獨立學院教務精細化管理的探索與實踐

朱彥　鄭紹成

【摘 要】在獨立學院不斷發(fā)展壯大的今天，隨著教務管理工作不斷深入以及分工逐步細化，如何更有效的開展各項教務管理工作，以提供更加精準、細致、周全和高效服務，是快速發(fā)展的獨立學院對教務管理提出的更高要求。本文試將精細化管理理念與模式引入教務管理中，并以行知學院為例，對教務工作主要環(huán)節(jié)進行精細化管理的探索與實踐，以期從整體上提升教務管理水平，為獨立學院培養(yǎng)高質(zhì)量人才提供更好的服務。

【關鍵詞】獨立學院；教務管理；精細化管理

精細化管理作為一種理念和文化，是源于發(fā)達國家的一種企業(yè)管理理念，并逐漸為我國眾多企業(yè)加以運用，將精細化管理理念融入高校教學、教務管理中日漸盛起。這說明高校對教務管理工作的精細化程度越來越重視，也意識到精細化管理對教務管理工作的必要性。

隨著獨立學院不斷發(fā)展壯大的今天，隨著教務管理工作不斷深入以及分工逐步細化，隨著年輕教師的不斷引入以及學生以90后為主的特性，如何更有效的開展各項教務管理工作，以提供更加精準、細致、周全和最優(yōu)服務，是快速發(fā)展的獨立學院對教務管理提出的更高要求。本文以行知學院為例，在分析行知學院教務管理現(xiàn)狀的前提下，將精細化管理的理念融入其中，并探索了相應的策略，以期從整體上提升教務管理水平，為獨立學院培養(yǎng)高質(zhì)量人才提供更好的服務。

一、現(xiàn)狀分析

目前行知學院教務管理部門由一個總院和六個分院組成，人員共27名，一級和二級管理模式已初見雛形。總院設崗10個，六個分院每個分院設崗2-4個，27名教務管理者需要服務的師生數(shù)近8000名，還涉及到200多名外聘教師和母體學校教師的常規(guī)教務管理工作。

首先，教務管理者面對近27：8000的工作比例，可謂事多量大，如果缺乏規(guī)范化、科學化和精細化管理，勢必會使教務管理工作質(zhì)量大打折扣，也會降低管理者的服務水平；其次，雖說行知學院教務一級和二級管理并行的模式已具雛形，但對于崗位的分工尚不夠明晰，各管理者對自己的權責意識也不夠具體化；再次，對于新進教務管理者，缺乏足夠的培訓，也沒有相應的教務管理學習指南，以自我摸索為主，口口相傳的形式邊干邊學，這樣不僅效率低下，出錯率高，而且也給被管理者帶來許多不必要的麻煩，同時，這種情況也經(jīng)常出現(xiàn)在管理者工作的調(diào)整和交接過程中。

在上述大環(huán)境下，本文將精細化管理理念與模式引入行知教務管理工作中，對教務精細化管理，簡而言之就是要將繁雜的管理工作系統(tǒng)化、條理性、規(guī)范化，使各項工作開展有章可循，有理可依，增強管理工作的實效性。這是改變行知學院目前教務管理現(xiàn)狀和提高教務管理效能的需要，是由傳統(tǒng)經(jīng)驗管理向科學化管理的轉(zhuǎn)變。

二、教務精細化管理策略探索

精細化管理是指堅持以人為本的管理理念，以精心的態(tài)度、精致的過程，落實細節(jié)管理，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。

對行知學院教務工作主要環(huán)節(jié)進行精細化管理的探索與實踐，包括進一步理順與細化教務管理工作；制定規(guī)范、科學的操作流程；精細教務管理者培訓以及建立相應的監(jiān)管與考核機制等。具體方案如下：

（一）精確定位教務管理工作，細化教務管理任務

精確定位、細化任務是精細化教務管理的基礎，而精準定位的前提也離不開對各教務任務的細化梳理和精細分工。

1.梳理、定位教務管理工作

面對頭緒眾多的教務管理工作，需要全體人員參與和配合，進行細致梳理，這是讓管理者明確工作職責、細化分工的前提。

2.明確、細化崗位職責

崗位職責的明確和細化包括各教務部門間的、每個教務部門內(nèi)的、以及教務部門與專業(yè)主任間的。教務部門在負責統(tǒng)籌規(guī)劃總的工作計劃后，應該將教務管理目標和任務細化并落實到各個崗位，將管理職責具體化、明確化，將管理職責逐一分解，任務落實到人，并有據(jù)可依，這樣各項工作才能更加有序開展，避免重復勞動，提高工作效率。

（二）規(guī)范、精簡操作流程，使其科學化、人性化

面對各類教務管理工作，要學會把復雜問題簡單化、簡單問題標準化、標準問題重復化、重復問題流程化，流程問題精益化。規(guī)范的操作流程不僅可以對管理者的操作行為起到提醒、約束和監(jiān)督作用，也可以讓師生辦事更加順暢。同時，已建立起來的規(guī)范也需要與時俱進，從本部或其他院校借鑒過來的操作方法也需要順應行知學院師生的需求，因此，精簡和個性化改革也是必不可少的。

