基于關(guān)鍵詞的檔案局（館）人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)與職能配置文獻(xiàn)分析

張予宏

摘 要：運(yùn)用多種關(guān)鍵詞分析方法，對(duì)1965年以來(lái)檔案局（館）人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)與職能配置相關(guān)文獻(xiàn)中指定關(guān)鍵詞進(jìn)行分析，得出：研究者對(duì)不同指定關(guān)鍵詞的關(guān)注程度不同;不同類(lèi)型機(jī)構(gòu)對(duì)同一關(guān)鍵詞的關(guān)注度亦有差別;同一類(lèi)型機(jī)構(gòu)對(duì)與自身相關(guān)內(nèi)容的關(guān)注度高;高校對(duì)整個(gè)內(nèi)容的關(guān)注度較為均衡;關(guān)鍵詞組合在文獻(xiàn)中出現(xiàn)的概率與關(guān)鍵詞的數(shù)量成反比;相關(guān)關(guān)鍵詞混用的情況普遍。

關(guān)鍵詞：檔案局;檔案館;人員編制;內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu);職能配置;關(guān)鍵詞

關(guān)鍵詞一般是指為了標(biāo)引工作從報(bào)告、論文中選取出來(lái)用以表示全文文獻(xiàn)信息款目的單詞或術(shù)語(yǔ)，它能夠直觀而鮮明地表述論文的主體，并起到提綱挈領(lǐng)的作用。關(guān)鍵詞分析法是學(xué)術(shù)研究中常用的方法之一。本文采用詞頻、共現(xiàn)、關(guān)聯(lián)度等多種關(guān)鍵詞分析方法，對(duì)與檔案局（館）人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)與職能配置相關(guān)文獻(xiàn)的兩種關(guān)鍵詞合并進(jìn)行分析。

1 ?研究樣本選取

本文以CNKI為樣本池，以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機(jī)構(gòu)”、“職能”、“配置”作為檢索詞（指定關(guān)鍵詞），以題名為檢索項(xiàng)，同時(shí)以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”分別組合“編制”、“機(jī)構(gòu)”、“職能”、“配置”為檢索條件，以最終檢索得到的212篇文獻(xiàn)、890個(gè)關(guān)鍵詞為研究樣本。

2 ?指定關(guān)鍵詞詞頻分析

一般情況下，同一篇文章使用某一主題關(guān)鍵詞的頻率，與對(duì)這一主題討論與研究的深度正相關(guān)。本文以文獻(xiàn)中某一關(guān)鍵詞出現(xiàn)頻率的不同，將文獻(xiàn)劃分為“提及”、“論及”、“論述”3 個(gè)層次，1次～3次為“提及”，4次～6次為“論及”，7次～9次為“論述”。以CNKI作為檢索平臺(tái)，以“全文”作為檢索項(xiàng)，以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機(jī)構(gòu)”、“職能”、“配置”為檢索詞進(jìn)行詞頻統(tǒng)計(jì)，結(jié)果見(jiàn)表1。

從表1可以看出：

一是對(duì)檔案館機(jī)構(gòu)、職能、編制、配置的關(guān)注度最高，對(duì)檔案局機(jī)構(gòu)、職能、編制、配置的關(guān)注度次之，對(duì)檔案局館機(jī)構(gòu)、職能、編制、配置的關(guān)注度最低。

二是檔案局、檔案館、檔案局館均表現(xiàn)出對(duì)機(jī)構(gòu)的關(guān)注度最高，職能次之，編制再次之，配置最低。

三是比較而言，對(duì)檔案局和檔案局館配置的研究深度最差，不僅文獻(xiàn)總量少，而且多數(shù)僅停留在提及的層面。

四是涉及檔案局、檔案館、檔案局館三種情況下機(jī)構(gòu)、職能、編制的文獻(xiàn)提及的文獻(xiàn)數(shù)量龐大，而達(dá)到論述層次的文獻(xiàn)數(shù)量相對(duì)較少，說(shuō)明研究者一般性提及的人多，進(jìn)行深入系統(tǒng)研究的人少。

五是從低詞頻到高詞頻，文獻(xiàn)數(shù)量變化大，最大的相差603倍，最小的也相差18倍，倍數(shù)差距越大，表明深入論述的文獻(xiàn)占比越少。

六是在機(jī)構(gòu)、職能、編制3項(xiàng)中，對(duì)主題深入論述占比最高的是機(jī)構(gòu)、最低的是編制，說(shuō)明研究者關(guān)注檔案局、檔案館、檔案局館機(jī)構(gòu)問(wèn)題的占比重最高，其次是對(duì)職能的關(guān)注，關(guān)注度最低的是編制問(wèn)題。

3 指定關(guān)鍵詞共現(xiàn)情況分析

“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機(jī)構(gòu)”、“職能”、“配置”7個(gè)指定關(guān)鍵詞，在實(shí)際使用中存在同一篇文獻(xiàn)中同時(shí)出現(xiàn)2個(gè)或2個(gè)以上的情況，這里我們利用知網(wǎng)檢索平臺(tái)，在全文項(xiàng)中，將上述7個(gè)關(guān)鍵詞分為機(jī)構(gòu)（“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”）和內(nèi)容（“編制”、“機(jī)構(gòu)”、“職能”、“配置”）兩組，然后按不同機(jī)構(gòu)與內(nèi)容組兩兩、三三、四四、五五配對(duì)作為聯(lián)合檢索詞進(jìn)行檢索。根據(jù)按指定關(guān)鍵詞組合數(shù)量從少到多排序的檢索結(jié)果和以文獻(xiàn)數(shù)量從多到少排序的檢索結(jié)果，可以看出：

