非關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書編目異地加工外包模式的實踐探索

摘 要：非關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書編目異地加工模式是圖書館與書商合作完成圖書編目加工的一種成功外包模式，特別適用于采編部加工場地小、中標(biāo)書商多的圖書館。本文論述其實施緣由、作用、模式流程以及措施保障。

關(guān)鍵詞：編目外包模式；圖書館；書商

圖書館圖書編目加工外包這項工作在我國已廣泛展開，各館根據(jù)自己的實際情況采取不同的外包模式。有的館采取圖書前期加工外包模式，有的館采取異地做全加工的外包模式，有的館采取到館做全加工的外包模式。筆者在汲取其他院校圖書館圖書編目加工外包經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)淮南師范學(xué)院圖書館的實際情況，實行非關(guān)鍵環(huán)節(jié)的圖書編目異地加工外包模式。所謂非關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書編目異地加工外包模式即把驗收、取索書號、典藏這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)以外的其它環(huán)節(jié)外包給書商，關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書館自己做的圖書外包加工模式。[1]經(jīng)過三年多實踐，該模式日臻完善，效果良好?，F(xiàn)把這一模式加以介紹，希望對同仁們編目外包的實踐有所幫助與啟迪。

1 非關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書編目異地外包加工模式實施緣由

目前，圖書館的圖書采購大都實行招標(biāo)，每次招標(biāo)一般有多個中標(biāo)書商，且每次中標(biāo)書商都可能不同，因此參與圖書館圖書加工的書商數(shù)量較多。由于編目要求前后一致，特別是各館種次號的取法有其自己特殊規(guī)定，采編部即便對每個書商進(jìn)行培訓(xùn)，也難以避免錯誤的發(fā)生，而培訓(xùn)書商與改正書商的錯誤需要花費圖書館大量時間與精力，基于這種情況，為了保證圖書加工質(zhì)量，有些圖書館取消了讓書商做全加工的做法，[2]非關(guān)鍵環(huán)節(jié)的圖書異地加工外包模式便是在這種情形下產(chǎn)生的一種新型外包加工模式，是圖書館與書商合作加工圖書的方式，也是在采編工作中抓重點、抓中心、抓關(guān)鍵的具體體現(xiàn)。

2 實施非關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書編目異地外包加工模式的作用

2.1 保證圖書整體加工質(zhì)量

眾所周知，在圖書編目加工過程中，圖書的驗收、取索書號、典藏是三大關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)由采編部工作人員自己完成，其他非核心環(huán)節(jié)是在采編部的監(jiān)管之下由書商完成，這樣圖書加工的整體質(zhì)量得以保證。

2.2 縮短圖書上架時間

以淮南師范學(xué)院圖書館為例，采編部共5人，每年采購圖書4至6萬冊，過去，無外力的加入，圖書編目加工嚴(yán)重滯后，一直是采編部的瓶頸問題。如今實行非關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書編目異地外包加工，加工速度大大提升，縮短了圖書上架時間，提高了圖書的使用效益。另外，采編部不需花費太多時間與精力對書商進(jìn)行培訓(xùn)。采編部節(jié)余出來的人力，可以加強(qiáng)選書、用戶研究環(huán)節(jié)，提升圖書采購質(zhì)量。

2.3 節(jié)省采編部空間

以淮南師范學(xué)院圖書館為例，由于實行新的政府招標(biāo)程序，每年圖書招標(biāo)最快只能在5月進(jìn)行，而報帳又要求9月份底完成。中標(biāo)書商往往3至4個，若圖書短期集中送到采編部加工，空間難以滿足。而實行非關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書編目異地外包加工，由于圖書的前后期物理加工不在館內(nèi)進(jìn)行，每批圖書到采編部后，很快就能移交到流通部，解決了采編部加工場地不足的問題。

3 非關(guān)鍵環(huán)節(jié)的圖書編目異地外包加工模式流程（以匯文5.5版本為例）[3]

3.1 書商做好圖書的前期物理加工并制做帶有驗收信息的MARC編目數(shù)據(jù)

書商首先做好包括貼條碼、貼磁條、蓋館藏章等在內(nèi)的圖書前期物理加工，再做添加有圖書驗收信息的MARC編目數(shù)據(jù)（淮南師范學(xué)院圖書館要求書商在MARC數(shù)據(jù)中添加906字段，其中$a表示財產(chǎn)號，$b表示館藏地，$c表示索書號，$d表示條碼號，$g表示價格），然后把若干條MARC編目數(shù)據(jù)作為一個批次傳送給圖書館（如一批數(shù)據(jù)命名為“試驗文件1”）。

