加強(qiáng)電子檔案的管理之我見(jiàn)

文/山東省臨沂市蘭山區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理辦公室　孫靜

加強(qiáng)電子檔案的管理之我見(jiàn)

文/山東省臨沂市蘭山區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理辦公室孫靜

【摘要】所謂電子檔案，即具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料；目前，隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的覆蓋面越來(lái)越廣，檔案工作也越來(lái)越多的實(shí)行電子化，并且隨著信息技術(shù)的不斷提高，其電子化程度也在不斷更新，但仍然存在部分問(wèn)題，為了滿足使用者的更多需求，能夠最大程度的服務(wù)于使用者，使其能夠順利的從電子檔案中找到最精確的信息，進(jìn)一步完善電子檔案管理工作是非常有必要的；本文首先對(duì)加強(qiáng)電子檔案管理的重要性進(jìn)行論述，并對(duì)其使用途徑進(jìn)行相關(guān)介紹，其次，對(duì)電子檔案管理及利用的完善措施做出自己的觀點(diǎn)及看法，為今后更好的完成檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；信息化；資料

在這個(gè)信息化時(shí)代不斷更新的時(shí)期，越來(lái)越多的事業(yè)以及單位都對(duì)信息資料開(kāi)始重視，并且在使用過(guò)程中也開(kāi)始出現(xiàn)需求的多樣化，所以，作為一名檔案管理工作者，必須要放下傳統(tǒng)的檔案管理模式，而要開(kāi)始適應(yīng)電子化，不能將檔案資源僅僅局限與文字資料上，要更多的將其圖片以及視頻等相關(guān)信息進(jìn)行收集并存儲(chǔ)，在使用者需要查看的時(shí)候，要以最好的方式展現(xiàn)出來(lái)，使其不僅可以查看到原始的文字資料，還能直觀的看到相關(guān)圖像及視頻等資料，盡量讓使用者能夠得到更多更有用的檔案信息，下文是根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何加強(qiáng)電子檔案管理工作的簡(jiǎn)要論述：

一、加強(qiáng)電子檔案管理的重要性

所謂電子檔案，即具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料，作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理從各方面都有著其重要的意義：

（一）有利于滿足多樣化需求。通常檔案使用者都是對(duì)檔案的原始文字資料進(jìn)行查看以及利用，但是，隨著人們各方面生活水平的不斷提高，檔案使用者也對(duì)檔案的使用提出了更多更高的要求，他們不再局限于對(duì)文字資料的查看及利用，因?yàn)椋褂谜哒J(rèn)為基本的文字資料并不能提供給自己所需要的相關(guān)內(nèi)容，越來(lái)越多的人需要查看更直觀的檔案內(nèi)容，例如圖像以及視頻，為了滿足這一需求，就必須將檔案實(shí)行現(xiàn)代化，現(xiàn)代化的檔案管理即將檔案進(jìn)行電子錄入，電子檔案能夠?qū)⒃嫉男畔①Y源更完整的保存下來(lái)，而且存儲(chǔ)形式及展現(xiàn)形式也較為多樣化，所以，為了滿足檔案相關(guān)使用者的多樣化需求，加強(qiáng)電子檔案的管理是很有必要的。

（二）有利于節(jié)省人力物力。檔案工作有著其自身的特殊性，在傳統(tǒng)檔案管理中通常會(huì)有大量的易破碎的檔案資料，這些資料必須細(xì)心的保管才能保證其完整性，無(wú)疑這就需要工作人員花更多時(shí)間、更多精力去保管，這樣不僅浪費(fèi)人力物力，而且不一定能完全避免自然因素帶來(lái)的檔案資料的破壞，而電子檔案的出現(xiàn)就為這一難題找到了很好的解決辦法，其除了可以解決檔案資料易破碎的原始問(wèn)題，還能快速并準(zhǔn)確、完整的將信息資料就行保存，這樣一來(lái)，除了可以省去大量的人力物力，還能夠保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，最重要的是電子檔案存儲(chǔ)后，在使用者需要查看時(shí)，可以輕松的對(duì)其所需要的內(nèi)容進(jìn)行檢索，不用再需要大量的時(shí)間去查找某個(gè)檔案，而且檢索出的資料能夠更直觀、更能滿足使用者的需求，由此看來(lái)，檔案工作的電子化，能從根本上節(jié)省人力物力，并能夠提高檔案管理的工作效率。

