淺論聲像檔案的電子化管理

鄭玉娥

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子化/網(wǎng)絡(luò)化、影視化日益滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面。聲像檔案作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)交通檔案資源的開發(fā)利用提出了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化、現(xiàn)代化，對(duì)推動(dòng)整個(gè)汽車行業(yè)的快速發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：聲像管理；電子化管理；汽車行業(yè)

1 引言

在社會(huì)信息化的大環(huán)境下，數(shù)字化建設(shè)已成為評(píng)價(jià)一個(gè)國家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。檔案館作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，大量的數(shù)碼照片每天都在大量地產(chǎn)生。在與汽車企業(yè)相關(guān)的活動(dòng)當(dāng)中，新產(chǎn)品研發(fā)，試制 實(shí)驗(yàn)，各種的研討會(huì)，汽車產(chǎn)品檢驗(yàn)檢測(cè)，各種參觀展覽 交流博覽會(huì)等都會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的數(shù)碼照片 視頻 錄像。這些照片與錄像的管理目前不管是從重視程度上還是技術(shù)上面，在管理上還存在一定的問題，本文將對(duì)聲像管理的現(xiàn)狀進(jìn)行介紹，并給出一些建議。

2 聲像管理現(xiàn)狀

2.1 認(rèn)識(shí)模糊

通過多年對(duì)《檔案法》的宣傳，絕大多數(shù)單位對(duì)檔案管理已引起重視，把檔案工作作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的一個(gè)重要方面認(rèn)真對(duì)待。但對(duì)電子聲像檔案管理仍存在模糊認(rèn)識(shí)，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，對(duì)什么是電子聲像檔案，電子聲像檔案是否歸檔、哪些應(yīng)該歸檔、怎么歸檔、歸檔后如何保護(hù)、如何開發(fā)等問題認(rèn)識(shí)不清。他們只注重電子聲像文件在記錄具體事物中的作用，對(duì)其檔案價(jià)值和意義知 之甚少。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)電子聲像檔案管理雖有初步認(rèn)識(shí)，但由于 電子聲像檔案管理投資大、技術(shù)要求高，對(duì)電子聲像檔案管理存在畏難情緒，工作等待觀望。

2.2 管理混亂

由于不少地方和單位沒有實(shí)現(xiàn)和檔案館同步檔案管理系統(tǒng)，電子聲像檔案無法集中存放到企業(yè)檔案館提供的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，一些單位歸檔內(nèi)容 缺少備份和配套的技術(shù)保證方法、軟件及必需的紙質(zhì)版本，各單位備份載體五花八門、種類繁多，長(zhǎng)期性、安全性、易 讀性無法保障；不少單位對(duì)電子聲像檔案?jìng)浞葺d體管理處于一種自發(fā)的狀態(tài)，無章可循，完全聽命于單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員自己，隨意性很大，造成大量電子聲像文 件散失在文書部門和職能部門，影響了檔案的完整和利用，甚至出現(xiàn)泄密事件；即 使歸檔的備份載體也很不范，無登記、無編號(hào)、不分類，誰都可以借閱，閱后是否 歸還無人負(fù)責(zé)；在聲像檔案存放地點(diǎn)上，不少單位連專門的檔案柜都沒有。

2.3 人才匣乏

電子聲像檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識(shí)，也要熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、電 子聲像技術(shù)。目前，檔案管理人員隊(duì)伍中這樣的復(fù)合型人才寥若晨星，從事檔案管理工作的人員本來就很少，文化層次參差不齊，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，懂電子聲像管理知識(shí)的人很少，即使會(huì)，也大多是半路出家，遇到技術(shù)難題應(yīng)變能力差。

