高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)建構(gòu)及實(shí)踐探索

摘 要：構(gòu)建高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)是檔案文化發(fā)展的重要一步，有利于提升檔案文化管理的系統(tǒng)化、高效化。本文主要從整體上出發(fā)，結(jié)合目前檔案文化的現(xiàn)狀及相關(guān)理論，初步構(gòu)建了檔案文化生態(tài)系統(tǒng)，并從目前實(shí)踐的現(xiàn)狀進(jìn)行歸納陳述。

關(guān)鍵詞：檔案文化；文化生態(tài)系統(tǒng)

1 現(xiàn)狀

高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)意識(shí)淡薄，目前高校不僅對(duì)檔案文化生態(tài)系統(tǒng)認(rèn)識(shí)較淺，有些高校在對(duì)檔案的管理工作都還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，其認(rèn)為檔案管理不會(huì)給高?；蛘呱鐣?huì)帶來(lái)直接的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，不應(yīng)將精力分?jǐn)偟綑n案管理工作中，應(yīng)該主要開(kāi)展科研與教學(xué)工作，導(dǎo)致檔案管理工作雜亂無(wú)章，管理混亂的局面，沒(méi)有從管理到整體系統(tǒng)考慮系統(tǒng)的升華過(guò)程。

在檔案文化生態(tài)系統(tǒng)建立過(guò)程中，缺少體制與制度的支撐。在檔案文化生態(tài)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，制度建設(shè)尤為重要，但目前尚處在理論探討的階段，真正實(shí)現(xiàn)檔案文化生態(tài)系統(tǒng)的建立還需要一個(gè)過(guò)程，需要制度先行。

設(shè)施、人員不健全。檔案文化生態(tài)系統(tǒng)建立，需要相應(yīng)的檔案管理的設(shè)施的支撐，雖然目前高校高速擴(kuò)充，但是在檔案管理方面的投入相對(duì)較少，往往被高校所忽視，久而久之，引發(fā)了欠賬壞賬等現(xiàn)象，導(dǎo)致了資金、設(shè)施、人力等方面的短缺。尤其是對(duì)于已老化的設(shè)備，高校往往是能拖則拖，降低使用的成本，導(dǎo)致安全風(fēng)險(xiǎn)。最終形成了高校檔案管理的軟硬件配備差異較大，有的高校設(shè)備齊全應(yīng)有盡有，有的高校只有幾臺(tái)電腦勉強(qiáng)支撐工作，相關(guān)管理人員的配套也很差。

面對(duì)檔案文化生態(tài)系統(tǒng)建立過(guò)程中，以及檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，使得建立完善的檔案文化生態(tài)系統(tǒng)尤為重要。

2 高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)的建立

檔案文化生態(tài)系統(tǒng)主要構(gòu)成因素包括人員、設(shè)備、信息、以及機(jī)制。在這些因素的作用下實(shí)現(xiàn)檔案信息的產(chǎn)生、集聚、發(fā)散、再生、利用一系列的目的，在構(gòu)建檔案文化生態(tài)系統(tǒng)的過(guò)程中勢(shì)必要考慮以上問(wèn)題，本文構(gòu)建高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)，主要包含5個(gè)子系統(tǒng)，起到基礎(chǔ)保障作用的系統(tǒng)：高校檔案文化制度系統(tǒng)、高校檔案文化遺產(chǎn)搶救系統(tǒng)。核心系統(tǒng)：高校檔案文化收集系統(tǒng)、高校檔案文化展覽系統(tǒng)、高校檔案文化編研系統(tǒng)。

高校檔案文化制度系統(tǒng)，以檔案管理為主題，合理規(guī)劃整個(gè)的系統(tǒng)所用的制度，制定好建設(shè)、實(shí)施、改進(jìn)、懲罰、激勵(lì)機(jī)制等，從頂層做好高校檔案文化的制度建設(shè)。同時(shí)力爭(zhēng)將高校檔案文化制度的建設(shè)與高校整體的制度體系相融合，配套發(fā)展。從而從整體層面對(duì)檔案文化系統(tǒng)的建立做好設(shè)計(jì)，為其他系統(tǒng)的建設(shè)做好支撐。