3.2 圖書館采訪人員對圖書進(jìn)行批量驗收

3.2.1自動批量驗收

圖書館采訪人員首先在匯文采訪系統(tǒng)驗收模塊的下拉菜單中選擇“批量自動驗收”，在出現(xiàn)的頁面上設(shè)定與編目數(shù)據(jù)對應(yīng)的圖書批驗收格式，然后點“選擇批次”按鈕，選擇書商（如“遼寧批銷中心”），新增驗收批次（如“2015遼批第6批”），確定后點“瀏覽”按鈕，選擇書商制作好的驗收文件（“試驗文件1”）打開，點“導(dǎo)入”按鈕，數(shù)據(jù)即被逐條導(dǎo)入，導(dǎo)入完成后退出，便完成該批次圖書的自動批量驗收。另外，每次圖書自動批量驗收完畢，系統(tǒng)會自動生成一個TXT文件，打開這個TXT文件，里面若無錯誤提示，則表明導(dǎo)入完全；里面若有錯誤提示，如財產(chǎn)號重復(fù)等，則說明導(dǎo)入不完全，需要和書商聯(lián)系對導(dǎo)入數(shù)據(jù)加以修訂后，再重新導(dǎo)入。

3.2.2送編交接

采訪人員在匯文采訪系統(tǒng)的驗收模塊的下拉菜單中選擇“送編交接”，在出現(xiàn)的頁面中選擇書商（如“遼寧批銷中心”）以及驗收批次（如“2015遼批第6批”），并且在交接批次內(nèi)填入批次（如“2015遼批第6批” ），點“全選未送編”后，再點“送編”，即完成該批圖書的送編交接。

3.3 圖書館編目人員進(jìn)行圖書編目

圖書館編目人員首先在匯文編目系統(tǒng)的“文件”的下拉菜單中點擊“交接批次”，在出現(xiàn)的頁面中選擇批次（如“2015遼批第6批” ），點下方的“編目”按鈕，然后逐條編目。主要檢查數(shù)據(jù)的規(guī)范性并取索書號，若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不規(guī)范可從CALIS下載編目數(shù)據(jù)加以覆蓋。編目全部完成后再對該批數(shù)據(jù)的狀態(tài)、索書號完整性等項目進(jìn)行檢測，檢測無誤后把這批數(shù)據(jù)送入典藏系統(tǒng)。

3.4 圖書館采訪人員導(dǎo)出索書號文件傳給書商

不同書商需要不同的索書號文件格式，通常有EXCEL和ISO兩種。EXCEL格式文件的導(dǎo)出方法：進(jìn)入?yún)R文典藏系統(tǒng)，選擇“交接清單”，在其下拉框中，找到該批次（如“2015遼批第6批” ），點“統(tǒng)計”，再點“打印”，導(dǎo)出Excel形式的清單，包括：索書號、題名、責(zé)任者、出版社、ISBN、價格、財產(chǎn)號和條碼號等項目。導(dǎo)出ISO格式文件的方法：進(jìn)入系統(tǒng)管理，在系統(tǒng)維護(hù)工具的下拉菜單中找到“MARC工具”，點擊并找到“MARC導(dǎo)出程序”，按回車鍵后，選擇“系統(tǒng)內(nèi)部MARC格式輸出”，在指定交接批次中選中（如“2015遼批第6批” ），點“下一步”按鈕后，導(dǎo)出ISO格式文件。采訪人員可根據(jù)書商的要求，把這兩種格式的文件或某一格式的文件傳給書商。

3.5 書商做好圖書的后期加工并將圖書打包發(fā)至圖書館

書商通過QQ、E-mail等方式接收到圖書館采訪人員發(fā)出的索書號文件后，按條碼號順序打印書標(biāo)，按照圖書館的要求把書標(biāo)粘貼到指定位置，然后打印總單與分包清單，最后把圖書打包發(fā)送至圖書館。

3.6 圖書館驗收圖書與核對編目數(shù)據(jù)，典藏分配后移交圖書至流通部

圖書到館后，采編部首先拆包核對清單，其次打開匯文編目系統(tǒng)逐種進(jìn)行編目數(shù)據(jù)核對，主要對ISBN號、價格、書名、索書號、條碼號、財產(chǎn)號等字段的核對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時修改，確保圖書與館藏數(shù)據(jù)的一致性，然后進(jìn)入典藏系統(tǒng)進(jìn)行館藏地分配并打印移交清單，最后把這批圖書移交給流通部。

4 實施非關(guān)鍵環(huán)節(jié)的圖書編目異地外包加工模式的措施保障

4.1 對書商明確提出圖書加工規(guī)范要求，使書商加工圖書有章可循

在整個圖書加工環(huán)節(jié)中，由于圖書館采編部工作人員和圖書是不見面的，只是通過交換數(shù)據(jù)與書商合作進(jìn)行批驗收、編目，所以要做好各環(huán)節(jié)的規(guī)范說明，使書商明白該做什么、該如何做。

