淺析銀行檔案管理工作中的創(chuàng)新

馬 睿

（南京大學信息管理學院，江蘇南京，210093）

1傳統(tǒng)銀行檔案工作的弊端

1.1 傳統(tǒng)銀行檔案的載體形式單一、數(shù)量龐大

傳統(tǒng)的銀行檔案，往往是以紙張作為唯一載體。隨著銀行日常工作的日積月累，隨之產(chǎn)生的是數(shù)量極其龐大的紙質(zhì)檔案，銀行往往需要安排專門的檔案工作人員，每天對紙質(zhì)檔案進行裝訂整理，工作量巨大。而且，在同一銀行的各個分行之間，由各自的業(yè)務(wù)工作而產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案往往是分別保管，這就造成了檔案憑證分散且查閱困難，檔案利用效率低下，紙質(zhì)憑證信息也無法與銀行電子化業(yè)務(wù)系統(tǒng)配合使用，更無法實現(xiàn)各分行間的信息共享。與此同時，以紙張作為銀行檔案載體，大量占用物理存放空間，絕大部分銀行檔案庫房可存放面積接近飽和。有資料顯示，截至2011年12月，僅調(diào)研一家地市級分行及所屬的專用檔案室數(shù)量，最少的有6個、最多達到62個；又如某一級分行信用卡中心信用卡檔案自2003年新業(yè)務(wù)產(chǎn)生以來，每年以2.1倍的速度增長，如此快的增長速度導(dǎo)致該行已經(jīng)沒有物理空間來存儲與此業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案憑證［1］。

1.2 對銀行檔案工作尤其是其開發(fā)利用缺乏重視

一方面，我國的銀行界長期以來普遍存在重視金融業(yè)務(wù)、輕視檔案工作，既不注重檔案管理，更不注重檔案開發(fā)利用的現(xiàn)象。另一方面，由于不同銀行之間以及同一銀行不同分行之間存在競爭性關(guān)系，傳統(tǒng)的思想認為銀行檔案是金融工作者在日常工作中長期積累所得，記錄本銀行日常運營信息和商業(yè)機密的原始記錄，含金量很高而且來之不易，不可輕易開發(fā)利用，更不能輕易共享。所以，這就導(dǎo)致了我國銀行檔案信息往往是存而不用，造成了資源的極大浪費。

1.3 現(xiàn)有銀行檔案管理方式粗放，缺少現(xiàn)代化技術(shù)手段

隨著銀行業(yè)務(wù)的不斷拓展，銀行檔案資料的數(shù)量也快速增多，即使很多銀行加強了對紙質(zhì)檔案的影像化、電子化處理，但是按照要求，仍需要對紙質(zhì)檔案進行一段時間的保存?zhèn)洳椤，F(xiàn)有的銀行紙質(zhì)檔案保存很多都沒有采用密集型書架管理，也沒有利用RFID電子標簽技術(shù)進行分類標注，因此無法利用計算機和數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行管理，在檔案存儲和利用的過程中需要耗費大量的人力物力。這些也就造成了我國現(xiàn)在銀行檔案的管理方式粗放，利用效率低下。

2 銀行檔案工作創(chuàng)新的必要性

2.1 檔案工作的發(fā)展需要不斷的制度創(chuàng)新

檔案管理無疑是企業(yè)管理的一個子系統(tǒng)。建立一套科學的檔案管理制度，是企業(yè)檔案管理工作和檔案人員行為規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化的有力保證。而制度的時效性特點，決定了制度本身必須緊跟經(jīng)濟、社會的發(fā)展，及時做出有針對性的調(diào)整。作為一種重要的信息資源和企業(yè)管理的輔助工具，檔案面對著不斷變化和發(fā)展的社會環(huán)境，其規(guī)范化管理面臨著更嚴峻的挑戰(zhàn)，這對檔案制度的更新與發(fā)展提出了更為迫切的要求。在日常工作中，企業(yè)檔案部門必須隨時關(guān)注各方面的變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進企業(yè)的檔案工作制度，根據(jù)需要不斷調(diào)整其工作制度的內(nèi)容，積極推進制度創(chuàng)新，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

