醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析和對策

郭淑娟

摘 要：人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中起著不可替代的關鍵作用，為醫(yī)院選拔和使用人才提供真實可靠的信息材料和決策服務。隨著信息化、全球經(jīng)濟一體化的快速發(fā)展和社會主義市場經(jīng)濟體制的健全，傳統(tǒng)人事檔案管理方式的弊端日漸顯現(xiàn)，并束縛著人事檔案管理和應用，甚至影響了醫(yī)院其他方面的工作。文章分析了當前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，提出了應對策略。

關鍵詞：醫(yī)院 人事檔案管理 現(xiàn)狀 對策

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）12-289-02

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人事管理過程中形成的，包括醫(yī)院職工假期管理制度、醫(yī)院人才引進辦法等一系列規(guī)范性制度，其內(nèi)容包括員工個人入編或上崗、職稱晉升或晉級、工資調(diào)整、職務任免、年度考核、獎懲情況等記錄個人成長軌跡的一系列材料。人事檔案及其管理工作是醫(yī)院人才開發(fā)與管理的信息基礎，也是職稱評定及福利待遇評定的依據(jù)。切實加強人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，可以為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的信息，保證人才隊伍的素質(zhì)，最大程度地發(fā)揮人力資源的作用。

一、醫(yī)院人事管理的現(xiàn)狀及存在的問題

我國的絕大多數(shù)醫(yī)院是計劃經(jīng)濟的產(chǎn)物，作為社會公益事業(yè)的一部分，長期以來依靠國家財政的支持，在管理體制和運行機制方面還保留著計劃經(jīng)濟的烙印。近年來，醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式，在國家衛(wèi)生事業(yè)政策和人事管理制度不斷發(fā)展的環(huán)境下顯得有些滯后，這對于醫(yī)院發(fā)展經(jīng)濟和開展工作存在不利的影響。

1.人事檔案管理觀念落后。醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務機構，普遍存在著注重醫(yī)院業(yè)務而輕視醫(yī)院管理的現(xiàn)象，很少把人事檔案信息用于人力資源的管理，在檔案管理上僅限于保管、存放、收集等簡單的分類整理工作，缺少利用檔案構建人才信息庫的意識，更沒有形成積極主動為醫(yī)院發(fā)展提供人事信息建議的觀念{1}{2}{3}。

2.人事檔案利用效率低。一方面，傳統(tǒng)的人事檔案收集范圍和收集內(nèi)容與新時期人事信息的需求不相適應，傳統(tǒng)的人事檔案中大量記載的是一些陳舊、靜態(tài)的經(jīng)歷性材料，已不能真實客觀地反映一個人最新的素質(zhì)能力信息，亟需補充人事制度改革過程中形成的能夠真實反映職工德才表現(xiàn)、具有長期查考價值的材料，如醫(yī)德醫(yī)風考評、競爭聘任、門診、病房工作量、科研創(chuàng)新能力、病人滿意度等資料。另一方面，人事檔案資料分析和預測綜合少，導致檔案利用率低。此外，人事檔案管理信息化程度不高，限制了人事檔案的利用。

3.管理體制不順。我國公立醫(yī)院通常是由政府的幾個部門進行多頭的管理，管理職能分割的現(xiàn)象比較嚴重。醫(yī)院院長基本上無法在人員流動、工資改革、經(jīng)營戰(zhàn)略等方面充分發(fā)揮自主性，所以醫(yī)院的各項改革相對落后，造成了醫(yī)院幾個管理性的職能科室權責不分、人浮于事和機構重疊{4}{5}。

