辦公室文書(shū)日常事務(wù)處理技巧

尹秀珍

摘 要：在實(shí)際工作中，辦公室又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是單位或部門的“綜合信息中心”，辦公室文書(shū)處理工作就顯得尤為重要。公文處理是按照規(guī)范要求和規(guī)定程序進(jìn)行文書(shū)處理的一系列相互關(guān)聯(lián)銜接有序的工作，也是各級(jí)行政機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。它是辦公室工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，是辦公室人員為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和助手的一個(gè)重要方面。公文處理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的辦事效率，關(guān)系到機(jī)關(guān)的對(duì)外形象，關(guān)系到政府的威信。它對(duì)政府各項(xiàng)工作的順利進(jìn)展起重要作用。但當(dāng)前在公文處理中存在一些問(wèn)題，影響了機(jī)關(guān)工作效率，給工作帶來(lái)負(fù)面影響。

關(guān)鍵詞：辦公室文書(shū)；事務(wù)；處理

隨著企業(yè)的發(fā)展，文書(shū)職業(yè)特性比以前有了顯著的擴(kuò)展和強(qiáng)化，工作內(nèi)容中管理比重逐步增加，專業(yè)取向更加明確。辦公室作為中心綜合辦事機(jī)構(gòu)，接觸人多、信息量大、工作要求高，不管是辦文、辦事還是辦會(huì)，必須反應(yīng)快、行動(dòng)更快。新情況、新問(wèn)題層出不窮，新業(yè)務(wù)、新知識(shí)不斷增多，要做到提筆能寫、開(kāi)口能講、遇事能辦，而且還要把小事辦細(xì)、急事辦對(duì)、難事辦好，這些都決定了一名訓(xùn)練有素的文書(shū)人員不但要有淵博的知識(shí)、精湛的能力和過(guò)硬的作風(fēng)，還要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。

1 公文處理中存在的主要問(wèn)題

1.1 文種誤用、亂用

文種誤用、亂用，是目前公文寫作中的普遍現(xiàn)象。原因是黨、人大、國(guó)務(wù)院三家公文規(guī)范不一致。中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）、人大頒發(fā)的《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》、國(guó)務(wù)院頒發(fā)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），不僅在文種類別規(guī)定上有所不同，而且對(duì)同一文種的解釋也不同，這就容易造成公文處理工作的混亂。最常見(jiàn)的是黨、政公文不分；表彰性公文中的命令 決定、通報(bào)混淆；告知性公文中的公告、通告、通知、公報(bào)亂用；任免性公文中的令、決定、通知誤用等。

1.2 公文處理不及時(shí)

《辦法》對(duì)公文處理程序和辦理時(shí)間均有明確規(guī)定，但在收文處理中，不能按規(guī)定時(shí)限處理文件，致使公文處理遲緩，甚至出現(xiàn)推諉、扯皮、積壓、滯辦等現(xiàn)象，貽誤工作。有些部門對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的領(lǐng)導(dǎo)批示或批辦文件，沒(méi)有建立限時(shí)辦結(jié)制，而是屢催不辦；有的擬辦意見(jiàn)遲遲不到位，致使文件運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)問(wèn)題；有的沒(méi)有找準(zhǔn)政策依據(jù)或沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況提出辦理意見(jiàn)，出現(xiàn)誤時(shí)誤事的現(xiàn)象，給工作帶來(lái)負(fù)面影響。在發(fā)文處理中，因某一環(huán)節(jié)辦理不時(shí)及，導(dǎo)致上級(jí)機(jī)關(guān)研究決策或下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的時(shí)間太少，也會(huì)影響公文效用。

1.3 公文處理程序不嚴(yán)肅

有的單位既要承辦外來(lái)公文，又要起草下發(fā)公文，公文運(yùn)行多渠道、多頭管理也就不足不奇。《辦法》規(guī)定：“公文南文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀?！钡谵k理過(guò)程中有些單位不按程序辦事，如簽發(fā)不到位，上報(bào)文件沒(méi)有經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；有的政府部門向下一級(jí)政府下發(fā)不該下發(fā)的文件，甚至內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)外正式行文；有的不根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范同越級(jí)行文；有的將文件抄送或直送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。如此不按規(guī)定處理，致使問(wèn)題多多：難以形成統(tǒng)一的辦文規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；不利于簡(jiǎn)化程序；不便于明確責(zé)任；影響工作質(zhì)量和效率。例如，公文銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅、縝密的工作 無(wú)論采用何種方式，都必須執(zhí)行二人監(jiān)銷制度，任何人不得私自銷毀公文，而一些單位單人銷毀的現(xiàn)象卻屢屢出現(xiàn)，以致造成重大失密事件，教訓(xùn)是極其深刻的。

2 辦公室文書(shū)日常事務(wù)處理技巧

辦公室工作非常重要，文書(shū)工作的核心就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這決定了文書(shū)工作必須緊跟領(lǐng)導(dǎo)的需要，要高質(zhì)量地完成崗位職責(zé)規(guī)定的各項(xiàng)任務(wù)，做到在繁忙的工作中不漏事、不誤事，要恰如其分地處理各類事務(wù)，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一道程序都有條不紊、滴水不漏。

