高校本科教務(wù)管理信息化形勢(shì)下的院系教務(wù)秘書(shū)工作

孫文婷

摘要：高校院系本科教務(wù)秘書(shū)工作直接決定著院系教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展。本科教務(wù)工作信息化是高校管理和教育信息化的一個(gè)重要組成部分，它突破了傳統(tǒng)教務(wù)工作時(shí)間、空間的限制，可以在很大程度上提高教務(wù)工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升。這也對(duì)院系教務(wù)秘書(shū)的工作方法和思路提出了新的要求。

關(guān)鍵詞：本科教務(wù)秘書(shū)；教務(wù)管理信息系統(tǒng)；高校服務(wù)工作

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2015）37-0007-02

一、關(guān)于高校院系本科教務(wù)秘書(shū)工作

本科教學(xué)工作是高校教學(xué)活動(dòng)的重點(diǎn)，而教務(wù)管理工作又是高校教學(xué)工作的核心。院系本科教務(wù)秘書(shū)是大學(xué)教務(wù)處和學(xué)院之間進(jìn)行教學(xué)和管理溝通的樞紐，是學(xué)院教學(xué)院長(zhǎng)管理思想和理念的直接執(zhí)行者，學(xué)院教務(wù)工作的具體實(shí)施者。學(xué)院教務(wù)人員的工作質(zhì)量直接決定著學(xué)院的教務(wù)管理水平和學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的組織和實(shí)施。本科教學(xué)是一所大學(xué)教學(xué)工作的重中之重，院系的本科教學(xué)工作責(zé)任重、事務(wù)繁雜，并且直接與師生打交道，要?jiǎng)偃芜@一崗位，必須具備過(guò)硬的政治素養(yǎng)，及時(shí)把握國(guó)家的高等教育政策方針，了解學(xué)校教務(wù)規(guī)章制度，指導(dǎo)日常管理和服務(wù)工作；有較強(qiáng)的包容心、服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，設(shè)身處地為師生著想；有統(tǒng)籌處理事務(wù)的能力，能應(yīng)對(duì)工作中各種繁瑣的情況。

隨著高等教育的發(fā)展和普及，高等院校的教務(wù)管理工作也必須有相應(yīng)的進(jìn)步：首先，學(xué)生數(shù)量劇增、教學(xué)管理信息劇增，對(duì)教務(wù)管理工作的效率要求越來(lái)越高；其次，社會(huì)對(duì)學(xué)生的需求日趨多元化，學(xué)生修習(xí)學(xué)業(yè)的自主性、能動(dòng)性增強(qiáng)，對(duì)教學(xué)管理的豐富、公開(kāi)的程度要求更高；再次，高等教育的普及和社會(huì)整體文明程度提高，高等院校的教務(wù)工作也應(yīng)更人性化、更具有服務(wù)意識(shí)。院系的本科教務(wù)工作，面對(duì)的是最基層的師生和教務(wù)部門(mén)的十幾個(gè)科室，涵蓋面廣，工作量大，信息繁瑣，工作的效率和質(zhì)量的提升需要技術(shù)的支持，信息化以其符合時(shí)代潮流的優(yōu)勢(shì)，被引入到高等學(xué)校的本科教務(wù)管理中。

二、教務(wù)管理信息系統(tǒng)在教務(wù)工作中的優(yōu)勢(shì)

教務(wù)管理信息化是教育信息化在教學(xué)管理上的體現(xiàn)，是指在教務(wù)管理工作過(guò)程中，運(yùn)用以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，以教務(wù)管理信息系統(tǒng)為載體，以改善教學(xué)管理手段，提高教務(wù)工作效果為目的，服務(wù)高校教育教學(xué)工作，滿足教學(xué)需求，支持教學(xué)管理決策。教務(wù)管理信息系統(tǒng)是教務(wù)管理信息化建設(shè)的核心。以筆者工作的中國(guó)海洋大學(xué)為例，教務(wù)部門(mén)將主要幾項(xiàng)教務(wù)工作都納入了系統(tǒng)，包括學(xué)籍管理、培養(yǎng)計(jì)劃設(shè)置、學(xué)生選課、教師登錄成績(jī)、成績(jī)查詢(xún)、考試報(bào)名、學(xué)分審核等。

