論企業(yè)檔案管理中的幾個問題

張秋華

摘 要：企業(yè)檔案屬于企業(yè)軟實力的一種，是企業(yè)文化形成、傳承的載體，是企業(yè)的一種寶貴資源。做好企業(yè)檔案管理，對企業(yè)文化的培育、企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動都有巨大的支撐作用。然而反觀國內(nèi)企業(yè)的檔案管理工作，工作質(zhì)量堪憂，企業(yè)的許多寶貴資源都在不恰當(dāng)?shù)墓芾磉^程中價值流失。本文從檔案管理的制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、人員隊伍建設(shè)及成果運(yùn)用等四個方面，對當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題進(jìn)行了剖析，并借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗，對如何這些問題提出了一些建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；資源

1 企業(yè)檔案管理中的制度建設(shè)問題

檔案管理工作是一項巨大的工作，同時也是一項長期性的工作，檔案管理工作的持續(xù)健康開展，才能為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及管理活動提供有效數(shù)據(jù)和資料。建立企業(yè)檔案管理制度，保證企業(yè)檔案管理工作的正確方向，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，才能發(fā)揮企業(yè)檔案資源的應(yīng)有作用。

從當(dāng)前我國國內(nèi)企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，大多數(shù)企業(yè)對檔案管理都存在錯誤認(rèn)知，把檔案管理片面的解讀為檔案歸檔、儲存。認(rèn)為檔案管理工作就是把有用的資料收集并存放起來，之后便天下太平，不需要制定一些瑣碎的制度來給企業(yè)工作增加負(fù)擔(dān)，于是便導(dǎo)致了各種疑難雜癥的出現(xiàn)。如企業(yè)并沒有建立借閱制度，一些部門和個人在借閱資料后，由于沒有登記，也沒有人及時提醒，便忘了將資料歸回檔案室，當(dāng)其他部門或者個人借閱此份資料時，卻找不到了這份資料的蹤影，這就造成了資料的浪費(fèi)甚至是丟失。

面對上述問題，要想做好企業(yè)的檔案管理工作，必須首先制定完善的管理制度，將檔案管理納入到制度的條框當(dāng)中，這樣才能夠保證企業(yè)檔案資源的完整性。具體來講，就是要建立檔案管理的歸檔制度、借閱制度、交接制度及銷毀制度。建立企業(yè)檔案歸檔制度，要求歸檔管理人員每隔一定周期就對需要歸檔的資料進(jìn)行收集整理，在歸檔時要注明歸檔部門、歸檔時間，編制統(tǒng)一的歸檔編號，建立歸檔電子檔案等；建立企業(yè)檔案借閱制度，要求檔案借閱人在借閱記錄薄上簽字，記錄節(jié)約時間，告知應(yīng)歸還時間等等；建立企業(yè)檔案交接制度，明確交接雙方的責(zé)任和義務(wù)，確保交接雙方在交接檔案時無異議；建立企業(yè)檔案銷毀制度，對需要及時銷毀的檔案資料，由兩人以上檔案管理工作人員在場共同進(jìn)行銷毀，等級銷毀記錄薄等。

2 企業(yè)檔案管理中的設(shè)施建設(shè)問題

企業(yè)檔案管理中的設(shè)施建設(shè)，既包括檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，也包括檔案管理中的軟件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施方面，主要包括檔案管理室、檔案柜等存儲設(shè)備、檔案歸檔裝訂機(jī)等歸檔設(shè)備等。軟件設(shè)施方面，主要是指在信息網(wǎng)絡(luò)化時代背景下企業(yè)檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及檔案管理軟件平臺建設(shè)等。企業(yè)檔案管理的軟硬件設(shè)施，是企業(yè)檔案管理工作的必備基礎(chǔ)條件，是企業(yè)檔案安全性、完整性的保障。

從國內(nèi)當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，狀況不容樂觀。首先在硬件設(shè)施方面，很多企業(yè)對檔案管理工作重視不足，特別是對檔案管理的安全性認(rèn)識不足，檔案管理室多為已經(jīng)淘汰了的辦公室，這些辦公室沒有加裝防火裝置，一旦發(fā)生火災(zāi)，檔案資源損失巨大。也沒有加裝除潮除濕機(jī)，部分手寫檔案資料受潮自己逐漸模糊，檔案資源信息收到損壞。在一些企業(yè)當(dāng)中，也沒有購買專門的檔案儲藏柜，往往用一般辦公用的鐵皮柜來儲藏，極易導(dǎo)致檔案資源受損；其次在軟件設(shè)施方面，很多企業(yè)的檔案管理工作仍停留在手工管理階段，沒有建立檔案管理的現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)，缺少檔案資源的電子備案，檔案資源一旦丟失便永遠(yuǎn)丟失，成為不可再生資源。而在已經(jīng)建立了檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)中，極少有企業(yè)能夠安裝專業(yè)的檔案管理軟件，雖然實現(xiàn)了電子信息化管理，但管理效率和管理質(zhì)量依然很低。

