基于并行工程對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

李玉瓊，林芬萍，王加主，嚴(yán) 潭

基于并行工程對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

李玉瓊，林芬萍，王加主，嚴(yán) 潭

闡述了醫(yī)療設(shè)備采購對(duì)于醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的意義，分析了現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備采購流程的現(xiàn)狀，運(yùn)用并行工程的管理思想提出了優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備采購流程的措施，從加強(qiáng)信息化建設(shè)和簡化結(jié)算審批程序等方面進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，以期提高采購效率、實(shí)現(xiàn)與臨床科室集成以及加強(qiáng)與供應(yīng)商協(xié)同。

并行工程；醫(yī)療設(shè)備；采購；流程優(yōu)化

0 引言

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備不僅是開展醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的必備條件，也是醫(yī)院現(xiàn)代化程度的一個(gè)重要標(biāo)志，是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要保證[1]。隨著醫(yī)院醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)療設(shè)備的采購量逐年加大，高、精、尖醫(yī)療設(shè)備在各大醫(yī)院被相繼引進(jìn)，使得醫(yī)療設(shè)備的購置成為醫(yī)療管理的重要內(nèi)容[2]。為此，結(jié)合現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備采購流程的特征，合理借鑒其他領(lǐng)域先進(jìn)的管理理論和技術(shù)，提出優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備采購流程的措施，成為提高醫(yī)療設(shè)備采購效益的重要突破口。近年來一直為國內(nèi)外制造業(yè)所采用的并行工程原理的技術(shù)，可以為我們提供有益啟示[3]。

1 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購流程現(xiàn)狀

目前，醫(yī)療設(shè)備采購總體流程大致采用的是“串行式”的工作流程，這種流程存在3點(diǎn)不足：（1）采購審批流程繁瑣、訂貨周期長；（2）與臨床科室缺乏溝通協(xié)調(diào)，采購的設(shè)備無法滿足臨床科室需求；（3）采購部門與供應(yīng)商缺乏實(shí)質(zhì)性接觸，與供應(yīng)商難以形成良好的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，市場供應(yīng)的設(shè)備、技術(shù)水平和發(fā)展動(dòng)態(tài)信息滯后，影響采購決策。

從以上分析可以看出，目前采購審批環(huán)節(jié)多且信息化共享程度低?；谝陨蠁栴}，醫(yī)院運(yùn)用并行工程（concurrent engineering，CE）管理思想對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購流程進(jìn)行了優(yōu)化，不但提高了采購效率，滿足了快速響應(yīng)臨床科室的需求，同時(shí)增強(qiáng)了醫(yī)院的核心競爭力[4]。

2 基于CE對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購流程優(yōu)化策略

并行工程是集成并行設(shè)計(jì)產(chǎn)品及相關(guān)過程（包括制造過程和支持過程）的系統(tǒng)方法[5]，其圍繞并行作業(yè)、整體協(xié)調(diào)的核心思想開展工作，具有周期短、效益高的顯著優(yōu)點(diǎn)。CE主要強(qiáng)調(diào)將原來分別進(jìn)行的工作在時(shí)間和空間上重疊、交叉，并利用信息的相互交流實(shí)現(xiàn)資源共享，其計(jì)劃和控制都是依據(jù)獲取的信息進(jìn)行[6]。CE不像串行工程一樣要求每一階段達(dá)到最優(yōu)，而是要求整體優(yōu)化，這對(duì)單獨(dú)的設(shè)計(jì)部門而言是不可能完成的，因此需要強(qiáng)調(diào)多部門合作，重視設(shè)備申請、論證、采購、安裝、驗(yàn)收及報(bào)廢等各個(gè)階段的集成與優(yōu)化，并及時(shí)交流、協(xié)調(diào)各階段的工作進(jìn)度，以實(shí)現(xiàn)資源共享和互補(bǔ)[7]。

2.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

CE以縮短產(chǎn)品開發(fā)周期、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本為目標(biāo)，把先進(jìn)的管理思想和計(jì)算機(jī)集成技術(shù)結(jié)合起來，將多種類型信息集成在一起，實(shí)現(xiàn)信息最大化共享。信息共享是實(shí)現(xiàn)CE管理的基礎(chǔ)，醫(yī)療設(shè)備采購各節(jié)點(diǎn)部門的協(xié)調(diào)運(yùn)作也是建立在高質(zhì)量信息傳遞與共享基礎(chǔ)之上的，因此有效實(shí)施CE管理離不開信息平臺(tái)的支持[8]。信息平臺(tái)的建設(shè)可以推動(dòng)CE管理的發(fā)展，可以節(jié)省時(shí)間，提高各部門間信息交換的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，從而提高醫(yī)療設(shè)備采購管理的運(yùn)行效率。

