計算機(jī)技術(shù)對推進(jìn)中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的價值窺見

林彩煌

摘 要：中學(xué)檔案見證學(xué)校的發(fā)展、記載著學(xué)校的榮譽(yù)，有利于提高學(xué)校管理水平、梳理學(xué)校文化積淀，為校園文化建設(shè)提供寶貴的資源，而計算機(jī)技術(shù)對于推進(jìn)中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有著重要作用?；诖耍疚膹挠嬎銠C(jī)技術(shù)對推進(jìn)中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的價值入手，重點(diǎn)探討了計算機(jī)技術(shù)推進(jìn)中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的策略構(gòu)建，以期對促進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù)；檔案管理；價值

隨著社會的快速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)步入常態(tài)化時期，其對于推進(jìn)中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化具有積極的價值與意義。因此，在實(shí)際的中學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，如何更好地利用計算機(jī)技術(shù)，力求管理工作的精益求精和管理效能的持續(xù)提升，已經(jīng)成為擺在中學(xué)檔案管理工作者面前的現(xiàn)實(shí)問題。

1 計算機(jī)技術(shù)對推進(jìn)中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的價值

1. 有助于更新檔案管理理念，增強(qiáng)信息管理意識

新時期，在信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的推動下，社會發(fā)展速度日益加快。在中學(xué)檔案管理領(lǐng)域，隨著計算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)，檔案管理將朝著更加高效和便捷的方向發(fā)展，且檔案管理理念的科學(xué)化和創(chuàng)新化也將得以體現(xiàn)。計算機(jī)技術(shù)的引入，對中學(xué)檔案管理者提出了新的使命，即中學(xué)檔案管理的理念要實(shí)施更新，要緊跟時代發(fā)展步伐，與時代取得同步。在中學(xué)檔案更新理念過程中，計算機(jī)技術(shù)有助于增強(qiáng)檔案人員信息管理意識水平，積極推進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。從本質(zhì)來看，這一過程就是中學(xué)檔案管理工作不斷發(fā)展的一個創(chuàng)新階段。一方面是整體的理念趨勢發(fā)生改變，使得中學(xué)檔案管理工作朝著信息化的方向全面發(fā)展；另一方面則是人員的理念意識發(fā)生改變，進(jìn)而為中學(xué)檔案管理工作的信息化發(fā)展提供人力資源保障，促進(jìn)此項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.有助于改進(jìn)檔案管理方式，提升管理科技水平

檔案管理是中學(xué)教學(xué)管理工作中不可缺少的部分，其對于學(xué)校的決策者和管理者來說都至關(guān)重要。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案效率低，保密性差，查找、更新和維護(hù)困難。近年來，隨著中學(xué)合并、規(guī)模擴(kuò)大的步伐日益加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段學(xué)校教學(xué)、管理的要求。因此，在檔案管理工作中，引入計算機(jī)技術(shù)十分具有必要性。計算機(jī)技術(shù)的引入，有助于改進(jìn)檔案管理方式，提升管理科技水平。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)化方式為主，而利用計算機(jī)技術(shù)則可以做好存量檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。相對于傳統(tǒng)檔案管理需要大量場地和空間而言，數(shù)字化后的檔案管理工作對于空間和場地的要求降低，無疑將提升檔案管理工作的實(shí)用性，使整體的檔案管理工作能夠逐漸實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和技術(shù)化。

3.有助于加快檔案管理速率，促進(jìn)檔案體系建設(shè)

傳統(tǒng)的中學(xué)檔案信息管理完全依靠于檔案管理人員的手工操作，過程冗雜繁瑣，管理難度大，浪費(fèi)了大量的人力物力資源。而加快中學(xué)檔案管理速率，是當(dāng)前中學(xué)迅速發(fā)展帶給檔案管理工作的一個課題內(nèi)容。只有加快中學(xué)檔案管理速率，才能促進(jìn)中學(xué)檔案管理體系的進(jìn)一步完善構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案管理工作的新發(fā)展。因此，從管理速率提升角度來看，現(xiàn)階段引入計算機(jī)技術(shù)，實(shí)施的數(shù)字化、信息化改造，可大大提高檔案管理的效率，并對促進(jìn)中學(xué)檔案體系建設(shè)具有積極的價值與作用。檔案體系建設(shè)是一個長期和持續(xù)的過程，需要檔案工作者不斷去探索和實(shí)踐，通過落實(shí)科學(xué)化管理理念，在確保效率的基礎(chǔ)上，真正實(shí)現(xiàn)體系構(gòu)建，進(jìn)而使檔案管理工作取得新實(shí)效。

