新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作的思考

尹海倫

（大慶高新人力資源開發(fā)管理有限公司 黑龍江 大慶 163000）

新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作的思考

尹海倫

（大慶高新人力資源開發(fā)管理有限公司 黑龍江 大慶 163000）

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中重要的一個(gè)組成部分，并且為企業(yè)發(fā)展的多個(gè)方面發(fā)揮著不可忽視的重要作用。而在新的形勢(shì)下，企業(yè)的檔案收集工作又有了新的挑戰(zhàn)。因而，對(duì)于新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作的思考研究具有十分重要的意義。本文主要分析了新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題，并對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作對(duì)策進(jìn)行了一定的探索，旨在為提高我國企業(yè)在新形勢(shì)下檔案收集工作的水平而提出一些有價(jià)值的參考意見。

新形勢(shì)；企業(yè)檔案；收集

近年來，我國企業(yè)檔案收集工作在很大程度上有了提升，并且在檔案領(lǐng)域相關(guān)人士的研究下，企業(yè)檔案收集工作在新的形勢(shì)下也逐漸的成熟，并且為企業(yè)的管理起到了十分重要的作用。然而，就我國當(dāng)前企業(yè)檔案收集工作而言，其水平還處于比較初級(jí)的階段，還不能滿足新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的需求。因此，本文以新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作為研究重點(diǎn)，分析了當(dāng)前存在的問題，并提出了幾點(diǎn)提高對(duì)策。

一、新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作中存在的問題

在新形勢(shì)下，我國企業(yè)檔案收集工作雖然在以往的基礎(chǔ)上有了很大的發(fā)展和進(jìn)步，在多個(gè)方面都有了新發(fā)展、新突破。但是，我們也不得不承認(rèn)當(dāng)前的企業(yè)檔案收集工作仍然存在著多個(gè)方面的問題，其問題歸納起來主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）領(lǐng)導(dǎo)不重視，制度流于形式

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通常將管理重心放在企業(yè)的經(jīng)營管理及經(jīng)濟(jì)效益上，對(duì)檔案管理工作重視不足，有的領(lǐng)導(dǎo)為了節(jié)約開支，沒有設(shè)置相關(guān)檔案管理崗位，不建立相應(yīng)的檔案管理制度，甚至有些單位規(guī)范的合同文本尚都沒有，企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)沒有相關(guān)記錄。

（二）人員流動(dòng)頻繁，檔案收集難度增加

受到企業(yè)人員流動(dòng)頻繁的影響，企業(yè)檔案管理人員也經(jīng)常更換，這給企業(yè)檔案管理工作增加了難度。有些檔案管理人員在變動(dòng)過程中，沒有進(jìn)行相關(guān)的工作交接，甚至將極為重要的文件弄丟或者據(jù)為己有，致使大量檔案資料不再完整；還有的企業(yè)在組織架構(gòu)變動(dòng)時(shí)撤銷了檔案管理部門，造成資料歸檔混亂。

（三）檔案收集人員缺乏主動(dòng)性

由于檔案管理部門不被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，使得相關(guān)檔案管理人員工作積極性不高，缺乏創(chuàng)造性，甚至有些企業(yè)的檔案收集工作呈放任自流狀態(tài)。相當(dāng)多的企業(yè)檔案管理人員被動(dòng)工作，造成企業(yè)經(jīng)營管理過程中很多重要資料收集不全，給企業(yè)造成較嚴(yán)重的損失。如很多企業(yè)的檔案管理人員不會(huì)主動(dòng)收集資料，坐等相關(guān)人員上交，這無疑會(huì)造成檔案資料的收集不及時(shí)、收集不完整現(xiàn)象。

（四）檔案材料收集不完整、不齊全

首先，檔案結(jié)構(gòu)存在不合理之處，很多企業(yè)尤其是國有企業(yè)，片面重視上級(jí)來文等資料，對(duì)涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的資料、管理文件、經(jīng)濟(jì)合同、報(bào)表等往往管理不到位，收集不及時(shí)、不完整。其次，沒能抓住新形勢(shì)下企業(yè)的工作重點(diǎn)進(jìn)行資料收集工作，通常對(duì)企業(yè)的重點(diǎn)科研成果、重要投資、工程項(xiàng)目資料收集較少，同時(shí)對(duì)一些電子版的資料收集也做不到完整、及時(shí)。