2.1.1 建立醫(yī)院外部聯(lián)系

醫(yī)院的外部聯(lián)系與內(nèi)部聯(lián)系同樣重要，加強(qiáng)與供應(yīng)商的信息交流，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的集成，最大程度地提高采購效率。在訂單制定和執(zhí)行流程中，技術(shù)支持作為采購流程的重要組成部分，被納入設(shè)計(jì)人員的職責(zé)范圍[9]。當(dāng)碰上技術(shù)方案探討、澄清或出現(xiàn)技術(shù)問題以及方案變更等問題時(shí)，通常是采購人員作為使用科室設(shè)備負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商技術(shù)人員之間的溝通橋梁，負(fù)責(zé)傳遞雙方的溝通以及技術(shù)方案的確定。建立醫(yī)院的外部聯(lián)系之后，臨床科室與供應(yīng)商的技術(shù)人員可以直接通過郵件進(jìn)行溝通，將溝通交流的相關(guān)郵件抄送給采購人員，以便采購人員能夠隨時(shí)掌握溝通進(jìn)度進(jìn)行下一步工作。按照現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可將醫(yī)院的信息系統(tǒng)和供應(yīng)商的管理信息系統(tǒng)通過因特網(wǎng)連接至電子商務(wù)平臺(tái)上。在醫(yī)院和供應(yīng)商自己具備成熟企業(yè)資源計(jì)劃（enterprise resource planning，ERP）、管理信息系統(tǒng)（management information system，MIS）的情況下，電子商務(wù)利用因特網(wǎng)技術(shù)，通過Web服務(wù)實(shí)現(xiàn)信息平臺(tái)集成、信息連接，使系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)共享，以期達(dá)到信息傳遞并行的目的[9]。

2.1.2 建立醫(yī)院內(nèi)部聯(lián)系

針對(duì)臨床科室多、與其溝通少的特點(diǎn)，我院依托信息技術(shù)，建立醫(yī)療設(shè)備運(yùn)維管理系統(tǒng)，最大程度地實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購全流程信息的實(shí)時(shí)查詢與共享，以降低采購成本。通過醫(yī)療設(shè)備運(yùn)維管理系統(tǒng)把醫(yī)院采購流程中原本分離的采購計(jì)劃、庫存管理、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、安裝驗(yàn)收、成本管理等環(huán)節(jié)整合為一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)能在第一時(shí)間內(nèi)同時(shí)傳遞給使用科室，實(shí)現(xiàn)信息交互、數(shù)據(jù)共享最大化，節(jié)約信息傳遞成本?？剖邑?fù)責(zé)人可通過此平臺(tái)實(shí)時(shí)查詢本科室的設(shè)備購置預(yù)算的執(zhí)行情況及相關(guān)細(xì)節(jié)，點(diǎn)擊具體條目進(jìn)入相應(yīng)表單，可詳細(xì)查看整個(gè)設(shè)備表單的信息及流轉(zhuǎn)情況，如圖1所示。如有疑問科室負(fù)責(zé)人可以在最短時(shí)間內(nèi)將信息反饋給采購部門，采購部門則根據(jù)使用科室的需要及時(shí)調(diào)整工作，可避免由于缺乏使用科室的參與而導(dǎo)致采購的失誤，有效提高使用科室的滿意度，最大程度地降低退換貨可能。

2.2 簡化結(jié)算審批程序

CE為了爭取時(shí)間，強(qiáng)調(diào)在信息不完備的情況下也可以開始工作。辦理入庫結(jié)算時(shí)，采用CE辦法，可以很大程度上減少結(jié)算審批環(huán)節(jié)，縮短審批時(shí)間。按照現(xiàn)有采購流程，同一個(gè)項(xiàng)目需要多次審批，雖然器械管理委員會(huì)論證之后對(duì)于審批通過的設(shè)備都確定了一個(gè)批復(fù)號(hào)，但是該批復(fù)號(hào)基本只用于核對(duì)預(yù)算事宜。醫(yī)院可在年初批復(fù)預(yù)算時(shí)，同時(shí)在項(xiàng)目運(yùn)作環(huán)節(jié)（如進(jìn)口申請表、采購計(jì)劃表、委托代理協(xié)議等）依據(jù)批復(fù)號(hào)即可用印，在醫(yī)院確標(biāo)或簽訂合同等關(guān)鍵環(huán)節(jié)簽字審批[10]。如此可大大縮短等待時(shí)間，防止采購審批執(zhí)行環(huán)節(jié)的重復(fù)審核和層層審批，同時(shí)可避免領(lǐng)導(dǎo)出差無法簽字的情況出現(xiàn)。優(yōu)化后的部分采購流程圖——采購訂單制定執(zhí)行流程圖如圖2所示。

