試談電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

胡羿

(荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 荊州　434020)

試談電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

胡羿

(荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 荊州434020)

摘要：本文針對(duì)電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用論題，說(shuō)明了電子檔案的定義及其特點(diǎn)；指出了高校檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題；闡明了電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)與缺陷；論述了電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子檔案;高校管理;問(wèn)題;策略

以現(xiàn)代科技信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)飛速發(fā)展的今天，掀開(kāi)了電子文件的產(chǎn)生與電子檔案管理工作的新篇章。電子文件已成為高校辦公過(guò)程中的主體，也是高校政務(wù)信息管理的主體。怎樣做好電子檔案管理工作，需要不斷努力去鉆研和探索。

一、電子檔案的定義及其特點(diǎn)

(一)電子檔案。是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔電子文件。

(二)電子檔案特點(diǎn)。信息的非人工識(shí)讀性。電子檔案與紙質(zhì)檔案有著相同的本質(zhì),兩者都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

(一)工作量大。由于高校的獨(dú)特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，全國(guó)每年變動(dòng)的各類(lèi)檔案都是以千萬(wàn)計(jì)，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

(二)電子信息化程度有待提高。信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過(guò)程中還沒(méi)有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

(三)檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)程度不夠高，由于不同的學(xué)校具有不同的情況，因此在制度與規(guī)范上存在一定的差異，導(dǎo)致各個(gè)學(xué)校之間的檔案管理操作不能達(dá)到一致，甚至還會(huì)出現(xiàn)相互抵觸的現(xiàn)象，這些必然給檔案管理工作帶來(lái)負(fù)面影響。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)與缺陷

(一)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來(lái)了諸多的挑戰(zhàn)，檔案工作要適應(yīng)未來(lái)的工作環(huán)境迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開(kāi)始加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理問(wèn)題的研究和創(chuàng)新，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，以適應(yīng)未來(lái)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過(guò)信息技術(shù)來(lái)完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過(guò)程中繁瑣的程序，同時(shí)完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動(dòng)量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢(shì)；電子檔案管理高效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運(yùn)用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進(jìn)行檔案資料的翻閱、搜索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源共享；電子檔案管理的儲(chǔ)存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過(guò)磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)等載體，儲(chǔ)存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)。

(二)電子檔案管理的缺陷。電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲(chǔ)等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件更新或計(jì)算機(jī)的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過(guò)程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時(shí)進(jìn)行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來(lái)的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯(cuò)影響面較小，電子檔案管理過(guò)程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險(xiǎn)。

四、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的檔案整理軟件，由當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)建立統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一文件類(lèi)型，統(tǒng)一文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和軟件。當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)的接收和管理；

(二)對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善，對(duì)操作流程進(jìn)行規(guī)范。提高對(duì)高校檔案管理信息化的人事，要重視相關(guān)工作人員的職業(yè)道德與安全操作的意識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)，從而使檔案管理工作人員具有較高的管理技能與職業(yè)素質(zhì)，能更加了解檔案管理中的要求與規(guī)范，并且具有熟練的電子檔案應(yīng)用操作技巧，可以非常熟練的對(duì)計(jì)算機(jī)接收與管理，推動(dòng)電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。其次，在對(duì)具體的電子檔案管理實(shí)施過(guò)程中，需要對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行科學(xué)完善，并且要以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)。

(三)對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，拓寬服務(wù)功能。高校檔案管理工作人員首先應(yīng)該盡最大的努力對(duì)館藏資源進(jìn)行挖掘，要重視加工、處理等環(huán)節(jié)，然后充分結(jié)合多媒體技術(shù)、信息技術(shù)、光盤(pán)制作技術(shù)，堅(jiān)持快速便捷個(gè)性化服務(wù)宗旨，讓電子資源真正實(shí)現(xiàn)以安全為基礎(chǔ)的共享。其次，可以將電子文件的信息通過(guò)ZIP進(jìn)行保存，也可以使用光盤(pán)進(jìn)行儲(chǔ)存，然后實(shí)現(xiàn)機(jī)上的具體操作，檔案工作人員為相關(guān)用戶進(jìn)行服務(wù)，堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)準(zhǔn)則。再次，盡可能的構(gòu)建在線服務(wù)體系，為電子檔案的用戶提供在線咨詢服務(wù)。

(四)提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。隨著檔案信息進(jìn)程推進(jìn)和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的要求也越來(lái)越高，電子檔案在操作過(guò)程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹(shù)立檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強(qiáng)化保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、機(jī)房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理的維護(hù)工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要。

在高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無(wú)疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻(xiàn)：

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中圖分類(lèi)號(hào)：G710

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-864X(2015)12-0179-01