與傳統(tǒng)依賴(lài)人工操作和檔案記錄的教務(wù)管理相比，教務(wù)管理信息系統(tǒng)不再需要查找資料、核對(duì)信息、尋找關(guān)聯(lián)等繁瑣的步驟，節(jié)省了大量的人力、物力和空間，更系統(tǒng)，更集中，更具有即時(shí)性，更便于教務(wù)工作者全面掌握工作信息、教務(wù)資源共享和工作人員與師生間互動(dòng)，具有顯著的優(yōu)勢(shì)：

1.有利于提高教務(wù)工作的效率。傳統(tǒng)的教務(wù)工作以紙質(zhì)材料為主要載體，必須有現(xiàn)場(chǎng)審批人的簽章為執(zhí)行依據(jù)，對(duì)教務(wù)工作者和師生來(lái)說(shuō)，都是一項(xiàng)需要耗時(shí)耗力的工作。而依托信息系統(tǒng)的管理模式下，這一切通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以完成。以更改成績(jī)?yōu)槔瑢W(xué)生需征得任課教師同意后提交試卷原件及班級(jí)原始成績(jī)單，經(jīng)院系教務(wù)秘書(shū)、教學(xué)院長(zhǎng)審批無(wú)誤，報(bào)送學(xué)校教務(wù)處更改成績(jī)，并復(fù)印存檔。在紙質(zhì)時(shí)代，聯(lián)系任課老師、查找試卷和成績(jī)單、學(xué)院審批和學(xué)校審批存檔都在不同的地方，而教務(wù)管理信息系統(tǒng)可以上傳憑據(jù)、賬號(hào)審批，足不出戶就可以辦理。無(wú)論是院系教學(xué)院長(zhǎng)、教務(wù)秘書(shū)還是師生，都可以節(jié)省很多時(shí)間和精力。另外，課程信息、學(xué)生信息等在注冊(cè)報(bào)到、選課、考試、成績(jī)登陸等環(huán)節(jié)都可以重復(fù)利用并隨時(shí)改動(dòng)。系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)、篩選等功能也大大減少了工作量。

2.有利于擴(kuò)大教務(wù)管理的覆蓋面，整合多種電子資源，提高教務(wù)教學(xué)質(zhì)量。教務(wù)信息系統(tǒng)將教務(wù)管理與服務(wù)工作操作由一對(duì)一改為一對(duì)多，發(fā)布信息更加透明、公開(kāi)，與師生的反饋互動(dòng)也更加及時(shí)，特別是選課和加課工作，教務(wù)信息系統(tǒng)可以公開(kāi)教學(xué)資源，對(duì)學(xué)生和課程資源統(tǒng)籌安排，達(dá)到最優(yōu)效果。

