對(duì)怎樣提高教學(xué)秘書工作效率的幾點(diǎn)思考

謝斌

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國(guó)的高等教育也飛快發(fā)展，而作為高校教學(xué)管理中最基層的教學(xué)管理人員，教學(xué)秘書面對(duì)著與日俱增的工作量和隨之產(chǎn)生的各種壓力，如何提高工作效率和緩解不斷增加的工作量所帶來的壓力就成了迫切需要解決的問題。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；工作效率

我國(guó)的高等教育隨著時(shí)代的不斷發(fā)展變化其教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)手段、教學(xué)管理方式也隨之發(fā)生深刻變化，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生人數(shù)不斷增加，不斷提高基礎(chǔ)硬件設(shè)施和軟件建設(shè)，這就在一定程度上加大了教學(xué)秘書的工作量。而作為高校教學(xué)工作的管理人員——教學(xué)秘書，其管理水平的好壞會(huì)直接或間接地影響到學(xué)校教育工作的落實(shí)和教學(xué)質(zhì)量的提高。因此，面對(duì)新形勢(shì)和新問題，如何提高教學(xué)秘書的工作效率和工作質(zhì)量成為當(dāng)務(wù)之急。

1 完善辦公條件，提升硬件水平

高校的教學(xué)管理工作十分繁雜瑣碎，事無巨細(xì)要，想使教學(xué)秘書從繁雜的工作中解脫出來，提高工作效率，首要的就是完善辦公設(shè)施和辦公條件，俗話說“巧婦難為無米之炊”，再優(yōu)秀的教學(xué)秘書面對(duì)紛繁復(fù)雜的教學(xué)數(shù)據(jù)，在匱乏辦公設(shè)備的辦公環(huán)境下，就不可能準(zhǔn)確、高效的完成教學(xué)管理工作。

首先，要有一套完善的為教學(xué)管理工作服務(wù)的設(shè)備，其中包括辦公電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等。其次，在規(guī)模較大、學(xué)生較多的學(xué)院中，面對(duì)龐大的工作量，教學(xué)秘書最好再配備幾名教務(wù)助理，幫助分擔(dān)部分工作量，教學(xué)秘書掌控大局。

在完備的辦公條件下，教學(xué)秘書的工作效率必然會(huì)有所提升。

2 完善規(guī)章管理制度，簡(jiǎn)化辦事程序

高校的教學(xué)管理是依據(jù)學(xué)校的教學(xué)管理規(guī)章制度來進(jìn)行的，對(duì)于實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化具有重要意義。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)管理規(guī)章制度建設(shè)已成為強(qiáng)化高校教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的重要保障。在教學(xué)管理工作中，還要注重對(duì)現(xiàn)有各項(xiàng)教學(xué)管理規(guī)章制度不斷進(jìn)行豐富和完善。完善的教學(xué)管理規(guī)章制度可以使教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作有章可循、有據(jù)可依，使工作步驟更加清晰，辦事程序更加簡(jiǎn)化。

3 注重基本素質(zhì)培養(yǎng)，改善工作心態(tài)

作為教學(xué)管理工作中最基層的管理工作人員，教學(xué)秘書面臨著工作量大、管理事務(wù)多、人際交辦事務(wù)繁雜、責(zé)任重等諸多壓力。如果沒有良好的心理承受能力，難免會(huì)疲于應(yīng)付、影響工作效率，這會(huì)嚴(yán)重的影響教學(xué)管理工作的運(yùn)行。因此，教學(xué)秘書必須注重培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，用豁達(dá)、樂觀的心態(tài)來面對(duì)工作中的各種挑戰(zhàn)，始終堅(jiān)信世上無難事只怕有心人。以平和的心態(tài)、愉快的心情投入到工作中去，工作效率自然就會(huì)得到提高。

4 提高業(yè)務(wù)能力，擴(kuò)大對(duì)外交流

（一）熟練掌握專業(yè)知識(shí)

教學(xué)秘書是高校教學(xué)事務(wù)的管理者，因此要充分了解和熟練掌握學(xué)校和學(xué)院教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作辦理流程，同時(shí)，教學(xué)秘書還要熟悉本學(xué)院各學(xué)科、各專業(yè)的基本知識(shí)和結(jié)構(gòu)體系，了解教學(xué)計(jì)劃的制定和實(shí)施、各專業(yè)的課程設(shè)置、學(xué)分分配、畢業(yè)要求，熟悉各學(xué)期、各時(shí)段的常規(guī)性教學(xué)管理事務(wù)，準(zhǔn)確掌握各項(xiàng)教學(xué)數(shù)據(jù)，做到事事有計(jì)劃、有條理。同時(shí)，要充分考慮院系與學(xué)校的整體關(guān)系，分清事務(wù)的輕重緩急，按照先急后緩的原則，井井有條地合理處理好每一件工作。

