淮安高等院校檔案信息化建設(shè)

劉 瑛

（淮陰師范學(xué)院，江蘇淮安，22233000011）

淮安地處蘇北，高等教育相對薄弱，但淮安高校檔案管理工作的信息化建設(shè)在1990年代初就開始起步，經(jīng)過20年的發(fā)展，淮安高校的檔案管理水平正在突飛猛進(jìn)地發(fā)展，逐漸縮短與蘇南高校的差距。

一、淮安高校檔案信息化建設(shè)基本情況

1.積極探索開展計算機(jī)管理檔案的新途徑。

淮安高校的計算機(jī)管理檔案工作最早始于1995年，當(dāng)時淮陰師范專科學(xué)校（現(xiàn)淮陰師范學(xué)院）使用由南京大學(xué)開發(fā)研制的南大之星的單機(jī)版。起初，只是對檔案文件目錄進(jìn)行著錄和輸入工作，實(shí)行簡單的目錄級查詢。隨著技術(shù)水平的不斷發(fā)展，單機(jī)版發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)版，由簡單的查詢功能延伸至全文檢索、聲像、電子、辦公自動化等一體化管理。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著學(xué)校合并、升格、擴(kuò)張，計算機(jī)管理手段的廣泛應(yīng)用，各校也紛紛購置相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化手段管理學(xué)校檔案，為以后信息聯(lián)網(wǎng)做準(zhǔn)備。

在上級和當(dāng)?shù)刂鞴懿块T的指導(dǎo)下，為了加快計算機(jī)在高校檔案部門的推廣應(yīng)用步伐，各學(xué)校經(jīng)常組織檔案人員到自動化程度較高的淮陰師范學(xué)院、淮陰工學(xué)院進(jìn)行學(xué)習(xí)，淮安地區(qū)大中專協(xié)作組成員單位每兩年舉辦一次深入交流學(xué)習(xí)活動，取長補(bǔ)短，互通有無，大大促進(jìn)了全市高校檔案基礎(chǔ)管理和計算機(jī)管理水平的提高。有條件的學(xué)校跟隨市檔案局外出考察先進(jìn)地區(qū)計算機(jī)管理檔案工作，協(xié)作組成員單位積極參加國家、省、市舉辦的計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)。近5年來，協(xié)作組內(nèi)7所高校共參加省市各類上崗培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流等活動52次，學(xué)習(xí)236課時，培訓(xùn)123人次，大大提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)程度，淮安高校檔案管理水平邁上一個新的臺階。

2.加快淮安高校檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)程。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作是加快和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，這也是邁向檔案管理現(xiàn)代化的必要條件。加大技術(shù)資金的投入后，各個學(xué)校加速開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，淮安地區(qū)大中專協(xié)作組內(nèi)幾所院校先后建立起文件級檔案目錄數(shù)據(jù)庫和案卷級目錄數(shù)據(jù)庫等15種，其中淮陰師范學(xué)院、淮陰工學(xué)院、江蘇省食品職業(yè)技術(shù)學(xué)院、江蘇省信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院、江蘇省財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院5所高校建有重要的檔案全文數(shù)據(jù)庫、聲像檔案數(shù)據(jù)庫、實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫、榮譽(yù)檔案數(shù)據(jù)庫等6種數(shù)據(jù)庫。與此同時，各個學(xué)校也在加緊各類數(shù)據(jù)的錄入工作。截至2014年12月，淮安地區(qū)大中專協(xié)作組內(nèi)各校已存有各類檔案目錄68萬條，全文掃描輸入系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)185萬頁，聲像數(shù)碼電子照片6萬多條，掃描紙質(zhì)照片檔案8655張。另外，除了中專校外，其余5所大學(xué)還設(shè)有專業(yè)機(jī)構(gòu)存放大量的聲像檔案資料，例如信息中心、現(xiàn)代教育技術(shù)中心、多媒體演播室等，并建有專門的多媒體數(shù)據(jù)庫，刻錄VCD光盤1260多張，改善了館藏結(jié)構(gòu)，豐富了館藏內(nèi)容。

目前，淮安市各大中專院校建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫已經(jīng)發(fā)揮了作用。80%的學(xué)校已使用檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對全校的檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，配備了相應(yīng)的服務(wù)器、高速掃描儀、復(fù)印機(jī)、防磁柜等專業(yè)配套設(shè)施，并已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查借閱、電子傳輸、PDF打印等功能。其中淮陰師范學(xué)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)100%的學(xué)歷學(xué)籍類永久檔案全文掃描，80%長期檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。而使用單機(jī)版的其他學(xué)校也完成大部分存量檔案的目錄級管理，并能實(shí)現(xiàn)計算機(jī)檢索查詢功能，對內(nèi)外提供服務(wù)，查全率、查準(zhǔn)率達(dá)到95%以上，從檢索到調(diào)出檔案不超過3分鐘，已輸入的全文和照片檔案可直接打印輸出。其他幾所中專校也已建立數(shù)據(jù)庫并開始使用，初步實(shí)現(xiàn)了檔案利用的計算機(jī)檢索、查詢、統(tǒng)計、打印輸出。