3.學(xué)生修習(xí)學(xué)業(yè)自由度更大，有利于高校學(xué)分制的建設(shè)和發(fā)展。學(xué)分制是以選課為核心，教師指導(dǎo)為輔助，通過(guò)績(jī)點(diǎn)和學(xué)分，衡量學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)和量的綜合教學(xué)管理制度。早在上世紀(jì)80年代，中國(guó)高校就開(kāi)始實(shí)行學(xué)分制改革，但是當(dāng)時(shí)實(shí)行學(xué)分制的高校，幾乎全部是學(xué)年學(xué)分制。去年，我國(guó)多個(gè)省份普通高等學(xué)校學(xué)分制改革已經(jīng)拉開(kāi)大幕：一大批學(xué)校已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施學(xué)分制收費(fèi)。17所學(xué)校學(xué)分制收費(fèi)及新增專(zhuān)業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)獲批。學(xué)年制是以學(xué)年為計(jì)量單位衡量學(xué)生學(xué)業(yè)完成情況的教學(xué)管理制度。學(xué)分制則是把規(guī)定的畢業(yè)最低總學(xué)分作為衡量學(xué)生學(xué)習(xí)量和畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的一種教學(xué)管理制度，與學(xué)年制相比，學(xué)分制可以更充分地發(fā)揮學(xué)生的積極性主動(dòng)性，開(kāi)發(fā)學(xué)生潛能，提高教師競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，改進(jìn)教學(xué)效果，更好地優(yōu)化教學(xué)資源配置。在網(wǎng)上選課系統(tǒng)里，學(xué)生可以充分享有本校甚至一部分外校的教學(xué)資源，根據(jù)自己的需求進(jìn)行選擇，自主規(guī)劃學(xué)業(yè)，可以說(shuō)，教務(wù)信息管理系統(tǒng)為高校學(xué)分制的建設(shè)和發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持。

三、本科教學(xué)管理信息化對(duì)院系教務(wù)秘書(shū)提出的新要求

隨著教務(wù)信息管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，院系教務(wù)秘書(shū)的日常工作方式和內(nèi)容也有了很大的變化，相應(yīng)地，新的工作模式也對(duì)教務(wù)秘書(shū)提出了新的要求。

1.有熟練的計(jì)算機(jī)能力，可以操作系統(tǒng)和處理相關(guān)數(shù)據(jù)。教務(wù)秘書(shū)對(duì)自己身份的定位應(yīng)由管理者向服務(wù)者轉(zhuǎn)變。在紙質(zhì)檔案和人工勞動(dòng)的時(shí)代，教務(wù)秘書(shū)的形象大概是埋首學(xué)生名冊(cè)與各項(xiàng)規(guī)定中，夜以繼日辛苦忙于核對(duì)和清點(diǎn)。技術(shù)條件的改善將這一工作強(qiáng)度大大降低，但并不意味著就可以完全用教務(wù)管理信息系統(tǒng)取代人工，而是可以將人的力量用于追求更高的工作質(zhì)量，將高高在上的管理者變身師生工作、學(xué)習(xí)中的助手和顧問(wèn)。

2.從思想上重視服務(wù)工作，提高自身修養(yǎng)。院系教務(wù)秘書(shū)的工作的確是非常繁瑣的，除了完成學(xué)校教務(wù)處和教學(xué)院長(zhǎng)的布置的任務(wù)，還要面對(duì)最基層的師生出現(xiàn)的種種問(wèn)題。但事務(wù)性的任務(wù)永遠(yuǎn)不是工作的靈魂，作為一名教務(wù)秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻牢記教務(wù)工作的崗位是因?qū)W生而存在的，學(xué)生的成長(zhǎng)和發(fā)展才是所有工作的核心，必須以此作為考慮工作中一切問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)。另外，不能因崗位的平凡就不規(guī)范自己的言行舉止，教務(wù)秘書(shū)是直接與學(xué)生打交道的人，其態(tài)度行為不僅關(guān)乎教務(wù)工作的質(zhì)量，更會(huì)影響未成年的學(xué)生對(duì)學(xué)校的信任度。教務(wù)秘書(shū)良好的崗位形象，不只是個(gè)人修養(yǎng)的需要，也是院系教務(wù)工作良性循環(huán)的重要保障。

3.善于換位思考，服務(wù)到位。首先是發(fā)布通知、安排任務(wù)時(shí)，要盡可能詳盡寬松，考慮到操作難度和可行性，強(qiáng)拉硬派必然會(huì)挫傷師生工作的積極性；其次，當(dāng)師生遇到問(wèn)題前來(lái)咨詢(xún)時(shí)，教務(wù)秘書(shū)最有把握的是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)給出知識(shí)性的建議，但這并不夠，每一位師生的問(wèn)題都有其特殊的背景條件和特定的情緒，他們要面對(duì)的是學(xué)校的各種規(guī)章制度和不同部門(mén)不同風(fēng)格的工作人員，只有把自己擺在對(duì)方的位置上，從對(duì)方的利益出發(fā)，才能處理得恰到好處。