（二）重視業(yè)務(wù)交流

面對(duì)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和改革，知識(shí)更新速度的加快，促使教學(xué)秘書也要更加努力提高自身的專業(yè)知識(shí)水平，不斷及時(shí)更新專業(yè)知識(shí)。而提升自身業(yè)務(wù)水平，不只需要教學(xué)秘書自身努力不斷學(xué)習(xí)，還需要學(xué)院為教學(xué)秘書提供培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使之盡快掌握教育管理科學(xué)的基本理論和專門知識(shí)，讓每一位教學(xué)秘書都感到自己有良好的發(fā)展前途與方向，從而提高工作熱情和整體素質(zhì)。如采取“送出去，請(qǐng)進(jìn)來”方法或通過崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)、定期研討、組織學(xué)術(shù)活動(dòng)和參觀學(xué)習(xí)等辦法，使教學(xué)秘書們互相接觸，交流經(jīng)驗(yàn)和信息，取長(zhǎng)補(bǔ)短，學(xué)習(xí)借鑒經(jīng)驗(yàn)，開拓眼界，不斷更新教學(xué)管理思想，提高管理水平。

（三）熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，教學(xué)管理工作也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化管理過度。而為了順應(yīng)時(shí)代的變化，教學(xué)秘書也要緊跟時(shí)代的腳步，熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高工作效率和質(zhì)量，將自己從繁重的工作中解脫出來。對(duì)于學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)要善加利用，不僅要熟練管理工作中要求掌握的項(xiàng)目，還要不斷深入研究，充分利用學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)來簡(jiǎn)化工作量。除了要充分掌握學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)外，還要熟練掌握日常辦公所需要用到的軟件，如利用Excel數(shù)據(jù)庫強(qiáng)大的表格處理及數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)功能來完成課程編排、安排考試、學(xué)生成績(jī)管理和統(tǒng)計(jì)篩選各種數(shù)據(jù)信息等工作，利用Word編寫教學(xué)通知、會(huì)議記錄和教學(xué)安排等文件，利用Internet進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公和信息查找，利用QQ等通訊軟件作為學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的溝通和文件傳輸?shù)墓ぞ?。熟練地掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)既能為師生提供快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，又可以大幅度提升工作效率和質(zhì)量，將教學(xué)秘書從“繁、重、緊、雜”的事業(yè)中解脫出來，還能在一定程度上有效地節(jié)約資源，一舉兩得。

（四）強(qiáng)化語言表達(dá)能力

1、溝通能力

良好的語言溝通能力，可以使教學(xué)管理更加通暢，教學(xué)工作要求的意圖得到準(zhǔn)確貫徹，信息交流更加充分，從而實(shí)現(xiàn)高效管理的目標(biāo)。大家知道，愿意溝通并不代表具有良好的溝通能力，因?yàn)橛袝r(shí)怎么說比說什么更加重要。注重溝通技巧，避免因“說不清楚”、“聽不明白”而造成隔閡和誤解。高效的溝通既是事物的溝通，也是心靈的溝通，巧妙地運(yùn)用溝通技巧，既可以減少溝通障礙，又可以獲得更多有價(jià)值的信息，最終實(shí)現(xiàn)交流的目的。高校教學(xué)秘書的溝通能力對(duì)提高工作效率起著至關(guān)重要的作用

2、寫作能力

教學(xué)秘書除了應(yīng)具備良好的溝通能力之外，還應(yīng)具有一定的文字表達(dá)和寫作能力。在日常教學(xué)管理實(shí)踐中，教學(xué)秘書經(jīng)常要根據(jù)實(shí)際情況需要，撰寫一些教學(xué)文書，例如教學(xué)通知、匯總教學(xué)工作報(bào)告、申請(qǐng)、證明、會(huì)議記錄等，這就需要教學(xué)秘書應(yīng)掌握好各種公務(wù)應(yīng)用文的寫作格式和書寫技巧，善于對(duì)信息進(jìn)行研究與分析，疏理與綜合，反饋有價(jià)值的信息。要具有把意見、措施、指令傳達(dá)清楚、準(zhǔn)確的文字表達(dá)能力。而提升寫作能力不僅僅是寫作技巧的提高，同時(shí)還能提高自身的思考能力和邏輯能力。因此，教學(xué)秘書強(qiáng)化寫作能力對(duì)提高工作效率非常重要。

5 結(jié)束語

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理工作的管理人員，對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的教學(xué)發(fā)展和教學(xué)管理質(zhì)量起著一定的影響作用。而隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和變化，高校的規(guī)模也隨之不斷的擴(kuò)大，教學(xué)手段和教學(xué)方法也在發(fā)生不斷的變化和更新，這也對(duì)教學(xué)管理工作也提出了新的更高的要求，教學(xué)秘書將要面臨更多問題和挑戰(zhàn)。在這種環(huán)境下，教學(xué)秘書只有不斷提高自身素質(zhì)，努力提高專業(yè)能力，熟練掌握管理技能，才能在面臨不斷增加和變化的工作和隨之而來的問題和麻煩中應(yīng)對(duì)自如。也只有這樣才能在日常教學(xué)管理工作中發(fā)揮自身作用，使教學(xué)工作能夠高效順利的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮剛，盧泉，對(duì)如何提高高校院系教學(xué)秘書工作效率的思考——以塔里木大學(xué)為例[J ]，經(jīng)濟(jì)管理者，2012，13：271

[2] 郭詩萌，高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求及提高途徑[J ]，長(zhǎng)春金融高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2013，4，62-64

[3] 葉美千，淺談如何提高高校教學(xué)秘書的教學(xué)管理水平 [J ]，教師，2010， 19 ： 24-25

[4] 李碧蘭，淺談高校教學(xué)秘書工作的作用及素質(zhì)要求[J ]，氣象教育與科技，2006，75（28）：42-45