2.1 會(huì)熟練地使用和操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

運(yùn)用中油辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，熟練地接收郵件和處理公文，并能分門別類建立已發(fā)郵件記錄、打開(kāi)郵件記錄、公司收文記錄和公司公文記錄等多種文件夾來(lái)管理工作中處理的各種文件信息，使工作從雜亂無(wú)序走向規(guī)范有序，增加處理網(wǎng)上工作的計(jì)劃性和條理性，提高工作效率。比如要通知單位近2O個(gè)部室?guī)c(diǎn)開(kāi)會(huì)，通過(guò)往各部室發(fā)郵件及查看他們的打開(kāi)郵件記錄，就知道在開(kāi)會(huì)前哪個(gè)部室沒(méi)接到通知，如果沒(méi)接到再打電話，另行通知，極大地減少了工作強(qiáng)度，更加方便、快捷、高效。

2.2 及時(shí)處理公司的郵件和公文

隨時(shí)點(diǎn)擊機(jī)器查看是否有新進(jìn)來(lái)的郵件和公文，及時(shí)發(fā)現(xiàn)來(lái)文，及時(shí)處理來(lái)文，不壓活，使領(lǐng)導(dǎo)和各部室能在第一時(shí)間掌握公司的指令性信息，及時(shí)完成公司的工作安排。

2.3 采取備忘提醒法

文書(shū)工作非?，嵥椋瑥慕勇?tīng)電話、接待來(lái)訪、會(huì)議安排、處理文件、資料檔案管理，到承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事情很容易出錯(cuò)，因此在工作中我采取備忘提醒法。就是在我收發(fā)文件用的電腦桌面上總是放一個(gè)自己裝訂的小本本，隨時(shí)把從公司收文中的重要通知，記錄在本本上；把領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)記錄在本本上；把接聽(tīng)電話的內(nèi)容記錄在本本上，按輕重緩急的原則，優(yōu)先處理重要的急事，暫緩處理一般性或不急的傳閱文件，這樣可避免因瑣事而頻繁地打攪領(lǐng)導(dǎo)。有時(shí)接到讓領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議通知是十幾天后才開(kāi)會(huì)，這樣，雖然已經(jīng)通知了領(lǐng)導(dǎo)，但由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙難免會(huì)忘記了，我通過(guò)小本本上的記錄就可查看到多少號(hào)領(lǐng)導(dǎo)要開(kāi)會(huì)已加了重點(diǎn)提醒的記錄，及時(shí)的再次提醒領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)能準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

2.4 辦公室工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致

辦公室日復(fù)一日重復(fù)性、程序性的工作容易使人疲勞懈怠，出現(xiàn)差錯(cuò)。因此在工作中要牢記“辦公室工作無(wú)小事” 的道理，做任何事情之前，最好把每個(gè)環(huán)節(jié)以及可能遇到的各種情況和問(wèn)題想清楚，在腦子里“過(guò)電影”，盡量做到考慮周全，心中有數(shù)。對(duì)容易出錯(cuò)和犯過(guò)錯(cuò)誤的地方要及時(shí)總結(jié)，吸取教訓(xùn)，避免再犯。比如，由于打印機(jī)和復(fù)印機(jī)卡紙、夾紙等原因，在打印領(lǐng)導(dǎo)講話稿或復(fù)印會(huì)議材料的時(shí)候，出現(xiàn)夾頁(yè)、串頁(yè)、缺頁(yè)或裝訂錯(cuò)誤，結(jié)果忙了半天卻因?yàn)檫@個(gè)小差錯(cuò)而使工作成效大打折扣。我們常說(shuō)“細(xì)節(jié)決定成敗”，可見(jiàn)能在繁雜的工作中不出錯(cuò)也是一種能力和水平。

2.5 文字表達(dá)能力是辦公室文書(shū)所應(yīng)具備的能力之一

如果沒(méi)有這個(gè)能力，起碼不是一個(gè)合格的文書(shū)。比如有一個(gè)通知，讓你發(fā)出去，你必須具備這個(gè)能力把通知中的時(shí)間、地點(diǎn)、要求交待清楚明白。因此，會(huì)寫機(jī)關(guān)公文、總結(jié)材料、會(huì)議記錄等等，是辦公室文書(shū)的基本技能。

總之，公文處理工作是一項(xiàng)多層次、多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工作，要優(yōu)質(zhì)高效地做好這項(xiàng)工作，不論是部門領(lǐng)導(dǎo)還是辦公室人員都要時(shí)刻保持高度的責(zé)任感、使命感，不斷提高自身的政治修養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，自覺(jué)按公文處理程序辦事，嚴(yán)格執(zhí)行考核制度，把好公文處理中的每一關(guān)，以確保公文處理工作正常、有序、高效的運(yùn)行。