4.善于溝通，全面詳盡掌握上級(jí)精神和基層情況。服務(wù)的最終目的是以人為本，了解別人的需求，院系本科教務(wù)秘書(shū)的工作要直接面對(duì)幾百上千人，溝通能力就顯得尤其重要。首先是遇事多交流，對(duì)學(xué)校教務(wù)處和教學(xué)院長(zhǎng)安排的工作，多請(qǐng)教請(qǐng)示，弄清情況和目的再執(zhí)行傳達(dá)；師生反映的問(wèn)題也要及時(shí)了解，迅速判斷，做出最佳決策。第二，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和通信手段，如飛信，QQ，微信，郵件等形式，快捷直接地掌握最基層的情況。最典型的是每年選課的時(shí)候，學(xué)校選課時(shí)間的開(kāi)放是有限的，而這期間如果學(xué)生的問(wèn)題得不到及時(shí)解決，會(huì)直接影響到他們的選課結(jié)果。即時(shí)工具就可以第一時(shí)間收集到他們遇到的困難，與校教務(wù)處商量解決，保障學(xué)生的學(xué)業(yè)順利完成。

5.了解國(guó)家的高等教育政策和學(xué)校的工作方向，并貫徹在服務(wù)當(dāng)中，用更新鮮、更理性的理念影響師生。有的學(xué)生對(duì)上課的認(rèn)識(shí)還停留在高中階段，習(xí)慣于用年級(jí)來(lái)區(qū)分需要學(xué)的課程，在安排學(xué)業(yè)時(shí)會(huì)遇到很多問(wèn)題，這時(shí)如果只是機(jī)械地按照培養(yǎng)方案來(lái)指導(dǎo)選課，還是會(huì)受到很多的限制。學(xué)分制是高校改革的大趨勢(shì)，如果在不違背學(xué)校規(guī)定的前提下鼓勵(lì)學(xué)生酌情跨年級(jí)選課，規(guī)劃學(xué)業(yè)，合理配置教學(xué)資源，更有利于學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展。作為師生最直接的“顧問(wèn)”，不斷更新自己的知識(shí)庫(kù)，也是很必要的。

6.樹(shù)立信息安全意識(shí)。信息化給教務(wù)工作帶來(lái)了便利，也帶來(lái)了不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)。教務(wù)秘書(shū)工作中可能存在的安全隱患主要有硬件軟件安全問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題和用戶操作安全問(wèn)題。硬件軟件上主要是要防止因供電、操作系統(tǒng)等問(wèn)題造成的突然關(guān)機(jī)、系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致操作中斷、數(shù)據(jù)丟失；網(wǎng)絡(luò)安全主要是要定期更新病毒庫(kù)、安裝防火墻，防止病毒侵害；用戶操作安全方面，要保護(hù)好自己的賬號(hào)和密碼，并嚴(yán)格控制自己管理下的用戶權(quán)限，一旦出現(xiàn)人員變動(dòng)，權(quán)限要第一時(shí)間調(diào)整，以防出現(xiàn)安全隱患。

四、總結(jié)

在高等院校里，本科教務(wù)秘書(shū)是最基層、最平凡的崗位，許多人包括許多教務(wù)秘書(shū)自己對(duì)這一崗位的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為過(guò)于瑣碎簡(jiǎn)單，無(wú)法做出耀眼的成績(jī)。事實(shí)上，在教務(wù)信息系統(tǒng)的協(xié)助下，教務(wù)秘書(shū)完全可以提升自身的認(rèn)識(shí)和修養(yǎng)，這一崗位上以新的視角和方式開(kāi)展工作，以更人性、更理性的面貌服務(wù)師生，為學(xué)校的本科教學(xué)管理工作做好最基礎(chǔ)的保障。