認識檔案管理改革相關問題探究

楊良

摘 要：在新形勢下，為適應改革開放發(fā)展的需要，檔案管理必須進行大膽的改革和創(chuàng)新。我國社會主義市場經(jīng)濟體系不斷完善，檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇，因此，必須對檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新以應對。本文主要針對檔案管理改革的思路對所存在的問題進行了分析，并對檔案管理工作的改革建議進行了探討。

關鍵詞：檔案管理；改革；市場經(jīng)濟

1 檔案管理的形成與發(fā)展

古代最早的檔案管理機構誕生于奴隸社會，我國古代檔案管理機構最早誕生于奴隸社會，其演化過程從無到有、從簡單到復雜一步步發(fā)展而來。從檔案管理的歷史發(fā)展來看，檔案管理是統(tǒng)治者為了服務其統(tǒng)治，成立了檔案管理機構。這個時期的檔案管理，還沒有對文書和檔案進行區(qū)分，它們的管理機構也不存在任何界限，國家性質的檔案管理還沒形成。

近代國家制度建立以后，檔案管理機構開始逐漸向近代化發(fā)展，并逐漸向著國家層面的檔案管理發(fā)展，各級部門與機關的檔案管理也開始向集中化靠攏，進一步形成了國家行政檔案機構和檔案資料庫?？偟膩碚f，近代的檔案管理機構相對來說依然落后分散，各級機關的檔案管理工作因為缺少有利環(huán)境，難以形成統(tǒng)一的檔案管理體系，各謀其政，相互不隸屬，也沒有任何聯(lián)系。

當代，自新中國成立以后，檔案管理工作開始逐漸明確各級檔案機構的具體職責，通過不斷改革和發(fā)展，初步已經(jīng)形成了集中統(tǒng)一的檔案管理體系，并頒布了檔案法，使檔案管理更加靈活、科學、民主。各級檔案管理機構根據(jù)自己的行政范圍履行其對應的檔案管理責任。

2 檔案管理改革的基本思路

（一）適應政府職能轉變

市場經(jīng)濟不斷占主導，政府的萬能角色也在不斷變化，職能也在逐漸弱化，社會和市場對其獨立管理的職能已經(jīng)進行了部分分割，社會和企業(yè)也需要屬于自己的那一部分管理權力，所以，政府也在逐漸放開部分管理權。

（二）適應公共行政形式轉變

過去的行政管理是為了利用國家行政機關來執(zhí)行其管理職能，所以不斷在擴大其行政功能。而現(xiàn)代的行政機構正在向公共行政機構轉變，更加注重分權管理。

（三）適應政府觀念轉變

市場經(jīng)濟的發(fā)展使納稅人認識到，國家進行管理利用的是納稅人的錢，必須對其負責，進行有效率的服務。

3 檔案管理改革存在的問題

（一）檔案管理機構隸屬關系不明確

國家檔案局成立以后，檔案行政機構仍然存在著隸屬關系不明確的問題，造成了檔案機構在職能、設置、規(guī)模上的隨意性，給檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來了不利。

（二）檔案管理機構職能不清楚

現(xiàn)在的檔案管理體制實行的是“局館合一”，這樣很容易錯誤認識檔案館的文化機構性質定位，導致對檔案局的行政職能含混不清，無法給檔案行政管理機構確定法律地位，使檔案館嚴重向行政化傾斜，給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來影響。

（三）統(tǒng)一與分級管理之間存在沖突

我國檔案管理長期以來一直實行的是統(tǒng)一領導和分級管理，但統(tǒng)一和分級管理的集中性和協(xié)調性，地方檔案管理部門與專業(yè)管理和指導部門之間存在矛盾，地方檔案管理中存在“碎片化”現(xiàn)象。

（四）文件和檔案分別進行管理的問題

雖然我國檔案部門和辦公廳與檔案機構有更為緊密的關系，但它具有一定的“指導性”，但對檔案管理系統(tǒng)的有效管理卻局限于檔案館的檔案館。因此，檔案工作與檔案工作有著協(xié)調的關系。

4 造成上述這些問題的主要原因在于

（一）黨政合一

在檔案管理的職能上，黨不需要對檔案的領導，不應該將其等同于國家對檔案工作的直接管理。長期以來一直強調，檔案工作在黨委、政府的直接領導下，社會公眾的幻想和神秘，缺乏對社會工作和社會公眾的其他方面的影響。

