我國(guó)高等職業(yè)院校檔案管理現(xiàn)狀研究

李寅曉

近十幾年來(lái)，我國(guó)的高等教育發(fā)展較快，隨著國(guó)家對(duì)教育事業(yè)的重視，國(guó)家對(duì)教育的投入逐年遞增，高校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展時(shí)期。為改善辦學(xué)條件，每年幾乎所有的高校都要花上幾個(gè)億或是幾十個(gè)億投入到高校的基本建設(shè)中去。高校的建設(shè)工程逐年增多，隨之而來(lái)的也產(chǎn)生了大量的建設(shè)工程竣工檔案。此外，高校的合并與重組，是二十世紀(jì)末、二十一世紀(jì)初我國(guó)高等教育發(fā)展體制改革的重要舉措，給高等教育事業(yè)的發(fā)展提供了很好的條件。各高校紛紛響應(yīng)這一高等教育體制改革的重要舉措，就連一些著名高校也加入了合并的行列。從1999年到2004年期間，合并調(diào)整后的高校數(shù)目達(dá)到416所，原有612所高校合并組建為250所，數(shù)量之大，空前少有。隨著高校的合并也帶來(lái)了許多各種各樣的問題，檔案管理問題也是其中之一。這就使高?；n案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。與教學(xué)檔案、科研檔案等相比，基建檔案管理在高校檔案管理中較不受重視，因此，要保證高?；n案的齊全和規(guī)范，必須加強(qiáng)管理。

高校建設(shè)離不開基建檔案，它既是建設(shè)過(guò)程的真實(shí)反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。高校基建檔案管理工作如何在新的平臺(tái)上發(fā)揮應(yīng)有的作用，服務(wù)于高校的改革和發(fā)展，是擺在高校管理層和檔案工作者面前的新課題。做好高?；n案管理，已成為高?；ú块T和高校檔案管理部門工作的重要組成部分。這就迫切要求找出高?；n案管理中存在的相關(guān)問題并加以分析，得出相關(guān)可行的對(duì)策，提高高?；n案管理水平。筆者所在單位是豫北地區(qū)最大的職業(yè)技術(shù)學(xué)院，在學(xué)校檔案館成立以后，本人一直從事檔案管理工作。近幾年來(lái)，為了滿足發(fā)展要求，學(xué)校每年都要投入上億資金從事校園的基本建設(shè)，這些基建項(xiàng)目的材料雖然在城建檔案館有所存檔，但在本校卻無(wú)一保存完整，造成在查找利用時(shí)的諸多不便。同時(shí)我校是由五所中專學(xué)校合并升格而成的，以往的基建材料幾乎沒有存檔，查找利用更是難上加難。曾經(jīng)就發(fā)生了這樣一件事：我校的某圖書館因建筑物電線老化需要修理，但是在修理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)沒有相關(guān)的水電圖紙，電工不敢貿(mào)然下手，只能逐步排查，雖然排除了當(dāng)前障礙，但由于不是徹底修理，水電故障還是不時(shí)地出現(xiàn)，給大樓管理和使用帶來(lái)了很大不便。假設(shè)再有問題出現(xiàn)時(shí)，又是由其他電工來(lái)處理問題，那么又得重新開始。如此，周而復(fù)始會(huì)造成極大的浪費(fèi)。通過(guò)類似基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)事件，筆者逐漸意識(shí)到規(guī)范高?；n案管理的重要性和緊迫性。如果再不重視現(xiàn)在的基建檔案歸檔工作，那么它們的利用價(jià)值將會(huì)喪失，給學(xué)校造成不可彌補(bǔ)的損失。

高?；n案對(duì)于高校發(fā)展有著重要意義，主要表現(xiàn)在：第一、高?；n案在高校建設(shè)中可反復(fù)多次利用基本建設(shè)檔案，是在工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維護(hù)過(guò)程中形成的。高校的建筑規(guī)劃、建設(shè)、管理；舊房改造、功能變化；校區(qū)開發(fā)、基礎(chǔ)設(shè)施的改建，都與基本建設(shè)檔案緊密相連。從某種意義上說(shuō)，檔案是歷史的再現(xiàn)，這種歷史再現(xiàn)在基建檔案中顯得尤為重要。高校的工程項(xiàng)目需要進(jìn)行擴(kuò)建、改建、維修時(shí)，如果有完善的檔案參考，可以不走或少走彎路?；n案都經(jīng)過(guò)施工的考驗(yàn)，并接受了實(shí)踐的檢驗(yàn)，重復(fù)利用，不僅可以加快工程速度，還可以節(jié)省勞動(dòng)耗費(fèi)，提高經(jīng)濟(jì)效益和效率。高?；n案和其它工程設(shè)計(jì)檔案一樣，其最大特點(diǎn)是可以重復(fù)利用。如將一些通用性很強(qiáng)的設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)圖、文件資料整理歸檔，再次建設(shè)時(shí)完全可以重復(fù)利用或在現(xiàn)有基礎(chǔ)上稍作變動(dòng)即可利用。這樣不僅節(jié)省設(shè)計(jì)力量和時(shí)間、還加快了建設(shè)進(jìn)度，是提高設(shè)計(jì)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。另外，通過(guò)對(duì)基建檔案的調(diào)查了解，不僅能提供檢查質(zhì)量、造價(jià)的憑據(jù)，而且能從中提取出許多有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。高校基建檔案的收集、整理、報(bào)送、保存不僅僅是基建檔案管理工作的過(guò)程，還是為了充分利用資源，進(jìn)行信息分析，提供必要服務(wù)，變消極單純地保存檔案為積極有效地利用檔案，以便提供服務(wù)。