高校檔案文化收集系統(tǒng)，收集系統(tǒng)是檔案的來(lái)源，要采用多渠道構(gòu)建收集系統(tǒng)，例如對(duì)于校友檔案的收集，可建立各地校友會(huì)，定期對(duì)校友檔案進(jìn)行更新維護(hù)。檔案文化涉及的方面較多，例如誠(chéng)信檔案、校史檔案、論文檔案等等，種類(lèi)眾多，在系統(tǒng)的涉及上要全面的考慮，最終集成到一個(gè)平臺(tái)上，進(jìn)行整體的融合，實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)。

高校檔案文化編研系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要以檔案史料為依托，建立縱橫交叉的編研體系。以校史檔案編研為例，縱向研究以校史正史編撰為核心和主體，以大事記、史志編寫(xiě)和重要人物、重要事件、重要成果、重要時(shí)期等系列專(zhuān)題研究為兩翼和依托的校史文化編研體系。橫向研究以深度挖掘?qū)W校檔案文化的亮點(diǎn)為目的，以展示展覽傳播檔案文化為手段，編研開(kāi)發(fā)檔案文化產(chǎn)品，從而提升學(xué)校文化軟實(shí)力。

高校檔案文化展覽系統(tǒng)，在檔案文化編研的基礎(chǔ)上，通過(guò)建設(shè)校史館、精品檔案展、專(zhuān)題檔案展等展覽形式，以及開(kāi)發(fā)傳播檔案文化的相關(guān)刊物、展覽畫(huà)冊(cè)、檔案文化禮品等，挖掘高校檔案所蘊(yùn)含的深厚歷史文化內(nèi)涵，突出檔案的文化要素，發(fā)揮檔案認(rèn)知、教育、審美、體閑等思想功能和社會(huì)效用，打造高校檔案館全新的公共文化形象。

高校檔案文化搶救系統(tǒng)，通過(guò)深入征集、挖掘檔案中具有重要價(jià)值的文字、實(shí)物、聲像資料，建立全方位、立體化的檔案庫(kù)，真實(shí)、全面地記錄檔案的全貌，為立體數(shù)字檔案博物館提供更為鮮活、多元化檔案史料的支撐，這是高校構(gòu)建整個(gè)檔案文化生態(tài)的源頭。

3 高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)實(shí)踐探索

我們從理論上提出了高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)，但在目前大部分高校還局限在檔案文化收集系統(tǒng)，其他幾個(gè)子系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施較少。這里我們結(jié)合高校管理現(xiàn)狀，主要針對(duì)高校檔案文化收集系統(tǒng)過(guò)程中的確定立檔主題、劃定檔案收集范圍、制定檔案歸檔立卷方法、明確分工等幾個(gè)方面進(jìn)行實(shí)踐探索。

確定立檔主題，全面的統(tǒng)攬檔案全貌，進(jìn)行分析研究，確立立檔的門(mén)類(lèi)，以及相關(guān)的題目，合理分類(lèi)對(duì)于后續(xù)檔案的管理有著事半功倍的效果，制定合理易讀的題目對(duì)于以后的使用會(huì)提供更多的便利。以人物檔案建立為例，目前高校在實(shí)施過(guò)程中，雖然各個(gè)時(shí)期都有人才，有名人，往往通過(guò)先確定哪些是可以第一批建立檔案，其他可以后續(xù)補(bǔ)充的方式。

