水利檔案管理水平提升途徑研究

文/福州市閩江下游防洪工程建設(shè)公司　林愉

水利檔案管理水平提升途徑研究

文/福州市閩江下游防洪工程建設(shè)公司林愉

【摘要】我國水利事業(yè)伴隨著新中國的成長壯大而不斷系統(tǒng)完善，相關(guān)管理制度的科學(xué)化水平也不斷提高。其中，作為工程質(zhì)量控制和施工管理的重要環(huán)節(jié)，水利工程檔案管理的重要性日益突出，是提高工程質(zhì)量的有效保障。因此，加強檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性，是全面保障水利工程總體質(zhì)量的有效途徑，能夠全面提高水利工程建設(shè)效率和管理效率。現(xiàn)階段，我國水利工程檔案管理環(huán)節(jié)仍然存在一定問題和不足，缺乏足夠的科學(xué)性、全面性和能動性，嚴重影響和制約了水利工程施工及管理水平的提升和進步，檔案管理工作的改革和優(yōu)化勢在必行。

【關(guān)鍵詞】水利；檔案管理；提升途徑

一、水利檔案概述

（一）水利檔案的內(nèi)涵。水利檔案泛指水利工程相關(guān)的所有具有保存價值的文件資料和數(shù)據(jù)記錄，貫徹于工程設(shè)計施工的全過程。從項目提起，經(jīng)過立項、審批、設(shè)計、建設(shè)、施工項目管理、驗收等諸多環(huán)節(jié)，期間形成的文件資料，包括圖表、文字、聲像等等形式，都需要作為工程檔案的重要組成部分而妥善保存。

水利工程項目作為國家基礎(chǔ)建設(shè)項目之一而牽連甚廣，諸如建筑、機械、農(nóng)業(yè)、市政、環(huán)保、運輸?shù)阮I(lǐng)域，都會受到水利工程項目的影響和作用，這就形成了水利工程檔案的復(fù)雜性：根據(jù)檔案內(nèi)容大概分為財務(wù)檔案、施工檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案及文件檔案等等；根據(jù)工程進度又可以細分為工程前、工程中和竣工期的檔案管理，具體包括施工前的項目規(guī)劃、可行性分析、工程設(shè)計、招投標資料、管理決策，施工過程中的施工質(zhì)量評價、建筑用料質(zhì)檢評估、項目管理日志、工程簽證單、附屬建筑質(zhì)量報告，以及工程竣工之后的監(jiān)理報告、驗收報告、質(zhì)量報告、試運行匯總分析資料等。其中，可行性分析報告等由設(shè)計單位出具并提交給水利主管部門進行歸檔管理，工程竣工運行的管理資料也由水利主管部門備案管理，而工程施工中涉及的各種資料檔案更多更繁復(fù)，也需要水利主管部門進行留存和科學(xué)管理。

（二）水利檔案的特點。1.區(qū)別于其它檔案管理的復(fù)雜性。水利工程檔案在具備科學(xué)性、系統(tǒng)性、服務(wù)性等檔案的共同特征基礎(chǔ)上，還具有其一定的特殊性。水利工程施工涉及到的環(huán)節(jié)和領(lǐng)域很多，與之對應(yīng)的檔案管理工作的廣泛性和繁復(fù)性也較突出，基本囊括了農(nóng)業(yè)、工業(yè)、運輸、環(huán)保等國家基礎(chǔ)領(lǐng)域，同時很大程度影響著電力、機械、建筑等行業(yè)，以上都是水利工程檔案復(fù)雜、寬泛的客觀原因，形成了以水利工程為中心的、多行業(yè)、多領(lǐng)域共同建設(shè)的發(fā)展模式，從而形成了水利工程檔案的綜合性和多元性。2.不確定性與周期性差異。水利工程施工進度受多種因素的影響和干擾，直接或間接導(dǎo)致施工周期的變動，從而導(dǎo)致了相關(guān)工程檔案的周期性不確定問題。施工環(huán)境的變動、工程效益的調(diào)整、地質(zhì)條件的特殊差異等等因素的變化，都會影響到水利工程施工的整體進度，導(dǎo)致竣工時間的不確定性。通常來說，小型水利工程，諸如小型閘站建設(shè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級河道疏浚、小型江河護堤等，其設(shè)計和施工的周期相對較短，受影響和干擾的因素也較少；而大型的河道工程、庫壩建設(shè)、地區(qū)性的基礎(chǔ)水利建設(shè)等，因為工程量巨大和牽連的環(huán)節(jié)較多，其設(shè)計施工的周期相對較長。由于種種原因?qū)е滤椖空w施工進度的不確定，也就造成了相應(yīng)檔案管理工作的不確定性和周期性差異。