2.2 銀行檔案工作的壓力持續(xù)增長

紙質(zhì)化銀行檔案是造成當前物理存儲空間不足，不方便銀行檔案信息檢索和利用的最主要原因。根據(jù)我國法律環(huán)境的現(xiàn)狀，除涉及債權(quán)債務(wù)關(guān)系的資料有必要保留紙質(zhì)形式外，在銀行高度電子化的環(huán)境下，其他資料實行電子化歸檔完全可以滿足銀行檔案日常管理工作的需要［2］。但是由于相關(guān)制度的規(guī)定，銀行仍保存了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案呈幾何倍數(shù)增長，對檔案庫房造成了巨大壓力，銀行檔案的電子化已經(jīng)勢在必行。

2.3 銀行檔案工作面臨信息化時代的考驗

隨著計算機技術(shù)、信息技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)在全社會的普遍應(yīng)用，人類進入了信息社會，信息成為維持社會活動、經(jīng)濟活動以及生產(chǎn)活動的重要資源，信息化建設(shè)也就成為建立現(xiàn)代化企業(yè)管理機制和構(gòu)筑核心競爭優(yōu)勢的重大發(fā)展戰(zhàn)略。在銀行信息化過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作流程必然面臨一次變革，檔案領(lǐng)域涌現(xiàn)出許多新生事物，它們對檔案管理的規(guī)范化、標準化提出了更高的要求，如電子文件管理、網(wǎng)絡(luò)傳輸中檔案信息安全維護等。處理不好這些問題，將使銀行檔案工作中原有的問題在新環(huán)境下進一步被放大。因此，調(diào)整和變革現(xiàn)有的檔案管理制度是提升銀行檔案工作質(zhì)量的必然要求。

2.4 提升銀行發(fā)展水平的必然要求

為了迎合現(xiàn)代金融服務(wù)業(yè)發(fā)展的需要，銀行也在不斷地尋求自我發(fā)展。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，銀行間的競爭越來越激烈，一部分有遠見卓識的銀行管理者意識到，合理地利用銀行檔案，實施銀行紙質(zhì)檔案電子化，再通過大數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代化技術(shù)手段對這些原本躺在檔案庫里的，未曾被人重視的檔案材料進行數(shù)據(jù)分析，往往能取得意想不到的效果，進一步鞏固本銀行在市場競爭中的地位。同時，越來越多的檔案學、計算機科學和金融領(lǐng)域的專家投身到銀行檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用領(lǐng)域，這又進一步促進了銀行檔案資源的高效利用。

3 銀行檔案工作創(chuàng)新的舉措

3.1 建立統(tǒng)一的銀行檔案管理規(guī)范

傳統(tǒng)意義上的銀行檔案，主要是指會計檔案。在紙質(zhì)檔案時代，各銀行對經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的檔案信息已經(jīng)有一套完善的檔案管理規(guī)范。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，銀行新業(yè)務(wù)的不斷創(chuàng)新，現(xiàn)代銀行的工作模式已經(jīng)從以往單一的柜臺處理逐步轉(zhuǎn)移到電子銀行、電話銀行、手機銀行共同組成的，多種形式、多種服務(wù)模式并存的格局。尤其是當前大數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等的發(fā)展，整合了來自不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同部門的信息發(fā)布、格式標準化轉(zhuǎn)換、存儲和最后歸檔等工作。這些信息往往來自銀行不同的部門，屬于不同的業(yè)務(wù)門類，很多并不屬于傳統(tǒng)意義上的會計檔案，但又會影響到客戶后期賬戶的處理，這就需要制定統(tǒng)一的銀行檔案管理規(guī)范，通過信息格式和信息處理方式的標準化，來統(tǒng)一規(guī)范銀行信息。