4.人才聘用與流動中存在問題。人才聘用與流動是構建醫(yī)療技能過硬、服務質(zhì)量優(yōu)越的醫(yī)療隊伍的前提，也是提高醫(yī)院競爭力的必然要求。在聘任體系缺乏公正、客觀、公平的背景下，醫(yī)院內(nèi)部很容易形成輕業(yè)績、重資歷的不公現(xiàn)象{6}{7}。很多醫(yī)院在對專業(yè)技能人才進行聘任時，多以員工的年齡、資歷與工作年限等作為衡量標準，而忽略了對應聘人員工作能力、技能水平和工作表現(xiàn)等方面的考核。同時，在事業(yè)單位管理制度下，員工和醫(yī)院的關系相對固定，很難有人才正常流動，具有較大的僵化特征。無法促使優(yōu)秀人才進入。此外，由于社會外部環(huán)境不配套，在醫(yī)院內(nèi)部流動的管理上也缺乏完善的促使優(yōu)秀人才脫穎而出的良好機制，醫(yī)院內(nèi)部往往缺乏挑戰(zhàn)和競爭。

5.缺乏先進的考核方法。任何一項勞動人事管理活動都離不開人事考核，對人員的評價、考核是檢驗人事管理活動的手段，又是人事決策和改進人事管理的依據(jù)。目前大多數(shù)醫(yī)院只有年度考核，沒有把平時的工作表現(xiàn)、工作成績以每月每季度作為周期的考核，并且考核時大多數(shù)情況是發(fā)一張考核表，由職工自己填寫自我評價，科室考核小組評分，然后由人事部門存檔，既沒有量化指標全面客觀的評估，也沒有考核后針對性地面談、反饋和培訓，更是很少將考核結(jié)果和職務升遷、人員流動或工資獎金等聯(lián)系起來，使考核工作常流于形式{8}。

6.缺乏完善的人才培養(yǎng)機制。醫(yī)院普遍存在著缺乏專業(yè)人才培養(yǎng)機制的問題。首先，醫(yī)院缺乏對管理人員的培養(yǎng)。管理人員是醫(yī)院內(nèi)部開展管理工作的有效引導人與組織者、決策者，對醫(yī)院管理水平有重要決定作用。然而，現(xiàn)如今很多醫(yī)院管理人員均非管理專業(yè)出身，經(jīng)常是由醫(yī)療崗位提升而來，這對醫(yī)院管理水平有嚴重影響。同時，很多醫(yī)院只對學科帶頭人及科室負責人培訓與教育給予重視，而對普通員工缺乏培訓，致使醫(yī)院員工素質(zhì)整體上難以得到有效提升{9}。

二、解決對策

人事檔案作為醫(yī)院考察和了解人才的重要手段，是醫(yī)院能否實現(xiàn)科學用人的重要依據(jù)。因此，通過分析醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)有問題，提出相應的改革措施，使醫(yī)院規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化的人事檔案管理得以實現(xiàn)，這對醫(yī)院的發(fā)展和人力資源的開發(fā)具有十分重要的作用{10}{11}{12}。

1.更新管理觀念，強化檔案利用意識、服務意識。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到工作的重要性，端正工作態(tài)度，不斷提高自己的業(yè)務水平，以飽滿的熱情創(chuàng)新檔案管理工作。首先，在人事檔案管理工作中必須樹立改革創(chuàng)新觀念，以改革的精神、發(fā)展的眼光審視人事檔案管理工作中存在的問題和缺陷，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感{13}。通過完善管理體制、改進管理服務方式和豐富服務內(nèi)容，適應醫(yī)院培養(yǎng)新型高素質(zhì)人才的需要，同時要重視學習與檔案相關的法律法規(guī)，加強檔案管理意識{14}。其次，要重視對人事檔案管理人員的教育，提高他們的專業(yè)化水平和素質(zhì)，提高自覺防止和抵制各種違法行為的能力，從而維護檔案的完整性和真實性。最后，從專業(yè)的角度做好保管和利用現(xiàn)有檔案的工作，不斷提高服務水平的專業(yè)性{15}。

