信息化數(shù)據(jù)在管理工作中的重要作用

曹 筇

（湖南工貿(mào)技師學(xué)院職業(yè)訓(xùn)練處,湖南株洲,412000）

信息化數(shù)據(jù)在管理工作中的重要作用

曹 筇

（湖南工貿(mào)技師學(xué)院職業(yè)訓(xùn)練處,湖南株洲,412000）

在全球教育改革朝著以教育信息化引領(lǐng)教育現(xiàn)代化的今天，以數(shù)字化校園建設(shè)為主要內(nèi)容的教育信息化成為學(xué)校教育現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一，而辦公信息化是教育現(xiàn)代化的重要組成部分。通過(guò)生成的數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)，辦公信息化有促進(jìn)管理現(xiàn)代化，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，有效降低成本，提高工作效率的作用。

信息化；數(shù)據(jù)

1 辦公信息化數(shù)據(jù)在工作中的現(xiàn)狀與分析

1.1 學(xué)院這幾年的辦公信息化建設(shè)主要是在硬件方面的投入，軟件方面只做了嘗試，沒(méi)有大范圍推廣

從應(yīng)用效果看，學(xué)院內(nèi)部通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化溝通和信息共享，較之過(guò)去辦公效率大有提高

1.1.1 各部門(mén)及系部的歸檔資料數(shù)據(jù)只是在內(nèi)部?jī)?chǔ)存，且當(dāng)其他部門(mén)要調(diào)用一些學(xué)院共享數(shù)據(jù)（如招生簡(jiǎn)章，各類圖紙，公共教案等）只能通過(guò)qq，或者u盤(pán)，學(xué)院網(wǎng)站下載等方式達(dá)到目的。信息化數(shù)據(jù)的利用率極低，且受制于網(wǎng)絡(luò)是否和外網(wǎng)相連。部門(mén)相互之間的數(shù)據(jù)無(wú)法自由共享，導(dǎo)致學(xué)院項(xiàng)目工作效率不高。

1.1.2 沒(méi)有對(duì)歸檔的共享數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)統(tǒng)一規(guī)范，只有各部門(mén)各系部做數(shù)據(jù)的管理人員才知道所需具體數(shù)據(jù)，而一般項(xiàng)目需要數(shù)據(jù)的時(shí)候只能通過(guò)他們獲取。

1.2 造成上述問(wèn)題的原因主要

1.2.1 思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作是以紙質(zhì)文件為主要工作對(duì)象，而自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于我們的工作中后，數(shù)據(jù)的載體---電子文件以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正逐步的取代以往的紙質(zhì)文件。它具有操作方便，自動(dòng)分類組合，檢索快捷，節(jié)省儲(chǔ)存空間等無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì),要發(fā)揮這些優(yōu)勢(shì)就必須不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)。但是學(xué)院現(xiàn)在還有不少人認(rèn)為，辦公信息化只是把數(shù)據(jù)錄到電腦里去，只要會(huì)操作辦公軟件，需要數(shù)據(jù)的時(shí)候直接調(diào)用就夠了。

1.2.2 管理滯后，信息化數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)一匯總沒(méi)有規(guī)范。

我認(rèn)為我院對(duì)數(shù)據(jù)文檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)文檔數(shù)據(jù)歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。實(shí)事上生成的數(shù)據(jù)需要整理歸類，并由管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的編輯和匯總。如果學(xué)院要進(jìn)行精細(xì)化管理，那么它就成了一個(gè)比較復(fù)雜的文檔。因?yàn)樗苤苯芋w現(xiàn)任何時(shí)間任何人在做的任何事情，而不是不是做了一個(gè)表就存一個(gè)表那么簡(jiǎn)單。一旦需要各部門(mén)聯(lián)動(dòng)做一件事情的時(shí)候，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)幾個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是沒(méi)有任何含義的，因?yàn)樗荒荏w現(xiàn)數(shù)據(jù)的出處，也不能保證數(shù)據(jù)的完整性，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤只能增加工作量和降低工作效率。