3.2 進一步做好傳統(tǒng)銀行檔案的電子化

近年來，隨著高速掃描技術(shù)、海量存儲技術(shù)、二維碼技術(shù)、大數(shù)據(jù)檢索技術(shù)等新興技術(shù)的飛速發(fā)展，帶來了電子化文檔存儲和管理的革命。在銀行系統(tǒng)內(nèi)，用電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案，進一步提高銀行檔案信息的開發(fā)利用效率，正逐步得到廣大銀行人的認可。銀行檔案的電子化可以大幅節(jié)約檔案的物理存儲空間，可以進一步實現(xiàn)銀行檔案信息的海量存儲。電子檔案傳輸速度快，方便檢索和查詢，使得銀行內(nèi)部和銀行的各分行之間檔案信息實時互通、充分共享成為可能。傳統(tǒng)銀行的檔案電子化包括掃描錄入、影像傳輸、影像編目、影像存儲四個步驟。

3.3 探索新的銀行檔案集中管理利用模式

隨著銀行檔案事業(yè)的發(fā)展和社會各界對銀行檔案工作的進一步重視，檔案集中儲存已經(jīng)是大勢所趨。銀行檔案按照集中統(tǒng)一管理模式，在新建的檔案存儲基地，由專業(yè)人員保管檔案，從而徹底解決以往由各個分行分別管理檔案所帶來的空間和人力資源上的極大浪費。新建的銀行檔案管理中心，將有效地加強檔案集中后的全方位管理。檔案集中儲存的實現(xiàn)，檔案管理中心機構(gòu)的設(shè)立與檔案管理專業(yè)人員的增加，為實現(xiàn)銀行檔案的專業(yè)化管理提供了條件。檔案管理中心可以更好地履行保管銀行檔案的職責。

4 銀行檔案工作創(chuàng)新的意義

4.1 大力提升銀行的競爭力

銀行的經(jīng)營管理活動是以最大限度地滿足客戶需求為出發(fā)點和落腳點的，銀行的檔案管理工作是銀行高效開展經(jīng)營管理活動的前提。銀行檔案按照價值大小設(shè)定不同的等級，通過編目分類、紙質(zhì)文獻電子化等一系列步驟，最終提供給銀行管理者，為銀行的各級經(jīng)營管理者探索業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律、規(guī)劃市場競爭策略、總結(jié)經(jīng)營成敗得失，提供了詳實、系統(tǒng)、全面的參考依據(jù)，節(jié)約了時間成本，大幅提高了銀行的競爭力。

4.2 進一步維護銀行的合法權(quán)益

當銀行與客戶發(fā)生經(jīng)濟糾紛時，銀行檔案就可以在澄清是非、劃清責任的過程中起到有力的舉證作用。會計檔案和授信檔案是銀行資產(chǎn)和權(quán)益的憑證，齊全完整的檔案有利于維護銀行與客戶的權(quán)益，澄清業(yè)務(wù)糾紛，并有效地防范和化解風險。

4.3 進一步規(guī)范銀行的日常工作

銀行檔案所記錄的專業(yè)內(nèi)容，輔之以專業(yè)化的管理，就能在銀行的經(jīng)營活動中起到關(guān)鍵性的作用，為業(yè)務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)提供歷史依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)參考。據(jù)統(tǒng)計，銀行檔案的使用者有一半以上來自銀行本身，其使用目的主要是查詢客戶交易信息和進行業(yè)務(wù)檢查。銀行定期對各類檔案信息進行收集、整理、加工等工作，對銀行的經(jīng)營管理活動具有規(guī)范作用并提供參考價值。

［1］王秀云.商業(yè)銀行檔案管理集中化、電子化與編研深化的思考［J］.科技與企業(yè)，2012（15）.

［2］陳寶東，王戎，楊茜.商業(yè)銀行會計檔案管理存在的問題與建議［J］.中國金融，2009（24）.