（三）有利于提高服務(wù)質(zhì)量。檔案資料的完整存儲(chǔ)，就是為了能夠滿足檔案使用者的查看及需要，原始的檔案資料不僅查看過(guò)程繁瑣，而且查看內(nèi)容有限，不能很好的服務(wù)于檔案使用者，而電子檔案的實(shí)行，使原來(lái)的檔案資料完全達(dá)到電子化，檔案管理的服務(wù)質(zhì)量會(huì)有所提升，電子檔案的目的就是使大量的文字資料能夠通過(guò)電腦進(jìn)行存儲(chǔ)，并增加圖像等等更多的相關(guān)信息，使用者可以更快速的通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查看，為了更好的完成電子檔案的存儲(chǔ)以及查閱，就必須要有專(zhuān)業(yè)的檔案工作者來(lái)完成，這就要求工作者必須不斷的增長(zhǎng)自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握更多的專(zhuān)業(yè)技能，將其更好的發(fā)揮在電子檔案管理工作中，從根本上提高電子檔案的服務(wù)質(zhì)量。

二、電子檔案的利用途徑

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其不但有著快捷并且方便的特點(diǎn)，原始的檔案資料，在使用者需要查看時(shí)，不僅需要時(shí)間查找，而且最終找到的資料還不一定是使用者所需要的，或者說(shuō)只能找到使用者需要的一部分，而電子檔案就很好的解決了這一難題，電子檔案除了可以快速的存儲(chǔ)，而且在使用者需要查閱時(shí)，能夠更

全面、更準(zhǔn)確的將檔案資料提供給使用者，但是，其利用途徑離不開(kāi)相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)，否則無(wú)法很好的發(fā)揮其優(yōu)越性，而對(duì)于電子檔案的利用途徑大致可分以下三種：

1.電子檔案的首要途徑就是拷貝，這一途徑是為了把使用者所需要的檔案資料按照最原始的狀態(tài)一字不落的展現(xiàn)出來(lái)，而在檔案資料拷貝時(shí)，檔案工作人員一定要注意文件的格式轉(zhuǎn)換，盡量轉(zhuǎn)換為使用者更方便查看的文檔格式為宜；其次，如果檔案資料使用者需要查看并且使用相關(guān)信息時(shí)，而其所處的環(huán)境又不具備電子文件的查看時(shí)，可經(jīng)過(guò)詢問(wèn)使用者的需求，以及需要的具體檔案資料內(nèi)容后，將相應(yīng)的打印件提供給對(duì)方，以便其及時(shí)使用檔案相關(guān)資料。

2.所謂通信傳輸就是用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)檔案資源的傳輸，也可以將檔案資料以準(zhǔn)確的形式提供給相對(duì)固定的檔案查詢部門(mén)，能通過(guò)傳真以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，當(dāng)使用者由于某種原因不能親自到檔案所在地時(shí)，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)采取通信傳輸這一途徑解決此問(wèn)題，通信傳輸可以為雙方節(jié)省時(shí)間和財(cái)力。

3.直接利用可想而知就是利用檔案部門(mén)對(duì)于檔案相關(guān)資料的直接使用，使用者可以在檔案部門(mén)的電腦上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的直接查閱及其使用，直接利用可以使相同的一份檔案文件在同一時(shí)間提供給不同的使用者查看，但是此方法有一定的約束性，此方法的實(shí)現(xiàn)和檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中能夠直接利用的檔案資料信息量有關(guān)。

三、電子檔案管理及利用的完善措施

（一）提高工作人員對(duì)檔案保護(hù)的意識(shí)。電子檔案的利用工作可以說(shuō)是非常復(fù)雜化的，因?yàn)殡娮訖n案需要更加專(zhuān)業(yè)的技術(shù)工作人員才能完成多樣化的信息存儲(chǔ)及查看，因此，檔案的保護(hù)意識(shí)是每個(gè)檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)具備的，若要提高工作人員的檔案保護(hù)意識(shí)，主要從思想和技術(shù)上人手，不僅要從技術(shù)上堅(jiān)持負(fù)責(zé)認(rèn)真的態(tài)度，更要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案工作是不可輕視的，檔案信息資料要在平時(shí)能夠受到檔案管理工作人員的可靠并有效的維護(hù)，在使用者需要的時(shí)候要給予充分的完整的檔案資源，不論是電子檔案的錄入、存儲(chǔ)，還是存儲(chǔ)后的維護(hù)管理以及使用過(guò)程中的完整性，都需要檔案管理工作人員有良好的態(tài)度來(lái)完成。