2.健全并完善人事檔案的管理制度。目前，應結(jié)合醫(yī)院人事工作的實際和社會現(xiàn)實的需要，進一步完善各項檔案管理制度，特別是要建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集機制、工作聯(lián)系制度和情況通報制度、人事檔案整理工作細則、人事檔案計算機輔助管理制度等，使工作有序、有據(jù)可依{16}。針對“棄檔”以及人事檔案管理同聘請制度嚴重矛盾這一現(xiàn)象，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效是處理這一問題的辦法之一。

醫(yī)院亟需建立真正意義上的醫(yī)院綜合檔案室，配備專職的綜合檔案管理人員，明確并強化其職能，根據(jù)檔案工作的統(tǒng)一領導、分級管理原則，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案收納到綜合檔案室，再由專職檔案管理人員進行統(tǒng)一分類、歸檔、管理。針對醫(yī)院和各部門形成的檔案內(nèi)容、特點、行業(yè)要求，制定集中管理、分行業(yè)歸檔、積極提供利用的管理制度，及時修訂原有檔案管理辦法，突出各行業(yè)特點，提高檔案利用價值，建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。

3.建立新型的用人機制和合理的薪酬體系。我國公立醫(yī)院目前實行的是事業(yè)單位職務等級工資制度，在薪酬管理方面沒有充分體現(xiàn)“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”的原則，為此，醫(yī)院必須要對現(xiàn)有分配制度進行改革，建立公平合理的薪酬體系和靈活的崗位工資制，強化人事檔案管理人員的績效考核和激勵機制，以嚴格的績效考核為中心，持續(xù)改進質(zhì)量，加強定期抽查的密度與力度，對取得良好效果的創(chuàng)新管理工作給予嘉獎，而對存在嚴重紕漏和錯誤的現(xiàn)象，則給予行政或物質(zhì)上的處罰；在激勵機制上，實行具有競爭優(yōu)勢的薪金制度，給予物質(zhì)上的優(yōu)厚待遇，并注重人事檔案管理工作精神激勵，使人事檔案工作的重視度和良好的晉升機制得到保證。同時，加大對管理骨干和技術骨干的分配力度，更好地發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性，進而增強醫(yī)院的整體活力，提升醫(yī)院的整體品質(zhì)競爭力和經(jīng)濟效益。

4.建立完善崗位責任制和考核制度。醫(yī)院要根據(jù)人事制度改革的要求，建立和完善崗位責任制及考核制度。一是要建立停聘、換聘、辭聘、解聘制度，定期對聘任人員進行全面考核，并將考核結(jié)果作為續(xù)聘、晉級、分配、獎懲和解聘的主要依據(jù)。同時，職工也可以按照聘任條件提出辭聘，從而使人員進出的通道暢通，提高人事管理的靈活性。二是將管理、技術、責任等因素納入分配制度中，積極實行按勞分配和按崗定酬，逐漸拉開崗位分配檔次；同時突出人才價值，兼顧崗位人員的利益與權責，進而更好地增強員工的緊迫感、責任感和危機意識，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造熱情。

5.提高檔案管理人員的素質(zhì)。培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才：（1）檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。（2）倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和企業(yè)文化建設，充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為醫(yī)院發(fā)展目標做出最大的貢獻。（3）引入競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。（4）醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

6.加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段，創(chuàng)新人事服務的形式。人事檔案信息開發(fā)是促進人力資源合理配置的重要手段，對此，醫(yī)院應該增加資金投入，提高檔案管理硬件設備，引進現(xiàn)代化技術和設備，真正實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。醫(yī)院要根據(jù)需要增加檔案庫房面積，購買恒溫、除濕設備，設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。同時，建立人事檔案的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用{17}。創(chuàng)新的人事服務例如人事代理，區(qū)別于過去的人事檔案管理的“有需要，才進行”相對滯后的、暫時的管理，提供長時間段，有具體形式的管理方式，是這種管理方式社會主義市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分，有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化{18}。

