淺談公文收發(fā)處理規(guī)范化流程

嚴(yán)昀

摘 要：企業(yè)公文發(fā)布是一個(gè)重要的管理內(nèi)容，代表著企業(yè)重大管理信息的傳遞，起著較重要的溝通作用。但是，筆者看到在一些企業(yè)里，由于人員的素質(zhì)參差不齊，經(jīng)常鬧出一些笑話，公司公文發(fā)布單位較多，程序混亂，有的為生產(chǎn)部門(mén)，有的為辦公室，格式各異，五花八門(mén)，甚至有的內(nèi)容不清晰，看了讓人一頭霧水，摸不著頭腦。本文主要通過(guò)簡(jiǎn)述公文收發(fā)處理流程，設(shè)立嚴(yán)格的審核過(guò)程，會(huì)簽程序、審批簽發(fā)程序，提出了一些相應(yīng)的注意事項(xiàng)，同時(shí)對(duì)如何規(guī)范行政公文寫(xiě)作，也提出了一些個(gè)人的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：公文處理；程序；管理

公文處理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關(guān)規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。公文處理工作時(shí)效性強(qiáng)、環(huán)節(jié)多、責(zé)任大，沒(méi)有一套規(guī)范化的操作規(guī)程，就無(wú)法抓住重要環(huán)節(jié)，無(wú)法做到環(huán)環(huán)相扣，也就談不上公文的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。如何提高機(jī)關(guān)公文辦理效率，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要，關(guān)鍵是加強(qiáng)文件在每個(gè)環(huán)節(jié)及各個(gè)環(huán)節(jié)間的運(yùn)轉(zhuǎn)管理。

1 公文收發(fā)管理

1.1 收文處理程序 收文處理的一般程序?yàn)椋汉炇?、登記、審核、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、處理辦畢公文等。

①簽收。凡上級(jí)和上級(jí)有關(guān)部門(mén)的公文一律由企業(yè)辦公室文書(shū)簽收。急件應(yīng)當(dāng)注明簽收具體時(shí)間。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人參加上級(jí)會(huì)議時(shí)帶回的公文，需及時(shí)轉(zhuǎn)交企業(yè)辦公室文書(shū)簽收，不可自行交主要領(lǐng)導(dǎo)處理。②登記。公文簽收后，由企業(yè)辦公室文書(shū)逐件拆封核查，按照收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題等分類登記、編號(hào)。③審核。企業(yè)辦公室文書(shū)對(duì)收到的公文要進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則等。④擬辦：經(jīng)審核符合規(guī)定的公文，由企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見(jiàn)，送主要領(lǐng)導(dǎo)批辦。部門(mén)負(fù)責(zé)人收到的一般業(yè)務(wù)類公文，需要呈主要領(lǐng)導(dǎo)閱示的，也應(yīng)由辦公室呈送。⑤批辦：經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦過(guò)的公文，文書(shū)按批辦意見(jiàn)，及時(shí)轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)閱知辦理。⑥傳閱：公文傳閱要以文書(shū)人員為中心進(jìn)行“輪輻式傳閱”。即前面的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)看完公文后，要送回分公司辦公室文書(shū)，再由文書(shū)人員負(fù)責(zé)往下傳，不能脫離文書(shū)人員自行橫傳，以保證文書(shū)人員及時(shí)了解公文傳閱情況，防止公文丟失和積壓。公文在傳閱過(guò)程中或公文傳閱完畢后，文書(shū)人員要及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見(jiàn)進(jìn)行處理。⑦承辦：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)（單位）接到企業(yè)辦公室傳閱的公文，要抓緊辦理。緊急公文按時(shí)限要求辦理；一般公文在1個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)；涉及人財(cái)物及其他需要協(xié)調(diào)解決問(wèn)題的公文，力爭(zhēng)在2個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)；確有困難的，應(yīng)當(dāng)予以說(shuō)明。⑧催辦：企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)公文催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。⑨處理辦畢公文。公文辦結(jié)后，要在公文處理單上注明辦理情況及結(jié)果。

1.2 發(fā)文處理程序 發(fā)文處理的一般程序?yàn)椋簲M稿、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、用印、分發(fā)、歸檔等。

