淺論高?？蒲薪?jīng)費(fèi)信息化管理

呂曉芹

摘 要：隨著國(guó)家科教興國(guó)戰(zhàn)略的逐步實(shí)施，高校成為科技力量的主力軍，承擔(dān)了越來越多的科研任務(wù)。提高高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理水平，變得益發(fā)重要。新的高校財(cái)務(wù)制度要求，財(cái)務(wù)管理應(yīng)精細(xì)化、信息化和科學(xué)化。傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理模式已不能適應(yīng)科研經(jīng)費(fèi)管理的需要。文章初步探討科研經(jīng)費(fèi)管理信息化的必要性和可行性以及具體的設(shè)想和內(nèi)容構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：高校科研經(jīng)費(fèi) 信息化 管理

中圖分類號(hào)：F234；G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）12-107-02

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要及高?？蒲兴降呐畈l(fā)展，高校承擔(dān)的科研經(jīng)費(fèi)呈逐年增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，科研收入成為高校的重要資金來源。科研經(jīng)費(fèi)來源渠道不斷拓寬，除國(guó)家、地方政府撥入的縱向科研經(jīng)費(fèi)外，還包括企事業(yè)單位的橫向科研經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)來源廣、數(shù)額大，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)科研經(jīng)費(fèi)發(fā)展的需要，迫切需要搭建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的信息化管理。

一、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀

隨著國(guó)家對(duì)科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)管力度的不斷加強(qiáng)，各高校越來越重視科研經(jīng)費(fèi)的管理。很多高校成立了專門的科研管理機(jī)構(gòu)，出臺(tái)了各種科研管理制度，從項(xiàng)目的申報(bào)、經(jīng)費(fèi)的使用和監(jiān)管實(shí)行全過程管理。但在信息化建設(shè)方面，重視程度不夠，處于初級(jí)階段。沒有充分利用互聯(lián)網(wǎng)，借助現(xiàn)代信息化的平臺(tái)，充分共享資源，整合科研管理業(yè)務(wù)。

（一）科研管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)相互封閉，形成信息孤島

高?？蒲薪?jīng)費(fèi)采用科研部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門分級(jí)管理的機(jī)制?？蒲泄芾聿块T負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理，協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申報(bào)項(xiàng)目、填報(bào)預(yù)算、簽訂合同和辦理結(jié)題。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的管理和核算，包括項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)的使用、經(jīng)費(fèi)的匯總、經(jīng)費(fèi)的報(bào)表、經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管。

科研管理部門使用的是項(xiàng)目合同管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門使用的是經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)均屬封閉系統(tǒng)，系統(tǒng)之間沒有對(duì)接，數(shù)據(jù)不能交互利用，資源沒有進(jìn)行充分共享，形成信息孤島。負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理的科研部門不了解經(jīng)費(fèi)的使用情況，負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)管理的財(cái)務(wù)部門不了解項(xiàng)目的研究狀態(tài)。

科研部門注重的是項(xiàng)目合同管理，主要以國(guó)家批復(fù)的課題編號(hào)和簽訂的合同號(hào)為基礎(chǔ)進(jìn)行管理的，而財(cái)務(wù)部門注重的是經(jīng)費(fèi)管理，按項(xiàng)目的財(cái)務(wù)編號(hào)來管理，財(cái)務(wù)編號(hào)與項(xiàng)目編號(hào)沒有一一對(duì)應(yīng)，項(xiàng)目信息不對(duì)稱。

（二）資源共享不夠，科研管理流程落后，工作重復(fù)，效率低下，信息不準(zhǔn)確

科研部門、財(cái)務(wù)部門之間沒有搭建一個(gè)信息共享平臺(tái)，信息傳遞不暢。受其影響，科研管理流程落后，工作重復(fù)，效率低下。如某些高校在科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，科研人員不僅要在科研管理系統(tǒng)中提交項(xiàng)目信息，獲得科研部門審核，還要到財(cái)務(wù)部門現(xiàn)場(chǎng)辦理經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)。財(cái)務(wù)部門經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)時(shí)，按科研部門審核單逐筆入賬，并逐筆沖銷科研到賬款。這種模式下的管理流程非常落后。一是工作重復(fù)，浪費(fèi)人力和時(shí)間，二是系統(tǒng)之間的信息會(huì)有偏差，不利于同步管理。

（三）科研人員與財(cái)務(wù)部門信息溝通渠道不暢，不能即時(shí)了解經(jīng)費(fèi)的使用情況

科研人員是科研經(jīng)費(fèi)的主要責(zé)任人，對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用負(fù)直接責(zé)任?，F(xiàn)有的管理模式，沒有提供供科研人員自主獲取經(jīng)費(fèi)使用情況的平臺(tái)。科研人員不能即時(shí)了解經(jīng)費(fèi)的當(dāng)前余額，已使用經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行情況；不能隨時(shí)知道經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況，不知道哪些預(yù)算已執(zhí)行完畢，哪些預(yù)算還有結(jié)余。

