事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路研究

羅佳婧

摘 要：事業(yè)單位開展各項工作離不開檔案管理，本文分析了行政事業(yè)單位檔案建設(shè)管理的原則，指出了當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理存在的問題及其原因，給出了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；事業(yè)單位

事業(yè)單位承擔(dān)著十分重要的社會職能，因此在不斷變化的時代中需要不斷尋求突破創(chuàng)新思路媒求事業(yè)單位的生存與發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展規(guī)代社會對事業(yè)單位的要求越來越高事業(yè)單位必須建立科學(xué)、系統(tǒng)與民主的管理體制著重進(jìn)行檔案管理工作保證整個事業(yè)單位的協(xié)調(diào)運作。目前事業(yè)單位檔案管理中存在很大的問題管理制度與管理手段比較落后媒求檔案管理的創(chuàng)新十分必要。

1 當(dāng)下我國事業(yè)單位在檔案管理過程中出現(xiàn)的不足

1.1 缺乏嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度，不重視檔案管理工作

大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，沒有將檔案管理工作提上重要日程，缺乏專職的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行督促落實。同時，管理者對于《檔案管理辦法》以及《檔案法》等相關(guān)文件也缺乏貫徹學(xué)習(xí)的力度，沒有認(rèn)識到檔案管理對實際工作開展的促進(jìn)作用，這就直接導(dǎo)致了對于檔案管理工作的不重視，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，甚至沒有相應(yīng)的管理制度，檔案管理工作呈現(xiàn)出一片混亂的局面。

1.2 工作人員缺乏扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

我國部分事業(yè)單位在檔案管理工作上基礎(chǔ)相當(dāng)薄弱，盡管有的事業(yè)單位建立了相應(yīng)的管理體制，但是由于沒有專門人員予以監(jiān)督執(zhí)行，從而致使其淪為形式，難以落實，檔案管理一片混亂；還有就是檔案管理工作人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，檔案管理不科學(xué)，很容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。由于缺乏相應(yīng)的管理制度和激勵制度作為支撐，這就導(dǎo)致相關(guān)工作人員的積極性不高，存在當(dāng)一天和尚撞一天鐘的現(xiàn)象，主動投身檔案管理工作的主動性和責(zé)任感不強(qiáng)。

1.3 檔案管理缺乏現(xiàn)代化的工作設(shè)備

鑒于事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視，因此在資金支出以及設(shè)備引進(jìn)方面也是有所欠缺，由于資金不足，導(dǎo)致我國相當(dāng)一部分事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施落后，有的庫房十分簡陋，甚至成為雜物間，有的辦公條件差，庫房、檔案室以及辦公室并未分開，導(dǎo)致檔案管理工作難以有序開展。這些硬件設(shè)施上不完善的問題直接影響到了事業(yè)單位檔案管理工作的深入開展，對事業(yè)單位檔案管理工作水平提升起到了阻礙作用。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新辦法

2.1 建立健全檔案管理制度

在新的時代背景下，事業(yè)單位必須要制定一套行之有效的檔案管理辦法。創(chuàng)新的檔案管理辦法要遵循事業(yè)單位檔案管理的原則要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)的法律法規(guī)并要結(jié)合事業(yè)單位自身的實際情況使得管理制度真正能夠發(fā)揮效用。新的檔案管理辦法必須要具備可操作性簡明易懂能夠在實際工作中起到很好的規(guī)范與指導(dǎo)作用。工作人員是事業(yè)單位的工作核心因此檔案管理辦法必須要堅持制度約束的地位平等性，對單位領(lǐng)導(dǎo)和普通員工都進(jìn)行約束重點保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。此外事業(yè)單位的檔案管理制度還要實現(xiàn)獎懲分明在制度制定之后要注重執(zhí)行保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性對表現(xiàn)優(yōu)秀工作積極的員工要進(jìn)行獎勵發(fā)揮其模范帶頭作用對不能遵守規(guī)章制度的員工進(jìn)行懲罰這樣的獎懲制度可以很好地激發(fā)員工的工作熱情捉進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2.2 深化管理，提高人事檔案管理水平

