“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理現(xiàn)狀及應(yīng)對策略

孫叢宇?廉健男

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，作為傳統(tǒng)行業(yè)的檔案管理面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。新的形勢下，國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》，指出加快互聯(lián)網(wǎng)和政府公共服務(wù)體系的深度融合，構(gòu)建面向公眾的一體化在線公共服務(wù)體系。本文主要結(jié)合檔案管理的現(xiàn)狀，以‘互聯(lián)網(wǎng)+”為背景，指出其在當(dāng)前存在的不足，同時結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)+時代的發(fā)展趨勢與要求，提出了應(yīng)對策略，作了進(jìn)一步的分析和探討。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；現(xiàn)狀；策略

1 引言

進(jìn)入信息時代以來，檔案管理工作的理念在不斷的推陳出新，管理水平和效率有了顯著的提高，總體上適應(yīng)了新時代的發(fā)展需求。然而就目前形勢而言，特別是在國家戰(zhàn)略“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，眾多行業(yè)依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，實現(xiàn)了自身行業(yè)的飛速發(fā)展，激發(fā)了新的業(yè)態(tài)和活力。檔案部門也開始逐步探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”領(lǐng)域的研究和趨勢。然而，檔案管理和“互聯(lián)網(wǎng)+”在平臺建設(shè)、軟件開發(fā)及系統(tǒng)融合等方面，仍然存在一些問題。因此，建議進(jìn)一步采取相關(guān)策略，主動出擊，對互聯(lián)網(wǎng)+與檔案管理間的融合進(jìn)行深入研究，以公共需求為導(dǎo)向，為社會及時提供準(zhǔn)確、有效的檔案信息，更好的服務(wù)社會。

2 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、政府對檔案管理信息化的推進(jìn)力度不足

首先，在思想意識層面上，政府工作重點強(qiáng)調(diào)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，忽視了公共服務(wù)部門的發(fā)展。檔案管理工作本身不會帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，因此，一段時期以來，各相關(guān)部門不免忽略了檔案管理工作的重要性，缺乏對檔案文化的宣傳和有效監(jiān)督，忽視了對檔案的規(guī)范與管理，部分管理人員的綜合工作水平總體偏低，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

同時，在檔案管理信息化發(fā)展的歷程上，我國經(jīng)歷了單機(jī)管理階段、網(wǎng)絡(luò)管理階段、電子文件管理系統(tǒng)階段以及當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)+管理階段，然而縱觀一段時期以來軟件的開發(fā)與共享等方面，存在著缺乏國家主管部門制定的統(tǒng)一規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、軟件開發(fā)不徹底、軟件更新不及時等弊端，影響數(shù)據(jù)平臺的共享[1]。

2、檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)化素質(zhì)需要進(jìn)一步的提升

首先，檔案管理工作者是檔案管理和利用工作的行為主體，然而，實際工作中，有相當(dāng)大一部分檔案管理人員沒有檔案專業(yè)背景或?qū)嶋H工作經(jīng)驗，缺乏理論知識和責(zé)任意識，面對檔案管理工作中的具體問題難以規(guī)范處理，進(jìn)而不能有效地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)下的各類檔案管理的作用。

另一方面，檔案部門作為非盈利性質(zhì)的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，缺少有效的激勵機(jī)制，部分檔案管理者的主動服務(wù)思想不強(qiáng)，制約了檔案用戶的滿意度和關(guān)注度的提升，進(jìn)而影響了檔案管理信息化的進(jìn)程。[2]相反，物聯(lián)網(wǎng)和購物網(wǎng)在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下，與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系融合得比較緊密。

3、企業(yè)對檔案信息化管理缺乏動力

在檔案信息化管理方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)誤認(rèn)為檔案工作不能給單位創(chuàng)造效益，不是單位的主要工作，此外，與公共部門直屬的檔案管理部門有財政支出不同，企業(yè)方面需要獨自承擔(dān)這一部分費用，因此，在檔案管理工作人員的招聘與任用，以及檔案軟件的選用與采購方面，未給予較多經(jīng)濟(jì)支持，導(dǎo)致企業(yè)檔案缺乏信息化有效融合和推動。

4、公共檔案意識和關(guān)注度有待提升

根據(jù)有關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，當(dāng)前，公眾對檔案利用方式和途徑存在誤區(qū)，檔案意識不強(qiáng)，缺乏檔案合理利用的氛圍。公眾對檔案的特點、保密范圍、利用途徑等不了解，進(jìn)而影響其對檔案信息獲取途徑的選擇，從而導(dǎo)致檔案價值以及公眾關(guān)注度的下降。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展策略

