城建檔案管理的難點分析

梁麗堅

摘 要：隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，城市建設(shè)也隨之呈現(xiàn)迅猛發(fā)展之勢。城建檔案管理工作作為城市建設(shè)的基礎(chǔ)和依據(jù)顯得尤為重要，同時也意味著城建檔案管理工作遇到前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文就城建檔案管理目前存在的難點分析這一論題出發(fā)，從城建檔案管理工作的定義、城建檔案管理工作的意義、城建檔案管理工作難點這，三方面進(jìn)行簡單的總結(jié)和分析。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；檔案工作意義；檔案工作難點

1 城建檔案管理工作的定義

城建檔案是指在城市建設(shè)活動及管理活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖像、聲像等各種形式的文件資料。每一個城市都有一個與之相匹配的檔案資料，記錄了這個城市的建設(shè)歷史和布局特點以及占地數(shù)據(jù)等信息內(nèi)容。城建檔案具有單一性和真是性以及連貫性的特點，這些特點就要求城建檔案管理人員要有細(xì)心、耐心和決心。

2 城建檔案管理工作的意義

城建檔案就是一個城市建設(shè)的歷史縮寫，同時也是一個城市以后發(fā)展的信息依據(jù)。城市檔案在城市規(guī)劃前可以向規(guī)劃部門提供有力的城市信息依據(jù)，包括城市的面積、布局、城市建筑特點等，可以有效的縮短建設(shè)前的規(guī)劃時間，加快城市建設(shè)步伐；在城市的建設(shè)過程中，舊建筑物的修整、擴(kuò)建、挪移都需要城市檔案管理部門提供真實有效的數(shù)據(jù)支持已保證城市建設(shè)工作的順利進(jìn)行；在一個城市基本建設(shè)完成以后，城市檔案管理部門對城市內(nèi)各項設(shè)施的后期維護(hù)、管理、保養(yǎng)起到出具憑證和記錄的作用；城建檔案在重大災(zāi)情發(fā)生后的后期救援工作也起到不可磨滅的作用，汶川地震發(fā)生后，汶川城建檔案就為救援工作提供了有力的支持。

一份真實、完整、有效的城建檔案不僅是對城市建設(shè)工作支持和認(rèn)可，更是對城市的過去、現(xiàn)在、未來的發(fā)展的保駕護(hù)航。

3 城建檔案管理工作難點分析

城市工程建設(shè)的過程，是一個內(nèi)涵十分豐富的社會活動，這就決定了建設(shè)工程檔案具有復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性；真實、完整、原始是建設(shè)工程檔案必須具備的三個基本條件，但我們在工作中卻發(fā)現(xiàn)，很多建設(shè)單位移交的建設(shè)工程檔案，對施工過程中記錄的各項內(nèi)容不全、不準(zhǔn)、缺項、簽章手續(xù)不齊等問題。[1]同時城市建設(shè)檔案的重要性要求城建檔案具有單一性、真實性、連續(xù)性的特點，這就對無論是國家法律還是國家職能部門亦或是從事城建檔案管理的工作人員都有較高的標(biāo)準(zhǔn)需求。但縱觀我國各地區(qū)的城建檔案管理工作實施情況，不是十分的樂觀，造成這種不樂觀情況的原因或者說是工作難點，有如下幾點具體情況。

3.1 我國關(guān)于城建檔案管理的法律法規(guī)不完善

中國作為一個法制國家，法律是保證我們國家各項工作能順利進(jìn)行和完成的依據(jù)。自改革開放以來，尤其是近幾年來，我國的加強了對城市的建設(shè)的改革力度，各地舊城區(qū)改造、新城區(qū)建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)、經(jīng)濟(jì)適用房建設(shè)等城建工作如雨后春筍般涌起，這就增加了各城市城建檔案管理工作的壓力。但關(guān)于城市建設(shè)的相關(guān)法律，卻沒有受到人們的重視，導(dǎo)致沒有及時的更新，緊跟時代發(fā)展的步伐。很多地方的城建方案管理法律法規(guī)出現(xiàn)了中央法規(guī)法則與地方要求不統(tǒng)一、檔案法規(guī)的相關(guān)內(nèi)容與文書檔案管理內(nèi)容存在沖突和矛盾，現(xiàn)有地方城建管理檔案的相關(guān)法規(guī)不再適應(yīng)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展，這些法律法規(guī)上面的不完善，直接影響了城建檔案管理工作的順利進(jìn)行。城建檔案管理工作急需國家出臺一套系統(tǒng)的、符合現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)的法律法規(guī)，來規(guī)范城市建設(shè)檔案記錄工作，使城建檔案記錄能有法可依、有規(guī)可循，不再處于不清不楚的尷尬局面。

