淺談信息化條件下如何提高醫(yī)院的檔案管理水平

周西民

隨著信息科學(xué)和計算機的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院信息化建設(shè)已成為提升醫(yī)院管理水平，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要內(nèi)容。因此在信息時代，加強醫(yī)院信息化建設(shè)，提升檔案管理水平，更好地服務(wù)于臨床和科研，成為了醫(yī)院提高服務(wù)水平的一項重要舉措。筆者在加強醫(yī)院信息化建設(shè)，提升檔案管理水平方面進行一些實踐和初步探索，下面就如何加強信息化建設(shè)，不斷提升檔案信息化管理水平談些個人的看法。

1 加強對“檔案信息化”的認識

檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于社會。當(dāng)然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 強化對“檔案的信息化管理”的認識

（一）檔案信息化管理的內(nèi)涵：檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個方面：一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流，最終實現(xiàn)“無紙化”管理，促進管理創(chuàng)新。

（二）檔案信息化管理的內(nèi)容

1.數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入本文由收集整理計算機，以備處理。

2.工作流程信息化。通過專用軟件實現(xiàn)檔案分類、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標準，減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

3.檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下，通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

3 醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性

（一）適應(yīng)社會發(fā)展的需要：現(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強，對檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

（二）提升檔案管理水平的需要：從總體上來看，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高，有些單位還比較落后，這就需要不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的設(shè)備與技術(shù)，提高工作效率，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

（三）確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要：檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會大大提高工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時可以延長檔案壽命。

4 提高醫(yī)院的檔案管理水平的策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理水平高低、檔案服務(wù)質(zhì)量如何，決不單純地決定于檔案管理人員在數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、先進的工作方法和科學(xué)的管理體制。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標準化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識；精明強干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術(shù)；有較強的應(yīng)變能力。

（二）加大資金投入

醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃，包括整個硬件平臺和 網(wǎng)絡(luò) 基礎(chǔ)設(shè)置，如需要投入的設(shè)備就有 計算 機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、縮微設(shè)備、打印機、復(fù)印機等，還需要進行信息的安全防護，這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外，這些 電子 產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周短，其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

（三）強化領(lǐng)導(dǎo)意識

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)必須認識到只有在這種思想指導(dǎo)下，才會強化對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持，才會給予硬件及軟件等方面的支持，醫(yī)院檔案管理者才有信心搞好檔案管理，所以，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對檔案工作的開展起著決定性的作用。

（四）加強安全管理

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的深入，檔案信息系統(tǒng)的安全對醫(yī)院各項工作的正常運轉(zhuǎn)至關(guān)重要，一旦系統(tǒng)故障而又在短時間內(nèi)難以恢復(fù)，將會嚴重影響患者的治療和正常的醫(yī)療秩序。同時檔案信息資源是醫(yī)院的核心機密，在實現(xiàn)信息資源共享的同時應(yīng)保證信息資源的安全。根據(jù)《醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》及信息化發(fā)展的需要，醫(yī)院要制定《網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置預(yù)案》和《信息系統(tǒng)監(jiān)管實施辦法》、《計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全規(guī)則》、《電子打印病歷管理暫行規(guī)定》、《檔案安全管理工作規(guī)定》、《檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》等多項管理規(guī)章制度，采取有效措施，確保醫(yī)院信息檔案安全。

1.建立信息安全管理小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負責(zé)人組成，并在信息科設(shè)專職系統(tǒng)管理員，在綜合檔案室設(shè)專職檔案系統(tǒng)管理員，各科室設(shè)兼職信息安全員，確保各項部門信息系統(tǒng)安全運轉(zhuǎn)。

2.加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。一是內(nèi)外網(wǎng)的物理隔離。加強醫(yī)務(wù)人員信息技術(shù)培訓(xùn)以及規(guī)章制度的宣貫，同時定期和不定期對各終端工作站進行安全檢查。二是安裝網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，定期查殺病毒否，對服務(wù)器及工作站操作系統(tǒng)及時升級。三是在數(shù)據(jù)庫自動備份的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)異地備份，并建設(shè)數(shù)據(jù)庫同步復(fù)制系統(tǒng)，引進數(shù)據(jù)庫安全管理系統(tǒng)，確保信息數(shù)據(jù)庫的高可用性和高安全性。四是通過光纖專線與醫(yī)保中心、上級主管部門進行數(shù)據(jù)交換，并設(shè)立防火墻及入侵檢測系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的安全。

3.認真落實應(yīng)急預(yù)案。確保在特殊情況發(fā)生時，以最快時間進行數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的恢復(fù)，減輕和消除突發(fā)事件造成的危害和影響，將各種損失降到最低程度，妥善處理系統(tǒng)故障期間患者就診和治療問題，維持正常的醫(yī)療秩序。

4.實施權(quán)限控制。醫(yī)院信息系統(tǒng)實施用戶權(quán)限、密碼管理，著手開展密碼加驗證卡雙重登錄驗證建設(shè)工作，加強用戶的安全性。并對關(guān)鍵操作進行日志記錄，加強監(jiān)控管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度，強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴密的流程化處理機制，引入 科學(xué) 實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略，加強監(jiān)控。

（五）做好檔案的開發(fā)利用

檔案信息資源的開發(fā)和利用，主要信息來源是檔案管理部門的信息資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應(yīng)用和交流的基礎(chǔ)，開發(fā)信息資源，利用館藏的信息資源和檢索工具，有效地進行深加工，系統(tǒng)地組成便于查找的資源，提供出一定的信息內(nèi)容和更好的服務(wù)給利用者。利用高科技手段，如電子文件、電子病歷、遠程診、網(wǎng)絡(luò)傳遞、文件載體等，進行醫(yī)院檔案的電子化管理。電子檔案的優(yōu)點是檢索方便、快捷，并適用于電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸。電子網(wǎng)絡(luò)傳輸有傳統(tǒng)傳輸方式無法比擬的優(yōu)勢，它的傳輸速度極快，能在極短的時間內(nèi)送達利用者的手中。最大限度地資源共享，信息源不斷擴大，易于保管。它的占用空間小，節(jié)省了大量的人力、物力和財力。以檔案信息的開發(fā)利用，帶動豐富檔案信息資料，實現(xiàn)檔案信息資源共享，保證了檔案信息資源在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中得到持續(xù)、健康發(fā)展。

隨著信息化建設(shè)的深入，數(shù)字化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，信息管理系統(tǒng)涵蓋醫(yī)院管理各個領(lǐng)域，檔案管理信息化的深度和廣度不斷推進，成效突顯，如通過開發(fā)利用信息檔案，為醫(yī)院管理層提供實時動態(tài)信息，為管理調(diào)控和決策提供依據(jù)，方便決策層對各種管理和業(yè)務(wù)信息進行了實時監(jiān)控、有效分析和科學(xué)決策；使繁復(fù)的臨床醫(yī)療工作提速，提高了管理調(diào)控的效率，促進了醫(yī)療質(zhì)量的提升，讓患者和員工切實感受到檔案信息化帶來的便利。但檔案信息化管理任重道遠，需要我們不斷探索，不斷創(chuàng)新，不斷完善，才能緊跟時代發(fā)展的步伐。