（二）確保檔案信息的安全性。檔案信息的安全性包括機(jī)密性、真實(shí)性以及完整性；機(jī)密性的呈現(xiàn)是指檔案信息的使用只提供給合法的授權(quán)者，除此之外，他人不能隨便查看，更不能使用；真實(shí)性則是要保證檔案資料的收集以及整理的都應(yīng)當(dāng)具有合法效益；完整性可想而知是檔案資料的內(nèi)容方面，除了保證在整理及錄入時(shí)要字句相同外，還要杜絕任何人的隨便更改；只有為電子檔案的管理安排一個(gè)較為可靠的安全系統(tǒng)，才能從根本上確保檔案信息的安全性，電子檔案資料不論是錄入、存儲(chǔ)，還是之后的管理工作，都離不開(kāi)電腦的操作，檔案資料的共享后，其他檔案部門(mén)能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查看，而如今網(wǎng)絡(luò)也存在一定的不安全性，在檔案資料的存儲(chǔ)以及共享查看的過(guò)程中，很難避免安全漏洞，而網(wǎng)絡(luò)黑客則往往會(huì)趁虛而入，輕則是檔案信息被更改，重則是檔案信息被惡意刪除，不論是被更改還是被刪除，都將會(huì)給檔案管理部門(mén)以及檔案資料的使用者帶來(lái)很?chē)?yán)重的危害，所以，要事先有所防備，不僅要研究相應(yīng)的預(yù)防辦法，而且要準(zhǔn)備必要的應(yīng)急措施，以確保檔案信息公開(kāi)的安全性。

（三）檔案利用方式要做到規(guī)范化。電子檔案不是對(duì)所有人完全公開(kāi)的信息資源，檔案資源的利用必須要做到原則化以及規(guī)范化，提高內(nèi)容要根據(jù)檔案資料的實(shí)際情況進(jìn)行給予，電子檔案的保密程度也要做到規(guī)范化，對(duì)于有必要加密的資料一定要嚴(yán)格完成，并要對(duì)加密文件的密鑰進(jìn)行相關(guān)維護(hù)，以免被破解從而造成危害；而對(duì)于不能完全公開(kāi)的檔案資料，則以只讀方式提供。

（四）提高檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案信息的電子化，離不開(kāi)電腦以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這就要求檔案管理工作者一定要有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，否則將無(wú)法完成電子檔案的管理工作，因此，檔案管理工作人員必須要具備熟練的技術(shù)，并根據(jù)工作需要不斷充實(shí)自己，除了要學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)外，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)的管理及維護(hù)有所掌握，這樣才能更好的完成電子檔案管理的工作。

（五）確保重要信息完整。雖然電子檔案有著紙質(zhì)檔案無(wú)法超越的性質(zhì)，但是有了電子檔案，也不能完全丟棄紙質(zhì)檔案，檔案人員在錄入檔案信息的時(shí)候必須要逐字逐句的進(jìn)行核對(duì)，以保證信息的原始性以及完成性，既要發(fā)揮電子檔案的快速準(zhǔn)確錄入，又要避免紙質(zhì)檔案帶來(lái)的人力物力的浪費(fèi)，要對(duì)不同的檔案內(nèi)容以及檔案密集度進(jìn)行相應(yīng)的管理模式，已達(dá)到對(duì)重要信息保存的完整性。

（六）建立合理的檔案利用制度。檔案資料不能完全對(duì)使用者進(jìn)行公開(kāi)以及拷貝，檔案信息使用者一定要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，方能對(duì)檔案進(jìn)行查看使用；檔案的使用以及管理制度一定要嚴(yán)格遵守并執(zhí)行，對(duì)于檔案的收集一定要確保其真實(shí)性，并對(duì)電子檔案信息進(jìn)行定期的維護(hù)更新，電子檔案與紙質(zhì)檔案要共同保存，以便于必要時(shí)候兩者進(jìn)行互補(bǔ)，要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新就必須要整合檔案資源，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用的價(jià)值。

四、總結(jié)

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用日漸上升，檔案管理部門(mén)也不僅僅局限于紙質(zhì)檔案的使用，也逐漸進(jìn)入檔案電子化，電子檔案也被越來(lái)越多的檔案資料使用者所認(rèn)可，檔案管理部門(mén)要確保電子檔案的安全性，在使用者需要查看使用時(shí)可以快速準(zhǔn)確的提供出來(lái)，使得電子檔案能夠在人們的社會(huì)生活中發(fā)揮更大作用。