3.2 城市建設(shè)檔案管理工作不受重視

城市建設(shè)檔案管理工作屬于城市建設(shè)的幕后工作，一直處于被人忽視的地位。由于不了解城市建設(shè)檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致從事檔案管理工作的人員大都消極怠工。城市建設(shè)資料整理不及時，有的地區(qū)的城建工作已經(jīng)完成卻沒有及時的整理相關(guān)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致有些數(shù)據(jù)丟失；城市建設(shè)資料整理不完全，城市建設(shè)檔案管理的相關(guān)人員，在歸檔的過程中不按照城市建設(shè)步驟完整歸檔，而是選擇性歸檔，導(dǎo)致城建信息資料的不完整；部分地區(qū)歸檔人員甚至不給新的城區(qū)建檔，工作走形式；城建完成后，后期編排維護(hù)不到等。這些消極的認(rèn)識、消極的工作方式，增加了城市建設(shè)檔案管理工作的困難，嚴(yán)重影響了城建檔案管理工作的真實性和有效性。在以后的工作中，應(yīng)該不斷增強城建檔案管理工作人員的工作認(rèn)識，提高他們的工作激情和熱情，以保證工作的順利完成。

3.3 城市建設(shè)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)管理

我國大部分地區(qū)的城市建設(shè)檔案管理工作的職能部門，還是沿用以前的舊制度，沒有及時的規(guī)范和整理形成一套系統(tǒng)的管理方法。城市檔案管理工作的工作環(huán)節(jié)和具體分為：收集城建資料、整理收集的資料、鑒定數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、保管所鑒定的數(shù)據(jù)、為城建開發(fā)和維護(hù)提供資料。但是在實際的工作中，工作并沒有按照這個流程系統(tǒng)進(jìn)行，有的工作步驟被省略，有的工作步驟被合并，導(dǎo)致工作沒有一個系統(tǒng)規(guī)范的流程。要想使城市建設(shè)檔案管理工作能有條不紊的高質(zhì)量的進(jìn)行，必須不斷完善工作流程，形成一套符合當(dāng)?shù)匕l(fā)展的系統(tǒng)管理方法。

3.4 城市建設(shè)檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員

人才是第一生產(chǎn)力。目前的城建檔案管理人員，大都是以前從一些其它崗位上，由于一 些原因，而進(jìn)到這個部門工作的，本身專業(yè)素質(zhì)低、技能差 ，知識知之甚少，責(zé)任心不強[2]。這就造成城市建設(shè)檔案管理職能部門缺乏專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人才。這種情況嚴(yán)重阻礙了城市建設(shè)檔案管理工作的創(chuàng)新，致使現(xiàn)在好多城建檔案管理部門還在采用紙質(zhì)歸檔，而不是將電腦運用到工作中去，這就造成時間和資源的浪費。紙質(zhì)檔案記錄的方式，容易造成整理的資料丟失、當(dāng)需要的時候不容易找到、資料存儲需要占用一定的空間和人員等。就是有地區(qū)采用電子記檔的方式，也存在電子硬件設(shè)備老化工作效率低、所使用的軟件與當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)不配套等問題。與此同時，我國城市檔案管理人員還面臨著“青黃不接”尷尬局面。因為城市檔案管理工作一直不受人們的重視，而且工作需要很大的耐心和細(xì)心，長期高負(fù)荷的工作也會造成很多身體疾病，導(dǎo)致很多年輕人不愿意從事這項工作。

3.5 城市建設(shè)檔案管理人員的工作難度大

城市建設(shè)檔案管理人員的工作難度主要體現(xiàn)在一線數(shù)據(jù)收集、二線數(shù)據(jù)整理和保存這兩個方面。城市建設(shè)檔案管理人員需要對所管的工程檔案進(jìn)行全程的監(jiān)督、指導(dǎo)、整理，這樣長時間且復(fù)雜的一線數(shù)據(jù)收集工作占用人手多、并且需要專業(yè)的數(shù)據(jù)采集人員，這就造成城市建設(shè)檔案管理部門人員不足的情況，使工作不能順利進(jìn)行，直接體現(xiàn)在大部分地區(qū)的地下管道線路管理記錄信息不完全。一線數(shù)據(jù)收集以后，管理人員要將所收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定歸納和整理，這是一項細(xì)致繁瑣的工作，有些地區(qū)受經(jīng)費限制，還處于紙檔記錄的時代，更是增加了記錄難度。部門地區(qū)的數(shù)據(jù)保存庫房還出現(xiàn)了存儲空間不足和年久失修的尷尬局面。要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應(yīng)的人、財 、物，就會成為一紙空談[3]。

城市檔案管理是一位城市忠實的記錄者，雖說其在前進(jìn)的路上有很多的困難和難題，但是我相信隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國法治和制度的不斷完善，城市檔案管理工作一定會沖破萬難，演好忠實記錄的艱巨角色！

參考文獻(xiàn)

[1]陳小英. 城建檔案管理的難點問題及解決對策[J]. 城建檔案， 2009， （09）： 33-34

[2]呂梁. 分析城建檔案管理的難點問題及解決對策 [J]. 江西建材， 2014， （03）： 295

[3]黃瓊芬， 王竹熙， 洪梅. 城建聲像檔案管理的難點及措施[J]. 城建檔案， 2010， （6）： 31-32