醫(yī)院人事檔案材料真實地反映了各級人員職務、學歷和專業(yè)等情況，為促進人才合理配置使用，加強人才隊伍建設，服務醫(yī)院發(fā)展大局起著重要的作用。重視和加強醫(yī)院人事檔案管理工作，全面推進人事檔案工作科學化、規(guī)范化、制度化，可以有效提高人事檔案的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用，為醫(yī)院領導班子準確提供各類人才信息和用人依據(jù)，更有助于醫(yī)院建立起以擇優(yōu)、競爭為導向的人才選拔機制，高效的利用資源，真正實現(xiàn)人盡其才、才盡其用。有效改進人事檔案的管理和利用，對于提升醫(yī)院人力資源的合理配置，制訂實際可行的技術人才發(fā)展規(guī)劃，更好地為醫(yī)院培養(yǎng)、選拔和使用人才提供重要參考依據(jù)，進而充分發(fā)揮檔案的作用，使人事檔案工作逐步進入一個嶄新的管理模式，有效提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟效益、社會效益和醫(yī)院競爭力{19}{20}{21}。

綜上所述，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度不斷加快的今天，醫(yī)院人事檔案工作的重要性日益凸顯。新時期醫(yī)院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，運用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術，加快人事檔案管理工作信息化建設，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，提高檔案的利用價值，使其最大化地發(fā)揮效力，進而有效推動醫(yī)院人力資源管理和促進醫(yī)院的長足發(fā)展。

注釋：

{1}吳小蕓.淺析醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中醫(yī)藥管理雜志，2012，20（6）：558-559

{2}唐微微，李秀艷.醫(yī)院專業(yè)技術人員業(yè)務檔案管理初探[J]，中國醫(yī)院管理，2001，2（4）：50

{3}吳勇.淺析醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中醫(yī)藥管理雜志，2011，19（5）：449-450

{4}劉丹萍，曹蒲為，嚴宏蓮等.淺析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀[J].中外健康文摘，2009，6（26）：256-257

{5}王秋蓉，王萍.淺析醫(yī)院人事管理的問題與對策[J].福建醫(yī)藥雜志，2006，28（1）：135-136

{6}殷維清，劉海宏，張凌霞等.淺析新時期中醫(yī)醫(yī)院人事管理的問題與對策[J].安徽醫(yī)學，2011，32（3）：376-377

{7}魏文娟.醫(yī)院人事管理向人力資源管理的轉(zhuǎn)變[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理，2006，4（1）：41-43

{8}孫敏.醫(yī)院人事管理問題及對策分析[J].辦公室業(yè)務，2013，（21）：160，162

{9}徐淳.新時期醫(yī)院人事檔案管理工作重點的探討[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2007，7（6）

{10}張云霞.醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].中外醫(yī)療，2008，27（16）：92-92

{11}張衛(wèi)，宋慧哂.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀淺析及對策[J].中外醫(yī)學研究，2011，09（20）：150-151

{12}鞏建紅.對人事檔案管理工作的設想[J].蘭臺世界，2008，1

{13}毛曉海.關于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].華章，2013，（27）：312-313

{14}徐淳，徐曉鳳.關于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].中國科技信息，2011，（3）：139-141

{15}陳英.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中國中醫(yī)藥咨訊，2012，04（5）：466-467

{16}董惠苓.醫(yī)院人事管理轉(zhuǎn)向人力資源管理探析[J].改革與開放，2013，（6）：55

{17}馬俊英.淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].邯鄲職業(yè)技術學院報，2012，25（3）：94-96

{18}胡煌鶴，吳珊.淺談新形勢下的醫(yī)院人事管理[J].管理學家，2013（23）：480-480

{19}螘敏.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析與設想[J].西部醫(yī)學，2007，19（3）：499-500

{20}張衛(wèi)，宋慧哂.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀淺析及對策[J].中外醫(yī)學研究，2011，09（20）：150-151

{21}李曉麗，李志新，謝少云等.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析[J].東方企業(yè)文化，2014，（1）：162-162

（作者單位：山西省兒童醫(yī)院人事科 山西太原 030000）（責編：李雪）