探討加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理工作的對策

李月嬌

摘 要：受市場經(jīng)濟(jì)影響，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不斷加快，國家對辦公條件的扶持力度也越來越大，基層聲像檔案管理的環(huán)境、設(shè)備等都有了明顯改進(jìn)，但仍存在一些問題造成聲像檔案無法正常使用或是出現(xiàn)丟失、破損現(xiàn)象。因此，本文主要闡述了基層聲像檔案管理的現(xiàn)狀，并根據(jù)現(xiàn)狀提出了解決策略。

關(guān)鍵詞：基層聲像檔案；管理工作；對策

聲像檔案指的是國家、企業(yè)或個人舉行的活動或重要會議存留下來的影片、聲音、影像等，這些載體通過磁帶、照片、紙質(zhì)等方式保存下來，聲像檔案管理就是對這類載體進(jìn)行收集、保管、借閱等工作。聲像檔案對國家、企業(yè)和個人來說都具有非常重要的意義，因此，管理人員工作任重而道遠(yuǎn)。

1 基層聲像管理工作的特點(diǎn)

聲像檔案自身特點(diǎn)明顯，并非單純的文字、圖像、圖片和聲音，通過不同的形式將這些靜止的畫面、聲音結(jié)合，給人真實(shí)場景再現(xiàn)的感受。聲像檔案原件與附件管理很難分辨，這在很大程度上增加了管理人員的難度。聲像檔案是依附于其它載體存在的，不具備獨(dú)立性，各種檔案的技術(shù)結(jié)合造就了聲像檔案。聲像檔案管理工作具有較高的嚴(yán)密性，所有管理人員資料都會存檔，且儲存地點(diǎn)把守嚴(yán)格。

2 基層聲像管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，隨著信息時代的到來，很大部分電子檔案管理工作都由傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)化成電子管理，高科技管理的方式。但是，聲像檔案管理較為特殊，承載聲像檔案的載體類別不統(tǒng)一，形式多樣，管理方式不同，且攝像設(shè)備復(fù)雜。這就直接約束了聲像檔案的管理工作，局限性較強(qiáng)，難度較大。

基層聲像檔案管理人員的普遍年齡在36歲左右，對聲像設(shè)備和檔案的了解不是特別通透。電子產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度不斷加快，聲像設(shè)備也在不斷更新，而聲像檔案的管理人員文化程度普遍偏低，無法跟上時代的進(jìn)步。同時，聲像檔案收集歸檔不及時，也造成許多有價值的聲像檔案流失，沒有真正全面地反映單位的歷程。

聲像管理制度不能落實(shí)到實(shí)處，經(jīng)調(diào)查顯示，目前聲像管理體制完善程度較高，明文規(guī)定了檔案管理手段及限制，但工作人員卻很少落實(shí)制度規(guī)定，特立獨(dú)行現(xiàn)象嚴(yán)重，懲罰過輕，起不到警示作用。例如：山東省某基層聲像檔案管理單位工作人員，為了謀取自身利益，擅自借記個人檔案給不明人員，給受害人造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和人身傷害。這種現(xiàn)象不在少數(shù)，檔案管理人員雖然都留有備案，但內(nèi)鬼難防。在這樣的背景下，相關(guān)單位近幾年對基層聲像檔案管理的監(jiān)管力度逐漸加強(qiáng)，并制定了相關(guān)法律法規(guī)，降低了檔案流失現(xiàn)象，但執(zhí)行力度明顯不夠，無法迎合社會的需要。