4.1.1做好圖書前后期物理加工說明

圖書前后期物理加工主要包括貼磁條、貼條形碼、蓋館藏章、貼書標(biāo)四部分，這一工作看起來簡單，但對圖書館業(yè)務(wù)的正常開展起著重要作用。主要從以下幾個方面加以說明：（1）提出磁條的類型與粘貼要求。例如淮南師范學(xué)院圖書館要求粘貼可長期反復(fù)充消磁的優(yōu)質(zhì)鈷基高碳鋼油性膠復(fù)合磁條（已充磁，可替代永久性磁條功能）；圖書超過300頁需加貼兩根以上的磁條，前300頁內(nèi)和后300頁各貼1根，磁條需夾到書脊底部，隱蔽性好，不得露頭。（2）提出條碼打印與粘貼位置的要求。（3）提出館藏章的形狀、字體、顏色與所蓋的位置要求?；茨蠋煼秾W(xué)院圖書館是這樣規(guī)定的：由淮南師范學(xué)院圖書館提供章樣（共二行，上行為“淮南師院圖書館”，下行為“藏書章”，橢圓形），書商按章樣刻章使用，每本書蓋館藏章二枚，在書名頁及右側(cè)騎縫處，使用藍(lán)顏色。（4）提出書標(biāo)的顏色、字體與粘貼的位置、覆膜等要求。

4.1.2做好帶財產(chǎn)號與條碼號的編目數(shù)據(jù)的要求

明確按照何種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編目（國圖數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)還是CALIS數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)）；規(guī)定財產(chǎn)號、條碼號等所在字段及其代碼；對多卷書的財產(chǎn)號與條碼號的錄入順序要做出規(guī)定，在集中處理時條形碼貼的順序（例如上下冊，是按照上下上下的條碼順序還是上上下下的條碼順序貼）。有時，對于形式較為復(fù)雜的多卷書，為了避免條碼號混亂，我們只要求書商做前期物理加工及提供不帶財產(chǎn)號與條碼號的編目數(shù)據(jù)，其余環(huán)節(jié)由圖書館自己做，當(dāng)然，這類圖書占有的比例很小。

41.3提出制作清單的具體要求

一般要求書商打印總單與分包清單?？倖伟糠N書的書名、ISBN號、冊數(shù)、單價、總價以及每批書的折扣、總碼洋、總實洋、總冊數(shù)，主要用于圖書館報帳時固定資產(chǎn)登記，分包清單為每包核對時使用。

4.2 采編部指定專人負(fù)責(zé)與書商的圖書加工聯(lián)系

圖書館采編部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的接收與傳輸，主要包括批驗收、送編交接、索書號文件的導(dǎo)出與傳送。另外 ，在實際操作過程中經(jīng)常會遇到一些問題，如條碼錄入不全（只輸入財產(chǎn)號，沒輸入財產(chǎn)號）、書標(biāo)貼的不規(guī)范（沒有把分類號的首字母顯示于書脊上）等，要及時書商溝通，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，以保證圖書加工的整體質(zhì)量。

4.3 要把質(zhì)量意識貫穿于整個圖書加工過程，強(qiáng)化流程管理

正如中山大學(xué)圖書館館長程煥文教授所說“沒有質(zhì)量的數(shù)量等于無效，而沒有效益的事業(yè)則等于無功”，[4]要把質(zhì)量意識貫穿于整個圖書加工過程，簡化、規(guī)范圖書加工流程，強(qiáng)化流程管理，在圖書的前后期加工、編目數(shù)據(jù)加工、典藏等各環(huán)節(jié)把好質(zhì)量關(guān)，實現(xiàn)下一道工序?qū)ι弦坏拦ば虻臋z驗督促作用。

圖書館圖書編目加工外包模式處于不斷發(fā)展變化之中，需要圖書館與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。實踐證明，非關(guān)鍵環(huán)節(jié)圖書編目異地加工模式是當(dāng)前作好圖書編目加工的一種行之有效的外包模式，特別適用于采編部加工場地小、中標(biāo)書商多的圖書館。

參考文獻(xiàn)

[1][2][3]余俠.高校圖書館采編工作質(zhì)量提升若干問題研究[M].合肥工業(yè)大學(xué)出版社，2012.8：96-108.

[4]程煥文.質(zhì)量和效益：圖書館事業(yè)建設(shè)的永恒主題[J].圖書情報工作，1997，09：2.

作者簡介

余俠（1968-），女，安徽潁上人，1990年畢業(yè)于安徽大學(xué)圖書館學(xué)專業(yè)，本科，現(xiàn)為圖書館淮南師范學(xué)院圖書館采編部主任，研究館員。研究方向：高校圖書館圖書采編工作。