二、水利檔案的重要性

作為水利工程施工和管理的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作綜合體現(xiàn)了工程整體建設(shè)質(zhì)量和管理水平。與其他檔案一樣，水利工程檔案也具備相應(yīng)的指導(dǎo)性和服務(wù)性功能，主要體現(xiàn)在：1.是水利工程設(shè)計質(zhì)量和施工建設(shè)質(zhì)量進行評價認定的有效依據(jù)；2.是水利工程總體質(zhì)量的有效保障；3.是水利工程和運行水平的全面反映；4.是后續(xù)水利工程的有效參考；5.是水利主管部門規(guī)劃決策的重要憑借。

第一，工程檔案是水利日常管理工作審核查驗的重要補充。比如，在進行ISO內(nèi)審或者外審工作時，其評價標準的主要來源之一就是工程檔案中涉及工程管理和施工項目管理的內(nèi)容；水利主管部門在進行規(guī)劃決策和總結(jié)分析時，也需要工程檔案資料的輔助作用。

第二，在突發(fā)緊急情況或者進入汛期風(fēng)險防范時，工程檔案也能夠及時、準確、全面反映歷年的人文狀況和水利工程的作用，為主管部門的風(fēng)險防范和突發(fā)事件的應(yīng)變解決提供有效參考。

第三，對于水利學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域而言，全面、完善的工程檔案也是重要的資料來源和經(jīng)驗總結(jié)。對工程檔案進行調(diào)閱、分析、提煉，能夠有效降低學(xué)術(shù)研究難度和費用，對工程檔案的研究分析，有利于相關(guān)理論研究的開展，有利于相關(guān)學(xué)術(shù)水平的提高。

第四，工程檔案是水利工程施工建設(shè)情況的有效說明和全面反映，為工程運行過程中出現(xiàn)的各種問題及解決處理提供了詳實的資料依據(jù)，同時也便于質(zhì)量問題的責(zé)任追究；同時也為今后的工程維護、升級換代等工作提供必要的資料依據(jù)。

三、現(xiàn)階段水利檔案管理中存在的問題

（一）水利檔案管理中存在各種質(zhì)量上的問題。一般來說，水利工程檔案的具體質(zhì)量主要包括兩個方面的含義，內(nèi)容質(zhì)量和整理質(zhì)量。內(nèi)容質(zhì)量是檔案質(zhì)量的基本內(nèi)容，主要含義是資料數(shù)據(jù)的準確性、完整性、真實性；整理質(zhì)量也叫案卷質(zhì)量，是檔案質(zhì)量的外在評價指標，主要包資料整理的規(guī)范性、管理的系統(tǒng)科學(xué)性和資料文件的齊全性和完備性。

影響工程檔案質(zhì)量提高和作用發(fā)揮的原因很多，主要體現(xiàn)在以下三個環(huán)節(jié)：1.水利工程的施工周期較長，容易發(fā)生人為疏忽造成的遺漏、缺失問題；2.施工隊伍不固定，多是根據(jù)項目而選派人員組建隊伍，竣工后就解散，可能導(dǎo)致部分檔案資料的流動和缺失；3.水利工程涉及的領(lǐng)域和行業(yè)過于廣泛，關(guān)聯(lián)的機構(gòu)和部門也不少，水利主管部門的職能限制，無法全面收集各個行業(yè)和領(lǐng)域的資料，導(dǎo)致了相關(guān)檔案資料的缺失。

（二）水利水管單位對當前的檔案管理重視度不夠。主觀認識不到位，缺乏責(zé)任意識，導(dǎo)致工程檔案的不完善。部分主管部門在水利工程的建設(shè)施工中，只關(guān)注實際的施工工作，而忽視了相關(guān)檔案的保存和管理，相關(guān)責(zé)任和法規(guī)政策落實不到位，缺乏行之有效的檔案管理制度和機構(gòu)組成。1.人員缺乏，未配備專門、獨立的檔案管理人員；2.檔案管理制度不科學(xué)完善，檔案管理因人而異，缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性；3.未能根據(jù)工程變化而對檔案進行及時調(diào)整修訂，檔案內(nèi)容陳舊落后。

（三）水利檔案管理水平普遍較低。檔案管理水平普遍較低，規(guī)范化、標準化、制度化建設(shè)尚未完成。目前，我國正積極開展管理體制改革，檔案管理的各個環(huán)節(jié)和要素都因此而發(fā)生變動，但實際的檔案管理工作仍然停留在以往的管理觀念和方法，未能及時引入新的管理機制，導(dǎo)致管理水平的落后。特別是基層施工單位和水利主管部門，缺乏科學(xué)完善的管理制度，無法對工程檔案的管理工作進行有效監(jiān)督，檔案管理流于形式。

