檔案開放與檔案保密工作的辯證關系芻議

尹秀麗

摘 要：隨著市場經濟和網絡環(huán)境的迅猛發(fā)展，人們對檔案信息資源利用的需求，逐步由封閉型向開放型轉軌，檔案的價值也只在利用中才能得以充分體現(xiàn)。但檔案價值的雙重性決定了檔案開放性與保密性的矛盾關系。如何在檔案開放中，做好檔案的利用與保密工作的協(xié)調統(tǒng)一，是值得我們認真思考的一個問題。

關鍵詞：檔案管理；檔案利用；檔案保密；矛盾；對立統(tǒng)一

1 檔案信息資源的開放與利用

開展檔案利用，提供服務，既是檔案工作發(fā)展的方向，又是檔案工作服務于社會的直接體現(xiàn)；既又是評價檔案工作好壞的重要標準，又是檔案工作聯(lián)系社會、服務大眾的紐帶。開放檔案，是新時期利用檔案信息資源的社會化舉措。要嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，在保證國家利益、集體利益和個人合法權益不受侵害的情況下，開放一切應該開放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價值，以及在國民經濟和社會發(fā)展中的重要性。

1.1 檔案建設中的開放與利用

檔案是人們工作生活中積累的重要的社會資源，對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管與保護，更要重視檔案資源的開發(fā)與利用，以實現(xiàn)信息資源共享。傳統(tǒng)的檔案信息服務是以檔案為中心提供利用，而在提供用戶需要的檔案信息的基礎上，協(xié)助用戶解決具體的疑難問題，這也正是對現(xiàn)代檔案信息服務者提出更高素質要求之所在。在“以人為本”的今天，檔案開放利用應以用戶的需求為導向，轉變傳統(tǒng)觀念，從“封閉”型服務轉變?yōu)椤伴_放”型服務，科學調整資源結構，加強檔案資源整合力度，使檔案資源在結構上趨于合理，配置更趨于優(yōu)化，適應時代發(fā)展，加快數字化進程，建立檔案檢索系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)。

1.2 網絡聯(lián)合促進檔案利用

挖掘開放檔案的新價值，擴大檔案開放的信息功能，建立檔案網站，加強網絡橫向聯(lián)系聯(lián)合，真正讓檔案跨越時空、地域和時間的局限，為廣大檔案利用者提供便利，同時使檔案資源得到最大限度的利用。

1.3 檔案利用促進檔案開放

開放檔案資源，擴大資源利用，在擴大檔案利用的同時，促進檔案信息資源共享。充分考慮利用者的要求，通過各種傳播手段，將檔案信息以最迅捷的方式傳遞到檔案利用者手中。

迄今，我們在提供檔案利用和拓展服務內容方面取得了很大進展。但網絡環(huán)境下跨越時空限制和地理位置上的差異，從根本上改變傳統(tǒng)的信息結構與獲取信息的渠道，開放檔案仍具有很大的挖掘潛力。所以，在檔案信息資源建設方面，我們應當借鑒和學習國外的成功經驗，以用戶需求為導向，改變傳統(tǒng)檔案開放服務理念，注重新形勢下檔案信息資源開發(fā)利用的統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、政策法規(guī)等，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，更好在為我國改革開放和新時期社會主義現(xiàn)代化建設服務。

2 檔案信息資源的保密與解密

檔案開放和檔案保密是對立統(tǒng)一的辯證關系，人們在享受檔案信息的知情權和使用權的同時，依法履行檔案保密措施也是責無旁貸的義務。《我國檔案法》、《保密法》和知識產權法等法律法規(guī)都作了規(guī)定，對涉及國家安全或者重大利益以及其他不宜開放的檔案文件要控制使用。

檔案管理人員應該依據國家的法規(guī)政策，在提供檔案利用時，既不能只強調開放，也不能一味注重保密。保密是為了更好的利用，保而不用就失去了檔案原本的意義和價值，而無限制的利用又會給國家和人民的利益造成損害。

但是秘密不是一成不變的，秘密文件劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級，絕密檔案不超過30年，機密檔案不超過20年，秘密檔案不超過10年，當秘密保管期限屆滿，就應按公開文件進行管理。此時的文件就失去了它的保密價值，也就是檔案保密的時效性。檔案開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

檔案保密工作具體要做好以下幾點：一是檔案庫房的管理。檔案庫房門窗等應專門加固，指定專門管理人員，制定嚴格的庫房管理制度，庫房與閱覽室分開，禁止無關人員入內，實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。二是密級檔案的管理。 絕密檔案是黨和國家的核心秘密，絕密檔案應與普通檔案應分別保管，同時注重提高檔案管理人員的素質，檔案人員要有嚴謹的工作作風，具備有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。 三是檔案的日常管理。檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。四是保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產生法律效力的時限。五是檔案密級的調整工作。 首先要貫徹落實《保密法》，嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。其次要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。

3 檔案開放與檔案保密的辯證統(tǒng)一

檔案是人們在日常工作活動中形成的直接資料，涉及一些重大利益和隱私，要求有較高的保密性。但檔案開放，同樣是黨和人民利益的需要。檔案的保密是相對的，而開放則是絕對的。檔案保密只是一個時間段的要求，而檔案開放則是長期性的政策。任何密級檔案在保密時效之后，都將走向開放。

從事物的發(fā)展規(guī)律來看，任何事物都有相對和絕對的兩面性，檔案的機密程度隨著時間的推移在逐漸淡化，任何檔案的保密都是針對不同利用對象所規(guī)定的保密，任何檔案的開放都是針對不同保密程度的檔案所規(guī)定的開放。如果沒有文檔的保密，所謂的開放就成為言之無物，不是真正意義上的開放；如果只強調開放而沒有保密，應當保密的信息一旦泄露，就會危及國家或當事人的安全與利益。絕對的保密與絕對的開放同樣是不可思議且不現(xiàn)實的。

追溯到過去，檔案信息的保密對象是所有公民，那時人們無權獲取信息，檔案信息只是信息擁有者的壟斷行為和管理機制的特權思想。這不僅構成了全民在享有知情權上的不平等，還會助長不正之風和腐敗弊端的產生。

現(xiàn)階段，檔案管理部門已把檔案的保密工作納入議事日程，但受傳統(tǒng)觀念的長期影響，仍普遍存在重保密輕利用、保密有余，利用不足的現(xiàn)象。致使大批檔案得不到充分利用，甚至很多有價值的檔案被長期束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費。檔案保密是為了利用，是在保密基礎上的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值；無限制的利用則會危害黨和國家以及人民的安全和利益。

檔案部門只有堅持“保、放”結合的指導思想，正確理解和處理檔案利用與檔案保密兩者之間的互為保障的辯證統(tǒng)一關系，既要積極防范又提供工作便利，即把好檔案的保密關，又疏通公開、利用的渠道。努力使檔案信息資源得到充分利用，體現(xiàn)其價值的最大化、社會化，在維護國家、集體、個人的合法權益不受侵害的同時，使檔案在利用開放中延續(xù)生命，煥發(fā)活力，促進檔案工作更快更好地發(fā)展。