劃定檔案收集范圍，檔案的資料收集范圍應(yīng)力求全面、系統(tǒng)、詳盡，劃定合理的檔案收集范圍能更好節(jié)省收集的時(shí)間及成本。實(shí)施過(guò)程中，高校往往針對(duì)不同類(lèi)的檔案制定不同的收集范圍，比如對(duì)于人物檔案的收集，要涵蓋反映人物經(jīng)歷、學(xué)歷、身份等內(nèi)容的生平類(lèi)材料，人物參加重要學(xué)術(shù)會(huì)議、政治活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)及工作業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的活動(dòng)類(lèi)材料，以及反映人物在某一領(lǐng)域所取得成績(jī)的成果類(lèi)材料，包括編輯或著述的學(xué)術(shù)專(zhuān)著、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、個(gè)人繪畫(huà)、書(shū)法、攝影、設(shè)計(jì)、文學(xué)藝術(shù)作品等以及省部級(jí)以上獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、紀(jì)念章等。

制定檔案歸檔立卷方法，歸檔立卷方法合理，可以更好的查找、歸類(lèi)，更加有利于系統(tǒng)的使用，以及整體功能的發(fā)揮，以人物檔案為例，目前人物檔案以個(gè)人設(shè)立全宗，按年度進(jìn)行分類(lèi)、編目。立卷的具體方法，主要是依據(jù)人物檔案構(gòu)成的特點(diǎn)按內(nèi)容分類(lèi)及時(shí)間立卷，即從內(nèi)容上是大的橫向分類(lèi)，每一項(xiàng)橫項(xiàng)分類(lèi)里又按年度縱向分類(lèi)。卷內(nèi)文件的排列按文件形成月份的先后順序，卷內(nèi)文件排好之后，按件號(hào)固定次序，以便于查找利用和保護(hù)文件。有些繪畫(huà)、設(shè)計(jì)原作的存放由于受條件限制，只可收集作品的照片及底片，然后附到卡紙上，注明作品名稱(chēng)、創(chuàng)作時(shí)間、作品尺寸、參展情況、獲獎(jiǎng)情況等。

明確分工，明確分工做好激勵(lì)，對(duì)于檔案文化系統(tǒng)的建設(shè)有很大的意義，目前收集檔案資料工作量大、涵蓋面廣、政策性強(qiáng)，僅靠檔案館自身的力量是很難完成的。為此高校往往需要調(diào)動(dòng)各方面的資源。很多高校采取檔案館負(fù)責(zé)下達(dá)任務(wù)，技術(shù)指導(dǎo)，并做好宣傳教育工作提高大家的思想認(rèn)識(shí)，并引以高度重視。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)把收集檔案資料作為重要工作安排，各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)落實(shí)，做到責(zé)任到人，并作為年度工作成績(jī)考核的一項(xiàng)內(nèi)容等方式。

4 總結(jié)

本文從理論的角度出發(fā)，構(gòu)建了高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要從頂層制度建設(shè)、核心系統(tǒng)構(gòu)建、支撐系統(tǒng)的角度進(jìn)行了搭建。包含5個(gè)子系統(tǒng)高校檔案文化制度系統(tǒng)、高校檔案文化遺產(chǎn)搶救系統(tǒng)、高校檔案文化收集系統(tǒng)、高校檔案文化展覽系統(tǒng)、高校檔案文化編研系統(tǒng)。系統(tǒng)的完善性以及適用性還需要在實(shí)踐中不斷檢驗(yàn)，進(jìn)而不斷優(yōu)化。

在高校檔案文化生態(tài)系統(tǒng)的實(shí)踐中，雖然本文結(jié)合高?，F(xiàn)狀，僅從檔案文化收集系統(tǒng)的幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了實(shí)踐分析，有一定的局限性，但能在一定程度上反映了該系統(tǒng)的實(shí)踐的過(guò)程，其他子系統(tǒng)可以借鑒該子系統(tǒng)的實(shí)踐過(guò)程進(jìn)一步進(jìn)行實(shí)踐探索。

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作者簡(jiǎn)介

鄭紀(jì)達(dá)（1976-），男，漢族，浙江省杭州市人，浙江財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館，本科，助理研究員，主要從事檔案管理。