基建檔案是高校建設(shè)管理中的歷史憑證。高校的基本建設(shè)檔案是收集整理建校過(guò)程中使用的文件、函件、記錄，圖紙、圖表而形成的，其中有很大一部分依據(jù)性文件，如基本建設(shè)工程項(xiàng)目任務(wù)書，建設(shè)書、批復(fù)報(bào)告、可行性研究、規(guī)劃、征地、計(jì)劃投資等，它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況。基建檔案的憑證作用，在維護(hù)學(xué)校權(quán)益和學(xué)校建設(shè)方面是非常重要的。

基建檔案在高校建設(shè)中具有增值作用。通過(guò)對(duì)基建檔案的利用，在各種生產(chǎn)實(shí)踐和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中可以直接或間接地起到增值作用?；n案是維修、使用、檢修工程對(duì)象的惟一依據(jù)，尤其在工程對(duì)象改建、擴(kuò)建或被破壞后進(jìn)行恢復(fù)時(shí)更是離不開基本建設(shè)檔案。高校的工程建設(shè)項(xiàng)目如教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、圖書館等，必須保證檔案的完整、正確、系統(tǒng)，才能在維修、改建中發(fā)揮它的憑證和查考的功能。同時(shí)，一般檔案的增值作用是間接的，其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益見效緩慢且不明顯，但基建檔案可在生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生直接的、明顯的增值效果。其一是在新建、擴(kuò)建工程活動(dòng)中積極地開展檔案工作的開發(fā)與利用工作，使其發(fā)生增值；其二是可以節(jié)省擴(kuò)建、改建、維修工程項(xiàng)目的人力、物力、財(cái)力?？梢姾侠砝没n案，在高校建設(shè)管理活動(dòng)中是一項(xiàng)十分有益的工作。完整的、系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給后來(lái)的建設(shè)以有益的啟迪，通過(guò)查考過(guò)去的資料，掌握歷史材料，在新建、擴(kuò)建、再建等工程的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)時(shí)，可從中吸取精華，去其糟粕，提高工作質(zhì)量和效率?；n案，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)的實(shí)際經(jīng)過(guò)，而且記錄了在建設(shè)活動(dòng)中所取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及創(chuàng)造出的成果，因此，基建檔案對(duì)查考過(guò)去的情況，掌握歷史材料研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律起到廣泛的參考作用。隨著時(shí)間的流逝其歷史參考價(jià)值越高。與國(guó)外相比，我國(guó)高?；n案管理與國(guó)外有一定的差距，投資小，起點(diǎn)低，不利于我國(guó)高校基建檔案管理的保管和利用，因此，檔案工作者都有責(zé)任和義務(wù)來(lái)提高基建檔案的管理質(zhì)量，以提供最大的利用。為此，高?；n案的收集、整理和歸檔進(jìn)館管理工作需要加大力度，以免造成材料的散亂與遺失。但是，在實(shí)際的日常土作中，基建檔案的進(jìn)館工作一直不盡人意，而使進(jìn)入檔案館的基建檔案達(dá)到完整、規(guī)范則更是一件難事。在這種情況下，如何使高?；n案管理更為真實(shí)、完整、有效，是值得高校檔案工作者深刻思考的問題，也是高校發(fā)展的新形勢(shì)對(duì)高校檔案工作者提出的工作要求。結(jié)合我國(guó)高校基建檔案工作管理實(shí)際情況，對(duì)高校基建檔案存在的問題進(jìn)行研究，得出切實(shí)可行的對(duì)策，提高高?；n案管理水平是十分必要和迫在眉睫的。

高?；n案：高校基建檔案是高等學(xué)校在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等材料，包括基建文件檔案材料、施工文件檔案材料、竣工圖紙檔案材料。一些條件較好的高校為檔案機(jī)構(gòu)新配置了防磁柜、底圖柜、電腦、復(fù)印機(jī)等基建檔案管理所需的設(shè)備，為基建檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造了一定的硬件。還有一些高校配備了高校檔案管理軟件。目前，國(guó)家檔案局和河南省檔案局推薦使用的軟件有兩個(gè)，但這兩個(gè)軟件并不符合高校檔案管理的需要。高校目前使用的檔案管理軟件并不統(tǒng)一，是由各校自行選擇的。雖然我國(guó)高校大多都配備了計(jì)算機(jī)管理，但總的來(lái)說(shuō)，要達(dá)到現(xiàn)代化管理水平還相差甚遠(yuǎn)。檔案數(shù)字化建設(shè)主要包括兩個(gè)方面：一是檔案目錄的數(shù)字化、二是檔案全文的數(shù)字化。目前除了少數(shù)高校實(shí)行部分的全文數(shù)字化利用外，大部分進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的高校都只能做到目錄級(jí)的數(shù)字化。綜上所述，與國(guó)外的高校基建檔案管理相比，我國(guó)高校的基建檔案管理的制度并不完全適合高?；n案管理的需要，保障力度也不夠，保存條件和設(shè)施有待完善，數(shù)字化程度不高，高?；n案管理水平有待大幅度的提高。