運用計算機實施數(shù)字化檔案管理

江靜?王燕鳳

摘 要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)知識以及計算機應用技術的日漸普及，文字信息處理技術也蓬勃發(fā)展，迎來了空前變化，在很大程度上推進了我國辦公自動化建設進程。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的介質(zhì)載體形式更加多樣化，例如，光學、電學以及磁學等，由此產(chǎn)生了十分龐雜的數(shù)字信息，相關學者將其定義為電子檔案。面對這種發(fā)展形勢，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸顯露，滯后性過度致使其無法實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案管理員要想促使檔案管理工作可以順利開展，必須采取合理有效的措施對其進行現(xiàn)代化革新。

關鍵詞：計算機；數(shù)字化；檔案管理

現(xiàn)階段，我國已經(jīng)全面步入現(xiàn)代化信息技術時代，計算機技術以及網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展，信息技術已滲透到人類社會活動的各個方面。這種發(fā)展形勢，給我國的檔案管理工作帶來了巨大的沖擊及挑戰(zhàn)。檔案管理要想社會數(shù)字化發(fā)展趨勢中取得立足資本，必須進行數(shù)字化建設。

1 檔案管理數(shù)字化建設的意義

（一）提高檔案信息受眾的工作效率

對檔案管理工作進行數(shù)字化建設，可以大幅度降低檔案信息加工時間與壓縮檢索時間，檔案信息受眾只需利用計算機，便可以獲取所需數(shù)據(jù)，可以在很大程度上提高檔案信息受眾的工作效率。傳統(tǒng)模式以手工為主加工檔案信息，不僅工作程序十分繁雜，需要耗費大量時間，而且極易導致檔案信息出現(xiàn)滯后性，從而降低檔案信息的利用率。對檔案信息進行數(shù)字化管理，利用計算機加工檔案信息，可以有效節(jié)約檔案信息加工時間，而且采取機讀模式，可以有效提高檔案信息受眾的工作效率，提高檔案信息的利用率。傳統(tǒng)管理模式下的檔案信息檢索需要檢索目錄，繼而按照檔案架進行搜尋，檔案信息查找的準確率較低，而數(shù)字化管理模式下，檔案信息受眾只需要利用計算機，搜索相應的關鍵詞，便可以獲取相應的信息資料，檢索效率極高。

（二）提高檔案信息存儲的完整性

傳統(tǒng)管理模式中的檔案信息多以紙質(zhì)形態(tài)存在，一旦查閱率過高或是封存時間過長，極易導致紙張損壞，破壞檔案信息的完整性，無法充分發(fā)揮其利用價值。而對檔案信息進行數(shù)字化管理，可以對檔案存儲空間進行最大化壓縮，無需擔心其損壞問題，可以為其完整性提供基礎保障。

（三）有效規(guī)避惡意篡改檔案信息現(xiàn)象

傳統(tǒng)模式下的檔案管理，極易導致檔案信息出現(xiàn)惡意篡改現(xiàn)象，根本原因是檔案管理員的檔案監(jiān)管力度不足，要想從根本上有效規(guī)避這種惡意篡改現(xiàn)象，必須對傳統(tǒng)檔案管理模式進行全面革新，積極引進先進的計算機網(wǎng)絡技術以及科技手段，對檔案管理工作進行數(shù)字化建設，只有這樣，才能切實有效監(jiān)管檔案信息，杜絕惡意篡改現(xiàn)象。

（四）提高檔案信息的利用便捷性

對檔案信息管理工作進行數(shù)字化建設，可以有效提高檔案信息的通用性、安全性以及標準性，而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術，將檔案信息上傳到相應平臺中，檔案信息受眾可以利用計算機，對其進行局域網(wǎng)查詢，獲取信息的效率更高，檔案信息更具利用便捷性。

（五）有效規(guī)避惡意破壞檔案信息現(xiàn)象

傳統(tǒng)管理模式下的檔案信息以紙為主要載體，經(jīng)過長期使用，極易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，導致檔案信息丟失，由于檔案信息較為龐雜，檔案管理員無法對其進行全面?zhèn)浞?，很難對其進行有效完善，將會導致其利用價值大幅度下降。而對檔案信息進行數(shù)字化管理，利用計算機，可以對檔案信息進行異地保存，避免其出現(xiàn)破損問題。