（四）科研人員與財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)費(fèi)管理的理解，角度不同，溝通困難，難于達(dá)成共識(shí)

每一項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)管理都有其特殊性，同一筆科研經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，科研人員與財(cái)務(wù)人員理解有偏差。財(cái)務(wù)人員核算時(shí)，會(huì)考慮每一項(xiàng)科研任務(wù)的特殊性，根據(jù)財(cái)務(wù)制度要求，合理進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的核算和歸類，這就需要科研人員向財(cái)務(wù)人員提供項(xiàng)目預(yù)算資料和信息。目前很多高校還沒有將項(xiàng)目的資料和信息納入到財(cái)務(wù)信息平臺(tái)，科研人員只向財(cái)務(wù)人員提供紙質(zhì)資料，不便于財(cái)務(wù)人員操作，也不利于科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理。

二、科研經(jīng)費(fèi)信息化管理的必要性和可行性

高?？蒲行畔⒒芾硎歉咝？蒲泄ぷ靼l(fā)展的重要保障，也是高校財(cái)務(wù)管理的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)科研管理信息化建設(shè)，能適應(yīng)財(cái)務(wù)管理的精細(xì)化和科學(xué)化要求，提高科研經(jīng)費(fèi)管理水平和管理效率，把財(cái)務(wù)人員從繁重的人工賬務(wù)中解脫出來；加強(qiáng)科研信息化建設(shè)，能提高對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理和控制能力，有效規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的使用，使得經(jīng)費(fèi)的使用與預(yù)算一致；加強(qiáng)科研管理信息化，能促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理信息的公開化，科研人員通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能實(shí)時(shí)了解科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況，當(dāng)前余額和每一筆支出的預(yù)算控制余額。

近年來，現(xiàn)代化信息技術(shù)和管理技術(shù)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，各高校領(lǐng)導(dǎo)非常重視校園數(shù)字化建設(shè)，校園信息建設(shè)為財(cái)務(wù)管理信息化提供了良好的平臺(tái)。校園信息建設(shè)將學(xué)校的教學(xué)、科研、后勤、人事、學(xué)工等資源整合起來，部門之間的信息溝通變得順暢了，為財(cái)務(wù)部門與其他部門數(shù)據(jù)交換提供了便利。

三、科研經(jīng)費(fèi)管理信息化的設(shè)想和構(gòu)建

科研經(jīng)費(fèi)管理信息化的構(gòu)建，首先應(yīng)梳理科研經(jīng)費(fèi)管理和控制流程，利用信息一體化平臺(tái)，使科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接起來，實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作管理，實(shí)現(xiàn)各部門之間的數(shù)據(jù)交換。財(cái)務(wù)部門對(duì)科研人員開放信息平臺(tái)，方便科研人員網(wǎng)上自助報(bào)銷，隨時(shí)查詢項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)余額、項(xiàng)目額度結(jié)余和打印結(jié)題報(bào)告。

（一）實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)信息化

1.經(jīng)費(fèi)到賬數(shù)據(jù)對(duì)接給科研管理部門。財(cái)務(wù)部門從銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)中下載科研經(jīng)費(fèi)到賬清單，傳輸給科研管理系統(tǒng)，實(shí)行系統(tǒng)對(duì)接，數(shù)據(jù)共享。

2.科研管理系統(tǒng)中的立項(xiàng)登記?？蒲许?xiàng)目負(fù)責(zé)人登錄科研管理系統(tǒng)，填寫立項(xiàng)信息，包括項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)分解明細(xì)等信息，提交科研管理部門審核?？蒲泄芾聿块T審核后，定期數(shù)據(jù)返回給財(cái)務(wù)部門。

3.財(cái)務(wù)部經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)處理。財(cái)務(wù)部門接收反饋的數(shù)據(jù)，按類自動(dòng)編制財(cái)務(wù)編號(hào)，導(dǎo)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中批量處理，自動(dòng)生成憑證，完成科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)。

上述立項(xiàng)流程，科研管理單位和課題負(fù)責(zé)人，按承擔(dān)的責(zé)任，分工共同完成立項(xiàng)工作。體現(xiàn)了管理的科學(xué)性，分清了責(zé)任。所有的立項(xiàng)工作都在網(wǎng)上完成，節(jié)省了課題負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)辦事的麻煩。兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，保證了科研信息的同步，提高了立項(xiàng)的準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)批量處理，提高了工作的效率。

（二）推行網(wǎng)上報(bào)銷模式，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的自動(dòng)控制

所謂網(wǎng)上報(bào)銷，就是搭建、利用一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，讓報(bào)賬人在信息平臺(tái)上填寫報(bào)賬信息，由財(cái)務(wù)人員直接從信息平臺(tái)上獲取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成憑證。

