縮短合同審批流轉時間

莊陸挺

浙江省圍海建設集團股份有限公司“智慧圍?！盦C小組

(浙江省圍海建設集團股份有限公司， 浙江 寧波　315040)

縮短合同審批流轉時間

莊陸挺

浙江省圍海建設集團股份有限公司“智慧圍?！盦C小組

(浙江省圍海建設集團股份有限公司， 浙江 寧波315040)

【摘要】QC小組成員根據(jù)公司合同審批過程中存在的問題，設立目標值。靈活運用QC工具找出問題癥結，用關聯(lián)圖透徹分析原因，合理選用PDPC預案及優(yōu)選法進行對策實施，最終縮短了合同審批流轉時間，完成了目標值。

【關鍵詞】合同； 審批； 流轉時間； 縮短

1課題簡介

工程管理部(質量管理部)是公司合同管理部門。合同審批流程環(huán)節(jié)由工程管理部、法務部、商務部、資財管理部、副總經理等組成。

成本管理要求橫向到邊、縱向到底，公司支付項目部工程款須以審批完的合同為依據(jù)，合同審批工作量大，時間緊。因此，成立了以公司副總經理為組長、各相關部門人員參與的QC小組，研究如何縮短合同審批流轉時間。

2QC小組概況

QC小組成立時間為2013年5月，由參與合同審批的相關部門共10名成員組成。公司副總經理戈明亮任組長，組員包括莊陸挺、仇志清、夏平華、王狄青、金新、薛歸、陳味、馮宗義，是一個技術全面、專業(yè)能力強的團隊。

3選擇課題

根據(jù)公司要求，月度合同審批流轉時間平均不超過5d(周末、節(jié)假日不計在內，每天工作時間按8h計)。根據(jù)2013年1~5月調查，合同審批平均時間大于5d，故選定課題為“縮短合同審批流轉時間”。

4現(xiàn)場調查

a.現(xiàn)狀調查表。按每份合同審批流轉所用時間抽查2013年度第二季度90份合同審批記錄，詳見下頁表1。

表1　合同審批流轉所用時間調查

b.現(xiàn)場調查。按合同審批流轉環(huán)節(jié)用時調查，抽查2013年度第二季度90份合同審批記錄，詳見表2。

表2　合同審批流轉環(huán)節(jié)用時調查

圖1　現(xiàn)場調查結果

由圖1可知：在已完成審批的90份合同中，影響合同審批時間的主要問題為“領導不能及時審批”和“項目部合同不規(guī)范”，確定其為所選課題的癥結。

5設定目標

小組成員認為：“領導不能及時審批”、“項目部合同不規(guī)范”兩項共占合同審批時間4d，是影響合同審批流轉時間的癥結所在。只要有針對性地制定妥善的解決方案，有效縮短癥結所在的2個環(huán)節(jié)50%時間，就可以縮短合同審批流轉的整個時間。4×(1-50%)+3=5(d)，見圖2。

圖2　目標設定柱狀圖

6分析原因

QC小組成員運用頭腦風暴法集思廣益，針對導致合同審批時間過長的兩個癥結“領導不能及時審批”、“項目部合同不規(guī)范”進行了深入探討，做出了原因分析關聯(lián)圖，最終找到7個末端因素，如圖3所示。

圖3　原因分析關聯(lián)圖

7確定主要原因

小組成員對原因分析關聯(lián)圖中的7項末端因素制定了詳細的要因確定計劃表，并按計劃逐一進行確定，具體情況見表3。

表3　要因確認計劃活動

8制定對策

根據(jù)要因確認結果，QC小組成員制定了4條主要原因的對策表，落實了對策的目標、具體措施和負責人及完成時間等，詳見表4。

表4　對策表

9對策實施

對策實施一：引進OA電子審批流程

a.建立合同OA電子審批流程，合同由以前的紙質審批改為網(wǎng)上電子審批；加強OA應用培訓：對公司全體人員分批次進行OA應用培訓。

b.制定PDPC預案。詳見下頁圖4。

對策實施二：明確合同會簽時限考核要求

制定下發(fā)《關于合同審批流轉會簽時限的通知》，

表5　PDPC預案確定表

明確規(guī)定合同審批發(fā)起人應在合同右上角注明急件還是一般件，急件會簽時限不大于3工時，一般件會簽時限不大于6工時，“工時”是指工作8h內時間，工作下班后，周末、節(jié)假日不列入“工時”計算。(急件：會簽時限3工時；一般件：會簽時限6工時)