（二）政事不分

“一個機構，兩塊牌子”制度實際上是政府和企業(yè)管理模式相結合的方式，在計劃經(jīng)濟時代，以促進我國事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮了不可或缺的作用，但今天，造成包括檔案，包括機構體制不順，沉重的負擔，資源操作，隨意浪費，越位和服務等嚴重不足的弊端。

（三）過度集權

“統(tǒng)一領導、分級管理”作為社會資源的一種配置方式，是一種用行政命令手段統(tǒng)管一切的管理體制，在認識與執(zhí)行中常常帶有單調性、封閉性而必然會在一定程度上束縛人們的思想。

（四）改革滯后

作為社會上層建筑的檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)濟體制改革的推進作用往往是在一定時間內變得明顯，這就決定了檔案管理體制改革滯后，導致了簡化的組織目標辦公亭相結合、辦公亭的劃分、撤銷局離開博物館等實踐，在一定程度上造成了體制混亂。

5 檔案管理改革的建議

（一）整合檔案資源進行統(tǒng)一管理

我國檔案管理工作的主要指導思想是實現(xiàn)統(tǒng)一以便集中化管理。實踐表明，加強檔案資源整合的統(tǒng)一管理，有效地解決了的檔案工作在我國特定的歷史條件下，分散存儲等問題，有一個積極的角色在促進我國企業(yè)發(fā)展的文件。必須遵守的原則統(tǒng)一的經(jīng)營理念，因此，進一步加強檔案工作的統(tǒng)一規(guī)劃，領導，確保檔案的完整和安全在我國，繼續(xù)加強檔案資源的開發(fā)和管理。同時，加強檔案資源的有效整合，構建“大檔案”，形成真正的全面的檔案，打破發(fā)展的過程中，使用，接收時間和區(qū)域的限制。通過合理的集成，實現(xiàn)組織的目標簡化和統(tǒng)一，打破傳統(tǒng)機構一般粗，等等等等，上下逐漸科學檔案資源的優(yōu)化配置，以更好地適應檔案信息資源的社會化共享。

（二）政、事分開管理

借鑒國家其他部門的改革方法，應該在檔案管理改革中將行政和事情分開，分立局、館。將檔案館和行政管理機構的職能分開；將檔案館和行政管理機構的財務人事等進行明確劃分。活動管理檔案，依照勞動行政部門分工的原則應當管理規(guī)則。歸檔文件的集中管理業(yè)務機構，主要負責檔案收集、存儲、接收和提供利用等有關政策和法規(guī)的指導下，從政府機構運行機制和管理模式使用不同的檔案管理工作。檔案行政管理部門作為國家行政機構，主要負責文件管理統(tǒng)一協(xié)調，組織，計劃，監(jiān)督和指導的總體安排，使用法律和制度等，在檔案管理單位。

（三）文檔一體化管理

實現(xiàn)文檔管理的集成可以解決系統(tǒng)的問題，也可以解決業(yè)務問題。文件管理文檔管理的基礎上，發(fā)展和擴展，如果兩者結合，有利于文檔管理工作。從統(tǒng)一的工作方法和系統(tǒng)的角度，控制文件管理的整個過程，提高勞動效率，減少工作的程度，以確保在庫文件的質量。在檔案管理體制改革，首先，檔案和文件的部門應統(tǒng)一，建立科學合理的文件系統(tǒng)，建立內部文檔管理平臺。其次，結合每個地區(qū)檔案管理的實際情況，揚長避短，節(jié)約成本，積極探索新思路，在原系統(tǒng)的基礎上完善、創(chuàng)新和發(fā)展。

（四）促進檔案管理多樣化發(fā)展

檔案所有權是為市場所推動，也促進了檔案管理朝著多樣化發(fā)展。國家檔案館是一個集中管理，以滿足文件所有權，也確保國家檔案的完整和安全。非國有企業(yè)和投資企業(yè)檔案，管理應該基于實際問題具體分析，允許企業(yè)遵守有關法律、法規(guī)的要求，生產(chǎn)企業(yè)檔案管理，選擇合適的模型與企業(yè)管理形式，采用集中管理、分銷管理、濃度和分布，如管理模式的結合。

6 結語

綜上所述，檔案管理改革的發(fā)展，要緊密與現(xiàn)代公共行政改革相結合，并跟隨政府的職能角色和現(xiàn)代公共行政管理形式的轉變而變化，創(chuàng)新檔案管理改革，建立與社會主義市場經(jīng)濟體制發(fā)展相適應的檔案管理體制。

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