二、新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作對(duì)策

通過上述分析可知，我國當(dāng)前的企業(yè)檔案收集工作中無論是在制度上，還是人員的水平、工作態(tài)度都存在著很多方面的問題，并且這些問題的存在直接影響著企業(yè)的檔案管理效果。所以，企業(yè)的相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案收集工作中問題的重視和研究，并且在研究的過程中找出解決對(duì)策。筆者在此對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作的對(duì)策進(jìn)行了一定的探索，希望可以為企業(yè)檔案收集工作水平的提高而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

（一）提高干群檔案意識(shí)

企業(yè)的檔案管理部門，應(yīng)經(jīng)常組織檔案工作相關(guān)宣傳教育及工作交流，以提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部及群眾的檔案意識(shí)。可采取廣播電視、企業(yè)宣傳欄、培訓(xùn)會(huì)議等形式，開展檔案普及教育工作，通過豐富多彩的形式，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部及群眾檔案意識(shí)，使得企業(yè)上下更加重視及配合檔案資料的收集工作，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

（二）健全歸檔制度，依法建檔

檔案管理制度的完善與否，直接關(guān)系著企業(yè)檔案資料能否完整收集，任何工作的開展都要有健全的制度作為保障，否則工作難以順利開展。因此，企業(yè)檔案管理部門要從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，結(jié)合企業(yè)自身狀況，制定健全的檔案管理制度，依法建檔，并對(duì)檔案資料收集管理工作進(jìn)行定期考核，實(shí)施崗位責(zé)任制，將具體責(zé)任落實(shí)到具體各員工身上。如建設(shè)企業(yè)在某項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收時(shí)，文字資料與紙質(zhì)檔案同時(shí)移交，檔案管理人員也需要參與到驗(yàn)收工作之中，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料有缺陷，造成工程不能正常驗(yàn)收，則該檔案管理人員要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（三）設(shè)置專門的檔案收集人員，維持其工作穩(wěn)定

企業(yè)要根據(jù)本公司檔案工作具體情況，配備相應(yīng)的檔案收集人員，并確保其工作相對(duì)穩(wěn)定，使得企業(yè)的檔案管理工作得以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展下去。檔案收集人員的工作連續(xù)性與穩(wěn)定性非常重要，這樣有利于為企業(yè)培養(yǎng)更為專業(yè)的檔案資料收集管理人員。檔案資料收集管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，新上崗的人員需要一定時(shí)期實(shí)習(xí)才能完全勝任，因此維持檔案收集人員工作穩(wěn)定對(duì)企業(yè)的檔案管理工作正常開展非常重要。

（四）開展多種渠道的檔案收集工作

有的企業(yè)檔案資料專業(yè)性很強(qiáng)，且整理收集方式各有不同，因此，只有配備專業(yè)檔案收集人員，才能承擔(dān)檔案收集、立檔等管理工作。企業(yè)檔案管理方式應(yīng)該靈活多樣，不能將所有檔案都統(tǒng)一交由檔案室管理，否則檔案管理工作效率會(huì)很低，檔案資料質(zhì)量難以保證，如一些特殊部門的資料，可以采用本部門管理的方式，可由檔案管理人員協(xié)助資料的收集、整理、歸檔等日常工作，形成多渠道的檔案收集工作，確保檔案收集工作低成本、高效率，同時(shí)也能保證資料的完整性。

三、結(jié)語

綜上所述，新形勢(shì)下企業(yè)檔案收集工作的研究不僅有利于檔案收集工作質(zhì)量與效率的提高，同時(shí)更有利于提高企業(yè)的管理水平。所以，在今后的企業(yè)發(fā)展中，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案收集工作的重視和研究，一方面，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層要加強(qiáng)對(duì)該工作的重視，進(jìn)而制定相關(guān)的規(guī)章制度；另一方面，企業(yè)檔案收集工作人員也要不斷的提高自身的專業(yè)水平和素質(zhì)水平，從而為做好企業(yè)檔案收集工作而做出更大的貢獻(xiàn)。

[1]陸華.新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策[J].中國管理信息化.2014(13)；

[2]王淑改.新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策[J].檔案天地.2012(02).