圖4　PDPC預案圖

對策實施三：合同審批流程再造

隨著公司經營業(yè)務不斷增長，分包合同大量增加，原有的“合同審批流程”越來越不適應公司發(fā)展的需要，合同審批流程應按合同金額大小等區(qū)別對待。合同價在50萬元及以下的，由工程管理部經理直接審批，合同價在50萬元以上的由主管領導審批。

對策實施四：頻率較高的分包合同應有地區(qū)分包指導價

對頻率較高的分包合同，如:閉氣土方、石方運輸、排水板插設、土工布鋪設、物資采購、設備租賃、勞務分包合同等85%以上應有地區(qū)分包指導價，并在市場調查基礎上出臺地區(qū)季度分包指導價。

分包指導價采用“簡單移動平均法”計算，即以地區(qū)同類合同過去三個月的分包價平均值作為下一季度同類合同分包指導價。在此基礎上制定企業(yè)施工定額，并不斷完善，為公司以后分包合同指導價提供依據(jù)。

通過小組成員的努力，已對頻率較高的分包合同，如：閉氣土方、石方運輸、排水板插設、土工布鋪設等制定了地區(qū)指導價，以供項目部合同起草時參考。

10效果檢查

2013年12月25日，QC小組隨機抽查了11、12月部分合同審批情況，審批時間統(tǒng)計見表6。

表6　合同審批所用時間統(tǒng)計

11制定鞏固措施

小組成員對活動提出的對策措施、實施情況等進行了全面的梳理和總結，編制了OA辦公應用指南、對合同審批流程進行了更新，頻率較高的分包合同85%以上制定了地區(qū)分包指導價，制定了《關于合同審批流轉會簽時限的通知》等，并向企劃部申請將其納入公司管理標準。

12跟蹤驗證

2013年12月30日，小組成員對12月份25份合同審批情況做了詳細調查，并作了統(tǒng)計分析，詳見表7。

表7　合同審批時間跟蹤調查

結論：鞏固措施標準化后，跟蹤抽查的25份合同審批時間均小于5d，平均用時為3.5d，證明鞏固措施是持續(xù)有效的。

13總結及下一步打算

此次QC活動，成功縮短了合同審批流轉時間，大大提高了合同審批效率，得到了公司、項目部的一致好評。小組成員對QC活動有了深刻認識，極大地提高了小組成員的團隊精神和質量意識，增強了集體凝聚力和創(chuàng)造性。

在此次活動中，小組成員團結一致、分工協(xié)作，充分發(fā)揮了各自的主觀能動性和良好的技術創(chuàng)新意識，各方面能力都得到了提高。小組成員在質量意識、QC知識、團隊精神、專業(yè)水平、創(chuàng)新能力等方面有了較大提高。下一課題是：“提高合同的執(zhí)行力”。

中圖分類號：TU723.1

文獻標志碼：A

文章編號：1005-4774(2015)02-0078-04

Shortening of Contract Examination and Approval Turnaround Duration
ZHUANG Lu-ting

Zhejiang Reclaim Construction Group Co., Ltd. ‘Wisdom Reclamation’ QC Team

(ZhejiangReclaimConstructionGroupCo.,Ltd.,Ningbo315040,China)

Abstract：Members in QC team set up target values according to problems in company contract examination and approval process. QC tools are flexibly utilized for discovering causes of problems. Causes are thoroughly analyzed by association graph. PDPC plan and optimal seeking method are rationally selected for countermeasure implementation. Contract examination and approval turnaround time is finally shortened, and the target value is completed.

Keywords：contract; examination and approval; turnaround time; shortening