1.2.3 對(duì)現(xiàn)有的信息化設(shè)備利用率不夠

辦公信息化的設(shè)備不光只包含了計(jì)算機(jī)，打印機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，還應(yīng)包括各種能提升工作效率的軟件，軟件只能靠負(fù)責(zé)具體事務(wù)的工作人員來(lái)摸索，或者通過(guò)相互交流獲取。這都是需要付出時(shí)間才能得到的。我學(xué)院服務(wù)器上能下載的數(shù)據(jù)非常少，部門(mén)數(shù)據(jù)和共享數(shù)據(jù)幾乎沒(méi)有，從而浪費(fèi)了網(wǎng)絡(luò)空間。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)劃分不合理，導(dǎo)致我院辦公信息化只能依靠外網(wǎng)來(lái)進(jìn)行。信息化軟件（oa系統(tǒng)）推廣也不夠利用率不高。

1.2.4 沒(méi)有專人負(fù)責(zé)信息化硬件設(shè)施設(shè)備維護(hù)

2 對(duì)學(xué)院信息化管理的一些建議

2.1 制定相應(yīng)制度，保證各部門(mén)各科室的數(shù)據(jù)統(tǒng)一性和完整性。

2.2 學(xué)院在局域網(wǎng)內(nèi)部設(shè)立一個(gè)共享的文件服務(wù)器，以部門(mén)名字冠名，專門(mén)存儲(chǔ)各部門(mén)或者老師需要查閱的數(shù)據(jù)。當(dāng)需要做項(xiàng)目文件時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目在文件服務(wù)器中設(shè)立文件夾，做項(xiàng)目時(shí)，將相關(guān)數(shù)據(jù)放入其中，各部門(mén)各系部必須有專人配合完成。一年做一次就可以。

2.3 各部門(mén)各系部必須要專人來(lái)負(fù)責(zé)本部門(mén)工作過(guò)程中所產(chǎn)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、整理和上傳工作（如圖1）。

3 項(xiàng)目信息化數(shù)據(jù)管理的實(shí)施，以職訓(xùn)處中小園區(qū)企業(yè)技能提升培訓(xùn)項(xiàng)目為例

3.1 培訓(xùn)前期

3.1.1 參培公司提供參培人員信息（身份證復(fù)印件，相片，報(bào)名表，勞動(dòng)合同復(fù)印件，財(cái)務(wù)憑證復(fù)印件）。

3.1.2 職訓(xùn)處此項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)參培人員名單制作開(kāi)班備案表（其中包括參培人員名冊(cè)，企業(yè)合作協(xié)議，培訓(xùn)老師資質(zhì)復(fù)印件）

3.1.3 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備各種要用的電子表打印出來(lái)，并發(fā)給處長(zhǎng)及各位同事（理論與實(shí)操的考勤表，按照開(kāi)班和考試時(shí)間制作個(gè)人項(xiàng)目任務(wù)時(shí)間表，項(xiàng)目任務(wù)完成表）

3.2 項(xiàng)目實(shí)施中期

3.2.1 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照個(gè)人項(xiàng)目任務(wù)時(shí)間表嚴(yán)格填寫(xiě)各種表。通過(guò)手機(jī)軟件根據(jù)每個(gè)人的個(gè)人項(xiàng)目任務(wù)時(shí)間表確認(rèn)項(xiàng)目進(jìn)程，及時(shí)提醒未完成工作任務(wù)。

3.3 項(xiàng)目后期

3.3.1 組織考試，拿到考證合格人員名單后，與參培人員信息進(jìn)行合并，確認(rèn)人數(shù)和補(bǔ)貼金額并制成電子表格。

3.3.2 各種紙質(zhì)檔案通過(guò)高拍儀以圖片形式錄入電腦

圖1

圖2

3.3.3 做好合格證復(fù)印件，培訓(xùn)證書(shū)及其他相關(guān)資料，做好報(bào)賬資料。

3.3.4 打印成冊(cè)。

3.4 項(xiàng)目總結(jié)：該項(xiàng)目是職訓(xùn)處每年的工作任務(wù)之一

項(xiàng)目圖表示列如圖2：

在項(xiàng)目前期，到企業(yè)去收集資料做的方法可以通過(guò)高拍儀和身份證讀卡器電子儲(chǔ)存資料也可以用紙質(zhì)文檔。如果是用紙質(zhì)文檔，則在項(xiàng)目后期需要大量的排序復(fù)制。而在培訓(xùn)老師資質(zhì)復(fù)印件是每年必備的，學(xué)院很多項(xiàng)目都需要，所以此類型資料也可作為學(xué)院的共享資料。