3.各校積極創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)站，建立檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)。

檔案信息網(wǎng)站的建立可以有效地擴(kuò)大服務(wù)范圍和實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程化服務(wù)方式。隨著數(shù)字化檔案館（室）的建立，為了擴(kuò)大與外界的合作與交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡(luò)的宣傳與指導(dǎo)作用，在市檔案局的指導(dǎo)下，淮陰師范學(xué)院于2012年12月開通檔案信息網(wǎng)，網(wǎng)站設(shè)有檔案館概況、館藏介紹、制度規(guī)范、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作動態(tài)、百年校史、蘭臺內(nèi)外、下載中心等欄目，以文字、圖片、視頻等形式從不同角度向校內(nèi)外宣傳學(xué)校檔案工作的信息動態(tài)，展現(xiàn)學(xué)校在檔案管理方面取得的成就。同時，通過網(wǎng)站還可以登錄學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，方便于學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員使用系統(tǒng)。在下載中心，學(xué)校已逐步將館藏全宗目錄、館藏珍貴檔案、館藏資料等上網(wǎng)，供利用者下載使用，讓社會各界及不同地域的人不出家門，即可從網(wǎng)上查詢，得到了廣大畢業(yè)生、社會人士的普遍歡迎，截至目前，訪問該網(wǎng)站人數(shù)已達(dá)2萬人次?；搓幑W(xué)院檔案網(wǎng)站在2013年也逐步開通，其他學(xué)校也在積極地創(chuàng)建各類宣傳檔案的網(wǎng)頁。學(xué)校檔案網(wǎng)站的建立，向全社會宣傳了淮安高校檔案工作所取得的成績和發(fā)展動態(tài)，淮安高校檔案工作在全省的知名度有了明顯的提高。

二、淮安高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展策略

1.推進(jìn)高校檔案管理信息化。

檔案工作必然要加快步伐，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理和利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。要從檔案事業(yè)的各個發(fā)展階段和具體環(huán)節(jié)入手，針對檔案工作過程中遇到的一系列難題，不斷發(fā)現(xiàn)新情況，及時解決新問題，形成新認(rèn)識。

2.淮安大學(xué)的成立將推動檔案信息資源的整合。

2014年8月，先后經(jīng)江蘇省教育廳、江蘇省政府同意，淮陰師范學(xué)院和淮陰工學(xué)院正式籌建淮安大學(xué)?；窗泊髮W(xué)的成立意味著淮安終于有一所文理兼具的綜合性大學(xué)。兩所學(xué)校都是有悠久的歷史底蘊(yùn)，為淮安乃至蘇北地區(qū)培養(yǎng)了大量的中小學(xué)師資教育力量以及具有專業(yè)技術(shù)能力的理工類人才，為淮安地區(qū)、蘇北地區(qū)的發(fā)展儲備了智力資源。兩所學(xué)校相似的建校歷史以及規(guī)模，為淮安大學(xué)的成立奠定了穩(wěn)定的基礎(chǔ)。檔案機(jī)構(gòu)成立的時間也相同，檔案庫藏的種類、管理模式、館藏數(shù)量等都非常接近，這也為日后淮安大學(xué)成立綜合性檔案館提供了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

3.積極探索高校檔案館（室）創(chuàng)新人才的培養(yǎng)新途徑。

隨著科技的快速發(fā)展，高校檔案事業(yè)的發(fā)展迫切需要創(chuàng)新型人才，以適應(yīng)高校發(fā)展的客觀需要，滿足高等教育自身發(fā)展的內(nèi)在要求。作為高校檔案部門應(yīng)該拓展思路，設(shè)法有效吸引、培養(yǎng)、用好專業(yè)人才特別是復(fù)合型人才（同時具有檔案與計算機(jī)雙技能）。人才是檔案管理活動中的主導(dǎo)因素，作為檔案管理部門應(yīng)該注重培養(yǎng)具有“一專多能”基本素質(zhì)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，充實(shí)高校檔案管理隊伍，提升高校檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2011年8月，江蘇省委省政府正式出臺《關(guān)于加快淮安蘇北重要中心城市建設(shè)的意見》，將支持淮安加快蘇北重要中心城市建設(shè)上升為重要的省級戰(zhàn)略。淮安高校檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)該為蘇北重要中心城市的確立，貢獻(xiàn)自己的力量。

淮陰師范學(xué)院