事業(yè)單位需要不斷提高員工的管理水平，通過定期開展培訓(xùn)班組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)開展員工交流會等提高單位員工的管理水平。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作的重要性在單位內(nèi)部進(jìn)行廣泛的宣傳使整個單位的員工都重視起檔案管理工作并要采取績效考核等方式對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)實行定期考核通過級別升降來實現(xiàn)動態(tài)管理。事業(yè)單位還要制定適合本單位的檔案管理工作質(zhì)量評估體系并要積極落實執(zhí)行工作推動檔案管理工作的進(jìn)行。

2.3 開展信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作實行信息化管理也是當(dāng)代社會對檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀需求。事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新需要最大限度地發(fā)揮檔案資源提高管理效率采用科學(xué)的管理辦法可以滿足新時期社會的需求。首先事業(yè)單位必須利用互聯(lián)網(wǎng)高速的信息傳遞功能實現(xiàn)各級事業(yè)單位檔案信息的準(zhǔn)確與高效傳遞保證信息的時效性然后利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備將事業(yè)單位的檔案信息錄入電腦并對信息進(jìn)行技術(shù)處理將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料將檔案資料數(shù)字化最后充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為社會各界提供高效的檔案信息服務(wù)實現(xiàn)檔案資源的共享提高檔案資源的利用率提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

2.4 注重檔案管理工作的保密性

在事業(yè)單位的檔案管理過程中，保密工作是我們必須要實行的一項工作，要求我們在庫房建造和選址過程中必須要嚴(yán)格按照我國相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行建造，做到辦公室和庫房分開建造，閱覽室和庫房分開建造，庫房門窗必須要進(jìn)行加固，這樣能夠在一定程度上防止盜竊行為的發(fā)生，在庫房的管理方面，我們要派遣專門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行看管，那些與檔案管理無關(guān)緊要的人員必須要禁止其進(jìn)人，最后，我們要對庫房管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠正確的對保密檔案和保管檔案進(jìn)行區(qū)分，如果保密檔案泄露出去，一定會對國家利益和安全造成嚴(yán)重的危害，因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理的保密工作是十分必要的。

3 加強(qiáng)檔案專業(yè)人才和工作者的培養(yǎng)，是做好人事檔案管理創(chuàng)新的根本舉措

3.1 要根據(jù)實際情況的需要，增強(qiáng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)的實效性

對于任何企事業(yè)單位的發(fā)展而言，人才戰(zhàn)略至關(guān)重要，直接關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。尤其是在競爭愈演愈烈的當(dāng)今社會，其重要性更是不言而喻的。因此，許多企事業(yè)單位都把用人工作當(dāng)做頭等大事來抓。在如何培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的問題上，事業(yè)單位首先要從思想上加以重視，然后根據(jù)實際情況的需要、確立具體的培養(yǎng)目標(biāo)，最后要落實到行動中去、加大人才培養(yǎng)力度。具體地說，事業(yè)單位應(yīng)培養(yǎng)這樣的檔案專業(yè)人才：其既能掌握先進(jìn)的檔案管理理論，又要具備各種管理實踐的能力和素質(zhì)，還要適應(yīng)檔案管理部門的實際需要。事業(yè)單位在培養(yǎng)檔案專業(yè)人才時，既可以進(jìn)行內(nèi)部挖掘，又可以進(jìn)行外部引進(jìn)?？傊鰪?qiáng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)的實效性，培養(yǎng)或選拔出各類人才。

3.2 要加大各項扶持力度，為其營造一個良好的培養(yǎng)環(huán)境

在實踐中，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)工作，需要具備一種良好的培養(yǎng)環(huán)境。而這種環(huán)境的營造絕不是一口之功，需要各方的共同努力，無論是政府、社會，還是事業(yè)單位本身，都要積極地加大扶持力度。

4 總結(jié)

對于事業(yè)單位的員工來說，檔案問題是他們非常關(guān)心的問題，因為很多人都是攜帶自己的檔案而來，直接把自己的戶口落在了單位所在地，一旦檔案出了問題，可能會帶來十分重大的麻煩，因此如何對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行一些創(chuàng)新，使事業(yè)單位的檔案管理變得更加有效變得十分迫切。本研究探討了目前我國事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，并為事業(yè)單位的檔案管理提供了一些創(chuàng)新性的意見，以推動我國事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步。

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