2 計算機(jī)技術(shù)推進(jìn)中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的策略構(gòu)建

1.依托計算機(jī)技術(shù)改進(jìn)中學(xué)檔案管理理念，注重檔案人才的培養(yǎng)

要想提高中學(xué)檔案管理的效率，使這項(xiàng)工作能夠得到科學(xué)發(fā)展，必須轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提高思想意識，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，注重檔案人才的培養(yǎng)。依托計算機(jī)技術(shù)，可從以下幾方面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，構(gòu)筑一支高效率的檔案管理隊(duì)伍。一是，校領(lǐng)導(dǎo)要順應(yīng)計算機(jī)時代的思維，高度重視檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)。成立檔案建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并將檔案建設(shè)工作納入校委會工作計劃和目標(biāo)管理中。同時，建立檔案建設(shè)工作網(wǎng)絡(luò)，形成以副校長掛帥，檔案室具體負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助抓的三級檔案建設(shè)網(wǎng)絡(luò)。二是，要定期組織專兼職檔案員網(wǎng)上學(xué)習(xí)《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等上級有關(guān)的規(guī)章制度和檔案管理相關(guān)知識，及時普及檔案法律法規(guī)，更新檔案管理理念。三是，要依靠網(wǎng)絡(luò)教程等資源，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識水平和計算機(jī)操作技術(shù)水平，將檔案管理人員打造成具有雙重知識機(jī)構(gòu)的綜合性人才。

2.依托計算機(jī)技術(shù)改進(jìn)中學(xué)檔案管理方式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)

在中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，因管理意識、管理技能、管理機(jī)制等各類問題的存在，導(dǎo)致檔案管理工作依然難以取得預(yù)期的發(fā)展效果。而計算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，有利于改進(jìn)中學(xué)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，更好地保存、傳輸、開發(fā)與利用中學(xué)檔案資料，為學(xué)校發(fā)展帶來更廣泛的效益。通過對中學(xué)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化處理，既可節(jié)約大量的檔案存放空間，降低保管管理成本，又可實(shí)現(xiàn)檔案的快速查閱與利用，實(shí)現(xiàn)高效率管理。因此，依托計算機(jī)技術(shù)改進(jìn)中學(xué)檔案管理方式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。對此，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理的硬件投入，為檔案室配備專用案柜、電腦、打印和掃描設(shè)備，調(diào)撥精通電腦及網(wǎng)絡(luò)人員協(xié)助均衡發(fā)展檔案管理工作。同時，進(jìn)行檔案管理硬件配備時，應(yīng)注意型號和規(guī)格上的統(tǒng)一，以保證設(shè)備具有良好的通用性。此外，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，各類檔案檢索字節(jié)如編號、名稱、機(jī)密等級、作者以及創(chuàng)建時間等應(yīng)制定形成統(tǒng)一體例格式。

3.依托計算機(jī)技術(shù)加快中學(xué)檔案管理速率，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

隨著中學(xué)檔案數(shù)量的增多，要想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化整合管理，就要加快中學(xué)檔案管理速率，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案查閱工作能夠得到質(zhì)量上的提升。在信息化系統(tǒng)當(dāng)中，檔案的整體信息可以被一覽無余，檔案使用者不用花費(fèi)過多時間就能全方位地獲取到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)。但目前，中學(xué)檔案管理仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，而完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。因此，為提升中學(xué)檔案管理效率，教職員工應(yīng)掌握檔案管理工作常識，明確該項(xiàng)工作重要性，并做好價值化資料的整理分類、匯總收集。同時，中學(xué)要把檔案管理系統(tǒng)接入到校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)文檔“一體化”管理，使之成為數(shù)字化校園的一個子系統(tǒng)，不同職能部門在形成數(shù)字化檔案資料后，可通過校園網(wǎng)快速的轉(zhuǎn)發(fā)至檔案工作部門，進(jìn)行匯總整理，形成檔案數(shù)據(jù)庫。

3 結(jié)論

為進(jìn)一步強(qiáng)化中學(xué)檔案建設(shè)，中學(xué)檔案管理工作者必須緊緊依托計算機(jī)技術(shù)，改進(jìn)中學(xué)檔案管理理念、管理方式，加快中學(xué)檔案管理速率，促進(jìn)學(xué)校檔案工作向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化的方向發(fā)展，最終形成完整的檔案管理體系，從而更好地為學(xué)校的教學(xué)、管理服務(wù)。

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