新形勢(shì)下如何提高醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化管理水平

摘 要：在當(dāng)前的信息時(shí)代下要充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理工作的重要性，采取科學(xué)有效的管理手段，提高醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理水平。文章結(jié)合自己對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際感受，提出了一些看法和建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 文書(shū)檔案 電子化管理

中圖分類號(hào)：G275

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）-12-281-02

隨著社會(huì)科技網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，電子信息化不斷普及，電子文件已成為醫(yī)院信息資源必不可少的組成部分，檔案電子化管理是醫(yī)院信息化建設(shè)的一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀已不能滿足人們對(duì)檔案使用的要求，管理水平與檔案使用需求之間矛盾日益突顯，文書(shū)檔案管理水平亟待進(jìn)一步提高。

一、醫(yī)院電子文件歸檔管理的現(xiàn)狀及重要性

（一）目前大多數(shù)醫(yī)院電子文件歸檔管理工作的現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)層面不夠重視。大部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，文書(shū)檔案工作基本停留在紙質(zhì)文檔保管狀態(tài)，對(duì)于電子檔案的管理任其自然，僅滿足于能應(yīng)付查檔，而沒(méi)有認(rèn)識(shí)到醫(yī)院文書(shū)檔案在醫(yī)院的管理、運(yùn)作中貫穿始終的重要作用。意識(shí)不到紙質(zhì)文檔保存管理已不適應(yīng)新形勢(shì)下的管理需求，在資金投入、人員配備上同樣體現(xiàn)出重視不夠。

2.當(dāng)前文書(shū)檔案的管理。當(dāng)前文書(shū)檔案管理大多還只是停留在紙質(zhì)的檔案管理，將材料整理后裝訂成冊(cè)歸檔，如需調(diào)閱檔案資料，首先要翻閱卷宗目錄，還要逐柜逐本查找，極為繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。需要復(fù)印時(shí)還得將裝訂線拆掉，印完再裝訂回去。這樣重復(fù)的折騰不僅對(duì)原始資料造成損傷，影響檔案資料的美觀、整潔及完整，而且極易變?yōu)楣卤尽?/p>

3.文書(shū)檔案管理水平與手段跟不上新形勢(shì)的發(fā)展與要求。比較突出的問(wèn)題是管理工作人員素質(zhì)參差不齊，除年齡老化外，還有技能老化問(wèn)題，有的甚至不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，即便是勉強(qiáng)會(huì)用也只是簡(jiǎn)單地操作，因素質(zhì)所限而力不從心，對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、提取、分析、加工、排列、索引等深層次的管理無(wú)法勝任，嚴(yán)重影響了檔案電子信息化的建設(shè)、使用質(zhì)量和管理水平，使工作效率嚴(yán)重滯后。

（二）充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理的重要性

醫(yī)院文書(shū)檔案包括黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類的檔案，包含大量信息，這些檔案可以為追溯、查找和解決醫(yī)院日常行政管理活動(dòng)中遇到的問(wèn)題提供依據(jù)或線索，這些檔案的信息量龐大，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，僅靠傳統(tǒng)人工處理，幾乎無(wú)法完成，只有使用檔案電子化管理，才可以快速地從中找出各種有用信息，制定可選對(duì)策和應(yīng)急預(yù)案，妥善解決已出現(xiàn)的問(wèn)題并杜絕類似問(wèn)題再次發(fā)生?？梢?jiàn)，文書(shū)檔案的電子化管理對(duì)醫(yī)院的運(yùn)作、發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理要狠抓兩個(gè)關(guān)鍵

（一）提高認(rèn)識(shí)

檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)要加強(qiáng)，要與時(shí)俱進(jìn)，隨著社會(huì)科學(xué)進(jìn)步而不斷變化發(fā)展。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理利用，提高管理水平，從領(lǐng)導(dǎo)到具體管理人員，都要樹(shù)立明確的目標(biāo)，從思想到行動(dòng)，從硬件到軟件，從制度到技能都必須為實(shí)現(xiàn)科學(xué)的文書(shū)檔案電子化管理服務(wù)，以適應(yīng)文書(shū)檔案管理工作的新常態(tài)。

（二）實(shí)行現(xiàn)代化管理

醫(yī)院文書(shū)檔案的重要性僅從認(rèn)識(shí)上提高還不夠，如何提高文書(shū)檔案的管理水平，妥善保管、有效地利用檔案，為當(dāng)前的工作提供幫助，才是醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重要內(nèi)容和目的。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及和使用已是必然趨勢(shì)，日常辦公逐步向無(wú)紙化方向發(fā)展，不僅可以節(jié)省文件用紙、文件分發(fā)等過(guò)程的物質(zhì)消耗，降低碳排放，保護(hù)生態(tài)環(huán)境，而且通過(guò)建立信息共享的統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，把文書(shū)檔案的各種資料逐步電子化，按統(tǒng)一格式錄入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案電子化管理，從而實(shí)現(xiàn)智能化管理。

三、開(kāi)展和做好醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理的幾點(diǎn)建議

（一）建立文書(shū)電子檔案管理制度

建立合理的電子檔案管理制度，必須體現(xiàn)合理化、科學(xué)化。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須根據(jù)醫(yī)院工作實(shí)際情況，結(jié)合工作實(shí)際要求，制訂出的電子檔案管理制度既簡(jiǎn)明扼要又實(shí)用，同時(shí)具有可操作性，便于更好地發(fā)揮醫(yī)院文書(shū)電子文件檔案的作用及規(guī)范。堅(jiān)持執(zhí)行制度的規(guī)范性、嚴(yán)肅性、保密性，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（二）加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，推動(dòng)信息化管理

