新形勢(shì)下加強(qiáng)成人高等教育學(xué)籍管理的思考

崔 彥，宋 楨

(南京林業(yè)大學(xué) 繼續(xù)教育學(xué)院，南京210037)

成人高等教育(以下簡(jiǎn)稱“成教”)是對(duì)符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的在職或非在職人員進(jìn)行多途徑、多方式的高等教育活動(dòng)，旨在滿足成年人提高自身素質(zhì)或適應(yīng)職業(yè)要求的需要，其性質(zhì)為繼續(xù)教育。［1］學(xué)籍管理是成教教學(xué)管理工作的重要組成部分，對(duì)全面掌握學(xué)生情況、維護(hù)正常教學(xué)秩序起著至關(guān)重要的作用。學(xué)籍管理的質(zhì)量和水平直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，也影響著學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。

一、成教的特性

成人教育的對(duì)象主要是成人學(xué)生，由于教育對(duì)象的不同，成教有著顯著區(qū)別于全日制普通高等教育的一些特性。

1.生源的特殊性

成教的學(xué)生來(lái)源比較廣泛，大部分是已參加工作的在職人員，年齡層次跨度大、學(xué)習(xí)基礎(chǔ)參差不齊。以筆者所在學(xué)校的校本部函授生為例，從2009級(jí)至2013 級(jí)的學(xué)生年齡結(jié)構(gòu)看，入學(xué)年齡跨度一般在21—43 之間，入學(xué)年齡在22—28 歲區(qū)間的占班級(jí)總?cè)藬?shù)的70%以上。另外，生源地域分布分散，大部分學(xué)生隸屬于就近的教學(xué)點(diǎn)，也有部分學(xué)生遠(yuǎn)在外地甚至外省工作或生活，學(xué)籍管理過(guò)程除了面授期間的集中管理外，其余大部分時(shí)間學(xué)生都不在校，常規(guī)管理只能隔空聯(lián)系，無(wú)法適時(shí)面對(duì)面交流。學(xué)生絕大多數(shù)是在職學(xué)習(xí)，而且大多數(shù)學(xué)生除了在崗工作，還肩負(fù)著家庭責(zé)任，“工—學(xué)”矛盾較為突出。

2.求學(xué)動(dòng)機(jī)與目的多樣化

成教屬于繼續(xù)教育性質(zhì)，相對(duì)于普通全日制本科學(xué)生而言，成教生的求學(xué)動(dòng)機(jī)與目的更加多樣化。［2］有些是因?yàn)閸徫还ぷ餍枰?，單位要求員工進(jìn)一步豐富專業(yè)知識(shí)或提升學(xué)歷;有的是自身有這方面的主動(dòng)需求，希望進(jìn)一步提升自己，也有的僅僅就是為了混一個(gè)文憑，至于學(xué)什么則無(wú)關(guān)緊要，目的就是為了提干、轉(zhuǎn)崗或增加工資待遇，或者是職稱晉升。不同的求學(xué)動(dòng)機(jī)導(dǎo)致學(xué)生對(duì)待學(xué)習(xí)形成截然不同的態(tài)度，從而間接影響著管理的難易度和復(fù)雜程度。

3.學(xué)習(xí)形式的獨(dú)特性

成人教育對(duì)象的年齡、資歷、文化素質(zhì)等差異性很大，對(duì)成教學(xué)生不可能像普通全日制本科生那樣整齊劃一、按部就班地進(jìn)行管理。由于成教學(xué)生大都是在職人員，時(shí)間有限，只能通過(guò)函授或業(yè)余等方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)生大部分時(shí)間不在校。

二、成教學(xué)籍管理的特點(diǎn)

由于成教生源的特殊性、學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)與目的的多樣化以及學(xué)習(xí)形式的獨(dú)特性，與普通高等教育學(xué)籍管理相比，成教學(xué)籍管理具有自身的特點(diǎn)，突出體現(xiàn)在以下幾方面:

1.管理對(duì)象參與程度差異性大

求學(xué)目的與動(dòng)機(jī)不一樣，學(xué)生對(duì)待管理的態(tài)度和參與程度也明顯不一樣。大部分學(xué)生學(xué)習(xí)目的較為明確，比較珍惜學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，積極主動(dòng)，對(duì)學(xué)校管理各個(gè)環(huán)節(jié)的事項(xiàng)比較配合，比如按期報(bào)到、辦理注冊(cè)或畢業(yè)相關(guān)手續(xù)等，能按照相關(guān)要求及時(shí)完成;少部分對(duì)學(xué)習(xí)持無(wú)所謂態(tài)度的學(xué)生基本處于被動(dòng)狀態(tài)，對(duì)求學(xué)期間需要自己負(fù)責(zé)完成的事情缺乏主動(dòng)意識(shí)，對(duì)自身利益缺乏必要的關(guān)心，往往依賴學(xué)校提醒甚至是反復(fù)催促。