在項(xiàng)目的中期，需要系部安排教室，職訓(xùn)處要與教學(xué)團(tuán)隊(duì)合作，參與培訓(xùn)人員的教學(xué)管理。此項(xiàng)目因需要系部支持，所以在項(xiàng)目開(kāi)始之前還需與系部開(kāi)會(huì)商討具體事項(xiàng)。

項(xiàng)目的后期做資料時(shí)，由于參培人數(shù)比較多，且留底資料平均一個(gè)人需要至少12張A4的紙，因此光這一項(xiàng)消耗的紙張都是幾萬(wàn)張以上。加之政策原因?qū)е伦詈笸瓿身?xiàng)目報(bào)賬的時(shí)間非常少。如果用復(fù)印機(jī)，不光耗時(shí)，還需要加班，或者需要學(xué)生來(lái)幫忙整理資料。而且整理復(fù)印出來(lái)的紙質(zhì)文件也容易出錯(cuò)。如果將所有文檔以電子數(shù)據(jù)方式儲(chǔ)存，在打印之初只需要調(diào)整好順序后打印一套，再去復(fù)印就不容易出錯(cuò)。這樣做能起到節(jié)約資源、提高工作效率減少加班、永久保存的作用。而處室負(fù)責(zé)人可通過(guò)部門(mén)共享文件中的項(xiàng)目任務(wù)完成表來(lái)了解團(tuán)隊(duì)每個(gè)人的工作任務(wù)完成情況，也可在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中根據(jù)完成任務(wù)的進(jìn)度不同，進(jìn)行精細(xì)化管理。

綜上所述，通過(guò)辦公信息化手段，既明確每個(gè)人的工作任務(wù)，實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目及其進(jìn)程。又可對(duì)項(xiàng)目的流程進(jìn)行優(yōu)化，減輕工作負(fù)擔(dān)。而數(shù)據(jù)的篩選和整理又將所做項(xiàng)目的流程和結(jié)果晰毛辨發(fā)的保存下來(lái)，讓第一次看到數(shù)據(jù)的人也能做到爛若披掌。

通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)了解項(xiàng)目或者進(jìn)行決策，已經(jīng)成為衡量現(xiàn)代信息化管理的重要手段。數(shù)據(jù)就是信息化的核心，因?yàn)橹挥凶龊没A(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理，才能確保學(xué)院信息化建設(shè)的成功；只有做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)、修繕，才能發(fā)揮信息系統(tǒng)的價(jià)值；只有做好數(shù)據(jù)的展現(xiàn)、挖掘，才能體現(xiàn)信息化的決策支持作用。

[1] 喻華 -《現(xiàn)代企業(yè)教育》2013年 第二期

[2] CIO的智慧：企業(yè)信息化管理的最佳實(shí)踐[美] Phillip Laplante，[美] Thomas Costello 著；栗霞，宋藝，王玉玲 譯 2013年

[3] 大數(shù)據(jù)時(shí)代[英] 維克托?邁爾-舍恩伯格，[英]肯尼思?庫(kù)克耶 著；盛楊燕，周濤 譯 2013年

The important function of information data in management work

Cao Qiong
（Hunan Institute of industry and trade technician vocational training department,Zhuzhou Hunan,412000)

In the global education reform toward leading the modernization of education in education informationization today,in the construction of digital campus is the main content of the education information become one of the important symbol of the modernization of school education,and the office of information is an important part of the modernization of education.The generated data and network,the office of information technology is to promote the modernization of management,optimize the innovation of business process,the realization of the refinement of management,effectively reduce the cost and improve work efficiency.

information;data