淺議醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)難點(diǎn)與對策

文/廣東醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院檔案部　鐘燕萍

淺議醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)難點(diǎn)與對策

文/廣東醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院檔案部鐘燕萍

【摘要】在醫(yī)院建設(shè)過程中，檔案信息資源的開放利用發(fā)揮了不可或缺的作用。但是，檔案信息資源在開發(fā)過程中遇到種種難題和阻礙，本文就此指出了檔案信息資源開發(fā)的各項(xiàng)難點(diǎn)以及解決措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案資源；檔案信息；資源開發(fā)

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的原始記錄，是醫(yī)院寶貴的信息資源庫。在醫(yī)院信息資源中，檔案具有所載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)，因此做好醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用，強(qiáng)化檔案信息資源的服務(wù)功能，對醫(yī)院建設(shè)發(fā)展具有十分重要的意義。但是作為相對較冷門的行業(yè)，其信息資源的開發(fā)工作的開展總會(huì)遇到這樣那樣的問題。

一、醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)難點(diǎn)

（一）醫(yī)院檔案館藏資源不夠豐富。由于檔案管理制度的缺陷和一些歷史原因以及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，導(dǎo)致部分應(yīng)納入檔案管理的檔案沒有納入管理。比如醫(yī)院檔案除了固定的黨政文書檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案等等類別外，其他類別如醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等則分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，導(dǎo)致檔案館館藏不夠齊全，資源不夠豐富。從而限制了可供開發(fā)的檔案信息資源。另外，醫(yī)院不管是管理層還是被管理層往往只注重醫(yī)療專業(yè)技術(shù)的提高和專業(yè)論文的發(fā)表，而對重大的醫(yī)療活動(dòng)卻少有文字記載，即使有形成的資料也不注意保存或上交。從而導(dǎo)致很大一部分有保存和利用價(jià)值的檔案資源就此流失。檔案信息化管理模式的建立。OA系統(tǒng)、HIS系統(tǒng),有的醫(yī)院甚至使用了MIS(管理信息系統(tǒng))、CIS(統(tǒng)一化系統(tǒng)),日新月異的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),推動(dòng)了醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程,檔案工作不僅要適應(yīng)檔案“信息化”,更要適應(yīng)管理“網(wǎng)絡(luò)化”。

（二）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視。雖然國家一直在強(qiáng)調(diào)全面發(fā)展，但根據(jù)目前社會(huì)價(jià)值的走向，大都注重眼前經(jīng)濟(jì)利益和效益，而忽視了長遠(yuǎn)的發(fā)展和文化沉淀。比如1992年，濟(jì)南鐵路局為了擴(kuò)大站場，不顧專家和學(xué)者的反對，將德國人赫爾曼·弗舍爾于1904年修建的曾是亞洲最大的火車站并曾被戰(zhàn)后聯(lián)邦德國出版的《遠(yuǎn)東旅行》列為遠(yuǎn)東第一站的濟(jì)南火車站拆除。濟(jì)南老火車站見證了清政府的滅亡到民國的轉(zhuǎn)變、到抗日戰(zhàn)爭時(shí)期日本人軍管鐵路，再到新中國建立以后的這段歷史，其歷史意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過建筑本身，是一段可以觸摸的立體的歷史。

當(dāng)然，這種情況存在于各行各業(yè)，存在于社會(huì)各個(gè)角落，醫(yī)院也不例外。當(dāng)前，各醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍對檔案管理在醫(yī)院管理中的指導(dǎo)作用認(rèn)識(shí)不足，往往僅注重醫(yī)院眼前利益和效益發(fā)展相關(guān)的醫(yī)療質(zhì)量與技術(shù)的發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)人才的培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)的發(fā)展，從而忽視了檔案管理在醫(yī)院管理工作中所積累的經(jīng)驗(yàn)和為未來規(guī)劃作參考等價(jià)值，對待醫(yī)院檔案管理工作抱著“有就行”的心態(tài)，因此，不僅無法激起檔案管理人員的工作積極性和持久性，使得部分檔案遺失、不完整、利用率低現(xiàn)象越發(fā)普遍，更不會(huì)提出開發(fā)檔案資源為醫(yī)院管理工作提供服務(wù)的理念。在嚴(yán)重落后于其他行業(yè)部門，館藏資源不豐富完善，可利用開發(fā)的檔案信息資源少之又少的情況下，醫(yī)院檔案管理工作尤其是檔案信息資源開發(fā)工作也無法有所提高。

（三）醫(yī)院檔案管理人員構(gòu)成與建設(shè)存在問題。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，其管理水平跟直接接觸檔案的管理人員水平有直接關(guān)系。一方面，既屬于管理工作又屬于服務(wù)工作的檔案工作因其不如其他如醫(yī)療科室受重視，自然不會(huì)在意從事檔案管理的人員是否是專職人員亦或是專業(yè)技術(shù)人才。從事檔案工作的常常是醫(yī)院的轉(zhuǎn)崗人員，這些人員一般沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也未曾受過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)和專門教育，在檔案管理工作中缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，檔案管理人員崗位意識(shí)淡薄甚至于沒有之現(xiàn)象泛濫。在此基礎(chǔ)上，先不說能夠做好檔案信息資源開發(fā)的人員，就是好的檔案管理人員都很難出現(xiàn)。另一方面，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，要求檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代潮流，與醫(yī)院其他各項(xiàng)工作保持同步，這也就需要相應(yīng)的人才來帶動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。但是，在人才引進(jìn)上，前文提到一般是醫(yī)院內(nèi)部轉(zhuǎn)崗，并不會(huì)考慮到檔案管理工作的需要，導(dǎo)致檔案管理人員建設(shè)處于停滯階段，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理和建設(shè)工作，醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)同樣無法有所進(jìn)步和突破。