2.信息溝通不及時(shí)

函授或業(yè)余的教學(xué)性質(zhì)決定了成教學(xué)生絕大多數(shù)是在高校設(shè)置在各地的教學(xué)點(diǎn)學(xué)習(xí)，隸屬于就近的教學(xué)點(diǎn)直接管理。學(xué)生大部分時(shí)間不在校，信息交流很難做到及時(shí)。成教學(xué)生大多數(shù)是在職人員，工作流動(dòng)性大，因缺乏主動(dòng)溝通意識(shí)，有些學(xué)生更換聯(lián)系方式后沒(méi)有及時(shí)告知學(xué)校。當(dāng)學(xué)校因涉及學(xué)生本人利益的學(xué)籍問(wèn)題需要與學(xué)生溝通時(shí)需要花費(fèi)很多精力，延誤時(shí)機(jī)、耽誤工作進(jìn)程。

3.管理難度大

由于成教的特殊性，成教學(xué)籍管理工作繁瑣，影響因素多，管理難度大。上級(jí)主管部門對(duì)成教學(xué)籍管理要求日益規(guī)范化、透明化，各高校學(xué)籍管理工作必須在教育部信息管理平臺(tái)上體現(xiàn)，學(xué)籍管理不再單純是學(xué)校內(nèi)部管理問(wèn)題。［3］而且，教育部信息管理平臺(tái)上的各項(xiàng)操作都有一定的時(shí)間限制，必須在規(guī)定期限內(nèi)完成。那么在此之前，學(xué)籍管理人員就必須做好前期相關(guān)的準(zhǔn)備工作，如基本信息核對(duì)、數(shù)據(jù)整理等。單就新生注冊(cè)前專升本學(xué)生前置學(xué)歷清查這一項(xiàng)工作，每年都要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。［4］還有部分學(xué)生學(xué)制年限較長(zhǎng)，比如5年制高中起點(diǎn)本科，因時(shí)間跨度大、過(guò)程性管理時(shí)間長(zhǎng)，在此期間學(xué)生變化性因素多，學(xué)籍管理難度也相應(yīng)增加。

4.管理成本較高

一是從站(點(diǎn))對(duì)學(xué)生直接管理來(lái)說(shuō)，除非是授課期間管理者能與學(xué)生進(jìn)行面對(duì)面地溝通，其他時(shí)間遇事聯(lián)系學(xué)生都必須依靠其他媒介，比如電話、傳真、信函、郵件等，管理方面需要投入的時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本都比較高。二是從高校與站(點(diǎn))之間的聯(lián)系來(lái)說(shuō)，學(xué)籍管理過(guò)程中雙方需要頻繁地相互聯(lián)系，有些工作僅需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電話等就完成，然而還有一些工作環(huán)節(jié)必須通過(guò)郵寄、快遞等渠道，管理成本高，比如新生報(bào)到注冊(cè)的相關(guān)材料、學(xué)生成績(jī)登記表、畢業(yè)生資格審核材料、相關(guān)證書(shū)等。

三、學(xué)籍管理普遍存在的問(wèn)題

近幾年來(lái)，成教學(xué)籍管理日趨規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但由于成教發(fā)展的總體環(huán)境和各高校自身等多方面的主客觀原因，成教學(xué)籍管理工作中普遍還存在一些問(wèn)題:

1.重招生、輕管理

目前，全國(guó)成教機(jī)構(gòu)眾多，發(fā)展良莠不齊。除少部分學(xué)生外，大部分成教生日常管理都直屬于高校成人教育學(xué)院設(shè)立的校外函授站或教學(xué)點(diǎn)管理。由于信息不對(duì)稱，學(xué)生對(duì)有些機(jī)構(gòu)的辦學(xué)目的和實(shí)力并不了解，而有些辦學(xué)機(jī)構(gòu)為了繼續(xù)生存下去，想盡一切辦法廣泛吸納生源，利用各種途徑把學(xué)生錄取進(jìn)來(lái)之后相應(yīng)管理卻跟不上;有的重經(jīng)濟(jì)利益輕過(guò)程管理，在招生工作上投入了較多的人力和物力，在學(xué)籍管理方面卻吝于投入。［5］有的由于生源萎縮或因離主辦高校較偏遠(yuǎn)、溝通交流不便，疏于管理。有的高校對(duì)教學(xué)站(點(diǎn))也缺乏有效監(jiān)督，導(dǎo)致學(xué)籍管理不規(guī)范，影響教育質(zhì)量。