（四）缺少水利檔案專業(yè)人才。人才培養(yǎng)力度不夠，專業(yè)的檔案管理人員缺乏。目前，大多數(shù)主管部門的檔案管理人員多為兼管，甚至是一人兼數(shù)職，大多缺少專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案管理方面缺少專業(yè)知識理論做基礎(chǔ)，導(dǎo)致管理水平的落后和不規(guī)范問題嚴重。

四、水利檔案管理水平提升途徑

（一）確責(zé)任制，確保檔案的高質(zhì)量。嚴格執(zhí)行檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，做到責(zé)任明確，制度落實。設(shè)置專業(yè)的管理人員，科學(xué)完成檔案的收集、整理和保管，并積極有效完成對外部施工單位檔案管理工作的監(jiān)督，督促和幫助各外部單位建立完善自身的檔案管理機制，明確檔案管理責(zé)任人，認真做好各自單位的檔案管理以及與主管部門工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

（二）各級單位提高對水利檔案的重視。特殊的行業(yè)性質(zhì)決定了水利工程的復(fù)雜性和相對檔案的收集、歸檔難題。因此，在進行檔案收集工作時，主管部門要充分考慮到不同工程建設(shè)的本質(zhì)差異，采取相應(yīng)的、針對性的措施完成檔案收集工作。常用的檔案收集模式分為分階段收集和追蹤收集兩種。分階段收集針對工期長的水利工程，有計劃、及時收集整理階段性的檔案資料；追蹤收集針對規(guī)模小、工期短的水利工程，具有效率高、針對性強、資料質(zhì)量高等優(yōu)勢。

（三）大力發(fā)展電子文件歸檔，提高檔案綜合管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理辦法以紙質(zhì)檔案為主要形式，這是由于文件資料中的簽名和印章的法律意義所決定的。但在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子檔案技術(shù)及應(yīng)用得到了極大提高和完善，成為檔案管理的另一有效模式。

自動化辦公和無紙化管理等新生事物的產(chǎn)生和發(fā)展，使得電子文檔的應(yīng)用范圍和應(yīng)用水平逐漸擴大提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式下，缺乏電子文檔的直接應(yīng)用和管理，而是需要經(jīng)過打印輸出再統(tǒng)一管理，既浪費資源又限制了檔案管理水平的提高。采用電子檔案作為管理形式，可以脫離紙質(zhì)檔案的限制，提升檔案管理的安全性，降低損壞風(fēng)險；也便于檔案的查詢和遠程管理，便于備份和重復(fù)使用；能夠有效提升管理效率，擺脫大量紙質(zhì)文件的整理和保存，減少了資源浪費和紙質(zhì)檔案的損耗破壞。

（四）積極加強檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。現(xiàn)代化、信息化的檔案管理模式是當前工程檔案管理的主流趨勢。水利工程的特殊性質(zhì)，相應(yīng)的檔案資料規(guī)模巨大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理不僅需要大規(guī)模的存放空間，存儲介質(zhì)也容易受到各種自然因素的影響而產(chǎn)生損耗，影響檔案保存的完整性和生命力。同時，大量的紙質(zhì)檔案進行日常管理維護也是一個沉重的負擔，勢必造成資源的浪費和高額的成本費用。以上種種缺點和不足，借助無紙化的檔案管理模式都能得到有效解決。檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)也就是信息化建設(shè)的過程，充分應(yīng)用信息化、電子化管理模式和數(shù)字管理平臺和存儲媒介，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，能夠有效提高工程檔案的安全性和完整性，有效降低管理費用和資源浪費，有效提高工作效率和管理水平，變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理為現(xiàn)代信息化管理，推動檔案管理工作的科學(xué)進步和信息化發(fā)展，全面提高檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性。

（五）提高檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)，增強檔案管理服務(wù)意識。

檔案管理人員專業(yè)水平的提高和服務(wù)意識的增強是檔案管理工作改革的靈魂。檔案管理工作堅持以人為本，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動，全面落實管理制度是提高檔案管理水平的唯一途徑。因此，要不斷加強人員培訓(xùn)，全面提升管理人員的專業(yè)水平，強化責(zé)任意識和服務(wù)意識，確保檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。檔案管理工作日新月異，管理人員的觀念就不能止步不前，必須緊跟時代發(fā)展，不斷提升業(yè)務(wù)水平和職業(yè)能力，全面提升檔案管理水平，為水利工程的現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展盡職盡責(zé)。

參考文獻：

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