2.細化、精簡操作流程

由于教務管理工作事務繁雜，使得多數(shù)管理者在工作中疲于應付，缺少對工作執(zhí)行的流程與程序的思考與科學設計，這在行知學院教務管理工作中也不例外。而一目了然的操作流程和明晰的操作步驟使得每一項工作內(nèi)容都能從流程上看得見、從操作上做得到，這樣不僅可以大大節(jié)約管理者和師生處理事務的時間，而且可以起到提示教務管理者不遺漏工作環(huán)節(jié)，不出現(xiàn)交叉和錯位的作用。因此，有必要進一步細化原有教務管理流程，并將部分必要的操作流程制作成指南供管理者學習，將常規(guī)教務管理事務處理流程圖表設計成粘貼板呈現(xiàn)在教務辦公場所，給師生提供便利。

在規(guī)范細化操作流程的過程中，也應該對程序多、環(huán)節(jié)多而且復雜的流程進行精簡化改革，減少環(huán)節(jié)，提高管理效率。

2.操作流程的人性化需求

作為被管理者的廣大師生，他們既是對象、載體和參與者， 又是主體和實施者。因此，教務管理工作如何開展，流程怎么操作，不能一廂情愿，應該多站在師生立場進行考量。

由于每個專業(yè)都具有其特殊性，任何流程在實施過程中，在與普遍性原則不沖突和前提下，也要考慮不同專業(yè)的實際需求。一方面，可以讓教師和學生參與教務管理的部分常規(guī)工作，這樣有助于管理者更全面的發(fā)現(xiàn)問題，找到符合師生實際需求的問題解決對策，另一方面，可以加強與學工管理的良性互動，借助學工管理與學生零距離接觸的優(yōu)勢來發(fā)揮橋梁作用，增強與學工管理的相互配合、促進和溝通，從學工口徑了解學生對教務管理操作流程中的意見和建議。

（三）精細教務管理者的培訓

考慮到教務管理者的培訓一直處于邊緣化狀態(tài)，為了能更順利的將精細化管理模式融入工作中，對管理者的培訓應予以高度重視。目前行知學院教務管理者27名，年輕教師居多，大部分管理者從事教務管理工作年限不長，經(jīng)驗不足，這種系統(tǒng)化、精細化的培訓顯得更為重要。

1.強調(diào)事前培訓

應定期組織教務管理者學習教學工作計劃，進一步明確責任，落實分工。應重視事前培訓，避免無效勞動、重復勞動，并降低出錯率。在開展某項大型教務工作前，將制定好的原則性的規(guī)章制定、操作流程等文檔分發(fā)給相關人員的同時，還應召開培訓會，學習操作規(guī)則，強調(diào)注意事項，并將以往容易出現(xiàn)的狀況羅列出來供大家借鑒。

2.增加交流學習機會

任何改革都不是關著門的自我改革，教務管理精細化要想取得良好的改革效果，可以邀請精細化管理較為成功的企業(yè)來宣講，對教務管理者進行管理理念、管理方法運用等方面的培訓，也可以到一些將精細化管理運用到教務管理中的兄弟院校走訪學習，例如杭州萬向職業(yè)技術學院、廣州鐵路職業(yè)技術學院、瀘州醫(yī)學院基礎醫(yī)學院等，這些學校也進行過相關內(nèi)容的探索。

（四）嚴把監(jiān)管和考核精細化程度

為了讓教務管理者把精細化工作作為一種習慣，養(yǎng)成一種常態(tài)去對待，對其工作執(zhí)行力度與質(zhì)量也有必要進行監(jiān)管與考核，這樣不僅能調(diào)動管理者參與改革的積極性，也有利于精細化管理模式在工作中的推廣。同樣，監(jiān)管和考核機制的制定也要從精細化角度入手。

在監(jiān)管方面，應形成學院、專業(yè)、師生、各教務部門間與部門內(nèi)部等五個監(jiān)管層面，對教務管理工作進行定時和不定時抽查，就教務精細化管理有關問題進行探討。這樣有利于及時發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)問題，提出改進意見。

在考核方面，由于工資與績效掛鉤將是或者已是一種趨勢，因此可以采取以績效為核心、以精細化管理標準為依據(jù)的考核方式，堅持過程考核與目標考核相結(jié)合、業(yè)績考核與完成工作相結(jié)合，注重鼓勵為主，注重考核結(jié)果的利用。

三、結(jié)語

對獨立學院教務管理工作進行精細化探索與實踐，其主要目的就是在常規(guī)管理基礎之上，提高辦事效率，提升管理品質(zhì)。通過對行知學院教務管理的主要方面進行精細化管理策略的提出，以期探索出符合獨立學院教務管理工作特色的精細化管理模式，理順各級教務管理者的工作職責，改善教務管理工作某些分工尚不明晰的現(xiàn)狀，科學化各項教務管理工作流程，并建立有針對性的監(jiān)管與考核機制，從而為師生提供更精準和人性化的服務，提高整個教務管理水平。

當然，需要注意的是，一方面，精細化管理是一個層次從低級到高級，方式從粗放到精細，成員意識從不自覺到自覺，行為從不習慣到習慣的過程，不可能一蹴而就，另一方面，在教務管理精細化過程中，還有其他眾多環(huán)節(jié)也需精細化管理，這需要教務管理人員的共同努力。

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作者簡介：

朱彥，浙江師范大學行知學院研究方向：教育管理。