論企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題

楊良

摘 要：改革開(kāi)放以來(lái)，越來(lái)越多的企業(yè)從原來(lái)的幾個(gè)人，擴(kuò)展到現(xiàn)在成百上千個(gè)人，規(guī)模也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的檔案管理模式也越來(lái)越制約企業(yè)的發(fā)展。在全球經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的趨勢(shì)下，企業(yè)檔案社會(huì)化成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然要求。企業(yè)為了提高發(fā)展速度、管理水平、降低管理成本，將檔案交給社會(huì)中專(zhuān)門(mén)從事檔案管理服務(wù)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。這也就衍生出企業(yè)檔案管理社會(huì)化的問(wèn)題，本文從檔案管理社會(huì)化問(wèn)題進(jìn)行分析，探討檔案管理社會(huì)化必然性、可行性和表現(xiàn)形式。

關(guān)鍵詞：檔案管理；社會(huì)化；問(wèn)題

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理、生產(chǎn)等方面的信息，記錄著企業(yè)發(fā)展的歷史，對(duì)于每個(gè)企業(yè)而言，檔案發(fā)揮著不容忽視的作用。隨著企業(yè)改革的進(jìn)一步推進(jìn)，傳統(tǒng)的高度依附人事檔案管理的模式，越來(lái)越不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下建立的發(fā)展潮流，我國(guó)企業(yè)的改革可以借鑒國(guó)外先進(jìn)的管理技術(shù)，如檔案管理社會(huì)化，將企業(yè)檔案管理從企業(yè)中剝離出來(lái)，交由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)，形成新型的管理制度。

1.企業(yè)檔案管理社會(huì)化的必然性

現(xiàn)代企業(yè)制度下，需要企業(yè)檔案管理做出與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新，以便為企業(yè)發(fā)展做出高效、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，推進(jìn)檔案社會(huì)化建設(shè)。

1.1 統(tǒng)籌社會(huì)資源，優(yōu)化資源配置

隨著經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)化，員工也從原有的終身制變?yōu)榱似赣弥?，加大員工自由度的同時(shí)，也為企業(yè)檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)。檔案管理社會(huì)化，有效的實(shí)現(xiàn)了社會(huì)分工細(xì)化，利用外界的資源為自身服務(wù)，不僅可以減少企業(yè)資金和成本的投入，而且提高了檔案的利用率，為更多的人提供就業(yè)機(jī)會(huì)，促進(jìn)社會(huì)共同進(jìn)步。在選擇檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí)可以提高資源利用率，統(tǒng)籌社會(huì)資源，達(dá)到共贏的目的，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)化配置。這不僅是社會(huì)的需要，也是企業(yè)和人事單位的需要。

1.2 節(jié)約成本，提高利用率

現(xiàn)在企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)是人才和科技的競(jìng)爭(zhēng)，科技、人才、時(shí)間共同構(gòu)成了經(jīng)濟(jì)的要素，企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中脫穎而出，就需要有便捷、高效的檔案管理為保障。原有的人事檔案管理中有“不規(guī)范、分散性”等特點(diǎn)，給職工管理帶來(lái)很大的困難，制約了人才的流通。同時(shí)，管理中存在檔案管理利用率低，消耗的費(fèi)用高等問(wèn)題，將企業(yè)檔案管理社會(huì)化，委托專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)管理檔案，可以有效的節(jié)約成本。同時(shí)社會(huì)上檔案管理機(jī)構(gòu)可以提供專(zhuān)門(mén)化、規(guī)范化、科學(xué)化的服務(wù)，即調(diào)高了檔案的利用率，也降低了企業(yè)的成本，既可以推動(dòng)企業(yè)的自身發(fā)展，又能實(shí)現(xiàn)檔案達(dá)的雙重利用，達(dá)到雙贏。

1.3 現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的重要內(nèi)容

現(xiàn)代化企業(yè)的建設(shè)包含多方面的內(nèi)容，檔案管理是其中重要的組成部分。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)浪潮下，企業(yè)必須裁掉制約企業(yè)發(fā)展的無(wú)關(guān)部門(mén)，輕裝上陣。我國(guó)是法治大國(guó)，為了維護(hù)職工的勞動(dòng)權(quán)益，將職工檔案從企業(yè)中分離出來(lái)，交由專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。因此要適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，我們就要進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，進(jìn)行檔案管理社會(huì)化。

2.企業(yè)檔案管理可行性分析

2.1 外包手段的出現(xiàn)

隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作規(guī)模也在不斷地?cái)U(kuò)大，企業(yè)需要投入大量的人力和物力保證企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行。這種“勞民傷財(cái)”的管理模式，與當(dāng)前時(shí)代背景下的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相違背，增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，長(zhǎng)此以往，對(duì)企業(yè)的發(fā)展非常不利。必須通過(guò)一些方式對(duì)其改革，外包形式出現(xiàn)了。外包業(yè)務(wù)的出現(xiàn)，解決了檔案管理工作難的特點(diǎn)，企業(yè)將檔案通過(guò)外包的形式承包給社會(huì)上專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，它不僅可以科學(xué)化進(jìn)行管理檔案，而且可以便捷有效的進(jìn)行管理，減少了企業(yè)資本的投入，提高了檔案利用率和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