電子文件的形成、處理，都是在電子計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)支持下完成的，因此除了配備電子文件管理所需設(shè)備外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用都要由電子文件管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施完成。因此應(yīng)加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)檔案管理人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)，除檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和電子信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，還要重視外語(yǔ)水平的提高，這樣才能使管理水平始終跟上形勢(shì)的發(fā)展和需要。

（三）統(tǒng)一電子文件歸檔格式

沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的制約，任何工作都會(huì)帶有隨意性。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)成檔案信息資源有文本文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、圖形、圖像文件和視頻文件等。這些種類的文件又有多種不同的格式，僅文本型文件就有諸如DOC、TXT、PDF等格式。多種格式的存在對(duì)各個(gè)立檔單位電子文件的歸檔工作造成了很多的困擾，也使檔案室對(duì)所接收電子文件因格式不同而造成混亂，如內(nèi)容重復(fù)、缺失或不一致等問(wèn)題。因此，應(yīng)統(tǒng)一電子文件歸檔格式。電子文件的數(shù)據(jù)類型、種類、編號(hào)、著錄，電子文件光盤(pán)的信息組織、刻錄、標(biāo)識(shí)等都應(yīng)盡力保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實(shí)、有效，便于長(zhǎng)久利用。

（四）建立醫(yī)院文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)

將醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理，對(duì)原有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，現(xiàn)有的電子檔案規(guī)范化，建立一個(gè)高效實(shí)用的電子檔案庫(kù)。首先，要實(shí)行檔案綜合管理，設(shè)置專門(mén)的檔案儲(chǔ)存室，依照檔案管理相關(guān)規(guī)定的文件分類組卷辦法將各類檔案統(tǒng)一保管；其次，要在檔案室配備除濕機(jī)和空調(diào)及驅(qū)蟲(chóng)藥、消防裝備，保證檔案不出現(xiàn)損壞；最后，要開(kāi)發(fā)行政檔案管理信息系統(tǒng)，把所有紙質(zhì)資料，全部掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫(kù)。自定義電子檔案庫(kù)，對(duì)各檔案建立文件夾，文件夾對(duì)應(yīng)卷庫(kù)和案卷的名稱、屬性、檔案編號(hào)等分門(mén)歸類，還可以添加備注說(shuō)明信息，以及檔案調(diào)閱情況管理。努力做好電子文件檔案科學(xué)的管理，積極探索新形勢(shì)下的管理模式，使電子檔案管理工作更加科學(xué)化、實(shí)用化，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的跨越發(fā)展。

（五）文書(shū)電子檔案資料的及時(shí)收集入庫(kù)

規(guī)范醫(yī)院電子文件檔案資料的管理工作好與壞，在一定程度上取決于檔案工作人員的責(zé)任與素質(zhì)。作為醫(yī)院檔案工作人員，不僅要注重自身專業(yè)水平的素質(zhì)提高，而且更加要通過(guò)參加專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、自學(xué)等渠道，提高電子文件檔案管理工作水平，使檔案工作有更加科學(xué)的管理方法。進(jìn)一步豐富醫(yī)院電子文件檔案的內(nèi)涵，多方收集電子文件檔案資料，主動(dòng)加強(qiáng)與各職能科室互動(dòng)，不煩不燥，及時(shí)收集資料，而不是等別人交檔案，使其記錄內(nèi)容動(dòng)態(tài)、客觀、準(zhǔn)確、全面。這樣才能提高電子文件檔案的質(zhì)量，提高收集電子文件檔案工作效率。作為檔案管理者，還要不斷探索新的管理理念與模式，促使電子檔案能在日常工作中，更好發(fā)揮其有效作用。

（六）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

通過(guò)驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問(wèn)、閱讀權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。備份技術(shù)也是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的安全策略和技術(shù)手段。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以及時(shí)恢復(fù)。

（七）電子文件檔案的開(kāi)發(fā)與利用

新形勢(shì)下檔案部門(mén)職能應(yīng)從純粹保管檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案綜合信息服務(wù)，利用檔案信息化手段，為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源。因此，對(duì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理，做好對(duì)檔案的科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用檔案信息資源服務(wù)于大眾，從而達(dá)到檔案信息資源的共享和有效利用。拓展檔案信息的深層次加工，做好信息檢索、匯總分析和專題跟蹤等編研工作，對(duì)檔案信息資源按專題和類別進(jìn)行二次甚至三次加工、提煉和深層開(kāi)發(fā)，拓寬提供信息資源服務(wù)的渠道，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)之間的資源共享和綜合利用。同時(shí)使與患者密切相關(guān)的信息通過(guò)醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)渠道向大眾公開(kāi)，做到公正、透明，成為人民滿意的醫(yī)院。

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（作者單位：福建省漳州市醫(yī)院 福建漳州 363000）

[作者簡(jiǎn)介：孫秀貞（1976—），女，福建省漳州市人，大學(xué)本科畢業(yè)，現(xiàn)任福建省漳州市醫(yī)院辦公室助理館員，從事檔案管理工作。]

（責(zé)編：若佳）