圖1 預(yù)算查詢

圖2 采購訂單制定執(zhí)行流程圖

3 醫(yī)療設(shè)備采購流程優(yōu)化后的效果

3.1 采購效率提高

醫(yī)療設(shè)備采購流程優(yōu)化前，采購審批環(huán)節(jié)多、周期長、跨部門現(xiàn)象嚴(yán)重，從最開始的采購申報(bào)到最后的入庫結(jié)算，花費(fèi)了大量的時(shí)間用于傳遞文件和簽字審批，最終影響了采購計(jì)劃的貫徹和執(zhí)行。醫(yī)療設(shè)備采購流程優(yōu)化后，簡化了各環(huán)節(jié)的手續(xù)，加強(qiáng)了部門間的交流溝通，打破了原有采購部門與院領(lǐng)導(dǎo)之間分割和串行情形，使信息采集工作更加快速、有效。

3.2 實(shí)現(xiàn)與臨床科室的集成

醫(yī)療設(shè)備采購流程優(yōu)化前，臨床科室如要了解采購的執(zhí)行情況均需向采購部門相關(guān)人員詢問，在串行式的設(shè)備采購流程中，不僅臨床科室了解信息困難，而且增加了設(shè)備采購部門的附加工作量，影響了工作效率。醫(yī)療設(shè)備采購流程優(yōu)化后，臨床科室可以通過醫(yī)療設(shè)備運(yùn)維管理系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)時(shí)共享科室購置設(shè)備的相關(guān)信息，包括供應(yīng)商信息、合同進(jìn)度、安裝驗(yàn)收情況等具體信息，實(shí)現(xiàn)信息交互。

3.3 加強(qiáng)與供應(yīng)商的協(xié)同

醫(yī)療設(shè)備采購流程優(yōu)化前，在訂單前的技術(shù)澄清工作時(shí)，供應(yīng)商提交的技術(shù)方案與原始需求信息存在偏差時(shí)，采購部將信息反饋給設(shè)備使用科室，科室將復(fù)核意見傳遞給采購部，采購部再將最終意見反饋給供應(yīng)商，如此反復(fù)執(zhí)行串行流程，采購部經(jīng)常忙于信息跟蹤及反饋，效率低下。醫(yī)療設(shè)備采購流程優(yōu)化后，使用科室設(shè)備負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商技術(shù)人員之間通過直接溝通平臺(tái)共享信息，技術(shù)交流時(shí)間大大縮短，與供應(yīng)商之間的協(xié)同合作隨之加強(qiáng)，信息傳遞的準(zhǔn)時(shí)性以及同步性得以實(shí)現(xiàn)，采購效率進(jìn)一步得到提高。

4 結(jié)語

CE是一種行之有效的、先進(jìn)的企業(yè)管理思想?；贑E對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購流程進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)了部門內(nèi)部和部門間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，緊密聯(lián)系了供應(yīng)商的業(yè)務(wù)運(yùn)營，實(shí)現(xiàn)并行作業(yè)和資源共享，從而縮短采購周期，降低采購成本，提高采購效率，快速響應(yīng)臨床使用科室需求，提高醫(yī)院采購管理水平。

[1] 趙洋洋.醫(yī)療設(shè)備采購流程的規(guī)范化管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2011，26（12）：73-75.

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（收稿：2014-03-04 修回：2014-06-16）

Optimization of medical equipment procurement process based on concurrent engineering

LI Yu-qiong,LIN Fen-ping,WANG Jia-zhu,YAN Tan
（Department of Medical Engineering,the 175th Hospital of the PLA,Zhangzhou 363000,Fujian Province,China）

The significance of medical equipment procurement is described for the sustainable development of hospital, and the present situation of medical equipment procurement is analyzed.Some optimization measures are put forward for medical equipment procurement process based on concurrent engineering,and the optimization is discussed from the aspects of informatization,simplified settlement approval procedure and etc,so that the procurement efficiency,the integration with clinical department and the coordination with the suppliers are promoted greatly.[Chinese Medical E-quipment Journal，2015，36（4）：111-113]

concurrent engineering;medical equipment;procurement;process optimization

R318；R197.39

A

1003-8868（2015）04-0111-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.04.111

南京軍區(qū)計(jì)劃課題項(xiàng)目（10MB018）；南京軍區(qū)重點(diǎn)課題（08Z021）；解放軍175醫(yī)院青年苗圃課題（12Y011）

李玉瓊（1988—），女，助理工程師，主要從事醫(yī)療設(shè)備配件及檔案方面的研究工作，E-mail：15860817276@139.com。

363000福建漳州，解放軍175醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科（李玉瓊，林芬萍，王加主，嚴(yán) 潭）

嚴(yán) 潭，E-mail：tan-yan@139.com