二、推進(jìn)醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)的對策

面對醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)遇到的問題，可以有針對性的去解決。

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度。提高領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要讓檔案工作出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)眼前，并認(rèn)識(shí)到其重要性。

1.完善制度建設(shè)?！盁o規(guī)矩不成方圓”。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人的思想意識(shí)直接決定了檔案管理工作。要讓領(lǐng)導(dǎo)重視醫(yī)院檔案工作，尤其是檔案信息資源開發(fā)工作，就需要將檔案工作擺進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的管理日常，領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)檔案工作必須依照規(guī)章制度來依次進(jìn)行。因此，必須重視檔案規(guī)章制度建設(shè)，并不斷完善它。目前，大部分醫(yī)院是按照國家衛(wèi)生部門所制定的要求來確立醫(yī)院的管理制度以及各部門工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)比較

少。醫(yī)院檔案主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)依據(jù)國家《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際操作情況，健全與完善檔案管理工作制度，使檔案管理工作中的收集、保存、鑒定、銷毀等各項(xiàng)工作有法可依、有章可循，確保醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范有序。

2.創(chuàng)新檔案工作，宣傳檔案。根據(jù)檔案利用數(shù)據(jù)，編制相應(yīng)的檔案匯編或者檢索工具，方便查檔人員迅速準(zhǔn)確找到所需文件。舉一反三，將檔案信息資源在醫(yī)院管理中的作用盡可能的用直觀的方式呈現(xiàn)出來。2011年5月31日，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在中共中央對外宣傳辦公室新聞發(fā)布會(huì)上表示：檔案“作用非常大，概括起來有四個(gè)方面，就是資政、存史、維權(quán)和育人。”可以將檔案在這四方面的作用通過多種形式表現(xiàn)，比如在醫(yī)院維權(quán)過程中，快速提供檔案憑證，這些檔案憑證可以以匯編形式存在，也可以以電子掃描件形式存在，讓領(lǐng)導(dǎo)直觀地看到檔案的作用；在資政方面，可以主動(dòng)深入到臨床前線和科研教學(xué)活動(dòng)中，有針對性地為醫(yī)療和科研、教學(xué)工作提供信息等。

（二）重視檔案管理人員的培養(yǎng)與建設(shè)。首先，作為醫(yī)院檔案人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心、對工作嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度和服務(wù)意識(shí)。根據(jù)這點(diǎn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事部門在安排檔案管理人員時(shí)應(yīng)充分考慮合適人選，要把有責(zé)任心的、工作態(tài)度認(rèn)真的人員安排到檔案管理崗位上。同時(shí)有計(jì)劃的引進(jìn)檔案專業(yè)的高材生，改變檔案人員結(jié)構(gòu)。其次，重視檔案培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的檔案意識(shí)和專業(yè)知識(shí)，提升檔案職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。檔案信息資源開發(fā)要求檔案工作者有著對存量檔案的高度熟知和對信息敏感的捕捉能力，能夠?qū)n案信息資源充分整合與開發(fā)。最后，注重檔案工作經(jīng)驗(yàn)的交流，與存在于其他企事業(yè)等單位的檔案同仁多溝通，相互考察學(xué)習(xí)，開闊視野，取長補(bǔ)短，更新管理理念，引進(jìn)新的管理方法。

（三）豐富館藏，改善館藏結(jié)構(gòu)。目前，醫(yī)院檔案館館藏檔案仍以文書檔案為主，在反映醫(yī)院所特有的醫(yī)療科研優(yōu)勢、教育與醫(yī)療科研相伴相生的特色以及醫(yī)院管理上的投入等等方面的檔案數(shù)量和質(zhì)量都不盡人意。檔案資源豐富與否，檔案資料結(jié)構(gòu)合理與否關(guān)系到醫(yī)院檔案館開展檔案信息資源開發(fā)提供檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)條件。為此，作為醫(yī)院檔案部門的一員，要盡職盡責(zé)，通過各種方法盡可能地豐富館藏，積極拓寬檔案收集新渠道，擴(kuò)大檔案收集范圍，在既重視醫(yī)院內(nèi)檔案館藏?cái)?shù)量的同時(shí)，又重視館藏質(zhì)量。檔案部門熟悉各職能部門的職責(zé)范圍，收集與本院相關(guān)的各種檔案資料，豐富和充實(shí)檔案館藏，并使得檔案館藏門類結(jié)構(gòu)日趨合理。在庫房檔案充實(shí)的前提下，可以建立檔案全文數(shù)據(jù)庫用以整合各項(xiàng)共享性檔案信息資源，并在此基礎(chǔ)上充分開發(fā)檔案信息資源。

參考文獻(xiàn):

[1]曾玉和.試述新時(shí)期醫(yī)院檔案價(jià)值作用的發(fā)揮[J].云南檔案,2009(07): 54-55.

[2]劉承志,朱潔,吳蔚.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)探討[J].中國病案,2010(11): 53-54.