存在以上問題的原因是多方面的： 一是聲像檔案自產(chǎn)生起就處于檔案管理 的邊緣狀態(tài)，一直沒有引起足夠的重視，而電子檔案屬于新鮮事物，認(rèn)識(shí)和管理需要一定的時(shí)間和過程；二是對(duì)電子聲像檔案管理的重要性、緊迫性宣傳不到位，沒有引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視；三是對(duì)電子檔案、聲像檔案的管理雖然國家有辦法，但畢竟是粗線條的，操作起來難度很大，不僅檔案工作者吃得不透不準(zhǔn)，基 層檔案工作者執(zhí)行起來更是無從下手；四是受財(cái)力的限制，企業(yè)和絕大多數(shù)單位 對(duì)電子聲像檔案的投入相當(dāng)有限；五是缺乏既懂檔案專業(yè)知識(shí)，又懂電子聲像技 術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才。

3 加強(qiáng)聲像檔案管理電子化建設(shè)的建議

3.1.利用專門的照片管理軟件對(duì)電子照片進(jìn)行管理

以 Arcsoft公司的 photoBase軟件為例，該軟件是以建立相冊(cè)的方式組織和管理電子照片， 一個(gè)相冊(cè)在電腦中存儲(chǔ)為一個(gè)文件，用擴(kuò)展名 phb 進(jìn)行標(biāo)記。我們可以根據(jù)電子照片的類別和問題等條件把電腦中的電子照片組織成多個(gè)相冊(cè)進(jìn)行管理， 同一件電子照片可以存放在二個(gè)以上的不同相冊(cè)當(dāng)中。

3.2 加大重視力度

進(jìn)一步加大宣傳力度。加大對(duì)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理暫行辦法》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》及相關(guān)規(guī)定的宣傳力度，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下加強(qiáng)電子聲像檔案管理的必要性、 重要性，增強(qiáng)緊迫感和使命感，提高認(rèn)識(shí)水平和領(lǐng)導(dǎo)重視程度。

3.3 培養(yǎng)電子聲像檔案管理人才

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行電子聲像檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不能只重視生產(chǎn)，不重視管理，只要效果，不關(guān)注過程積累。組織他們到先進(jìn)單位現(xiàn)場(chǎng)取經(jīng) ， 增加感性認(rèn)識(shí)，讓他們從迷茫和無從下手的境況中走出來。條件允許的單位可以從社會(huì)上公開招聘能勝任電子檔案工作的專門人才，為加強(qiáng)電子聲像檔案管理工作提供人才保證。

3.4 改善檔案保管環(huán)境

如果立檔單位不具備計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù) ，則必須改善檔案的保管環(huán)境。我們首先要對(duì)聲像檔案獨(dú)立成卷 ，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放。其次要建立符合聲像保管條件的裝具和符合聲像檔案保護(hù)條件的庫房，嚴(yán)格控制庫房的溫度和濕度保持適宜的溫度（即14℃ ～24℃）和相對(duì)濕度（即40%～60%）；磁盤檔案必須避開30奧斯特以上的磁場(chǎng)。以此保持庫房恒溫、恒濕、防磁、防潮、防塵、防磁、防光、防火、防蛀、以免發(fā)生霉變及磁性消失。

3.5 提高管理人員的保管意識(shí)

現(xiàn)代化聲像檔案管理工作，迫切需要一大批既負(fù)責(zé)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次管理人員。為此，檔案部門要堅(jiān)持以人為本，把檔案人員的培訓(xùn)提高，納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃 ，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，同時(shí)立檔單位要依照《檔案法》和《著作權(quán)法》正確履行應(yīng)盡的和享有的權(quán)利義務(wù)，通過宣傳教育，切實(shí)端正檔案管理人員的思想。

4 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代 ，以照片、錄像為載體的檔案將會(huì)占比越來越多的比例，如不重視和解決聲像檔案管理利用上面臨的問題 ，勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響新時(shí)期檔案工作的開展?，F(xiàn)在的企業(yè)多少也在進(jìn)行聲像檔案管理建設(shè)，但從認(rèn)識(shí)上和硬件準(zhǔn)備上均還明顯不足。希望本文能給關(guān)注于聲像檔案建設(shè)的同仁人們以有價(jià)值的參考。

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