一是關(guān)鍵詞組合時(shí)的個(gè)數(shù)越多，文獻(xiàn)數(shù)量越少。這說(shuō)明單獨(dú)涉及檔案局、檔案館、檔案局館的某一方面內(nèi)容的文獻(xiàn)多，同時(shí)涉及或研究檔案局、檔案館、檔案局館的機(jī)構(gòu)、編制、職能和配置的文獻(xiàn)少，即整體性研究少于單項(xiàng)或數(shù)項(xiàng)的研究。

二是涉及檔案館的各項(xiàng)內(nèi)容文獻(xiàn)量均多于檔案局、檔案局館各項(xiàng)的文獻(xiàn)量;檔案局館各項(xiàng)內(nèi)容的文獻(xiàn)量最少。

三是涉及機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)量相對(duì)較多，涉及配置的文獻(xiàn)量相對(duì)較少，說(shuō)明研究者更關(guān)注機(jī)構(gòu)問(wèn)題，較少關(guān)注配置問(wèn)題。

4 ?不同機(jī)構(gòu)作者關(guān)鍵詞使用情況分析

不同類(lèi)型機(jī)構(gòu)由于職能不同，對(duì)同一事物、事件的態(tài)度往往不同。以檔案局（檔案行政管理機(jī)構(gòu)）、檔案館（檔案保管機(jī)構(gòu)）、大學(xué)（理論研究機(jī)構(gòu)）、公司（企業(yè)事業(yè)機(jī)構(gòu)）分別作為研究者所在機(jī)構(gòu)，對(duì)指定關(guān)鍵詞在不同機(jī)構(gòu)作者的文獻(xiàn)量及占比情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。見(jiàn)表2。

從表2可以看出：

從文獻(xiàn)總量上看，一是在檔案局、檔案館、大學(xué)、公司這4種不同類(lèi)型的機(jī)構(gòu)中，大學(xué)的文獻(xiàn)總量最高，其次是檔案局，再次是檔案館，最后是企業(yè)?？梢?jiàn)理論研究機(jī)構(gòu)對(duì)此的關(guān)注度要高于其他三種類(lèi)型的機(jī)構(gòu)，相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)量多，檔案行政管理機(jī)構(gòu)的關(guān)注度要高于檔案保管機(jī)構(gòu)，與此關(guān)系不大的企業(yè)文獻(xiàn)量最少。二是檔案局、檔案館對(duì)與其自身相關(guān)的機(jī)構(gòu)、職能、編制、配置的關(guān)注度高，對(duì)檔案局館的關(guān)注度低于對(duì)單一檔案局或檔案館的關(guān)注度。三是無(wú)論哪一類(lèi)機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案局、檔案館、檔案局館機(jī)構(gòu)、職能、編制、配置4 個(gè)問(wèn)題中的某單一問(wèn)題的關(guān)注度均高于對(duì)其組合問(wèn)題的關(guān)注度。

從總占比上看，各類(lèi)機(jī)構(gòu)文獻(xiàn)在全部文獻(xiàn)中的占比情況，從多到少分別是大學(xué)、檔案局、檔案館、企業(yè)，并且4類(lèi)機(jī)構(gòu)文獻(xiàn)的總和達(dá)到了全部文獻(xiàn)的多數(shù)，占59.4%;從文獻(xiàn)占比情況看，檔案局與大學(xué)在所有15個(gè)指定詞組合檢索結(jié)果上看，各有7個(gè)占比靠前，一個(gè)相等，是對(duì)此問(wèn)題關(guān)注度最高的兩類(lèi)機(jī)構(gòu)。

5 ?結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機(jī)構(gòu)”、“職能”、“配置”7個(gè)指定關(guān)鍵詞，及相近相似關(guān)鍵詞的多種關(guān)鍵詞分析方法，可以初步得出：研究者對(duì)不同指定關(guān)鍵詞的關(guān)注程度不同;不同類(lèi)型機(jī)構(gòu)對(duì)同一關(guān)鍵詞的關(guān)注度亦有差別;同一類(lèi)型機(jī)構(gòu)對(duì)與自身相關(guān)內(nèi)容的關(guān)注度高;高校對(duì)整個(gè)內(nèi)容的關(guān)注度較為均衡;關(guān)鍵詞組合在文獻(xiàn)中出現(xiàn)的概率與關(guān)鍵詞的數(shù)量成反比;相關(guān)關(guān)鍵詞混用的情況普遍。本研究對(duì)檔案局（館）人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)與職能配置相關(guān)文獻(xiàn)的特點(diǎn)進(jìn)行分析，為進(jìn)一步研究檔案局（館）人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)與職能配置提供參考和借鑒。

（作者單位：鄭州大學(xué)檔案館 ?來(lái)稿日期：2015-06-17）