事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑研究

王中玫

摘 ?要：隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作對工作的有效進行起著重要的影響，但是目前事業(yè)單位的檔案管理工作還存在著各種問題，如何制定有效的管理制度，發(fā)揮檔案管理的作用，應(yīng)該引起事業(yè)單位的高度重視。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;面臨的問題;解決辦法

一、事業(yè)單位檔案管理工作面臨的困難

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不完善。目前，我國事業(yè)單位管理人員缺乏對檔案管理工作不夠重視，沒有明確的檔案管理業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)的管理制度，造成查找和調(diào)取檔案時的不便。 有些單位的檔案甚至存在虛假現(xiàn)象，檔案本身的內(nèi)容也不夠真實有效，使得檔案管理工作形同虛設(shè)，以上諸多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理工作的發(fā)展，無法有效發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的作用。

（二）管理人員素質(zhì)不高，缺乏管理意識。事業(yè)單位工作人員，對于檔案管理工作關(guān)心程度不高，缺乏管理檔案管理意識，導(dǎo)致檔案管理工作水平低下，而且管理人員對于檔案管理工作的態(tài)度不夠端正，使得檔案工作的作用不能正常發(fā)揮，從而制約了其他各項工作的順利進行。

（三）事業(yè)單位不重視 檔案管理工作。事業(yè)單位工作人員不重視檔案管理工作，主要是因為大多數(shù)事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理層對此項工作不夠重視。關(guān)于檔案管理工作，單位配備相應(yīng)的硬件設(shè)施簡陋，不注重檔案管理工作人員專業(yè)培養(yǎng)，對檔案管理工作的重要性認識不深，檔案管理員由于沒有經(jīng)過科學(xué)系統(tǒng)地培訓(xùn)，缺乏管理知識，因此管理水平和管理素質(zhì)不高。

（四）事業(yè)單位離職人員檔案管理安排不合理。因為退休、尋求個人發(fā)展或者生病等各種原因而產(chǎn)生的離職是各單位都會面臨的普遍現(xiàn)象，但是如何合理安排管理離職人員的檔案，也是困擾事業(yè)單位的一個難題。有些事業(yè)單位，由于管理不善，在人員離職后交接不清，人檔分離，出現(xiàn)數(shù)量不少的棄檔和死檔，使單位蒙受損失。

（五）沒有規(guī)范化制作檔案材料?，F(xiàn)階段，許多事業(yè)單位制作檔案的材料都不規(guī)范。我國《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中明確規(guī)定了人事檔案材料需使用16開或者國際標(biāo)準A4公文用紙，但是許多單位都使用了不合格紙張，因此在整理檔案時需要投入更多的精力去裁剪。這些既加大了檔案管理的工作量，也影響了檔案的美觀程度。

（六）檔案利用率低?，F(xiàn)階段的檔案管理工作，往往只是收集工作，檔案管理人員收到檔案材料后，并沒有進行進一步的管理工作，而只是單一地進行保存。檔案的內(nèi)容只涉及到簡單的基本方面，可供利用和查詢的內(nèi)容十分有限。因此不能體現(xiàn)檔案的價值，檔案管理工作被動，檔案的利用率也很低。

二、如何采取的有效辦法應(yīng)對事業(yè)單位檔案管理問題

（一）完善事業(yè)單位檔案管理制度。針對事業(yè)單位檔案管理制度不完善的現(xiàn)狀，我國事業(yè)單位應(yīng)建立完善有關(guān)管理制度作為改進檔案管理工作的重點。我國事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理水平非常有限，通過建立合理有效的事業(yè)單位檔案管理制度，制定健全的檔案體系，規(guī)范相關(guān)管理規(guī)章細則，能夠有效提升檔案管理工作水平，提高檔案利用率，從而促進事業(yè)單位的良好發(fā)展。

（二）事業(yè)單位要注重檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng) 。目前，大多數(shù)事業(yè)單位管理人員對檔案管理工作不夠重視，主要是因為管理意識淡漠，工作態(tài)度不夠端正，對管理業(yè)務(wù)也不夠了解。因此，對檔案管理人員的培訓(xùn)十分必要。事業(yè)單位應(yīng)針對檔案管理人員的開展培訓(xùn)工作，增強檔案管理工作者的正確觀念，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作水平。

（三）注重檔案管理工作科學(xué)化。隨著計算機科技的發(fā)展和電腦的普及，電子化管理已經(jīng)滲透到社會各個領(lǐng)域的。檔案管理工作也毫不例外。事業(yè)單位應(yīng)該合理利用現(xiàn)代化電子科學(xué)技術(shù)來進行管理檔案工作。加大檔案管理工作的硬件設(shè)備資金投入，并通過有效利用先進的設(shè)施，建立科學(xué)地檔案歸檔形式，對檔案進行妥善保管。

（四）合理安排檔案管理者離職時的交接工作。由于各種原因，離職在所難免，但是離職人員交接工作十分重要，尤其是對檔案管理人員的離職交接工作。事業(yè)單位要針對檔案管理工作者的離職，做出明確的相關(guān)交接規(guī)定。檔案管理工作者離職時，在及時妥善交接檔案資料，及時解決出現(xiàn)的各種問題。

（五）重視基礎(chǔ)管理，完善基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理的工作對事業(yè)單位的發(fā)展起著重要的作用，是事業(yè)單位不可缺失的工作內(nèi)容，檔案管理的最基本的要素，是存儲檔案資料的環(huán)境要適宜并保證檔案的安全。要用專門的房間來保管檔案資料。檔案庫房應(yīng)該注意防火，防盜等。同時，隨著電子化管理的深入，電子信息化管理作為檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施之一，要保證電子檔的信息安全性和完整性，也是檔案管理的基本管理工作。

（六）及時歸納和更新檔案資料。在日常的工作中，人才的流轉(zhuǎn)是不可避免的，因此事業(yè)單位檔案管理工作也會相應(yīng)地變化。檔案管理工作人員，要定期整理歸納檔案資料，出現(xiàn)人才流失和新員工加入時，要及時更新檔案，并充實檔案資料。通過不斷完善檔案管理制度，使檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，為事業(yè)單位的進步提供有效的服務(wù)。

參考文獻：

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