1、大力宣傳，促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)思維化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代是一個充滿機(jī)遇與挑戰(zhàn)的時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已不在適合檔案管理工作，未來的檔案管理工作是”互聯(lián)網(wǎng)+”時代的深度和廣度內(nèi)涵的檔案管理工作，要符合網(wǎng)絡(luò)時代的要求，提高管理水平和效率。社會檔案網(wǎng)絡(luò)意識需要大力宣傳， 需要一個長期的漸進(jìn)的過程，必須經(jīng)過持之以恒的宣傳和切實的工作才能完成。提供公共檔案網(wǎng)絡(luò)交流平臺，讓公眾了解檔案、認(rèn)識檔案，增強(qiáng)公眾檔案網(wǎng)絡(luò)意識和關(guān)注度，這是實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+檔案工作全面快速網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要一步。讓全社會關(guān)注檔案文化，才能高效地開展互聯(lián)網(wǎng)+時代的檔案管理工作。

2、推進(jìn)統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)

檔案管理軟件是互聯(lián)網(wǎng)+時代中檔案信息化管理的基礎(chǔ)，因此，國家檔案主管部門應(yīng)站在全局的高度，積極扶持檔案管理軟件的研發(fā)，制定統(tǒng)一的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)展多層次、多類型、能滿足不同檔案管理要求的檔案管理軟件，推動我國檔案網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)同化、項目化、專業(yè)化、平臺化進(jìn)程。同時，在保障檔案安全的前提下，推進(jìn)全國開放檔案信息資源平臺建設(shè)，逐步把全國已上網(wǎng)開放檔案和政府公開信息集中收集起來，方便社會利用。

3、推動新時期檔案管理體制機(jī)制改革

科學(xué)合理的管理體制、靈活有效的運行機(jī)制，是實現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)保障和必要條件。[3]合理劃分檔案管理工作的職責(zé)和權(quán)力?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”時代，一方面提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、平臺化的同時，重點應(yīng)該是強(qiáng)化檔案服務(wù)職能。傳統(tǒng)的管理模式是將主管檔案的單位或部門作為政府或企業(yè)的附屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，導(dǎo)致效率低、重視程度不夠等諸多問題的產(chǎn)生。為了與當(dāng)前政府轉(zhuǎn)型、社會轉(zhuǎn)型相適應(yīng)，必須實行從國家事業(yè)向公共事業(yè)的轉(zhuǎn)變[4]，即實現(xiàn)了政事分開，檔案管理單位才能成為自行發(fā)展、自主管理、自我約束的法人實體，進(jìn)而更好地依托互聯(lián)網(wǎng)平臺履行強(qiáng)化服務(wù)的職能，直接對服務(wù)對象負(fù)責(zé)，加大事業(yè)服務(wù)與服務(wù)對象結(jié)合的廣度、深度，保證社會平等獲得和合理利用檔案的權(quán)利，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的平穩(wěn)健康發(fā)展。

4、樹立安全意識，做好檔案安全防范工作

檔案信息的保密性與安全性是檔案管理的關(guān)鍵，進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時代，信息的安全性方面也日益凸顯，因此，需要建立健全檔案信息安全保障體系，以保證檔案信息的使用安全和存儲安全。對于檔案管理工作，既要提高檔案信息安全意識，也要防范非法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盜取檔案信息。檔案管理工作需要采取有效的管理方法，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)檔案用戶的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控，確保內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離，對于數(shù)據(jù)庫的信息也要經(jīng)常備份，確保檔案信息的安全性。

4 結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化給檔案管理工作的發(fā)展提供了一個良好的發(fā)展平臺。有越來越多的資料需要通過多種載體形式記載起來，其中數(shù)字化館藏的建設(shè)尤為重要。國家檔案局局長楊冬權(quán)指出：“給傳統(tǒng)檔案工作插上網(wǎng)絡(luò)這一現(xiàn)代翅膀”。因此，培養(yǎng)高層次的檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案文化的社會宣傳和教育，科學(xué)地制定各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)意識和檔案安全意識，才能促進(jìn)”互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理的互補(bǔ)融合，進(jìn)而推動檔案管理健康快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

1.李齊英.檔案信息化管理軟件發(fā)展的歷時考察[J]青海師范大學(xué)學(xué)報，2013.4

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3.紀(jì)新.轉(zhuǎn)型期大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理模式研究[D]天津師范大學(xué)，2008

4.杜平.國家公共事業(yè)職能界定與調(diào)整研究[D]中國海洋大學(xué)，2007