檔案管理設(shè)施在檔案管理中扮演者不可或缺的角色，要改進(jìn)當(dāng)下國內(nèi)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，就必須做足基礎(chǔ)工作，加快企業(yè)檔案管理的設(shè)施建設(shè)。首先在企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)方面，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作，將檔案管理工作當(dāng)做一項基礎(chǔ)工作來做，按照國家《企業(yè)檔案管理辦法》及其他相關(guān)的法律法規(guī)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，以確保檔案資源的完整性、安全性為出發(fā)點，購置高標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜等等；其次在企業(yè)檔案管理的軟件設(shè)施方面，加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，購置檔案管理軟件，提高檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平。

3 企業(yè)檔案管理中的人員隊伍問題

企業(yè)檔案管理工作屬于企業(yè)管理的一個具體的范疇，何為管理工作呢？所謂的管理工作其實就是采取一定的措施，為了讓某個人達(dá)到某種行為效果的各種行為的總和。管理的具體實施者不可能是組織，只可能是組織中的某個人，這個人我們通常稱之為管理者。在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，管理者就是企業(yè)檔案管理工作人員。企業(yè)檔案管理工作人員隊伍的建設(shè)情況，直接關(guān)乎到企業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也決定著企業(yè)檔案管理工作的工作質(zhì)量。

從國內(nèi)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，國內(nèi)企業(yè)檔案管理工作人員隊伍建設(shè)主要還存在以下幾個問題：其一，尚未設(shè)立專職的檔案管理人員工作崗位，尚未明確專職的檔案管理人員。大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作都被列入到辦公室來負(fù)責(zé)，檔案管理工作人員也沒有固定下來，辦公室工作人員誰有時間誰就是檔案管理工作人員，半路出家的和尚其工作質(zhì)量可想而知；其二，檔案管理工作人員隊伍的整體素質(zhì)偏低。一方面很多檔案管理工作人員多為兼職，缺少必要的專業(yè)基礎(chǔ)教育，理論基礎(chǔ)薄弱，另一方面很多檔案管理工作人員信息網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)較低，很難滿足當(dāng)前信息網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作的需求。

國內(nèi)企業(yè)要想做好企業(yè)檔案管理工作，必須加快檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)。其一，重視企業(yè)檔案管理工作，明確專人專職的負(fù)責(zé)檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，挖掘人才、留住人才；其二，嚴(yán)格檔案管理工作人員的準(zhǔn)入制度，檔案管理工作人員隊伍建設(shè)的根本準(zhǔn)入準(zhǔn)則即受過專業(yè)檔案管理教育，擁有扎實的理論基礎(chǔ)；其三，檔案管理工作人員必須加緊自身信息現(xiàn)代化素養(yǎng)的培育，學(xué)習(xí)檔案管理軟件的操作，為推進(jìn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作做好準(zhǔn)備。

4 企業(yè)檔案管理中的成果運(yùn)用問題

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)的一種寶貴資源，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及管理活動提供一手資料，讓企業(yè)少走彎路。企業(yè)檔案管理的成果運(yùn)用是對企業(yè)檔案管理工作成績的肯定，同時也是企業(yè)檔案管理工作價值的具體體現(xiàn)。

從當(dāng)前國內(nèi)檔案管理工作實際來看，大多數(shù)企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作的成果運(yùn)用還不到位，可以說超過半數(shù)企業(yè)從檔案歸檔之后就讓其走入了養(yǎng)老院，棄之不理，難以把企業(yè)檔案管理工作的成果充分的運(yùn)用起來。

企業(yè)要想為實現(xiàn)檔案管理工作的價值，就必須學(xué)會通過多種途徑充分發(fā)揮檔案管理工作的價值，如將整理完成的檔案信息按照部門分類劃分保管，設(shè)置關(guān)鍵詞，一旦某個部門需要查閱資料，只要通過關(guān)鍵詞檢索就能夠迅速找到檔案資源等。再如組織一次主題為“回顧歷史”的主體活動，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及各部門負(fù)責(zé)人充分參與進(jìn)來，通過梳理、規(guī)整企業(yè)檔案信息資源，增進(jìn)他們對企業(yè)檔案資源的熟悉程度，方便其需要時信手拈來。

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