo)致了檔案編號和取名的不夠統(tǒng)一化，從而造成其可讀性差。

其二，因?yàn)槲募∶碾S意性，用戶無法根據(jù)其名字很好地判斷文件的實(shí)際含義。這種情況下文件的使用者要具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識，對網(wǎng)絡(luò)的架構(gòu)、文件的具體路徑才能進(jìn)行訪問和控制操作。這種要求對普通層面的用戶有很大的考驗(yàn)，實(shí)際上，他們并不需要了解其網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和存儲路徑，他們最需要的是如何對文件進(jìn)行讀取、復(fù)制、刪除、修改等具體操作。

其三，由于數(shù)據(jù)庫比較簡單，檔案管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的操作如查詢和檢索也太過單一?，F(xiàn)在多數(shù)檔案管理系統(tǒng)只能在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上操作，不能智能地選擇構(gòu)化新的數(shù)據(jù)形式。查詢是數(shù)據(jù)管理的最重要的功能，其優(yōu)劣直接決定了檔案管理的性能。

三、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于圖書館管理中的具體建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于圖書館管理工作中，需要特別注意以下幾點(diǎn)：

一是要更加重視安全性。網(wǎng)絡(luò)給人們帶來分享信息的方便的同時(shí)，也給數(shù)據(jù)信息的安全帶來了威脅。隨著電子圖書館的不斷深入，在日常管理中，應(yīng)該對不同用戶所擁有的操作權(quán)限有更明確和細(xì)微的劃分，需要特別加強(qiáng)對用戶信息安全性防護(hù)工作，避免泄露用戶信息。

二是要重視界面的設(shè)計(jì)。重視界面設(shè)計(jì)是所有軟件開發(fā)的趨勢，友好而明朗的界面一方面給用戶方便熟練的運(yùn)用，另一方面能給用戶良好的心情，這對整日面對電腦的用戶來也說是一種休息。

三是要重視系統(tǒng)的方便性、快捷性和人性化。人類對工具的使用無非是為了完成事情的更為節(jié)省力量和提高效率，對計(jì)算機(jī)和軟件的使用亦是如此。因此檔案管理系統(tǒng)在圖書館中的應(yīng)用也要沿著更為方便、快捷和人性化的方向發(fā)展。

四是重視數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出問題。歷史數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入和選擇性提取數(shù)據(jù)的導(dǎo)出在未來圖書館電子管理系統(tǒng)中愈加受到重視，這也體現(xiàn)了軟件對其他數(shù)據(jù)庫或者辦公數(shù)據(jù)軟件的兼容性問題，很多單位都有其原先的電子式文檔，如低版本的數(shù)據(jù)庫，辦公表格等，如能成功導(dǎo)入數(shù)據(jù)則為檔案管理提供了極大的方便。