淺談高中學(xué)生檔案的收集與整理

文/遼寧省撫順市第一中學(xué)　李雪萍

淺談高中學(xué)生檔案的收集與整理

文/遼寧省撫順市第一中學(xué)李雪萍

【摘要】現(xiàn)階段我國的教育改革正處在深化階段，針對高中的各方面管理模式也在發(fā)生著變化，其中高中學(xué)生的檔案管理工作是一個重要的環(huán)節(jié)。高中學(xué)生的檔案收集和整理等，從實際情況的發(fā)展來看，還存在著諸多問題有待解決，強化高中學(xué)生檔案管理工作是促進學(xué)校管理規(guī)范性的重要內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】高中學(xué)生；檔案收集；檔案整理

高中學(xué)生的檔案是特殊檔案群體，有著流動性及單一性等特點，而對其檔案的收集和整理是高中學(xué)生檔案管理的非常重要環(huán)節(jié)，這對檔案的管理工作提供了實際管理對象。由于教育改革的深化，使得高中學(xué)生檔案管理工作也逐漸凸顯出其重要性，所以只有在檔案的收集與整理工作的完善基礎(chǔ)上才能提高檔案的整體管理質(zhì)量。

一、高中學(xué)生檔案的建立原則及收集整理作用

（一）高中學(xué)生檔案的建立原則分析。高中學(xué)生的檔案建立要能夠遵循相關(guān)的原則，從其性質(zhì)來看，高中學(xué)生的檔案要能夠和人事檔案相等同看待，要進行長期的保存。有的檔案是作為升學(xué)或者是轉(zhuǎn)學(xué)進行了轉(zhuǎn)移，但還有部分的學(xué)生沒有被錄取，那么針對此類情況就要對學(xué)生檔案妥善的保管，防止學(xué)生在日后走向社會之后得不到及時的利用造成麻煩。對學(xué)生的檔案進行建立主要遵循真實原則以和及時原則，規(guī)范原則以及準確原則，其中的真實主要是檔案的內(nèi)容要真實，及時主要是對學(xué)生情況進行及時了解，規(guī)范則主要是檔案建立要規(guī)范系統(tǒng)等。

（二）高中學(xué)生檔案的收集、整理作用分析。學(xué)生檔案有著很高的實用價值，在社會的不斷進步下，檔案的基礎(chǔ)工作有著很大程度的發(fā)展，檔案的分類工作也更加的精細和具體。對高中學(xué)生檔案的收集以及整理和歸檔的工作得到有效完成，不僅保障了各類檔案的完整性，對實際的利用創(chuàng)造了條件，同時也對國家積累檔案打下了重要基礎(chǔ)，這對整個檔案工作都有著重要意義和作用。收集是檔案管理的前提，利用則是目的，整理是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對高中學(xué)生的檔案進行整理是實現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的重要基礎(chǔ)，也有利于檔案的有效利用，將這一工作做好能分擔檢索工具體系的部分任務(wù)。

二、高中學(xué)生檔案收集整理的特征及方法

（一）高中學(xué)生檔案收集整理的特征分析。高中學(xué)生檔案的收集整理自身有著鮮明的特征，主要體現(xiàn)在影響因素多和連續(xù)性強，檔案的設(shè)計范圍相對較廣，并有著諸多的分類。其中在檔案的分類上主要有聲像檔案等，通過聲音和視頻等來記錄學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習狀況和生活狀況，反映整體的學(xué)生活動面貌，這對日后的檔案查閱以及利用等都有著重要的價值。所謂的連續(xù)性強主要就是對學(xué)生的記錄是連續(xù)性的，每一學(xué)期的情況都會如實的進行記錄，最大程度的將學(xué)生在校的活動進行記錄反映。

（二）高中學(xué)生檔案收集整理的重要方法探究。加強高中學(xué)生的檔案收集和整理要從多方面進行著手，首先要能夠有這一方面的意識，所以要加以廣泛宣傳，切實提高師生的檔案管理意識。通過多樣化的形式將學(xué)生檔案的收集和管理的重要性進行宣傳，以此來獲得學(xué)校的高度重視，進而營造出良好的學(xué)生檔案收集和整理的環(huán)境氛圍。與此同時也要能制定相應(yīng)的檔案收集和整理制度，嚴格的按照相關(guān)要求進行實施，學(xué)校的檔案管理部門要對學(xué)生的檔案形成特征和規(guī)律進行詳細了解研究，對歸檔的要求以及時間等加以明確化，結(jié)合實際將學(xué)生檔案的歸檔不完整情況加以減少。

要能夠采取較為靈活的方式進行對學(xué)生檔案加以收集，由于學(xué)生檔案的資料相對較多，通過靈活的方式能大幅度的提高收集效率。學(xué)生檔案在長時間已經(jīng)形成了諸多規(guī)律性的檔案，例如學(xué)年計劃以及學(xué)期計劃等常規(guī)的檔案，這樣就可結(jié)合實際進行集中式的收集，并在規(guī)定時間內(nèi)進行移交學(xué)校檔案室。在學(xué)生檔案的整理過程中，要能將現(xiàn)代化技術(shù)得到充分應(yīng)用，通過計算機技術(shù)能夠?qū)⑥k公自動化的程序得到實際應(yīng)用，這樣在對學(xué)生的檔案進行分類過程中就能夠提高其效率。

另外要能保障高中學(xué)生檔案收集渠道的通暢性，對于學(xué)校學(xué)生的檔案收集主要是歸檔交案卷的方式進行實現(xiàn)的，所以學(xué)校的檔案管理人員要對學(xué)生的檔案收集有著積極的態(tài)度，將檔案管理人員自身的作用得到充分發(fā)揮。并要能將檔案管理的隊伍在整體素質(zhì)水平上得以有效提升，使其能有全面的檔案管理知識和技術(shù)，學(xué)校也要定期進行對檔案管理者進行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，這樣才能有效提升學(xué)生檔案的收集和整理效率。

要重視及時建檔和規(guī)范化休學(xué)以及轉(zhuǎn)學(xué)等手續(xù)的辦理，切實做好高考學(xué)生的組檔工作。在高一學(xué)生進入學(xué)校之后及時將學(xué)籍加以登記，由班主任在教導(dǎo)處指導(dǎo)下采用藍色以及黑色墨水鋼筆逐項填寫。將學(xué)生在校的獲獎情況隨時在檔案中進行記載。在轉(zhuǎn)學(xué)以及休學(xué)過程中，要保證學(xué)生的檔案完整，及時將相關(guān)的材料收集齊全。由于高考學(xué)生組檔的優(yōu)劣會對學(xué)生的錄取以及學(xué)校聲譽有著重要影響，所以要在宣傳力度上進行加強，以此來增強檔案的意識，確保綜合素質(zhì)評價的真實準確和客觀性。

三、結(jié)語

總而言之，高中學(xué)生的檔案管理工作對學(xué)生日后的工作有著重要影響，所以要能系統(tǒng)的將學(xué)生檔案內(nèi)容進行整理記錄，并要在檔案管理制度的基礎(chǔ)上充分將檔案管理者的主動性得以發(fā)揮，如此才能最大化的促進高中學(xué)生的檔案收集和整理工作的完成。由于本文篇幅限制，不能進一步深化探究，希望能此次研究能起到拋磚引玉的作用以待后來者居上。

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