2.管理制度滯后或制度執(zhí)行不力

成教學(xué)籍管理制度必須體現(xiàn)成人教育的特色，在制度規(guī)定與具體管理方式方法上理應(yīng)與全日制普通高等教育學(xué)籍管理有所不同，但實(shí)際上很多學(xué)校大多是照搬普本學(xué)籍管理制度，只是在某些方面放寬了條件。有的學(xué)校雖然制定了相應(yīng)的制度，但沒(méi)有根據(jù)成教形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展變化及時(shí)修訂，時(shí)過(guò)境遷，致使有些管理辦法和措施難以與時(shí)俱進(jìn)地跟進(jìn)執(zhí)行。有的雖有完善的規(guī)章制度，但執(zhí)行過(guò)程中的力度不夠，落實(shí)不到位，制度與實(shí)際執(zhí)行不相符。［6］

3.學(xué)籍管理手段較落后

很多高校都缺乏一個(gè)相對(duì)成熟完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)，工作中多采用常用辦公軟件和簡(jiǎn)單開(kāi)發(fā)的單機(jī)模塊管理，造成各個(gè)環(huán)節(jié)銜接不暢通或者工作程序繁瑣。［7］由于學(xué)籍管理軟件不整合，成績(jī)錄入、統(tǒng)考報(bào)名、學(xué)位申請(qǐng)與審核等工作與學(xué)籍管理模塊互不銜接、關(guān)聯(lián)，每項(xiàng)工作都要人工操作進(jìn)行數(shù)據(jù)傳導(dǎo)、轉(zhuǎn)換，不僅效率低，而且容易出錯(cuò)。有的學(xué)校雖然開(kāi)發(fā)了學(xué)籍管理系統(tǒng)，但由于開(kāi)發(fā)投入較小或開(kāi)發(fā)初期對(duì)于系統(tǒng)的需求分析不夠，導(dǎo)致操作不便捷，對(duì)使用者的軟件操作水平要求相對(duì)較高，一般管理人員難以勝任，或有的系統(tǒng)功能較為簡(jiǎn)單不能完全滿足實(shí)際工作需求，從而影響工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.學(xué)籍管理隊(duì)伍不健全

成教學(xué)生基本信息核對(duì)與維護(hù)、前置學(xué)歷審查、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)等工作較為繁瑣、工作量大，需要充足的人員，然而有些學(xué)校管理人員配備不足，造成工作中疲于應(yīng)對(duì)。［8］有些學(xué)校人員配備雖然充足，但人員結(jié)構(gòu)不合理，缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才。學(xué)籍管理人員平時(shí)忙于應(yīng)付日常工作，沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)能力得不到提高。

四、成教學(xué)籍管理的改進(jìn)對(duì)策

一方面，成教辦學(xué)有著自身的特殊性，成教學(xué)籍管理也因此具有有別于普通全日制本科的顯著特點(diǎn)，管理工作有一定難度。另一方面，近些年來(lái)各級(jí)教育主管部門對(duì)成人教育的學(xué)籍要求日趨嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范，因而，各高校成教管理部門必須采取有效措施，積極探索改進(jìn)方法與對(duì)策，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展需要。筆者認(rèn)為，可以從意識(shí)、制度、硬件、軟件(管理者與被管理者兩方面)等幾方面著手。

1.高度重視學(xué)籍管理工作

學(xué)籍管理是成教教學(xué)管理的一個(gè)重要組成部分，貫穿于全過(guò)程，對(duì)全面掌握學(xué)生情況、及時(shí)改進(jìn)教學(xué)管理起著至關(guān)重要的作用。特別是實(shí)行學(xué)籍、學(xué)歷信息電子注冊(cè)后，各高校學(xué)籍管理工作已不再單純是學(xué)校的內(nèi)部管理問(wèn)題，所有的學(xué)籍管理必須在教育部的數(shù)據(jù)庫(kù)和管理平臺(tái)上予以體現(xiàn)，畢業(yè)證書(shū)要在教育部進(jìn)行電子注冊(cè)并上網(wǎng)供社會(huì)查詢。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，學(xué)籍管理質(zhì)量也是反映高校成教管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要觀測(cè)點(diǎn)。然而，成教因生源組成復(fù)雜、辦學(xué)形式靈活、教學(xué)點(diǎn)分散等特點(diǎn)給學(xué)籍管理帶來(lái)一定難度，這是共性問(wèn)題。尤其是網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、遠(yuǎn)程教育大趨勢(shì)大背景下，更需要我們不斷努力，逐步解決和完善學(xué)籍管理中存在的一些問(wèn)題。