2 檔案管理數(shù)字化建設策略

（一）統(tǒng)一數(shù)字化標準

要想促使檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化建設，首要條件便是規(guī)范檔案業(yè)務，建立健全檔案標準，并對其進行貫徹落實。檔案標準及規(guī)范屬于系統(tǒng)性工程，只有促使標準及規(guī)范之間形成辯證性的相輔相成、共同發(fā)展的關系，才能確保檔案管理全面實現(xiàn)數(shù)字化?，F(xiàn)階段，我國檔案管理以網(wǎng)絡利用需求以及數(shù)字化建設要求為指導原則，規(guī)范了檔案管理的多個環(huán)節(jié)，例如，成果管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)掛接、檔案著錄、圖像存儲、圖像處理、檔案掃描以及檔案整理等，并對相關技術標準以及具體參數(shù)進行了有效明確，促使檔案管理質(zhì)量取得了有效提升。例如：我國某企業(yè)的檔案部門為了促使檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化管理，在實際管理過程中，針對檔案信息數(shù)字化管理的各個環(huán)節(jié)，制定了相應的安全保密機制，保證了檔案信息的安全性與完整性，并在此基礎上，詳細登記了檔案數(shù)字化管理的各個環(huán)節(jié)，定期對紙質(zhì)檔案進行有效整合，構建了一個極具規(guī)范性且完整的檔案信息記錄體系，為檔案管理工作提供了較大的便捷性。

（二）基于各項原則的指導，提高檔案信息質(zhì)量

首先，在數(shù)字化建設過程中，要嚴格遵循信息化建設原則的指導。檔案管理員在實際管理過程中，要將提高檔案利用率為根本目標。著錄時，如果文件標題無法將內(nèi)容直觀化展現(xiàn)，則要在標題后，對真實內(nèi)容進行說明，例如，轉(zhuǎn)發(fā)文、人事任免以及會議紀要等，這樣有利于檔案信息受眾準確且及時的獲取相關資料，提高其工作效率。其次，數(shù)字化建設過程中，檔案管理人員要對系統(tǒng)保密以及安全原則給予高度重視。檔案管理員要嚴格以保密原則進行自我約束，不僅要對外來人員進行全程服務，還要對計算機部門系統(tǒng)進行安全處理，例如，將計算機內(nèi)部的USB借口、光驅(qū)以及軟驅(qū)等拔除，避免外來人員備份檔案信息、傳播病毒等。

（三）完善功能系統(tǒng)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要想實現(xiàn)數(shù)字化管理，必須有機結合人力資源、軟件以及硬件，構建一個完善的數(shù)字化系統(tǒng)?；诩苫约跋到y(tǒng)論的指導，只有數(shù)字化系統(tǒng)趨于功能完善與技術成熟，無論是橫向還是縱向的節(jié)點均處于高水平的平衡狀態(tài)，再輔助網(wǎng)絡聯(lián)通技術，才能促使其整體優(yōu)勢得以充分發(fā)揮，進而強化其綜合應用能力，為我國檔案信息的電子化建設創(chuàng)造發(fā)展環(huán)境。除此之外，歸檔文件的發(fā)展形勢必將是電子文件，因此，構建數(shù)字化系統(tǒng)時，一定要具有較強的前瞻性，對相關接口的服務性能進行充分考慮，促使其可以與多種形態(tài)的電子文件進行有效連接，減少檔案管理人員的基礎工作量，例如，圖像處理、圖像掃描等，進而節(jié)約人力資源、物力資源，提高檔案信息管理工作的整體效益。

（四）建設并維護數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)階段，檔案信息管理數(shù)字化建設在總體層面來說，尚處于紙質(zhì)文件處理過渡為信息化管理的起步階段，要想促使其全面實現(xiàn)數(shù)字化建設，必須構建一個數(shù)據(jù)庫。對于檔案信息工程整體而言，數(shù)據(jù)庫開發(fā)與建設是核心基礎，是工程主體。數(shù)據(jù)庫的構建屬于循序漸進工程，檔案管理人員需要按照一個特定的順序進行，例如，由低至高、個體至群體等。數(shù)據(jù)庫構建及維護需要做到以下四點：首先，檔案管理人員需要對數(shù)據(jù)庫的重要性形成明確的認知，并配備充足的業(yè)務人員進行協(xié)同作業(yè)；其次，檔案管理人員要以受眾實際需求為導向，構建一個內(nèi)容豐富合理的數(shù)據(jù)庫，確保其具有良好的應用價值以及利用效率；再次，在建設過程中，檔案管理人員要準確把握數(shù)據(jù)庫的重點內(nèi)容，統(tǒng)一數(shù)據(jù)結構，促使數(shù)據(jù)庫由單一化轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)化。最后，檔案管理人員要對數(shù)據(jù)庫進行定期維護，例如，數(shù)據(jù)備份、病毒查殺等。

3 結語：綜上所述，檔案管理人員只有轉(zhuǎn)變自身的工作理念、創(chuàng)新服務方式，才能擔負起合理開發(fā)利用檔案資料、提高檔案管理水平、推動檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化建設的歷史責任，促使檔案管理工作實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

江靜（1988-），女，助理館員，河南商丘人，主要研究方向：數(shù)字檔案館建設、復雜網(wǎng)絡。

王燕鳳（1979-），女，館員，主要研究方向：檔案信息化。