電子發(fā)票在實際應用中的幾點思考

孔皖容

摘 要：電子發(fā)票較紙質(zhì)發(fā)票具有更多方面的優(yōu)勢，也更能適應時代的發(fā)展，推廣和應用電子發(fā)票勢在必行，但在推行的過程中仍存在一些難點，報銷難就是其中之一，文章從實際應用中遇到的某些問題提出幾點思考以供借鑒。

關鍵詞：電子發(fā)票 報銷 會計電子檔案

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）12-148-01

自2012年5月發(fā)改委發(fā)布《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的的通知》，獲批開展電子發(fā)票的試點城市只有5個，試點工作以電子商務領域試行電子發(fā)票為主，主要應用于電商企業(yè)向不需記賬報銷的個人消費者開具，到2015年7月國家稅務總局發(fā)布了《關于開展增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版電子發(fā)票試運行工作有關問題的通知》，增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版電子發(fā)票在北京、上海、浙江和深圳四省市試行，試行成功后，將盡快全面推行增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版電子發(fā)票。電子發(fā)票從原有的全國各地自行開發(fā)，不同省、市的電子發(fā)票不互聯(lián)、互通，到國家稅務總局統(tǒng)一了技術規(guī)范和發(fā)票的票準規(guī)范，電子發(fā)票開出后數(shù)據(jù)實時傳入國家稅務總局的信息系統(tǒng)，在全國范圍內(nèi)共享互通。這一切都預示著電子發(fā)票離我們越來越近。

一、電子發(fā)票有著多方面優(yōu)勢

一是有利于企業(yè)節(jié)約經(jīng)營成本。電子發(fā)票不需紙質(zhì)載體，沒有印制、打印、存儲和郵寄等成本，相應地也節(jié)約了大量的時間和人力。二是方便、快捷，有利于受票方保存使用發(fā)票。電子發(fā)票申請、核準、發(fā)票配號、發(fā)票開具、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)全程線上操作，既減少了納稅人因發(fā)票事務往來于稅務局，也避免了紙質(zhì)發(fā)票在傳遞或保管過程中丟失的情況，同時受票人可以利用手機等設備隨時查詢利用電子發(fā)票。三是電子發(fā)票的使用可以杜絕利用紙質(zhì)發(fā)票造假的問題，真實性高。四是發(fā)票電子化便于集中進行數(shù)據(jù)處理，有利于提高企業(yè)財務處理的效率，有利于提高稅務部門征管效率，降低管理成本。

二、電子發(fā)票實際應用中的幾點思考

1.在財務報銷過程中電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等的法律效力，但鑒于電子發(fā)票有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，在原始憑證審核時需要采取不同的審核方法：（1）真實性審核。對于紙質(zhì)發(fā)票報銷時通常通過印制發(fā)票的基本特征就可判斷其真實性，一般僅對存在疑點的發(fā)票登陸有關網(wǎng)站查驗其真實性，但電子發(fā)票目前必須將其打印后報銷，為避免從電子信息轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)時內(nèi)容受到篡改，需要每張驗證其真實性，在目前電子發(fā)票尚未普及的情況下，是否可以設置專人處理電子發(fā)票報銷單據(jù)。該審核人員可通過手機上安裝的識別軟件，掃描打印發(fā)票上的二維碼核對發(fā)票信息，確認發(fā)票的真實性。（2）是否存在重復報銷。紙質(zhì)發(fā)票因為具有唯一性，通常不存在重復報銷的情況。但電子發(fā)票目前在電子檔案未建立的情況下，只能打印后作為報銷依據(jù)，這就有可能存在重復報銷的情況。為避免該情況發(fā)生，是否可以通過兩方面控制：一方面在報銷單據(jù)上注明關于電子發(fā)票不存在重復報銷的承諾事項，由報銷人承諾簽字；另一方面在會計核算軟件尚不具備自動核對發(fā)票號的情況下，在摘要欄注明電子發(fā)票號，定期核對，避免重復報銷的情況。

2.隨著電子發(fā)票的廣泛應用，也通過這個契機，加大會計電子檔案的建設。（1）將財務報賬預約平臺、財務系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)對接，完善各環(huán)節(jié)電子資料，形成完整的會計電子檔案。在預約報銷平臺上，要求報銷人將電子發(fā)票號填寫在指定欄內(nèi)，同時將發(fā)票及其他附件的電子資料上傳至平臺指定位置，按要求填寫預約報銷單；會計審核人員通過掃描或錄入報銷預約單號，根據(jù)預約報銷單自動預生成會計憑證，審核報銷人上傳的電子資料，根據(jù)電子資料修改預生成的會計憑證，同時財務系統(tǒng)根據(jù)報銷人填寫的發(fā)票號自動核對是否存在重復報銷的情況，審核無誤后保存憑證，將憑證流轉(zhuǎn)到復核環(huán)節(jié)；復核人員復核報銷憑證及其電子票據(jù)及附件資料，復核無誤后通過電子銀行完成報銷支付，在支付成功的同時，自動形成電子支付單號，實現(xiàn)銀行電子回單與財務系統(tǒng)的鏈接；如報銷單在審核或復核的過程中發(fā)現(xiàn)不符合報銷規(guī)定無法報銷的，則可直接通過財務系統(tǒng)發(fā)送退單信息到報銷人預留的郵箱或手機上，通知報銷人。（2）將開票系統(tǒng)、財務系統(tǒng)對接，可通過電子發(fā)票直接生成收入憑證，同時將該電子發(fā)票作為憑證附件保存于財務系統(tǒng)中。

參考文獻：

[1] 貝蕾.電子發(fā)票的利弊及帶來的管理革新.當代經(jīng)濟，2015（27）

（作者單位：蘇州大學 江蘇蘇州 215000）（責編：賈偉）