2.健全管理制度，保障學(xué)籍管理規(guī)范化

建章立制是搞好成人高等教育學(xué)籍管理的基礎(chǔ)。各高校必須根據(jù)國(guó)家政策和省級(jí)教育行政部門的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的適合成教特點(diǎn)的學(xué)籍管理制度，結(jié)合實(shí)際形成一整套包括收集、整理、歸檔、交接等環(huán)節(jié)的學(xué)籍管理工作規(guī)范，并將其納入學(xué)籍管理者崗位職責(zé)范圍，要求學(xué)籍管理者熟悉管理規(guī)章的內(nèi)容、各項(xiàng)辦事程序。同時(shí)要明確成教管理部門與各院(系)、教學(xué)點(diǎn)在學(xué)籍管理方面的職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)要求，以確保各項(xiàng)制度有力執(zhí)行，并在實(shí)踐過(guò)程中不斷總結(jié)、及時(shí)修訂、不斷完善。

3.開(kāi)發(fā)、完善網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)

學(xué)籍管理過(guò)程中常會(huì)涉及大量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)入導(dǎo)出等工作，工作中常會(huì)遇到學(xué)生需要查詢或咨詢某些問(wèn)題、領(lǐng)導(dǎo)做工作報(bào)告或相關(guān)決策時(shí)需要某些數(shù)據(jù)做參考的情況，憑借功能相對(duì)完善的網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)，這些問(wèn)題都會(huì)高效、及時(shí)地得到解決。而單向的管理系統(tǒng)只有具體管理人員才能操作、查詢，既耗費(fèi)管理人員精力，又影響工作效率和服務(wù)質(zhì)量。缺乏一個(gè)相對(duì)成熟、完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)，嚴(yán)重制約著工作效率和管理水平。因此，開(kāi)辦成人高等教育的高校很有必要結(jié)合成教的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)、完善網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)，［9］針對(duì)不同對(duì)象，比如學(xué)籍管理人員、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、教學(xué)站(點(diǎn))等，相應(yīng)賦予不同的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)信息共享和分權(quán)管理，以此更方便、快捷、高效地開(kāi)展學(xué)籍管理工作，促使成教管理更趨向規(guī)范化和現(xiàn)代化。

4.加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)

一是要配齊管理員，不僅僅是高校成人教育部門要配齊、配足學(xué)籍管理人員，各個(gè)函授站(點(diǎn))也要注重學(xué)籍管理人員的配備。二是要盡量保持管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，在人員變動(dòng)時(shí)要做好業(yè)務(wù)交接工作，必要時(shí)要有一個(gè)老、新人員的“傳、幫、帶”過(guò)渡期，以便新接手人員能盡快熟悉業(yè)務(wù)，不至于延誤時(shí)效性強(qiáng)的工作。三是要加強(qiáng)管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流，特別是對(duì)函授站(點(diǎn))學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)。

5.加強(qiáng)新生入學(xué)教育

讓學(xué)生從入學(xué)之日起就充分了解學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)定，了解整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程中相應(yīng)各個(gè)環(huán)節(jié)自己需要做什么、大概的時(shí)間點(diǎn)以及相關(guān)辦事程序，這樣便于學(xué)生心中有數(shù)，提早做好準(zhǔn)備。管理過(guò)程中更要加強(qiáng)與學(xué)生的交流，重視宣傳和引導(dǎo)，讓學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍的重要性和嚴(yán)肅性，使其由被動(dòng)變主動(dòng)、由被管理變?yōu)榉e極參與者、合作者。如此，可以大大減少因不了解管理規(guī)定、不清楚辦事程序而導(dǎo)致的被動(dòng)、無(wú)視或者是主動(dòng)參與過(guò)程中的頻繁問(wèn)詢，為學(xué)籍管理者節(jié)省時(shí)間和精力，從而提高管理效率。

［1］顧明遠(yuǎn)．教育大辭典:第3 卷［K］．上海:上海教育出版社，1991:55—56．

［2］［8］牛麗民．完善新時(shí)期高校成人教育學(xué)籍管理工作的幾點(diǎn)思考［J］．吉林化工學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，(8):121—123．

［3］時(shí)亮．淺談成人高校學(xué)籍管理與電子注冊(cè)［J］．浙江青年專修學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，(4):61—64．

［4］李玨．從規(guī)范成人高教學(xué)籍管理來(lái)維護(hù)學(xué)校和學(xué)生的利益［J］．繼續(xù)教育研究，2010，(7):118—119．

［5］曹永軍．淺論新形勢(shì)下成人高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)管理制度的建設(shè)［J］．西北成人教育學(xué)報(bào)，2010，(5):13—14．

［6］張建林．淺論成人高等教育學(xué)籍管理制度的改革［J］．高等函授學(xué)報(bào):哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2011，(1):5—6．

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［9］向彥．成人高等教育校外函授站學(xué)籍管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］．教育探索，2012，(8):99—100．