高?？蒲薪?jīng)費(fèi)數(shù)量多、金額大、來源廣，每類科研經(jīng)費(fèi)都有各自的管理辦法，各類科研經(jīng)費(fèi)的開支范圍和核算管理模式也千差萬別，允許報(bào)銷禁止報(bào)銷的規(guī)定細(xì)致繁多。為了緩解財(cái)務(wù)人員報(bào)賬壓力，推行網(wǎng)上報(bào)銷模式，根據(jù)每類科研經(jīng)費(fèi)的管理制度、開支范圍和口徑，將開支范圍對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目植入到每類科研經(jīng)費(fèi)報(bào)賬模塊中，通過各種設(shè)置，將經(jīng)費(fèi)的管理辦法用信息化方式控制起來，用電腦計(jì)算替代人腦記憶，從而起到提高效率減少差錯(cuò)的作用。

科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模塊的設(shè)立，首先按科研經(jīng)費(fèi)的來源劃分成不同的類別，再按照各類經(jīng)費(fèi)對(duì)應(yīng)的管理辦法，歸納出開支范圍。按開支范圍的不同分類，制作相應(yīng)的報(bào)賬模塊，如973、863支撐計(jì)劃分屬不同經(jīng)費(fèi)來源，但管理辦法的開支范圍相同，適用的報(bào)賬模塊相同。將報(bào)賬模塊賦予給每一科研項(xiàng)目，每一個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)著相應(yīng)的報(bào)賬模塊?？蒲腥藛T登錄財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)指定的報(bào)銷范圍內(nèi)報(bào)銷經(jīng)費(fèi)。

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，除了限定每個(gè)項(xiàng)目的報(bào)賬口徑之外，還應(yīng)控制每一項(xiàng)支出的預(yù)算控制，保證網(wǎng)上報(bào)銷給科研人員帶來便利的同時(shí)，也加強(qiáng)了經(jīng)費(fèi)管理和預(yù)算控制。

（三）開放信息化平臺(tái)，科研人員自主在網(wǎng)上提交財(cái)務(wù)部門所需的信息資料

大多數(shù)科研項(xiàng)目在申報(bào)時(shí)都有嚴(yán)格的預(yù)算，每一類經(jīng)費(fèi)的支出都必須在預(yù)算范圍內(nèi)，我們通常將經(jīng)費(fèi)的支出預(yù)算稱之為額度控制。為了保證項(xiàng)目每一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支出按預(yù)算控制執(zhí)行，多數(shù)高校都會(huì)利用核算系統(tǒng)的預(yù)算控制系統(tǒng)，將每一個(gè)科研項(xiàng)目的預(yù)算額度錄入預(yù)算控制系統(tǒng)，控制每一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的額度。通行的做法是，由財(cái)務(wù)人員在經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)時(shí)，將預(yù)算控制額度錄入系統(tǒng)中。需要變更預(yù)算時(shí)，科研人員將變更說明交由財(cái)務(wù)人員操作變更。

建立科研管理信息化，財(cái)務(wù)部門可以開放信息平臺(tái)，由科研人員自主將經(jīng)費(fèi)預(yù)算和變更預(yù)算錄入到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中。并將科研項(xiàng)目的具體預(yù)算上傳給財(cái)務(wù)部門，方便財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)費(fèi)的管理和控制。

（四）開通網(wǎng)上適時(shí)查詢功能，供科研經(jīng)費(fèi)參與主體實(shí)時(shí)獲取財(cái)務(wù)信息

傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理，財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)外封閉，科研項(xiàng)目的收支情況和預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)存在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，科研部門與科研人員不能實(shí)時(shí)獲取相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，不利于科研管理部門對(duì)科研項(xiàng)目的全面了解和掌握，也不利于科研人員及時(shí)了解經(jīng)費(fèi)使用情況。

財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立信息查詢平臺(tái)，開通網(wǎng)上查詢功能。查詢平臺(tái)提供的信息應(yīng)及時(shí)、全面、多維度，應(yīng)涵蓋全過程信息需求，包括科研到賬經(jīng)費(fèi)查詢平臺(tái)、經(jīng)費(fèi)余額查詢平臺(tái)、經(jīng)費(fèi)的使用情況、網(wǎng)上報(bào)賬信息、經(jīng)費(fèi)使用情況匯總表、經(jīng)費(fèi)的額度結(jié)余情況等等。

科研經(jīng)費(fèi)管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要財(cái)務(wù)人員的不懈努力，更需要學(xué)校各部門和科研人員的大力配合。

參考文獻(xiàn)：

[1] 教育部、財(cái)政部關(guān)于加強(qiáng)中央部門所屬高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理的意見.教財(cái)[2012]7號(hào)

[2] 王海紅.高?？蒲薪?jīng)費(fèi)信息化管理初探. 會(huì)計(jì)之友，2013（10）

[3] 喬志芳，馮妍.以信息化手段助推科研經(jīng)費(fèi)管理——以××大學(xué)為例.中國(guó)管理信息化，2014（07）

[4] 張興乾.淺析信息化環(huán)境下的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)過程管理.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（12）

[5] 董文鳳.高?？蒲薪?jīng)費(fèi)精細(xì)化管理探討.會(huì)計(jì)之友，2011（33）

（作者單位：武漢大學(xué)財(cái)務(wù)部 湖北武漢 430070）

（責(zé)編：紀(jì)毅）