2.2 科學(xué)信息技術(shù)化

社會(huì)化的本質(zhì)即為信息化，現(xiàn)代的時(shí)代是信息的化的時(shí)代，信息技術(shù)遍布于世界各個(gè)角落，同時(shí)滲透到生活、工作的方方面面，它也為企業(yè)檔案的管理工作提供了一定的技術(shù)支持。企業(yè)將人事檔案委托給專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)管理，這樣不僅保證檔案的真實(shí)性和安全性，也減少了企業(yè)負(fù)擔(dān)，雙方只要依靠簡(jiǎn)單的信息工具，就可以進(jìn)行交流。既為企業(yè)提供了快捷、高效、科學(xué)的管理服務(wù)，同時(shí)又通過(guò)先進(jìn)的信息化和科學(xué)化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。企業(yè)不需要花費(fèi)大量資金的情況下，時(shí)時(shí)了解到檔案內(nèi)容與動(dòng)態(tài)。

2.3 健全機(jī)構(gòu)與中介服務(wù)

在加快提升檔案管理空間、中介公司建設(shè)步伐和檔案信息服務(wù)水平的同時(shí)，我們還要努力推進(jìn)相關(guān)法律法規(guī)制度。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)又是法制經(jīng)濟(jì)，我們?cè)谕七M(jìn)檔案管理工作社會(huì)化的同時(shí)也要出臺(tái)相應(yīng)制度，使建設(shè)進(jìn)程在法律軌道內(nèi)運(yùn)行。我國(guó)出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定了中介機(jī)構(gòu)的義務(wù)和權(quán)力，保證了企業(yè)檔案管理工作的合法權(quán)益。檔案管理社會(huì)化有法律依據(jù)依靠，也為檔案管理社會(huì)化提供了支撐。經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，促進(jìn)了中介市場(chǎng)不斷改革，在服務(wù)形式和服務(wù)內(nèi)容上都有了很大的明顯，與之前相比都有了很大的提高，更加的科學(xué)化和規(guī)范化。通過(guò)這些方式保證社會(huì)發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案的需要，更好的為企業(yè)與社會(huì)發(fā)展服務(wù)。在這方面，政府和企業(yè)在積極轉(zhuǎn)變觀念的同時(shí)，也要善于借鑒一些大國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，在經(jīng)濟(jì)的建設(shè)中少走彎路，加快改革步伐。

3.企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)形式

3.1 集中統(tǒng)一的管理形式

現(xiàn)在我國(guó)檔案社會(huì)化的主要表現(xiàn)形式是統(tǒng)一集中管理，這同以前企業(yè)檔案管理社會(huì)化使用過(guò)得管理手段相比，主要以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：首先，通過(guò)統(tǒng)一的管理模式，可以減少企業(yè)當(dāng)中不必要的資金輸出，降低企業(yè)管理成本，提升便捷性；其次，在傳統(tǒng)的管理模式中，按照文化程度進(jìn)行劃分，不僅會(huì)影響到企業(yè)檔案管理工作的有效性，也會(huì)影響到企業(yè)的未來(lái)發(fā)展；最后，集中統(tǒng)一社會(huì)化檔案管理，解決了企業(yè)檔案管理工作混亂和效率低等問(wèn)題，使檔案管理工作走上專(zhuān)業(yè)化和集約化的道路。

3.2 集約化管理

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)信息管理資產(chǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要組成部分，關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)等工作環(huán)節(jié)是否順利進(jìn)行。社會(huì)化檔案管理模式不僅能保證檔案的真實(shí)性、可靠性、穩(wěn)定性，同時(shí)也減少了管理力度，保證企業(yè)其他工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的管理一般只有一套計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，沒(méi)有科學(xué)的管理辦法，加之企業(yè)人事流動(dòng)較大，這都增加了企業(yè)檔案管理的負(fù)擔(dān)。企業(yè)通過(guò)管理集約化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)管理，大大增加了工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)不斷應(yīng)用，集約化管理模式越來(lái)越完善，檔案管理工作更加高效、快捷、安全、方便。

3.3 杜絕自帶檔案的現(xiàn)象

很多企業(yè)對(duì)檔案管理不重視，允許自帶檔案，往往會(huì)造成人員檔案難管理以及檔案丟失等現(xiàn)象。但檔案對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)又是十分重要的，實(shí)行檔案社會(huì)化管理不僅確實(shí)保證了人員的切身利益，也避免了一些檔案管理中不良現(xiàn)象。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案的管理模式已不能滿(mǎn)足時(shí)代的需求。新型企業(yè)的崛起需要快速、高效的檔案管理模式，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。檔案管理社會(huì)化的模式，投入少，專(zhuān)業(yè)化程度高，整體檔案的質(zhì)量及管理科學(xué)化程度高，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。實(shí)行檔案管理社會(huì)化，不僅推動(dòng)了我國(guó)企業(yè)檔案管理發(fā)展，而且為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了重要參考依據(jù)。

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