3 加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理工作的對策

（一）完善制度，落實(shí)制度

基層單位聲像檔案管理需落實(shí)工作，重新規(guī)范制度，創(chuàng)建一套科學(xué)的、符合基層單位聲像檔案管理的工作范疇。首先是制度，管理制度的可行性會直接影響到實(shí)施過程中的規(guī)范性。在這樣的情況下，就要求聲像管理制度應(yīng)從開始的材料收集到后期的檔案歸檔都嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，為了避免發(fā)生工作人員為一己私利貪污受賄等現(xiàn)象的發(fā)生，應(yīng)明文規(guī)定借記閱讀的歸還時間，且嚴(yán)厲執(zhí)行。筆者認(rèn)為，基層單位聲像管理制度之所以落實(shí)不到位，歸檔不及時，究其根本原因，并非制度本身，而是管理人員工作落實(shí)效果較差，走過場行為嚴(yán)重。因此，在接下來的管理中應(yīng)遵循將責(zé)任落實(shí)到個人的基本原則，以人為本，依法管理，嚴(yán)苛考核新制度，細(xì)化制度，堅(jiān)持按制度執(zhí)行。完成以上步驟后，實(shí)行獎罰制度，執(zhí)行較好的員工給予經(jīng)濟(jì)或升職獎勵，表現(xiàn)不突出且工作散漫的員工，先由先進(jìn)員工帶領(lǐng)并實(shí)施培訓(xùn)，若工作狀態(tài)依舊如此，給予開除或經(jīng)濟(jì)懲罰，堅(jiān)決杜絕走過場的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）加強(qiáng)監(jiān)管力度

加強(qiáng)監(jiān)管力度，根據(jù)類別不同分散性管理，提高工作人員技術(shù)、管理水平。根據(jù)聲像檔案管理目前狀態(tài)可以判斷，監(jiān)管部門在管理力度上仍舊有所欠缺，需引起監(jiān)管部門的重視，進(jìn)行針對性的指導(dǎo)模式，將聲像管理檔案分成幾個大類，根據(jù)檔案異同程度分類。當(dāng)然，聲像檔案的質(zhì)量完全取決于攝影、錄像以及檔案管理人員，因此，在抓管理的同時也應(yīng)注重工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，保證檔案的質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化管理水平

聲像檔案管理與普通電子檔或紙質(zhì)管理不同，聲像檔案關(guān)系到溫度和光照等管理方式，尤其是基層聲像檔案管理受儲存環(huán)境影響，濕度和光照度以及室內(nèi)溫度都會發(fā)生變化，需要妥善處理。聲像磁帶儲存地點(diǎn)必須具備奧斯特磁場高達(dá)30，并有專門的儲物箱，箱與箱之間需要留有一定空間等方面的要求。據(jù)《聲像檔案管理法》中條文便可得知，聲像管理具有極其繁瑣、復(fù)雜的要求，必須嚴(yán)格按照法律法規(guī)執(zhí)行，如果破損后果不堪設(shè)想。管理聲像檔案的當(dāng)務(wù)之急就是完善管理方式，根據(jù)檔案對溫度、濕度、避光度以及防磁度等方面特點(diǎn)存放，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和使用技術(shù)，保證聲像磁帶質(zhì)量，延長壽命。

（四）整齊化一

近幾年，我國聲像檔案損壞嚴(yán)重，其中包括保管不當(dāng)和人為損壞。聲像檔案內(nèi)容基本上都是基層單位的會議及活動等內(nèi)容，丟失后損失嚴(yán)重，會直接影響到基層部門的建設(shè)力度。因此，為了杜絕這一現(xiàn)象，筆者建議應(yīng)采取統(tǒng)一管理的方式進(jìn)行管理，整齊化一，提高技術(shù)水平、管理方式，實(shí)現(xiàn)聲像磁帶管理的有機(jī)統(tǒng)一。這會對檔案環(huán)境、技術(shù)、設(shè)備等起到推進(jìn)作用，優(yōu)化環(huán)境，提高技術(shù)水平、更新設(shè)備、增加管理人員文化組織等優(yōu)勢，應(yīng)放手一試，全方位努力，完善檔案管理。

4 結(jié)語

由上文可知，基層聲像管理還存在管理人員文化水平較低、儲存環(huán)境不成熟、重視程度較差、管理體制落實(shí)不到位等現(xiàn)象，為了有效改善這一現(xiàn)象，筆者根據(jù)從事多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)針對環(huán)境、技術(shù)、制度等方面提出了解決策略，希望能對基層聲像管理工作帶來一定幫助，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，減少丟失、人為損壞等嚴(yán)重影響國家、企業(yè)、個人利益的情況發(fā)生。

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