①擬稿：擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人是擬稿工作的第一責(zé)任人。草擬文稿要符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；內(nèi)容要實(shí)事求是，表述準(zhǔn)確，格式規(guī)范。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用行政公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)清具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（二）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。行政公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修飾色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。文稿草擬后，擬稿部門(mén)要在發(fā)文稿紙上寫(xiě)明擬稿單位、擬稿人、標(biāo)題、主送（抄送）單位，并及時(shí)將電子版文稿通過(guò)OA平臺(tái)電子公文系統(tǒng)傳給辦公室文書(shū)人員處理。②審核：由部門(mén)草擬的企業(yè)行政、黨委文稿，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿簽字或電子簽名，交企業(yè)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審閱會(huì)簽后，交企業(yè)辦公室秘書(shū)初審，再由企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)人審核。未經(jīng)企業(yè)辦公室審核，不得將草擬的文稿直接交企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，杜絕文稿逆向流轉(zhuǎn)。③簽發(fā)：審核后的文稿，由文書(shū)送企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)。④登記：簽發(fā)的文稿，由秘書(shū)編寫(xiě)發(fā)文字號(hào)、主題詞并在標(biāo)明份數(shù)后建立登記臺(tái)賬。⑤復(fù)核：擬稿部門(mén)承擔(dān)校對(duì)責(zé)任，做出清樣后，由文書(shū)通知擬稿部門(mén)校對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在發(fā)文稿紙單上校對(duì)欄目中簽字。凡正式下發(fā)的公文中出現(xiàn)錯(cuò)別字、語(yǔ)句不通順、序號(hào)不正確等錯(cuò)誤的，擬稿部門(mén)承擔(dān)責(zé)任。確保無(wú)誤后，文書(shū)印出公文，并通過(guò)協(xié)同系統(tǒng)上網(wǎng)發(fā)布。對(duì)請(qǐng)示、報(bào)告、函等公文，不實(shí)行網(wǎng)上發(fā)布。⑥用?。浩髽I(yè)辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)用印管理，其他人員不得擅自用印。公文形成后，根據(jù)公文類型加蓋公章。公文用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門(mén)或單位相一致。⑦分發(fā)：待發(fā)公文由文書(shū)按照規(guī)定具體揀配和封裝公文，并以多種方式傳遞受文者。對(duì)請(qǐng)示、報(bào)告、函等公文，由文書(shū)登記后發(fā)文。⑧歸檔：公文底稿、會(huì)簽意見(jiàn)、簽發(fā)及審簽意見(jiàn)與公文印成件，由文書(shū)負(fù)責(zé)歸檔保存。

2 基層單位收文處理

基層單位收文處理一般程序?yàn)椋汉炇?、登記、簽批、貫徹、處理辦畢公文等。

①簽收：基層單位應(yīng)設(shè)專人兼（專）職公文處理員，對(duì)企業(yè)內(nèi)部上傳到網(wǎng)站上的文件，務(wù)必從下文之日起的1個(gè)工作日內(nèi)處理。②登記：公文簽收后，公文處理員要按照收文日期、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、簽收人、處理結(jié)果等分類，建立收文登記臺(tái)賬。③簽批：建立臺(tái)賬后，公文處理員送基層單位負(fù)責(zé)人簽閱。基層單位負(fù)責(zé)人在文件簽收登記表中填寫(xiě)簽批意見(jiàn)。④貫徹：文件簽批后，按要求填寫(xiě)好文件貫徹登記表，做到傳達(dá)不及時(shí)。⑤處理辦畢公文：文件貫徹完畢后，公文處理員要在收文登記臺(tái)賬“處理結(jié)果”欄目中認(rèn)真填寫(xiě)好收文辦理情況，并做好公文的歸檔保存工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

公文管理工作是企業(yè)管理過(guò)程中依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，公文流程標(biāo)準(zhǔn)化管理是公文發(fā)布的嚴(yán)肅性與權(quán)威性的保證，是提高傳閱效率，收發(fā)公文質(zhì)量，收到的公文件件有著落保證，對(duì)企業(yè)實(shí)施科學(xué)決策，強(qiáng)化各項(xiàng)管理，貫徹各項(xiàng)政策法令，互通情況，處理問(wèn)題，交流經(jīng)驗(yàn)，傳遞信息，提高工作效率等都具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉民瑛，徐暉.加強(qiáng)公文管理 提高工作效率[J].中國(guó)校外教育，2007（08）.

[2]劉靜宜.淺談公文管理[J].東方企業(yè)文化，2013（09）.